Особенности и нормы деловой письменной речи
МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФГОУ ВПО «УЛЬЯНОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ
СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ»
Кафедра отечественной истории и культуры
Контрольная работа
по дисциплине «Деловой этикет и протокол»
Тема № 21
«Особенности и нормы деловой письменной речи»
Выполнила:
Студентка 1 курса
экономического факультета
заочного обучения
по специальности
«Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
Тилякова Дильбар Ботиралиевна
Ульяновск - 2010
План
Введение
- Особенности деловой письменной речи
- Содержание и структура деловых документов
- Деловые письма
- Нормы деловой письменной речи
- Лексические нормы
- Грамматические нормы
- Синтаксические нормы
- Рубрикация
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Литературный язык - это высшая форма общенационального языка, его обработанная часть с письменно закреплёнными правилами. Литературный язык существует в двух формах - письменной и устной.
Славяне получили письменность сравнительно недавно - в 9 веке. До возникновения письма люди на земле использовали для передачи информации узелковое письмо древних перуанцев, рисуночное письмо (пиктография) и т. д. Первыми обозначать рисунком не только слова, но и звуки стали древние египтяне. Чисто звуковое, фонетическое письмо изобрели древние финикийцы (Ближний Восток) в 12-10 веке до н. э. На базе этой письменности был создан греческий алфавит, который лёг в основу латиницы и кириллицы.
Письмо - это созданная людьми вспомогательная знаковая система, которая используется для фиксации звукового языка и звуковой речи. В тоже время письмо - это самостоятельная система коммуникации, которая, выполняя функцию фиксации устной речи, приобретает ряд самостоятельных функций: письменная речь дает возможность усвоить знания, расширяет сферу человеческого общения. Читая книги, исторические документы разных времен и народов, мы можем прикоснуться к истории, культуре всего человечества. Именно благодаря письменности мы узнали о великих цивилизациях Древнего Египта, шумеров, инков, майя и др.
- Особенности деловой письменной речи
Письменная речь использует книжный язык, употребление которого достаточно строго нормировано и регламентировано. Порядок слов в предложении закреплен, инверсия (изменение порядка слов) не типична для письменной речи, а в некоторых случаях, например в текстах официально-делового стиля речи, недопустима. Предложение, являющееся основной единицей письменной речи, выражает сложные логико-смысловые связи посредством синтаксиса. Письменной речи свойственны сложные синтаксические конструкции, причастные и деепричастные обороты, распространенные определения, вставные конструкции и т.п. При объединении предложений в абзацы каждое из них строго связано с предшествующим и последующим контекстом.
- Содержание и структура деловых документов
Документ - это деловая бумага, обладающая юридической силой. Это деловая бумага, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо; письменное удостоверение, подтверждающее личность предъявителя. Документ существует только в письменном виде.
Письменная речь – это речь в отсутствие собеседника, поэтому она требует развёрнутости и полноты изложения. Существуют определенные нормы официально-делового стиля в оформлении деловых бумаг. Они касаются выбора жанра документа, его формы, реквизитов и т.д.
- Выбор жанра документа - жанр документа выбирается в зависимости от официально-деловой ситуации.
Виды документов:
А) Организационно-
положение, устав;
Б) Информационно-справочные: план, акт, отчёт, протокол, справка,
деловое письмо, докладная записка;
В) Частные деловые бумаги: автобиография, заявление, доверенность,
расписка, счёт, характеристика.
Документы составляются и оформляются в соответствии с правилами,
изложенными в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Выбор
жанра документа диктует
соответствующего документа.
- Выбор формы документа. Форма документа – это сумма реквизитов
и их содержательно – композиционная схема.
Реквизиты - это постоянные элементы содержания какого-либо документа. К ним относятся: государственный герб РФ; эмблема организации - символическое графическое изображение; код организации (8 цифр); код документа - указывается по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) (из 7-ми цифровых знаков и контрольного числа; наименование организации; справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, факсы, коды, электронный адрес); дата документа – дата его подписания или утверждения (дату оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год); регистрационный номер документа – условное обозначение документа, которое даётся ему при регистрации; адресат – это организация, должностные и физические лица, которым направляется документ; адрес; заголовок к тексту - отражает краткое содержание документа; текст – основной реквизит документа, передающий его главное содержание, состоит обычно из 2-х частей: в первой указываются мотивы,
причины, цели создания документа, а во второй – решения, выводы, просьбы, рекомендации; если есть приложения, оформляют их отметку; подпись – в состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и её расшифровка; отметка об исполнителе (фамилия исполнителя и номер телефона располагаются на лицевой стороне в левом нижнем углу или на оборотной стороне последнего листа документа); отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа проставляется от руки или в форме штампа в нижней части на его обороте: сокращённое наименование организации – адресата документа, дата поступления документа, индекс.
