Особенности электроннного документоооборота

Введение

Классические, «бумажные» способы ведения делопроизводства и документооборота ныне становятся неактуальными. Конкуренция предъявляет высокие требования. Любой запрос от потенциального клиента должен быть оперативно удовлетворен, любое принятое управленческое решение должно быть своевременно выполнено, а обработка и движение бумажного документа осуществляется, как правило, гораздо медленнее, чем документа электронного.

Поэтому вопрос внедрения систем автоматизации  создания, хранения и движения документов во многих организациях стоит очень  остро.¹

Проблема использования  электронного документооборота в сфере  управления является исключительно  многогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное  внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных  документов. Вместе с тем существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методического  характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования  новых информационных технологий в  делопроизводстве позволяет строить  не только гипотетические предположения  об «электронном офисе будущего», но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.

В настоящее время вопросы использования электронных документов и перехода к электронному документообороту приобрели очень большое значение. Вокруг них ведутся многочисленные споры.

Глава 1. Понятие электронного документа.

В современном обществе, где преобладают компьютерная техника  и информационные технологии, большое  значение имеют электронные документы.

С электронными документами  намного проще работать: нет бумажной волокиты, значительно упрощается поиск  документов благодаря использованию  электронной базы данных.

Для того чтобы понять, что представляет из себя электронный документ, нужно, в первую очередь, определиться с самим понятием «документ».

В результате всяческих эволюций, понятие документа приходит к современному официальному толкованию: «документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать»².

Существует также широкая  трактовка понятия «документ»: объект взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального  выражения социальных отношений  между другими объектами этой среды³.

Можно сделать вывод, что документ – это и информация, и материальный носитель. Причём эти две составляющие являются неотъемлемой частью документа.

В отличие от бумажного документа для электронного документа материальный носитель не играет определяющую роль. В течение всего своего жизненного цикла электронный документ может переносится с одного носителя на другой, а может вообще храниться в памяти компьютера.

Формирование понятия  «электронный документ» в законодательных  и нормативно-методических актах  РФ происходило постепенно.

В ГСДОУ, принятой в 1991 году, встречается определение термина  «машиночитаемый документ» - «документ, пригодный для автоматического  считывания содержащейся в нём информации, основными носителями которой являются: перфокарты, перфоленты и магнитные ленты»⁴.

Исследователю М.В. Ларину удалось  выявить около 40 определений понятия  «электронный документ». По мнению исследователя, «электронный документ – это зафиксированная  на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передаётся и представляется в приемлемой для человека форме с помощью  технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными  машинами, и которая содержит реквизиты, позволяющие её идентифицировать».⁵

Согласно Федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» электронный документ - документ, в  котором информация представлена в  электронно-цифровой форме⁶.

В соответствии с редакцией  2000 г. Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации" электронный документ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа.

Также электронный документ может определяться как форма  подготовки, отправления, получения  или хранения информации с помощью  электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске  и ином электронном материальном носителе.

Информация, зафиксированная  на электронном материальном носителе, признается электронным документом, если она:

- создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью  электронных технических средств;

- подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством;

- может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками;

- если при его составлении,  хранении, передаче использован  предусмотренный государственными  или международными стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа⁷.

Европейская спецификация MoReq-2 даёт определение электронного официального документа (electronic record) как официального документа, который существует в электронной форме. Причем официальный документ может оказаться представленным в электронной форме в результате того, что он изначально создаётся при помощи прикладного программного обеспечения или в результате оцифровки, например, путём сканирования⁸.

Электронный документ также  можно определить как информацию, представленную в форме набора состояний  элементов электронной вычислительной техники, иных электронных средств  обработки, хранения и передачи информации, которая может быть преобразованной  в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющая  атрибуты для идентификации документа⁹.

Таким образом можно сделать вывод о том, что электронный документ отделим от носителя, существует в двух формах: пассивной - хранение; и активной - передача и обработка, в том числе, визуализация при необходимости восприятия человеком. Нельзя говорить об обязательной фиксации или о состоянии электронного документа, если рассматривается активная форма его существования - тот промежуток времени, в течение которого он воспринимается, обрабатывается или передается.

