Особенности официально-делового стиля общения. Составление личной документации
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ
БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ
УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
ЦЕНТР ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ
Контрольная работа
по дисциплине Культура речи
Вариант 1
Исполнитель:
студент группы ЮР-13 ОМ
Васильев Владимир Александрович
Рецензент:
к.э.н., доцент
Чудинова С.Г.
Допуск к защите:______________
Дата защиты:__________________
Оценка:_______________________
Омск-2013
Содержание
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………
1. Составление заявления…………………………………………5
2. Составление доверенности……………………………………6
3. Составление объяснительной записки……………………….10
4. Составление расписки…………………………………………11
5. Резюме как особый вид документа………………………….14
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ…………………………
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ……………….23
ВВЕДЕНИЕ
Основной сферой, в которой
функционирует официально-
Тексты официально-делового стиля речи представляют огромное разнообразие жанров: устав, закон, приказ, распоряжение, договор, инструкция, жалоба, рецепт, различного рода заявления, автобиография, объяснительная записка, анкета, статистический отчет и другие.
Выражение правовой воли в деловых документах определяет свойства, основные черты деловой речи и социально-организующее употребление языка. Жанры официально-делового стиля выполняют информационную, предписывающую, констатирующую функции в различных сферах деятельности, поэтому основной формой реализации этого стиля является письменная.
Несмотря на различия в содержании отдельных жанров, степени их сложности, официально-деловая речь имеет общие стилевые черты: точность изложения, не допускающую возможности различий в толковании; детальность изложения; стереотипность, стандартность изложения; долженствующе-предписывающий характер изложения.
Функция социальной регламентации,
которая играет самую важную роль
в официально-деловой речи, предъявляет
к соответствующим текстам
Типичными для делового языка
являются сложные слова, образованные
от двух и более слов: квартиросъемщик,
работодатель, материально-технический,
вышеуказанный, нижепоименованный
и т.п. Образование таких слов
объясняется стремлением
Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт, вследствие чего ее лексика предельно обобщена в семантическом отношении, т.е. устранено все остро своеобразное, конкретное, неповторимое, а на передний план выдвинуто типичное. Для официального документа важна юридическая сущность, поэтому предпочтение отдается родовым понятиям: прибыть (приехать, прилететь, прийти), транспортное средство (автобус, самолет, машина), населенный пункт (деревня, город, село). При назывании лица употребляются имена существительные, обозначающие лицо по признаку, обусловленному каким-либо отношением или действием (преподаватель Сергеева, свидетель Молотков, ректор университета).
Для деловой речи характерно использование отглагольных существительных (пополнение бюджета, предоставление жилплощади, обслуживание населения, принятие мер) и причастий (данный, указанный, вышепоименованный). Широко используются сложные отыменные предлоги (в части, по линии, на предмет, во избежание, по достижении, по возвращении).
В данной работе представлено несколько примеров правильности составления личной документации, ее формы и виды.
- СОСТАВЛЕНИЕ ЗАЯВЛЕНИЯ
Заявление - официальное обращение гражданина (нескольких лиц) в государственный орган или орган местного самоуправления, администрацию учреждения, организации или к должностному лицу, не связанное, в отличие от жалобы, с нарушением его прав и законных интересов и не содержащее просьбы устранить такое нарушение, а направлено на реализацию прав и интересов заявителя или на устранение тех или иных недостатков в деятельности предприятий, учреждений, организаций.
3аявления могут быть поданы как в письменной так и в устной форме.
Заявление пишется по следующей форме:
-Наименование адресата (кому); пишется вверху, справа.
-Имя, отчество и фамилия подавшего заявление (чье, кого).
-Должность или адрес автора. Если заявление пишется на имя сотрудника той же организации, в которой работает автор заявления, то последний должен указать свою должность. Если заявление адресовано в чужую организацию, то подающий заявление указывает свой домашний адрес (или паспортные данные).
-Слово ЗАЯВЛЕНИЕ пишется в середине листа большими (заглавными) буквами, но не с заглавной буквы (не: Заявление). После слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка не ставится.
Вся заголовочная часть: кому–кого–что (ЗАЯВЛЕНИЕ) – представляет собой единую конструкцию, поэтому ни точка, ни запятая после наименования адресата и сведений об авторе не ставятся.
-Текст заявления содержит точное изложение просьбы, предложения или жалобы и опись прилагаемых документов, если в этом есть необходимость.
