Особенности информационного обеспечения

Введение 

     Информационное  обеспечение (ИО) является важным компонентом  автоматизированных информационных систем и напрямую связано с организационной  структурой объекта и функциональными  подсистемами ИС.

     Информационное  обеспечение предназначено для  отражения информации, характеризующей  состояние управляемого объекта; служит основой для принятия управленческих решений.

     Основой информационного обеспечения является информация. В теории машинной обработки  информация рассматривается в отношении  технологии ее преобразования в целях  управления, т.е. как совокупность сведений, являющихся объектом сбора, передачи, хранения и обработки. Информация может  быть зафиксирована в документах и на машинных носителях; является предметом  и средством труда.

     Термин  информация происходит от латинского informatio —разъяснение, изложение. До середины нашего столетия информация трактовалась как сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим (знаками, техническими средствами) способом. После 50-х годов на фоне бурного развития средств связи и телекоммуникаций, возникновения и внедрения в различные сферы жизни электронно-вычислительной техники появились новые, расширенные трактовки понятия информация.

     При рассмотрении понятия информационного  обеспечения в контексте обработки  информации важное значение имеет понятие данных. От информации данные отличаются конкретной формой представления и являются некоторым ее подмножеством, определяемым целями и задачами сбора и обработки информации.

     В данной контрольной работе рассмотрим структуру и содержание информационного  обеспечения, понятие классификаторов  и кодов экономической информации и технологию их применения, также  штриховое кодирование. Рассмотрим систему документации и организацию документопотоков, внутримашинное информационное обеспечение, а также банк данных, его состав, модели баз данных. 
 
 

1. Понятие информационного  обеспечения, его  структура

     Становление рыночных отношений определяется повышением уровня управления экономикой. Управление следует рассматривать как информационный процесс, происходящий между органами управления, управляемым объектом и  внешней средой.

     Под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде.

     Процесс управления включает сбор, обработку  и передачу информации для выработки  управляющих решений. Информация является предметом труда и одновременно средством и продуктом труда  в управленческой деятельности. При  рассмотрении структуры информации выделяются отдельные ее элементы, которые могут быть и простыми и сложными. Простые элементы не поддаются дальнейшему расчленению; сложные образуются как сочетание  различных элементов и представляются информационными совокупностями.

     Структурные элементы называются информационными  единицами. Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых — логический — позволяет установить структурные элементы в зависимости от функционального назначения информации и ее особенностей. Выделяют следующие структурные единицы: реквизит, показатель, информационные сообщения, информационный массив, информационный поток, информационная система. Информационной единицей низшего уровняются реквизиты, из которых формируются более сложные структуры информации. Реквизиты отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое содержание и не поддающееся дальнейшему делению. Буквенная информация может быть представлена в виде кодовых обозначений (например, код подразделения). При машинной обработке синоним понятия «реквизит» являются «поле», «элемент», «атрибут». Реквизиты не однозначны по своему содержанию и подразделяются реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону объекта, а реквизит-основания — количественную. Например, в качестве реквизита-признака выступает наименование подразделения и его код, а реквизиты-основания — количество работающих. Каждый документ включает любое число реквизитов-признаков и реквизитов-оснований.

     Однородные  реквизиты-признаки объединяются в  номенклатуру например, номенклатура продукции). В документах обычно выделяются доминирующие реквизиты-признаки, т. е. те, по которым изводится группировка. Ими могут быть коды подразделений, дикции и др. Каждый реквизит имеет форму и содержание. Фор- — это наименование реквизита, например, наименование продукции. Содержание отражает его конкретное значение (чугун). Одному наименованию реквизита может соответствовать множество его значений. Реквизиты неоднородны по характеру выполняемых над ними действий. Реквизиты-признаки подлежат логической обработке; реквизиты-основания — арифметической. Реквизиты, объединяясь, образует структурную единицу более высокого уровня. Сочетание одного основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель.

     Показатель  — логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления. Приведем пример построения показателя выпуска чугуна с номенклатурным номером 824 в мае в количестве 200 тонн. Структура показателя может быть представлена так:   

     Показатель  является минимальной по составу  информационной ; совокупностью для образования самостоятельного документа. В документах, как правило, содержится большое количество показателей. Даже в одной строке можно выделить несколько различных по структуре показателей. При организации базы данных показатели как единицы информации формируют ее содержание. Каждый показа имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму. Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует формационное сообщение. Группа однородных документов, объеденных по определенному признаку (например, отчетному периоду), ставляет информационный массив (файл). Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память ПК осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации. Массивы по различным признакам могут объединяться в потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Отношение информации к той или иной функции управления дает основание выдел сложную структуру информации как информационную подсистему формационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего уровня.