Нормативные требования.
1. Умеренное использование канцеляризмов (слова, которые вне деловой речи как правило не употребляются): нижеперечисленный, нижеследующий, нижеподписавшиеся, «данный» или «настоящий» в значении «этот», «вышеуказанный» в значении «названный ранее», вышеперечисленные, «препровождать» т. е. отправлять, переслать и проч.
2. Некоторые
слова, употребляемые в
В
официально-деловой речи сущест
словосочетаний (текстовые формулы), с помощью которых в документах и
деловых письмах передаётся определённая семантическая информация. Например:
• предупреждение: «по истечении срока», «в противном случае» и т.п.;
• мотивация действия: «в порядке обмена опытом», «в виде исключения», «в порядке ознакомления», в порядке оказания; в соответствии с постановлением и т.д.;
• причинно-следственные отношения: «в соответствии с протоколом», «согласно вашей просьбе»; в связи с вышеперечисленным, контроль за исполнением возложить, оплата гарантируется.
Неправильно: На ваше постановление №.235 от 2.30.08 сообщаем, что… Т.к. постановление – это документ, не запрашивающий, а констатирующий факты. Или: на территории порта имеется порядка 100 компаний, арендующих помещения. Следует писать: около 100…;
• своеобразные словесные клише или штампы: «вместе с тем», «в свою очередь», «на том основании, что». «Настоящая справка дана…», «действительно проживает», «на том основании, что»;
• умеренное использование иностранных слов (лучше заменять русским эквивалентом): Вместо «просим пролонгировать документ» - просим продлить срок действия. Вместо «это является прерогативой министерства» - это является преимущественным правом министерства. Ошибка: немотивированное использование иноязычных слов вместо уже существующих: Паблисити вместо реклама, известность, популярность. Эксклюзивный вместо исключительный. Апеллировать вместо обращаться. Прерогатива вместо исключительное право;
• правильное использование грамматических категорий, особенно предлогов. После предлогов «благодаря», «согласно», «вопреки» существительное ставится в Д.п. Распространённая ошибка – употребление Род. Падежа. Например: благодаря достигнутого уровня – надо: достигнутому уровню. Вопреки сложившегося мнения – надо: сложившемуся мнению. Согласно Вашего указания – надо: вашему указанию. NB Предлог «благодаря» употребляется только в конструкциях, выражающих желаемый результат: Благодаря принятым мерам удалось избежать потерь. Неправильно: Благодаря пожару мы понесли убытки. Или: Благодаря низкому качеству продукции фирма не смогла выдержать конкуренцию. Предлог «по» + сущ.в П.п. (О чём? Где?) По приезде в Москву он пошёл в Большой театр. По исполнении доложить. По истечении срока давности. По прилёте … По прибытии следует отметить командировочные документы. По окончании собрания…;
• недопустимы лишние слова и тавтология (обозначение того же предмета другими словами). Например: Необходимо полностью загрузить имеющееся оборудование – лишнее слова, не станут же загружать оборудование, которого нет. Или примеры тавтологии: «в мае месяце», прейскурант цен, свободная вакансия, приёмный пункт по приёму заказов;
• сокращения. При перечислении только в конце предложения допускаются сокращения т.д., т.п., пр. (прочие), и др., т.е. могут сокращаться названия учёных степеней и званий, наименования должностей: проф. Сидоров В.А., Или: канд. техн. Наук Петров И.С. Или: гл. бухгалтер Алексеева О.Л. Или: зам. директора Иванов А.Н. 70-летие, 10-тонный, 20% -ный раствор. Употребление вводных слов снимает напряжение в изложении: Ваша
просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам. Следует на-
писать: к сожалению, Ваша просьба….
Лингвистические особенности делового стиля
Слово в тексте документа должно быть однозначным, не допускать разночтения. В связи с этим затруднения могут вызвать слова – паронимы.
Следует различать:
Представить (предъявить, показать – документ. отчёт) – предоставить (дать что-то в пользование: представить справку); Проводить (- совещание) – производить (изготовлять - товары)
Предложно падежные конструкции-паронимы
Обиделся на (В.п.) друга Обижен (Т.п.) холодным приёмом.
Обрадовался (Д.п.) приезду друга. Обрадован (Т.п.) подарком
Обращать внимание на (В.п.) Уделять внимание (Д.п.) урокам.
Превосходство над (чем?) Преимущество перед (чем?)