\

Глава 2. Особенности электронного документа.

Можно выделить следующие  характерные особенности электронных  документов:

• Электронный документ не может восприниматься человеком непосредственно в физическом виде, в котором он зафиксирован на носителе: только пройдя через ряд предусмотренных процедур, данные предстают в понятном пользователю виде;
• Электронный документ связан с технологиями, с помощью которых он был создан, и не может использоваться в отрыве от них (техническое обеспечение, формат программ, стандарт представления данных); т.к. технологии, с помощью которых создаётся электронный документ, подвержены устареванию и быстрой смене, велика опасность утраты электронных документов из-за невозможности прочесть данные при отсутствии устаревшего оборудования или программы;
• Электронные документы имеют свою физическую и логическую структуру. В отличие от бумажных документов, для которых форма и содержание – одно целое, отдельные элементы электронного документа хранятся в базе данных и только после запроса, обработки данных и выдачи на монитор могут стать традиционным документом;
• Электронные документы, в отличие от бумажных, жестко не привязаны к определённому носителю информации. К примеру, информация на жёстком диске может быть легко изменена и уничтожена почти без следов на носителе; существуют электронные документы, реализованные только в оперативной памяти компьютера;
• Электронные документы отличает неограниченное воспроизведение оригинала, множественность форм и копий существования документов, следовательно, это порождает размытость по отношению к электронным документам понятий «копия», «подлинник» и «оригинал», что порождает проблему удостоверения юридической силы и аутентичности электронного документа;
• Необходима защита носителя от несанкционированного доступа;
• Электронные документы требуют специфических правил описания, а создание сопроводительной документации к ним увеличивает объём документов.

Глава 3. Сравнение электронного и бумажного документа.

Электронный документ имеет  значительное преимущество по сравнению  с бумажным – возможность вносить изменения в текст документа без лишних затрат бумаги. А ведь раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений.

Электронные и бумажные документы  имеют свои преимущества и недостатки, связанные с носителем. Рассмотрим их более подробно.

Время транспортировки  документа.

Несомненно, электронные  документы имеют здесь неоспоримое  преимущество, т.к. электронные каналы связи позволяют передавать сообщения  за секунды.

Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам документа  и по содержанию).

При отсутствии оптимальной  системы классификации документов и информации эта задача может  оказаться достаточно трудоёмкой для  бумажных документов.

Для электронных же документов эта задача максимально упрощается и сокращается по времени благодаря  использованию ссылок, позволяющих  найти не только один документ, но и  другие, связанные с ним тематически  или по формальным признакам.

Требования к  оформлению документов.

Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами  и унифицированными формами. Иногда возможно некоторое разнообразие в  оформлении, не затрагивающее реквизитов, определяющих юридическую силу документа.

А требования к оформлению электронных документов ещё не стандартизированы. Но эти требования могут быть более  жесткими, чем для бумажных документов, т.к. при передаче информации по каналам  связи при наличии различных  систем и программно-технических  средств передача может не состоятся либо информация не будет доступной для восприятия человеком.

Придание документу юридической силы.

Для бумажных документов решены практически все вопросы, связанные  с приданием им юридической силы.

 Для электронных документов  особое значение имеет Федеральный  закон «Об электронной цифровой  подписи», обеспечивающий правовые  условия использования ЭЦП:

- срок действия сертификата  ключа, относящегося к этой  ЭЦП;

- подтверждение подлинности  ЭЦП;

- использование ЭЦП в  отношениях, в которых она имеет  юридическое значение.

При соблюдении данных условий  ЭЦП признаётся равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Вместе с тем реализация этого закона предполагает издание  соответствующих подзаконных актов, создание специальных удостоверяющих центров, выдающих сертификаты ключей ЭЦП.

Удобство восприятия информации.

Это качество в большей  мере выражено у бумажных документов.