     При обработке информации реквизиты-признаки и реквизит основания часто называют данными. Данными принято называть информацию, представленную в формализованном  виде, позволяющем передавать ее, хранить  на различных носителях и обрабатывать.

     Таким образом, каждому показателю соответствует  множество конкретных значений —  данных, которые после автоматизированной обработки приобретают экономический  смысл, снова становятся информацией, которая используется для формирования управляющих решений.

     Менеджмент  обеспечивается огромным объемом информации размер которой постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупного предприятия обращается несколько десятков показателей, несколько миллионов материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются тысячи документов, над которыми выполняются различные операции преобразования.

     Управленческую  информацию классифицируют по различным  признакам:

     • источникам возникновения: первичная и производная (промежуточная, командная, отчетная);

     • способу фиксации: устная и документированная;

     • способу выражения: цифровая и алфавитная;

     • характеру фиксации данных: фиксируемая и не фиксируемая

     • направлению движения: входящая и исходящая;

     • стабильности: переменная и условно-постоянная (прейскуранты цен, нормативы);

     • функциям управления;

     • принадлежности к сферам деятельности и функциям управления конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно-производственная;

     • времени возникновения: о прошлых, текущих и будущих событиях.

     Информационная  система с позиции менеджмента  представляет ему управления, где  реализуются различные ее функции. Функции управления можно классифицировать по различным признакам: принадлежности к различным видам управленческой деятельности, ржанию процесса управления, сфере производственной деятельности и др. Все они характеризуются определенным составом информации (показателей, информационных сообщений, информационных и массивов).

     Общими  функциями управления считаются  такие, как прогнозирование, планирование, организация, оперативное управление, учет и из, контроль и регулирование, принятие управленческих решений. Специальные функции связаны с конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др. В свою очередь выделяют следующие производственные функции: технологическую подготовку производства, основное и вспомогательное производство; контроль качества производства; оперативное управление, управление трудовыми ресурсами. Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации обеспечения специальной подсистемы — информационного

свечения.

     Информационное  обеспечение (ИО) —  важнейший элемент ИС и — предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

     Информационное  обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации — вариантов организации  документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине е и на машинных носителях и имеющие различную степень организации. Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач,) выдачи спевок и обмена информацией между пользователями. В ходе разработки ИО ИС определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.

     Цель  разработки ИО ИТ — повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности своевременности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений. 

     Основное  назначение ИО — обеспечивать такую  организацию представление информации, которые отвечали бы любым требованиям  пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.

     Назначение  информационного обеспечения обусловливает  и требования, предъявляемые к  нему.

     • Представлять полную, достоверную и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений в функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу.

     • Обеспечивать взаимную увязку задач функциональных под тем на основе однозначного формализованного описания их вход выходов на уровне показателей и документов.

     • Предусматривать эффективную организацию хранения и иска данных, позволяющую формировать данные в рабочие масс под регламентированные задачи и функционировать в режиме формационно-справочного обслуживания.

     • В процессе решения экономических задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога.

     Одна  часть информационного обеспечения  учитывает особенности взаимодействия пользователя с ПК при выполнении технологических операций по обработке  информации, другая связана с организацией в компьютере различных информационных массивов, пользуемых для решения  экономических задач и передачи дан Поэтому в составе ИО выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

     Внемашинное ИО включает систему экономических показателей потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию.

     Внутримашинное ИО — система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.  

2. Классификаторы, коды и технология их применения

     Автоматизированная  обработка учетной и финансово-кредитной  информации в условиях применения персональных компьютеров позволяет получать различные сводки, таблицы, ведомости, где информация расположена по каким-либо группировочным реквизитам-признакам, например, по счетам бухгалтерского учета, клиентам, работающим и т.п. Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются различные классификаторы.

     Классификатор – это систематизированный свод однородных наименований, объектов, предметов, явлений по классификационным признакам (номенклатура) и их кодовых обозначений [2, с. 114]. Код – условное обозначение объекта цифровым или алфавитно-цифровыми знаками по определенным правилам, установленным системами кодирования.

     Кодирование – процесс присвоения условных обозначений (кодов) позициям номенклатуры. Коды могут быть цифровыми, буквенными и комбинированными (примеры: цифровой код – 21325, буквенный – АВС, комбинированный – АБ180).