-Подпись заявителя ставится внизу справа.
-Дата подачи заявления должна быть проставлена ниже подписи и слева
2. СОСТАВЛЕНИЕ ДОВЕРЕННОСТИ
Доверенность – письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом "Доверителем" другому лицу "Доверенному представителю" для представительства перед третьими лицами.
Доверенность – односторонняя сделка, фиксирующая содержание и пределы полномочий доверенного, действия которого на основе доверенности создают права и обязанности непосредственно для доверителя.
Основанием выдачи доверенности служат договоры, определяющие внутренние отношения между представителем и представляемым (трудовой договор, договор поручения и т. д.). С правовой точки зрения доверенность — односторонняя сделка, поскольку для выдачи ее достаточно выражения воли одного лица на совершение другим лицом от его имени сделки или иных юридических действий.
Из ст. 185 ч. 1 ГК РФ следует, что доверенность должна быть составлена в простой письменной форме. На совершение ряда сделок требуется обязательное нотариальное удостоверение доверенности.
В частности, должна быть нотариально удостоверена доверенность для совершения сделок, требующих нотариальной формы, и для совершения действий в отношении государств, иных кооперативных и общественных организаций, за исключением случаев, предусмотренных ГК РФ, и других случаев, когда специальными правилами допускается иная форма доверенности (ст. 185 ч. 1 ГК РФ). Закон устанавливает исчерпывающий перечень случаев удостоверения доверенностей на совершение действий от имени граждан не только нотариальным органом, но и организацией, в которой доверитель работает или учится, управлением дома, в котором он прописан, или администрацией стационарного лечебного учреждения, где он находится на излечении.
Доверенность может выдаваться
как непосредственно
Доверенность от имени государственной или иной организации не подлежит нотариальному оформлению и выдается за подписью руководителя или лиц, уполномоченных на это уставом (положением), с приложением печати.
Закон устанавливает особый порядок оформления доверенности на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей государственными, кооперативными или общественными организациями.
Особенность оформления доверенности на получение товарно-материальных ценностей состоит в том, что перечень подлежащих получению ценностей, предусмотренный на оборотной стороне доверенности, заполняется в тех случаях, когда в документе на отпуск не приведены наименования и не указано количество ценностей, подлежащих получению. В противном случае перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается.
Лицо, получившее доверенность,
обязано не позднее следующего дня
после каждого получения
Лицам, не отчитавшимся в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.
В зависимости от содержания полномочий различают три вида доверенности:
Разовая доверенность - выдается на совершение одного определенного действия (получение товара со склада, продажу дома и т. д.);
Специальная доверенность - дает представителю право на совершение однородных действий в течение определенного периода времени (такой, например, является доверенность, выдаваемая экспедитору предприятия для получения товаров, прибывших на железнодорожную станцию в адрес предприятия; кассиру на получение денег и денежных документов в банке и т. д.);
Генеральная (общая) доверенность
- дает представителю возможность
совершать разнообразные сделки
по управлению имуществом (например, директор
филиала универмага на основе общей
доверенности осуществляет всю административно-
В качестве особой разновидности можно выделить доверенность, выдаваемую в порядке передоверия. Лицо, которому выдана доверенность, может передоверить её другому лицу, если уполномочено на это доверенностью либо вынуждено к этому силою обстоятельств для охраны интересов выдавшего доверенность. Передоверие — это передача полномочия представителем другому лицу.
Срок действия доверенности
Доверенность является срочным документом (ст. 186 ч. 1 ГК РФ).
Срок ее действия может быть указан представляемым по его усмотрению, но она не должна выдаваться на срок более трех лет. При отсутствии указания о сроке действия доверенность сохраняет силу в течение одного года со дня составления.
Важное правовое значение имеет дата совершения доверенности. Если конкретное указание в доверенности срока ее действия является существенным условием действительности лишь для доверенностей, выдаваемых должностным лицам на получение товарно-материальных ценностей, то дата составления доверенности имеет основное значение во всех случаях, ибо иначе не представляется возможным определить срок ее действия. При отсутствии даты доверенность недействительна (ст. 186 ч. 1 ГК РФ).
Как правило, лицо, которому выдается доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено. Наряду с этим законом в отдельных случаях допускается передача полномочий — передоверие. Оно допустимо, когда представитель уполномочен на то доверенностью или вынужден к тому силой обстоятельств, для охраны интересов представляемого (ст. 187 ч. 1 ГК РФ).
Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена. Но для этого необходимо предоставление основной доверенности, в которой оговорено право передоверия. Объем правомочий и срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не могут быть больше правомочий и срока, указанных в основной доверенности.
Представитель, передавший
свои полномочия другому лицу, обязан
уведомить о том
Действие доверенности может быть прекращено раньше указанного в ней срока (или раньше истечения года со дня ее выдачи, если срок не указан).
Доверенность прекращается путем совершения одного из следующих действий:
1. Отмены доверенности лицом, выдавшим ее.
Лицо, выдавшее доверенность, может отменить ее или передоверие во всякое время без указания причин отмены. Обычно это осуществляется направлением поверенному письменного документа, содержащего подобную отмену. Для того, чтобы быть уверенным, что поверенный получил указанный документ и не будет в дальнейшем ссылаться на переданные ему по доверенности полномочия, лучше направлять его заказным письмом с уведомлением о вручении.
2. Отказа лица, которому выдана доверенность.
Лицо, которому доверенность выдана, вправе в любой момент от нее отказаться. Для этого, как правило, нужно направить выдавшему доверенность лицу соответствующий документ.
3.Прекращения юридического лица, от имени которого выдана доверенность.
4. Прекращения юридического лица, которому выдана доверенность.
5.Смерти гражданина, выдавшего доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.
6.Смерти гражданина, которому выдана доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.
- СОСТАВЛЕНИЕ ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ
Объяснительная записка представляет собой деловой документ, который находится во внутреннем обращении организации. Содержание документа предполагает объяснение причинно-следственной связи между событием, поступком или фактом, обычно негативного свойства, который уже произошёл. Объяснительная записка может быть сопровождением основного документа, тогда в её содержании будут даны пояснения отдельных положений этого документа.
Предназначение объяснительной записки – прояснение ситуации человеком, который является главным лицом в произошедших событиях, возможно, их виновником; цель объяснительной записки – провести внутреннее расследование причин происшествия, разобраться в них, сделать правильные выводы.
Форма, шаблон объяснительной записки включает в себя обязательные реквизиты:
- наименование организации;
- указание должностного лица, к которому обращена записка, его ФИО;
- наименование документа – «Объяснительная записка»;
- дата составления и № регистрации записки;
- заголовок к тексту («Касательно…», «О…»);
- текст пояснения;
- составитель, его подпись.
Объяснительная записка, как правило, состоит из двух разделов:
- первый называет факты, послужившие поводом к ее написанию;
- второй излагает причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.
По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений. Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.
В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку желательно составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».
Объяснительные записки работник чаще всего пишет в свободной текстовой форме от руки. Допускается оформление этих документов машинописным способом. Нередко в организациях используются и типовые бланки, которые могут утверждаться в том числе и в качестве приложений к Инструкции по кадровому делопроизводству (например, включаться в табель и альбом форм документов отдела кадров).
В случае, когда в организации
действуют локальные
Если изложенный в записке
вопрос требует письменного решения,
оформляемого резолюцией руководителя
организации или иного
При регистрации объяснительных записок, как и других документов, следует соблюдать правило: входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
Обычно объяснительные записки
имеют сложный регистрационный
индекс, подобный тому, который используется
для регистрации исходящих
Для регистрации объяснительных
записок могут использоваться специальные
регистрационные формы, например, журнал
регистрации докладных и
- СОСТАВЛЕНИЕ РАСПИСКИ
Расписка — документ, удостоверяющий в письменной форме, что лицо, давшее расписку, получило от другого лица деньги, вещи, материальные ценности и обязуется их вернуть. Расписка скрепляется подписью выдавшего ее лица.
Правильно оформленная и нотариально заверенная расписка может служить одним из доказательств факта передачи ценностей, но в некоторых случаях не является достаточным основанием для их востребования.
Различают частную расписку, когда одно лицо получает что-то от другого, и служебную расписку, когда лицо или представитель учреждения получает материальные ценности или документы от какой-то организации, заведения.
Нет специальных законов,
которые предусматривают
Расписки пишутся
1.Название документа – пишется по центру листа.
2.Фамилия, имя и отчество
(должность и полное название
учреждения для служебного
3.Фамилия, имя и отчество (должность и полное название учреждения — для служебного варианта) того, кому дают расписку.