По восприятию электронные  документы сравнимы со средневековыми свитками: для просмотра документа  его файл «прокручивается» перед  глазами. По данным американских исследователей, текст с экрана компьютера (монитора) воспринимается на 25 % медленнее, чем  при чтении с листа бумаги.

Возможность выделить нужный фрагмент при ознакомлении с  документами.

Такую возможность дают и  бумажный, и электронный носители информации документа. Но есть и особенности. На бумажном документе следы от пометок  чернилами, пастой, карандашом и т.п. обычно остаются.

А при работе с электронным  документом, если позволяет его формат записи, нужный фрагмент можно выделить цветом или другим шрифтом, а затем  это выделение убрать. При этом следов на документе не останется.

Возможность сделать  копию документа.

На бумажном носителе копии  могут быть получены средствами репрографии  и оперативной полиграфии. На фото-, микрофотоплёнке копии могут  быть получены с помощью фотографирования и микрофильмирования. Электронную  копию бумажного документа получают путём сканирования.

В случае с электронным  документом трудоёмкость и затраты  времени получения копии значительно  меньше. Можно скопировать файл, дополнительно распечатать документ либо вывести информацию на микрофотоносители и т.п. Файл документа может быть отправлен по электронной почте, размещён в информационной системе, где возможно обеспечить доступ к нему сотрудников. Таким образом, отпадает необходимость изготовления бумажных копий документа для ознакомления большого числа сотрудников.

Утомляемость  при работе с документами (без  учёта характера и содержания информации).

С бумажными документами  можно работать несколько часов  подряд и менять позу. При этом задействовано  не только зрение, но и осязание, а  иногда даже обоняние.

Утомляемость же при работе с компьютером больше, чем при  работе с бумажными документами. Основная нагрузка приходится на зрение. Необходимо делать перерыв в работе.

Специально оборудованное  рабочее место для восприятия информации.

Для восприятия информации бумажного документа достаточно лишь приемлемого освещения, и никаких  специальных условий не требуется.

Для работы с электронными документами необходим компьютер, а при необходимости их передачи адресату – телекоммуникационные каналы. В настоящее время использование портативных компьютеров и мобильных средств связи снимает часть проблем.

Информационная  безопасность и защита информации.

Защитить бумажный документ от несанкционированного доступа можно обеспечив его физическую недоступность (например, хранение в сейфе), зафиксировав факт передачи документа в специальных учётных формах (передача под расписку) и другими организационными мерами.

Для электронных документов эта задача решается путём использования  средств регламентации доступа  пользователей к компьютерам  и базам данных, средств криптозащиты, протоколированием действий пользователей и т.п. Также необходима техническая защита, в том числе от компьютерных вирусов и хакеров.

Сохранность информации и её доступность для восприятия человеком.

Для бумажных документов характерен длительный период старения и разрушения, что зависит от качества бумаги (например, срок стойкости «бескислотной» бумаги исчисляется столетиями). Не менее важным является качество средств нанесения информации на бумагу (чернила, паста, средства, используемые в матричных, струйных и лазерных принтерах, и т.п.). Для восприятия информации спустя длительное время не требуются специальные устройства для её преобразования, достаточно лишь знания языка, на котором написан текст документа.

В случае с электронным  документом нужно учитывать, что  жизненный цикл программных средств  и носителей записи (моральное  и физическое старение) может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Возникает проблема перезаписи информации на другой носитель и средств  её аутентификации (иначе документ утратит юридическую силу). Иногда предлагают сохранять соответствующие  технические и программные средства для воспроизведения информации (и соответственно обучать персонал пользованию этими средствами) или  распечатывать электронные документы  на бумаге и заверять сделанные копии. Также возникают проблемы сохранности ЭЦП и срока действия сертификата подписи. Также для обеспечения сохранности и повышения устойчивости компьютерной системы можно выполнять резервное копирование информации.

Сфера применения (бытовая) документов.

Бумажные документы применяются  повсеместно.