     При обработке экономических задач  на ПК часто применяют мнемокоды  – условное короткое обозначение  объекта. Например, в некоторых машинных программах мнемокодами закодированы названия документов, например, платежное  поручение – ПП.

     В ряде случаев машинная программа  предусматривает автоматическое кодирование  номенклатур, а также использование  штрих-кодов.

     К кодам предъявляется ряд требований: они должны охватывать все номенклатуры, подлежащие кодированию; быть едиными  для разных задач внутри одного экономического объекта (например, коды материалов, подразделений  должны быть едиными для задач  бухгалтерского учета, складского учета  и материально-технического снабжения); отличаться стабильностью; иметь резерв свободных номеров (но не излишний, т.к. это может привести к увеличению значимости кода); длина кодового обозначения должна быть минимальной.

     Основная  цель кодирования состоит в однозначном  обозначении объектов. С помощью кодирования выполняются основные функции, связанные с обработкой экономической информации: минимизация объема призначной информации при вводе ее в вычислительную систему по каналам связи; сортировка и поиск информации по ключевым словам; разработка сводных экономических отчетов по различным признакам; декодирование при переходе от кодов-признаков к их наименованиям при печати сводных экономических отчетов.

     Систематизация  экономической информации вызывает необходимость применения различных  видов классификаторов [4, с. 272]: международных  и действующих только на территории Российской Федерации. Международные  классификаторы входят в состав Системы  международных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между различными странами. К ним относятся, например, такие  принятые ООН классификаторы, как  Международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической  деятельности (МСОК), Международная  стандартная торговая классификация, Классификация основных продуктов (КОП), Классификация продовольственных  и сельскохозяйственных организаций  и др.

     Классификаторы, действующие на территории Российской Федерации, входят в Единую систему  классификации и кодирования (ЕСКК), созданной по постановлению Правительства  в 1970-х годах.

ЕСКК  состоит из следующих групп классификаторов:

- общероссийские  классификаторы (ОК), разрабатываются  в централизованном порядке и  являются едиными для всей  страны;

- отраслевые, единые для определенной отрасли  деятельности;

- региональные, единые – для определенного региона;

- локальные,  составляются на номенклатуры, характерны  для определенного предприятия,  организации, банка (коды табельных  номеров, подразделений, клиентов  и др.).

     При обработке учетной и финансово-кредитной  информации широкое применение находят  общероссийские и локальные классификаторы.

     Общероссийские  классификаторы (ОК) – были переработаны в соответствии с требованиями рыночной экономики и государственной  программы перехода РФ на Международную  систему учета и статистики. В  настоящее время их создано свыше  четырех десятков.

     Здесь следует привести примеры построения кодовых слов некоторых ОК, имеющих  наибольшее применение при автоматизированной обработке учетной и финансово-кредитной  информации.

     ОКПО  – ОК предприятий и организаций  формируется органами государственной  статистики путем присвоения кодовых  номеров предприятиям, организациям, фирмам любой формы собственности. Кодовое слово состоит из трех блоков: 1 – регистрационный номер, 2 – наименование организации, 3 –  ведомственная, территориальная и  отраслевая принадлежность предприятия, организации, фирмы. Регистрационный  номер (часть кодового слова) проставляется  предприятиями и организациями  в формах финансовой отчетности. Все  три блока кодового слова используются органами государственной статистики для автоматического ведения  ОКПО в электронном виде. Регистрационный  номер состоит из восьми знаков; построен по комбинированной системе.

     ОКВЭД – ОК видов экономической деятельности; (построен в соответствии с требованиями Европейского экономического сообщества – ЕЭС); кодовое слово шестизначное, включает пять признаков (класс, подкласс, группа, подгруппа, вид).

     ОКФС  – ОК форм собственности, двузначный, например: 10 – российская собственность, 20 – собственность иностранных государств.

     ОКОПФ – ОК организационно-правовой формы  включает двузначное кодовое слово. Например, код 65 – общество с ограниченной ответственностью; 67 – закрытое акционерное  общество.

     ОКУД  – ОК управленческой документации. Объектом классификации являются общероссийские унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) РФ, входящие в унифицированную систему  документации (УСД). Код состоит из семи знаков. Первые два знака указывают  на принадлежность документа к определенной сфере деятельности. Например: 03 –  первичная учетная документация (0315003 – приходный ордер); 04 – банковские документы; 07 – бухгалтерская отчетная документация (0700001 – баланс).

     ОКОГУ – ОК органов государственного управления – объектами классификации являются органы государственной власти и  управления; код пятизначный.