Уверенность (П.п.) своих силах. Вера (В.п. - во что?) в победу.
Удивляться (д.п.) красоте природы Удивлён (Т.п.) твоим приходом.
Жертвовать (что) деньги. Жертвовать (чем? Т.п.) свободой.
Знать (что? В.п.) урок. Знать (о чём? П.) о предательстве.
Наблюдать (что? В.п.) звёзды. Наблюдать (за кем? Т.п.) за детьми
Удовлетворять (что? В.п.) потреб- Удовлетворять (чему? Д) требова-
ности, нужды народа. ниям госта, запросам посетителей.
Удостоить (чего? Р.п.) награды Удостоить (чем? Т.п.) взглядом.
Итак, деловая речь - это совокупность стандартов письменной речи,
которые выражаются в различных жанрах документации.
- Деловые письма
Деловое письмо – разновидность документов. В современном мире эпистолярный жанр по-прежнему сохраняет своё значение. За границей оформлению корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. Сотрудничая с иностранными партнёрами, следует соблюдать принятый везде международный этикет переписки. Итак, как оформлять деловое письмо, как расположить текст на листе бумаги, если письмо адресовано за рубеж? Вот некоторые правила оформления деловой переписки.
В левом верхнем углу листа следует написать адрес. Под ним обращение отдельной строкой без абзаца. Например: «Дорогой (или уважаемый) господин Мюллер». После обращения ставится запятая, а не восклицательный знак, как это принято у русских.
В конце послания обычно пишут «искренне ваш», «надеюсь на скорую встречу», «желаю успехов в вашем начинании» и т.д. В деловом письме не спрашивают о здоровье, а сразу переходят к сути дела, это и есть проявление вежливости.
Деловые
письма пишутся только на лицев
Деловые письма печатаются на машинке или компьютере. Ширина поля слева - 2 см, текст через два интервала. Абзац слева - пять интервалов. Однако сейчас всё больше следуют компьютерным правилам, при котором абзацы начинаются не с отступлением, а вровень с левым полем страницы, но каждый новый абзац печатается через 3-4 интервала. Подпись ставится от руки в нижней правой стороне листа под заключительной фразой. Фамилия печатается под рукописной подписью.
Отвечать на письма полагается не позднее, чем через 10 дней.
Адрес за границу пишется так: фамилия и имя получателя, затем название офиса, улица, номер дома. После этого город и стана. Например:
Г-н Альберт Герценберг, университет Рузвельта,
439 Мичиганская авеню, Чикаго, Иллинойс, 6060.
И ещё одна особенность: за границей (в Америке, странах Европы, в Китае) при написании даты принято сначала указывать месяц, затем число и год. Например: 9.11.08. Это значит, что письмо написано одиннадцатого сентября 2008 года. Дата ставится в верхней правой строке письма.
Письмо-благодарность пишется только от руки. После обращения сразу следует благодарность (чудесный обед, приглашение в театр, подарок). По правилам хорошего тона обязательно следует конкретизировать свою благодарность (за что: цвет шарфа, восхищение игрой актёров и т.д.).
Организационно – распорядительные документы
В соответствии
с действующим
1. администрация предприятий: приказы, инструкции, указания;
2. Кооперативные организации: решения;
3. общественные организации: постановления, распоряжения.
В тексте документа обычно 2 части: в первой излагаются причины, обоснования и цели составления документа, в другой – выводы, предложения, распоряжения. Следует начинать с изложения сути вопроса: просьбы, предложения, а затем подкреплять их обоснованиями. Некоторые документы могут состоять из одной части. Это заявление, приказ, письмо.
Постановление - правовой акт, принимаемый вышестоящими коллегиального управления органами, в целях разрешения принципиально важных задач; документ, отражающий результаты деятельности коллегиальных органов. Ключевое слово – «постановляю».
Решение – то же, что и постановление во 2 значении. Ключевое слово – «решил».
Приказ – документ, содержащий официальное распоряжение органа власти, руководителя учреждения. Это самый распространённый вид распорядительного документа. Исполнение его обязательно для всех работников данной организации. Ключевое слово – «приказываю». Оформляется на спец. бланке организации с указанием вида документа –
ПРИКАЗ. Обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации, название вида док-та, дата и №, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. Заголовок должен быть кратким и чётко выражать основное содержание документа. Например: О направлении на курсы повышения квалификации; О назначении на должность.
В первой части указывается причина создания док.: В связи с…
Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ…Если есть
конкретный исполнитель, начинается с указания должности и фамилии ис-
полнителя: ПРИКАЗЫВАЮ: главному инженеру….