Электронные документы используются теми участниками коммуникаций (организациями  и физическими лицами), которые  имеют соответствующую компьютерную технику. Сфера применения электронных  документов постоянно расширяется  по мере развития технической оснащённости, накопления опыта и создания нормативной  базы.

Можно сделать вывод, что  электронные документы хоть и  имеют существенные преимущества по сравнению с бумажными (быстрая  передача документа, отсутствие бумажной «волокиты», быстрый поиск документа  в базе), они также обладают существенными  недостатками – проблемы придания юридической силы документу и  необходимость защиты от несанкционированного доступа к документам.

Придание юридической  значимости, относящееся к использованию  традиционных бумажных документов, представляет собой основное препятствие развитию использования электронного документа.

Заключение

Развитие информационных технологий и компьютерной техники в современном  мире привело к гигантскому росту  скорости вычислений и объема памяти; развитие связи - к многократному  увеличению пропускной способности  каналов; электронный документооборот  от единичных экспериментов превратился  в явление массового масштаба. Игнорировать качественное отличие  природы электронного и аналогового  документов общество далее не может, появляются новые законы регулирования  электронного взаимодействия.

В настоящее время в России нет  ни одного специализированного действующего закона в сфере электронного взаимодействия, так что можно говорить только о законопроектах, готовящихся или  уже внесенных для рассмотрения в Государственную Думу. Главным  позитивным моментом проектов является неформальное признание специфики  электронного документа, его принципиального, качественного отличия от традиционного (бумажного), аналогового документа. Пусть с многочисленными недостатками, что естественно для переходного  периода качественного скачка в  обработке информации.

Список использованных источников и литературы

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
2. ГОСТ Р 52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения.
3. Ларьков Н.С. Документоведение. М., 2006.
4. Кукарина Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. – 2003. – №1. – С. 43-44.
5. Федеральный закон РФ от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
6. Проект Федерального закона РФ «Об электронном документе». [Электронный ресурс] // Агентство консультаций и деловой информации. Экономика и жизнь. URL: http://www.akdi.ru/gd/proekt/096779GD.SHTM.
7. Европейская спецификация MoReq-2 «Типовые требования по управлению электронными официальными документами» (обновлённая и дополненная версия, 2008 год).
8. Постановление Пенсионного фонда РФ от 26 января 2001 г. № 15 «О введении в системе Пенсионного фонда РФ криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи». Ст. 2 [Электронный ресурс] // Компания «Электронные офисные системы». URL: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_law/detail.php?ID=34265&SECTION_ID=669.
9. Афанасьева Л.П. Электронные документы в документообороте и архиве организации // Секретарское дело. – 2006. – №1. – С. 26-34.
10. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.: Издательство МЭИ, 2004.
11. Фёдорова В. Бумажный документооборот уходит в прошлое? [Электронный ресурс] // Компания «Электронные офисные системы». URL: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=8657&SECTION_ID=765.

¹ Фёдорова В. Бумажный документооборот уходит в прошлое? [Электронный ресурс] // Компания «Электронные офисные системы».

URL: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=8657&SECTION_ID=765.

² ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

³ ГОСТ Р 52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения.

⁴ Кукарина Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. – 2003. – №1. – С. 43-44.

⁵ Ларьков Н.С. Документоведение. М., 2006.

⁶ Федеральный закон РФ от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

⁷ Проект Федерального закона РФ «Об электронном документе». [Электронный ресурс] // Агентство консультаций и деловой информации. Экономика и жизнь. URL: http://www.akdi.ru/gd/proekt/096779GD.SHTM.

⁸ Европейская спецификация MoReq-2 «Типовые требования по управлению электронными официальными документами» (обновлённая и дополненная версия, 2008 год).

⁹ Постановление Пенсионного фонда РФ от 26 января 2001 г. № 15 «О введении в системе Пенсионного фонда РФ криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи». Ст. 2 [Электронный ресурс] // Компания «Электронные офисные системы». URL: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_law/detail.php?ID=34265&SECTION_ID=669.