Особенности документооборота в учреждение

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ 

       В контрольной работе будет рассмотрен ряд вопросов, характеризующих службу документооборота в учреждения. На сегодняшний день тема реализации  документационного обеспечения управления (далее также ДОУ), является важной, актуальной и своевременной для реализации прав и свобод граждан Российской Федерации. Задача поставленная при написании работы- это рассмотрение таких вопросов, как: общие требования к тексту документа, форма предоставления унифицированных текстов (будет рассмотрен трафарет, в частности анкета и таблица), особенности официального делового стиля при составлении документов, порядок рассмотрения обращения граждан РФ в государственные органы и органы местного самоуправления, особенности ведения делопроизводства по обращениям граждан - это является теоретической частью работы.  В практической части контрольной работы будет  составлено «Положение о службе ДОУ ООО «МИР» и письмо-претензия  по недопоставке продукции на сумму  16000 рублей.

       Целью работы является систематизация и закрепления знаний по ведению документооборота в учреждение. Объектом  работы является  рассмотрение документационного обеспечения управления. А предметом контрольной работы является характеристика и практическое применение документационного обеспечения управления. Работа состоит из введения. В котором определяется порядок работы и 4 раздела,  в каждом из которых рассматривается свой вопрос: к первому и второму разделу относится теоретическая часть, а в третьем и четвертом разделе  выполняется практическое задание.

       При написании работы были использованы различные источники  такие, как: федеральные законы, гражданский  кодекс, учебная и справочная литература, электронные ресурсы.

РАЗДЕЛ  1. Общие требования к тексту документа. Форма предоставления унифицированных текстов (трафарет :анкета и таблица). Особенности официального делового стиля. 

1. Общие требования к тексту документа

       Текстом управленческого документа  является  выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст документа     должен     содержать     достоверную     и аргументированную информацию,    изложенную   ясно,   убедительно, кратко. Содержание  должно  быть  увязано  с  ранее  изданными  по данному вопросу документами. Текст  документа  может  быть  составлен   на   основе:   унифицированных форм    документов,   входящих   в   состав   УСД; унифицированных текстов,  составленных для отдельных  организаций; типовых нормативных документов (типовые положения, типовые правила и др.), определяющих содержание конкретных документов.

       Текст  документа  оформляют  в  виде  связного  текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.  Сплошной связный текст документа содержит  грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при     составлении    правил,    положений,    писем, распорядительных документов. Сплошные связные тексты могут состоять из разделов,  имеющих в  необходимых   случаях   заголовки и нумерацию по  ГОСТ  1.5.85.   Например,  тексты распорядительных документов и писем состоят, как   правило из двух частей:  в первой части указываются основания или причины составления документа,  во второй  -  излагаются  решения,   распоряжения,  предложения,  мнения,  выводы,  просьбы. Если текст такого документа состоит из одной фразы,  то  в первой  ее  части указывается основание или причина создания документов, во второй -   решение,  распоряжение,  просьба.  Если же содержание документа не нуждается  в  пояснении и обосновании,  текст может содержать одну   заключительную  часть:  приказы  -  распорядительную   часть   без констатирующей,  письма  -  просьбу без пояснения и т.п.  Сплошной  связный текст документа может быть составлен на основе  трафарета,  содержащего   постоянную   информацию   и   пробелы  для  внесения  переменной информации.  

       1.2. Форма предоставления унифицированных текстов (трафарет :анкета и таблица).  

         Форма анкеты применяется при  изложении цифровой или  словесной   информации об одном объекте  по определенному набору признаков. Наименования признаков объекта и их характеристики должны быть выражены именем   существительным   в   именительном   падеже  или словосочетанием с   существительным   в    именительном    падеже:    показатели могут быть выражены цифрами. Анкетные тексты применяются в  организационно-распорядительных документах, документах  по  материально-техническому  снабжению  и  сбыту, финансовых документах и др. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной  информации о нескольких  объектах по  ряду  признаков.  Табличные   тексты применяются в плановых документах,  отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и др.  Таблицы имеют два уровня членения текста:  вертикальный - граф и горизонтальный - строки. Графы таблиц должны быть пронумерованы.   если таблица   печатается   более   чем   на  одной странице:  на последующих страницах  печатаются  номера  граф.  Заголовки и подзаголовки  граф и строк  таблицы  должны  быть  выражены именем существительным в  именительном  падеже  единственного  числа.   В  заголовках и  подзаголовках  строк  и  граф  таблицы употребляются только   общепринятые   сокращения  и условные   обозначения (по  ГОСТ 1.5-85).