4.Конкретное указание в чем дана расписка - точное наименование материальных ценностей, документов и другое, состояние (новые, были в пользовании, в рабочем состоянии), количество, вес, стоимость, размер, сумму пишут цифрами, а так же словами.
5.В служебном варианте следует отметить, на основании какого распоряжения, приказа или другого документа передано и получено ценности.
6. Дата заключения расписки (по левую сторону).
7.Подпись составителя расписки (по правую сторону).
8.В частном варианте подпись лица, которое дает расписку, удостоверяется руководителем учреждения или подраздела (с указанием его должности, инициалов, фамилии) или нотариальной конторой.
9. Дата засвидетельствования (по левую сторону).
Иногда в расписке отмечают свидетелей, то есть лиц, в присутствии которых она была подписана. В этом случае они собственноручно удостоверяют документ.
Все свободные места между текстом и подписью перечеркивают. Расписку заключают лишь в одном экземпляре.
- РЕЗЮМЕ КАК ОСОБЫЙ ВИД ДОКУМЕНТА
Резюме - официальный документ, правила написания которого, регламентированы руководством по делопроизводству.
Необходимо продумать несколько вариантов резюме - для отправления по почте (или вручения лично), по факсу, в электронном виде по E-mail. Однако тексты должны быть идентичными.
- Объем резюме не должен превышать одной, максимум двух страниц формата А4, бумага белого цвета, хорошего качества, желательно, чтобы ключевая информация находилась на первой странице. Если же объем этого не позволяет, то необходимо продумать, какая информация менее важна. Однако, если у человека большой опыт работы, это создает определенные сложности и ограничения, но при наборе резюме на компьютере, есть возможность обойти это правило: например изменить размер шрифта, хотя это и не желательно - резюме должно читаться легко.
- Если резюме занимает больше одной страницы, в конце страниц указывается, что продолжение находится на следующем листе. На всех листах, кроме первого печатается номер листа и указывается фамилия.
- Если по объему резюме получилось на одну неполную страницу, информацию необходимо расположить так, чтобы страница была полностью занята текстом.
- Чтобы написать "правильное" резюме, необходимо использовать один шрифт, желательно Times New Roman либо же Arial. Множество шрифтов разных размеров нечитабельны! Строгий стиль оформления - непременное условие.
-Стандартным для резюме считается шрифт 12-го размера. Необходимо, чтобы все содержимое было одного размера.
- Каждый раздел резюме должен быть отделен от предыдущего.
- Заголовки лучше выделять жирным шрифтом или подчеркиванием.
- Обязательно проверять правописание (кнопочка F7 в редакторе Word). У резюме с ошибками нет никаких шансов.
- Резюме должно быть написано простым языком.
- Для оформления резюме рекомендуется следующая разметка страницы: верхнее поле - 2 см, правое - 2 см, нижнее - 2 см, левое 2,5 см. Допускается сужение поля на сантиметр и вместо стандартного 12-го размера шрифта использование 10-го. В то же время вариант с уменьшением шрифта приемлем только в том случае, если резюме будет отправлено работодателю по E-mail-у или вручено лично. В случае отправления резюме по факсу, размер шрифта меньше 12 лучше не использовать, иначе резюме невозможно будет прочитать.
Стиль написания резюме должен отвечать следующим требованиям:
1).Краткость - отсутствие лишних слов, непонятных сокращений и терминов;
2).Конкретность - отсутствие информации, не имеющей прямого отношения к вакансии;
3).Целенаправленность - изложение главных сведений, подтверждающих право, претендовать на данную должность;
4).Активность - необходимость использования активных глаголов, показывающих активность. Например, если есть только начальные знания бухучета, а они необходимы для данной должности, то нужно писать "владею основами бухучета и аудита". Никогда не следует писать "участвовал", "оказывал помощь", так как это позволяет думать, что соискатель стоял в стороне и от случая к случаю оказывали разные услуги;
5).Точность и ясность изложения мысли;
6).Избирательность - предполагает тщательный отбор информации (резюме должно полностью соответствовать конкретной должности, на которую претендуете соискатель);
7).Честность (отсутствие недостоверной информации);
8).Грамотность.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Итак, деловая речь есть,
по существу, совокупность стандартов
письменной речи, необходимых в официально-