     ОКАТО – ОК административно-территориального деления; кодовое слово включает восемь знаков. Объектами классификации являются республики, края, области, города, районы, округа, поселки городского типа, сельские населенные пункты.

     ИНН – идентификационный номер налогоплательщика, является десятизначным; обозначает территорию, номер инспекции Министерства по налогам и сборам (ИМНС), порядковый номер организации [2, с. 118].

     ОКОФ  – ОК основных фондов, построен с учетом международной классификации отраслей и основных продуктов, имеет кодовое десятизначное слово.

     ОКЕИ  – ОК единиц измерения, построен на основе международной классификации единиц измерения Европейской экономической комиссии ООН (ЕЭК ООН). Единицы измерения в ОКЕИ разбиты на семь групп: меры длины, площади, объема, массы, технические единицы, единицы времени, экономические единицы (штука, тысячи штук). Код трехзначный, построен по серийной системе. Например, единица измерения в балансе, тыс.руб. имеет код 384.

     К общероссийским классификаторам также  относятся: ОКИН – ОК информации о  населении; ОКУН – ОК услуг населению; ОКПДТР – ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов; ОКВ  – классификатор валюты; ОКП –  ОК продукции и др.

     При регистрации предприятия (организации) в органах государственной статистики его включают в Единый государственный  регистр предприятий и организаций (ЕГПРО) и присваивают коды по следующим классификаторам: ОКПО, ОКВЭД, ОКФС, ОКОГУ, ОКОПФ, ОКАТО. Присвоенные кодовые обозначения отражаются в первичной и сводной унифицированной документации предприятия и организации.

     Система автоматизированной обработки банковской информации также предусматривает  обязательное использование обозначений  номенклатур кодовыми знаками. Наиболее сложным является код лицевого счета, структура которого с 1998 года строится в соответствии с новым планом счетов и международными стандартами.

     Указаниями  Банка России рекомендуется сложная  структура кода лицевого счета, построенная  по комбинированной системе и  включающая до одиннадцати группировочных признаков. Значность кода составляет двадцать знаков, которые включают: номер банковского раздела плана счетов (3 знака); номер счета первого порядка (2-3 знака); номер счета второго порядка (4-5 знаков); код валюты (6-8 знаков); защитный ключ (9 знаков); номер филиала, отделения банка (10-13 знаков); номер лицевого счета клиента банка (14-20 знаков) [1, с. 187].

     При необходимости значность может быть расширена и до 25-и разрядов.

Например, код лицевого счета клиента банка 40702810938170100653 имеет структуру:

4 –  счет относится к разделу 4 плана счетов «операции с клиентами»;

07 –  счет принадлежит негосударственному  предприятию;

02 –  счет принадлежит коммерческой  организации;

810 –  код валюты РФ (рубли);

9 –  защитный ключ, обнаруживающий неправильность  проставления кода в платежном  поручении;

3817 –  номер (код) отделения банка;

0100653 –  лицевой счет коммерческой организации  в данном банке.

     Локальные коды составляются на номенклатуры, специфичные  для данной организации .Сюда входит широкий круг номенклатур, используемых различными подразделениями и службами ее управления (сотрудники, подразделения, продукция и т.п.). Локальные коды должны быть едиными при решении различных экономических задач. Наряду со специалистами по информационной технологии в составлении классификаторов значительную роль играют экономисты – пользователи.

     Кратко  рассмотрим порядок составления  локальных классификаторов, который  включает два этапа. На первом этапе  выполняется классификация информации, на втором – ее кодирование.

     Классификация начинается с выявления номенклатуры объектов, предметов, подлежащих кодированию. При этом руководствуются реквизитами-признаками, которые используются для составления  группировок, получения сводных  таблиц и расчетов. По каждой номенклатуре составляется полный перечень всех позиций, подлежащих кодированию.

     После составления классификации выполняется  следующий этап – кодирование  – процесс присвоения условных обозначений  позициям номенклатуры. После согласования и утверждения работа по созданию классификатора считается завершенной.

     Рассмотрим  особенности методов кодирования. Кодирование информации производится по определенной системе – совокупности правил, определяющих построение кода. В настоящее время применяется  несколько систем кодирования экономической  информации, среди которых наибольшее распространение получили: порядковые, серийные, позиционные и комбинированные. Выбор системы кодирования зависит  от целого ряда факторов, главными из которых  являются количество выделяемых признаков  в номенклатуре, число позиций  в каждом признаке и степень устойчивости номенклатуры.