       В таблицах и анкетах, предназначенных для обработки средствами вычислительной техники,  объекты,  признаки  и их  показатели при необходимости кодируются с ОКТЭИ.   При большом количестве граф таблицы  допустимо  повторение заголовков граф. 

3.   Особенности официального делового стиля.

       В  распорядительных документах организаций,  издаваемых на принципах единоначалия  (приказ,  указание,  распоряжение),  а также в документах, адресованных руководству (заявление, докладная  записка, объяснительная  записка)  используются  формы   изложения текста от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю,  обязываю, прошу). В распорядительных   документах   организаций,  издаваемых  на принципах коллегиальности  (постановления,  решения)  используется форма изложения   текста  от  третьего  лица  единственного  числа (постановляет, решил, предлагает). В совместных      распорядительных     документах     (приказ, постановление, совместное решение)  используется  форма  изложения  текста от первого лица множественного числа (приказываем,  решили, предлагаем).

       В протоколах используется форма изложения  текста  от  третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. В документах, устанавливающих права и обязанности  (положение, устав, инструкция,  правила  и др.),  а также содержащих описание, подтверждение фактов,  событий,  оценку  деятельности   учреждения (акт, заключение,   справка,  отчет  и  др.),  используется  форма   изложения от третьего лица единственного или множественного  числа   (главный инженер   имеет   право;  комиссия  установила;  институт  разработал; в состав производственного объединения входят...).

       В переписке  используется  форма  изложения  текста от первого лица множественного числа (считаем целесообразным включить в план, направляем заключение).

РАЗДЕЛ 2. Порядок рассмотрения обращения граждан РФ в государственные органы и органы местного самоуправления. Особенности ведения делопроизводства по обращениям граждан. 

1. Порядок рассмотрения обращения  граждан РФ в государственные  органы и органы местного самоуправления.

       Норматив  устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан  подаются в органы, компетентные в  разрешении данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должностным  лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ведению которых  не относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже чем  в пятидневный срок направить  их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем  лицам или в те органы, на которые  подана жалоба.

       Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить  личный прием граждан. Для этого  устанавливаются дни и часы, в  том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан.

       Руководители  учреждений должны сообщать гражданам  в письменной или устной форме  о решениях, принятых по их обращениям. Закон устанавливает, что если гражданин  не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это  решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинены государственный  или общественный орган, либо должностное  лицо, принявшие обжалуемое решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения — безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки  рассмотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует  специального изучения и дополнительных проверок.

       Согласно  упомянутому Типовому положению  устанавливается следующий порядок  делопроизводства по обращениям граждан.

       Все обращения регистрируются в день поступлений и учитываются на регистрационной карточке, заполняется  аннотационный лист. Индекс проставляется  на определенном месте по ГОСТ 6.38-90. Он состоит из начальной буквы  фамилии автора письма и порядкового  номера поступившего документа, например, К-187 от 12.06.97.

       Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие  от одного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным  адресатам и поступившие для  решения в один государственный  орган, учитываются под регистрационным  индексом первого документа с  добавлением порядкового номера через дробь, например К-187/1, К-187/2, К-187/3.

       Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, географическому и  тематическому признакам. Контроль за разрешением предложений, заявлений  и жалоб граждан в государственных  органах возлагается на должностных  лиц, которые обязаны обеспечить своевременное и полное рассмотрение писем и исполнение принятых по предложениям, заявлениям и жалобам решений.

       Если  тот или иной адресат направляет поступившие к нему письма граждан  в государственные органы и требует  сообщить результаты их рассмотрения, такие письма берутся на особый контроль с проставлением в установленном  на документе месте знака «К». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные  ответы, с контроля не снимаются. В  этом случае контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер  по разрешению вопроса. Решение о  снятии с контроля принимают руководители государственных органов, ответственные  за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.

       Ответы  на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители и специально уполномоченные на то лица из государственных  органов. Ответ может быть дан  как в письменной, так и в  устной форме при личном приеме. В этом случае делается соответствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре дел. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.