Срок исполнения даётся отдельной строкой: 20.12.08.
Информационно – справочные документы
К ним относятся - справки, акты, докладные записки, сводки, обзоры,
письма и др. (они не являются обязательными к исполнению).
Докладная записка – жанр внутренней документации, документ должностного лица, адресованный руководителю учреждения, информирующий о имеющем место явлении, факте, событии, о сложившейся ситуации, о выполненной работе. Носит информационный характер, отчётный или инициативный. Цель – побудить руководителя принять определённое решение. Реквизиты: адресат ФИО должностного лица, жанр документа (докладная записка), текст (информация, предложения с аргументами), список приложений, наименование организации и подпись адресанта, его должность, дата. Ключевые слова: «прошу», « в соответствии с», «возникла необходимость чего?», «в связи с..», «согласовать вопрос».
Например:
Слева вверху –
штамп металлургического завода
Докладная записка
В соответствии с распоряжением заместителя министра чёрной металлургии от 12.03.08 № 132 подготовлены материалы по работе завода за первый квартал 2008 г. В связи с большим количеством информации возникла необходимость привлечения других вычислительных центров для их обработки. Прошу Вас согласовать вопрос привлечения к этой работе вычислительного центра Института экономики.
Дата Зав. отделом (подпись) Н.П. Нестеров
Объяснительная записка – жанр внутренней документации, адресованный должностным лицом должностному лицу вышестоящей инстанции, содержащий информацию о каком-либо факте. Например:
Начальнику сектора управления
Кириенко В.Е., ведущего инженера
и управлению собственностью
Объяснительная записка
Я отсутствовала на работе в период с 12.05 по 20.05 с.г. по причине болезни. Медсправка прилагается. Дата, подпись.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решения на собраниях и заседаниях коллективных органов. В отличие от стенограммы, здесь фиксируются только основные положения, высказанные на собрании. Решения выносятся по каждому вопросу отдельно.
Части
протокола: вид документа,
Например:
Собрания коллектива Коммерческой дирекции от 03.06.2008 г.
1. Доклад ведущего специалиста Латыш И.И. « О работе Дирекции за про-
шедший период»
2. Обсуждение работы по….Ферапонтовой М.Ю.
3. Рекомендация Дирекции Бахтигарееву Е.В. повысить должностной оклад
4. Разное.
По 3-му вопросу
Слушали: Отчёт Бахтигареева Е.В. о работе в Дирекции в связи с рекомен-
дацией повысить ему оклад.
Вопросы: Кто и о чём (вопрос).
Постановили: Рекомендовать Бахтигареева Е.В…..
Служебное письмо – средство общения между организациями и официальными лицами. Инициативные с.п. – письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-приглашение, письмо-рекламация, письмо-рекомендация, гарантийное письмо, благодарственное письмо, письмо-подтверждение, письмо-отказ.
Используются речевые формулы: Мы вынуждены сообщить, направляем вам рекламацию, Позвольте пригласить Вас, Соглашаясь с вашим предложением, сообщаем…, Одобряем Вашу инициативу…, просим принять участие в…, Доводим до Вашего сведения, В связи с Вашей просьбой направляем Вам…
Сопроводительное письмо- подтверждает факт отправки приложенных к нему документов. Текст может состоять из одного предложения, начинается с ключевого слова «направляем».
Гарантийное письмо. Ключевые слова: гарантировать, войти с кем-либо в договорные отношения. Пример текста:
Просим в кратчайший срок определить стоимость проектных работ и
войти с нами в договорные отношения, работы начать немедленно. Оплату
их стоимости завод гарантирует со своего счёта (№ счёта) в отделении
Стройбанка.
Директор завода подпись
Гл. бухгалтер подпись
Рекламация (претензия). Ключевые слова: возместить убытки, в связи
с…, был оплачен в полной мере, было обнаружено, были возвращены, понесённые убытки.
Наиболее трудные ответы на жалобу гражданина. Ответ должен быть
объективным и соответствовать существу дела. Схема: ссылка на содержание
письма заявителя, ход рассмотрения; результат рассмотрения. Частные деловые бумаги имеют унифицированную форму, но вариативное
содержание.
Автобиография – социально значимые сведения из жизни автора. М.б. как служебный документ и как литературное описание. В 1-м случае – дата и место рождения, образование, место работы, местожительство, семейное положение.
Заявление – документ, с которым частное лицо обращается в какую-либо организацию для реализации или защиты своих интересов. Реквизиты: адресат - (кому), ФИО, адрес, тел. заявителя; текст заявления; список приложений; подпись заявителя, дата. Ключевые слова: прошу, довожу до Вашего сведения, в случае неполучения ответа.