       Предложения, замечания и жалобы граждан возвращаются после их разрешения должностным  лицам, ведущим их делопроизводство в учреждении, со всеми сопутствующими материалами и РКК для централизованного  формирования дел. Хранение дел у  исполнителей запрещается. Документы  в делах располагаются в хронологическом  или алфавитном порядке, при этом каждое заявление и предложение  со всеми относящимися к ним материалами  составляют единую группу, куда подшиваются  также повторные заявления и  вновь поступающие материалы. Ответственность  за сохранность документов этого  вида в учреждении несут руководитель учреждения и лицо, ответственное  за ведение делопроизводства по предложениям, замечаниям и жалобам граждан.

       Установлен  пятилетний срок хранения предложений, замечаний и жалоб граждан  и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение  экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем учреждения. Дела постоянного  срока хранения и временного (свыше  десяти лет) передаются в архив государственного учреждения через год после их завершения делопроизводством. После  десяти лет хранения дела передаются в архив по решению руководства  учреждения. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном  порядке.

       При автоматизированной обработке предложений, замечаний и жалоб граждан  могут быть использованы приспособленные  к машинной обработке формы, в  том числе и РКК, с сохранением  всех установленных нормативами реквизитов в машиноориентированном варианте  (Приложение 1). 

2. Особенности ведения делопроизводства по обращениям граждан.

       Особенность данного вида делопроизводства в  том, что это делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется отдельно от обработки других видов документов.

       Руководители  государственных органов должны систематически анализировать и  обобщать предложения, заявления и  жалобы граждан, содержащиеся в них  замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения  готовятся должностными лицами, ведущими делопроизводство по предложениям, замечаниям и жалобам граждан. Они обобщают их в виде аналитических справок  и представляют их своим руководителям.

       Установлено, что повторным заявлениям при  их поступлении присваивается очередной  регистрационный индекс, а в соответствующей  графе регистрационной контрольной  карточки (РКК) указывается регистрационный  индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных  заявлений и на РКК делается отметка  «Повторно». Повторными считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие  от одного и того же лица по одному и  тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. 
 
 
 
 

РАЗДЕЛ  3.  В структуре при ООО «МИР» служба ДОУ выделена в качестве самостоятельного подразделения. Составьте и оформите Положение о службе ДОУ ООО «МИР». 

       Положение о службе документационного обеспечения  управления будет выглядеть следующим  образом:

о службе документационного обеспечения управления

       1. Общие положения

       1.1. Служба ДОУ осуществляет документационное обеспечение управления и является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю.В состав службы входят: секретариат руководства, экспедиция, группа регистрации и контроля, архив, бюро печати и размножения документов         и т.д. Численность и штаты службы определяются штатным расписанием организации.

       1.2. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными актами РФ, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом организации, настоящим положением о службе делопроизводства и инструкцией по делопроизводству организации.

       1.3. Начальник службы ДОУ назначается и освобождается от должности руководителем организации. Возглавлять службу ДОУ должен специалист с высшим или средним специальным образованием.

       2. Цели и задачи службы ДОУ

       2.1. Служба решает следующие задачи:

       2.1.1. Постоянное улучшение форм и методов работы с документами.

       2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.

       2.1.3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.

       2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации.

       3. Функции службы ДОУ

       3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет свои функции:

       3.1.1. Документирование управленческой деятельности:- разработка и ведение табеля форм документов учреждения и альбома унифицированных форм документов;- разработка бланков документов: для письма, общего бланка, бланков отдельных видов документов;- тиражирование бланков и отдельных форм документов;- составление документов по поручению руководства;- оформление документов, их согласование, печатание, тиражирование;- контроль оформления документов, представляемых на подпись руководству;- контроль  оформления документов, предназначенных к отправке.

       3.1.2. Работа с документами: - прием по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте         и первичная (экспедиционная) обработка документов;- регистрация документов;- предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству;- обеспечение доставки документов исполнителям;- контроль за прохождением документов в организации;- контроль за сроками исполнения документов; - разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);- информационно-справочное обслуживание;- отправка документов по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте;- подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хранения документов в организации;- формирование дел;- организация экспертно-проверочной комиссии учреждения;- подготовка дел для сдачи в архив;- организация работы архива;- организация работы с письмами и обращениями граждан.