Справка – документ от организации частному лицу для предоставления в другую организацию, содержащий и подтверждающий некую информацию. Ключевые слова: дана, для предъявления в… Реквизиты: от кого, кому, с какой целью.
Доверенность – документ, дающий право действовать от имени выдавшего документ лица. Реквизиты: место написания, дата, основной текст, удостоверительная надпись, скреплённая печатью организации. Доверенность выдаётся в одном экземпляре.
Характеристика – документ, содержащий отзыв, заключение о чьей-либо служебной, учебной, общественной деятельности, о деловых качествах
кого-либо. После заголовка существительное в род. п. без предлога: чья?
Характеристика
Ведущего инженера Дирекции по производству МТП Огнева Геннадия Касьяновича.
Текст состоит из 3-х частей:
1. Характеристика по основному виду деятельности: грамотность, компетентность (о специалисте).
2. Дисциплинированность.
3. Положительные
и отрицательные черты
- Нормы деловой письменной речи
- Лексические нормы
Нормы словоупотребления в деловом стиле те же, что и во всем литературном русском языке:
1) слово должно употребляться с учетом его лексического значения;
2) слово должно
употребляться с учетом его
стилистической окраски (
3) слово должно употребляться с учетом его лексической сочетаемости.
Казалось бы, всего три правила, ясных и понятных каждому, должны выполняться в деловой письменной речи, тем более что номинативная точность может быть обеспечена только при условии их соблюдения.
На деле же в деловых текстах лексические ошибки являются одним из самых массовых видов нарушений речевых норм (по частотности они стоят на третьем месте за грамматическими и орфографическими ошибками).
Рассмотрим некоторые из них.
Создание нормативной базы для организации собственников жилья.
Организация – 1) организованность, внутренняя дисциплина; 2) общественное объединение или государственное учреждение.
Слово «Организация» использовано в данном контексте явно без учета его лексического значения. «Нормативная база» создается не для того, чтобы собственники жилья «организовывались», а для того, чтобы они «появлялись», в данном случае уместно было бы использовать отглагольное существительное «появление» вместо «организация».
Особенно ощутимо
нарушение лексических норм в
устойчивых словосочетаниях и терминирован
Элемент – компонент, составная часть чего–либо. Например, элемент периодической таблицы Менделеева, элемент общества,
Есть терминированное словосочетание объект недвижимости. Нарушение в данном случае оказывается двойным: во–первых, некорректно воспроизведен термин, вследствие чего в тексте он не представлен; во–вторых, слово «элемент» использовано без учета лексического значения и правил лексической сочетаемости,
И такие ошибки не редкость в текстах документов: принимать новые подходы, в то время как принимать можно решения, резолюции, а новые подходы к решению возникающих проблем нужно находить. Договор вступает в силу с момента его подписания и будет оставаться в силе до тех пор, пока не будет прекращен любой из сторон. Договор не может быть прекращен, он может быть заключен и расторгнут, а прекращаются договорные отношения.
Арбитражными судами в массовом порядке рассматриваются иски, в которых конфликтные ситуации вызывает двусмысленно или небрежно составленная фраза в тексте договора, неправильно подобранное слово.
Для того чтобы точно определить лексическое значение того или иного слова, в случае затруднения нужно обращаться к толковым словарям. Существуют десятки типов толковых словарей, из которых для делового общения особенно необходимы: экономические словари, словари иностранных слов, толковые словари русского языка, словарь паронимов, словари лексической сочетаемости. Причем пользоваться нужно словарями, вышедшими в последние годы – настолько активны процессы, происходящие в лексическом строе современного русского языка.
Незнание или неточное знание лексического значения слова является причиной таких ошибок, как не различение слов–паронимов, речевая избыточность.
Паронимы – это близкие по звучанию, но отличающиеся по значению слова: гарантийный – гарантированный, эффектный – эффективный, экономный – экономичный, страховщик – страхователь и т.д.
Сравним употребление многозначных глаголов представить и предоставить:
Представить
1) предъявить, сообщить
(представить список
2) познакомить с кем–либо (представить коллективу нового работника);
3) ходатайствовать (о повышении, о награде) (представить к очередному званию);
4) составить, обнаружить (представить значительную ценность).
Плеоназмом (от гр. pleonasmos – переизбыток) называют вид речевой избыточности, которая обусловлена частичным совпадением значений слов: совместное сотрудничество (сотрудничество – совместное решение проблем), прейскурант цен (прейскурант – справочник, список цен на продукцию).