       3.1.3. Организационные виды работ:- организация и обслуживание совещаний;- организация приема посетителей;- организация телефонных переговоров;- методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях;- совершенствование делопроизводства, внедрение новейших компьютерных технологий;- организация повышения квалификации работников учреждения            в сфере работы с документами и др.

       4. Права и ответственность

       4.1. Служба ДОУ имеет право:- осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации;- контролировать выполнение установленных правил работы с документами;- определять задачи документационного обеспечения, подлежащие автоматизации;- разрабатывать должностные инструкции на работников ДОУ;- запрашивать от структурных подразделений и сотрудников организации сведения, необходимые для работы;- привлекать по поручению руководства специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов;- проверять правильность оформления документов, представленных на подпись руководства и для отправки, возвращать для доработки документы, оформленные с нарушением требований ГОСТа;- получать для руководства сведения из подразделений и вызывать сотрудников по поручению руководства;- вести предварительный просмотр документов и определять их дальнейшее движение;- при организации приема определять приоритетность приема посетителей руководством;- контролировать исполнение поручений руководителя;- контролировать сроки исполнения документов, запрашивать у подразделений и исполнителей сведения о ходе исполнения документов;- иметь доступ к информации (документам и базам данных) и т.д.

       4.2. Служба ДОУ несет ответственность за: - невыполнение обязанностей и неисполнение прав, предусмотренных правовыми актами и этим положением;- неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие требованиям ГОСТ Р 6.30-2003;- несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения          в архив и т.д.

       5. Руководство

       5.1. Начальник службы ДОУ назначается и увольняется руководителем организации, которому непосредственно подчиняется.

       5.2. Руководитель:- распределяет обязанности между работниками службы делопроизводства;- принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы делопроизводства; - подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;- докладывает руководителю о поступивших документах;- представляет документы на подпись руководителю;- докладывает и представляет посетителей и т.д.

       6. Взаимоотношения  службы ДОУ с  другими структурными  подразделениями

       6.1. Служба ДОУ взаимодействует: - со всеми структурными подразделениями по вопросам, отнесенным   
к сфере деятельности службы; - с юридической службой (юристом) - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов; - с кадровой службой - по вопросам подбора, перевода, увольнения кадров службы делопроизводства и повышения их квалификации; - отделом (бюро) внедрения вычислительной техники (если такая служба есть) - по вопросам разработки и внедрения новейших информационных технологий, обеспечения средствами вычислительной технике.

       7. Организация работы

       7.1. Служба ДОУ работает в соответствии  с Правилами внутреннего распорядка  организации.

       Начальник службы ДОУ Подпись  И.О. Фамилия 
Визы согласования

РАЗДЕЛ 4. Согласно договору поставки, заключенному между Вашими организациями в период поставки ОАО « Вектор» должен был поставить товар на сумму 640 000 р. Фактически товар поставлен на сумму 560000р., что подтверждается товарно-транспортной накладной и актами приемки.  Продукция полностью оплачена в соответствии с договором. Штраф за недопоставку составляет 20 % от суммы недопоставленного товара. Задание: составьте письмо-претензию в адрес ОАО «Вектор» , недостающие реквизиты  определить самостоятельно. 

       Претензия по недопоставке продукции будет выглядеть так:

       Претензия

       (на  сумму шестнадцать тысяч  рублей)

       В соответствии с заключенным договором  №____3 от  «1» ноября 2010г.  Ваша организация  обязано было поставить в ноябре 2010г.  «Икру красную Тихоокеанскую лососевую» в количестве 266 ящиков на сумму 640000 (шестьсот сорок тысяч) рублей 00 копеек.

       Фактически  за указанный период поставлено икры красной тихоокеанской лососевой  в количестве 240ящиков на сумму 560000 (пятьсот шестьдесят тысяч ) рублей 00 копеек.

       Таким образом,  Вами недопоставлено  икры красной Тихоокеанской лососевой  в количестве 26 ящиков на сумму 80 000 (восемьдесят тысяч) рублей оо копеек. Данный факт подтвержден товарно-транспортной накладной и актом приемки по количеству.