Особенности официально-делового стиля речи. Составление личной документации. 14

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГБОУ ВПО  «Уральский государственный экономический  университет»

Центр дистанционного образования

Контрольная работа

по дисциплине: Культура речи и деловое общение

Тема 8. Особенности  официально-делового стиля речи. Составление личной документации.

                                                                  Исполнитель: студент Байдин П.А.                 

                                                                  Направление: Управление качеством

                                                                   Группа : УК-12СВ                                                                 

                                                     Североуральск

                                                              2012

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ

Среди книжных  стилей языка официально-деловой  стиль выделяется своей относительной  устойчивостью. Со временем он, естественно, подвергается некоторым изменениям, вызванным характером содержания, но многие его черты и синтаксические обороты придают ему в целом  консервативный характер.

Многие  виды деловых документов имеют общепринятые формы изложения и расположения материала, а это, несомненно, облегчает  пользование ими. Не случайно в тех  или иных случаях используются готовые  бланки, которые нужно только заполнить. Даже конверты принято надписывать в определенном порядке, и это имеет свое преимущество и для пишущих, и для работников почты. Поэтому все речевые приемы, которые упрощают и ускоряют деловую коммуникацию, вполне в ней уместны.

Официально-деловой  стиль – это стиль документов: международных договоров, государственных  актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д. Текст стиля  призван урегулировать, узаконить отношения между государственными учреждениями, между различными объединениями людей, между индивидуумами.

Общими  стилевыми чертами официально-деловой  речи являются:

- точность  изложения, не допускающая возможности  иного толкования;

- детальность  изложения;

- стереотипность, стандартность изложения.

В случае персонального обращения  с просьбами, жалобами, ходатайствами  и т.п. к  руководству предприятия  или  организации составляются документы  личного характера, автором документа  является его составитель. К таким  документам относятся:

- резюме;

- автобиография;

- заявление;

- расписка;

- доверенность (личная) и т.д.

Текст их может быть произвольным и составляется самим автором, но реквизиты: наименование вида документа, дата, подпись должны быть обязательно  в любом из этих документов.

1 СОСТАВЛЕНИЕ  ЗАЯВЛЕНИЯ

Заявление – документ, адресованный руководителю, содержащий просьбу или предложения  составителя.

Заявление составляется в произвольной форме  рукописным способом. Для заявления  характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); автор; место проживания автора; наименование вида документа (заявление); текст; подпись заявителя; дата составления.

2 СОСТАВЛЕНИЕ  ДОВЕРЕННОСТИ

Доверенность - это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом (доверителем) другому  лицу (доверенному, представителю) для  представительства интересов доверителя перед третьими лицами, доверенность - это односторонняя сделка, она  фиксирует содержание и пределы  полномочий доверенного, действия которого на основе доверенности создают права  и обязанности непосредственно  для доверителя. Стоит отметить, что оформленная в нотариальном порядке доверенность является юридическим  документом. В зависимости от объема и характера, выраженных в доверенности полномочий различают три вида доверенностей:

1. общая (генеральная) доверенность  на представление интересов доверителя  во всех сферах;
2. специальная доверенность на  совершение каких-то однородных  действий;
3. разовая доверенность на выполнение  определенного конкретного действия.

Согласно  Методическим рекомендациям  по унификации текстов управленческих документов, при оформлении предприятием доверенности своему полномочному представителю  в документе указываются:

1. фамилия, имя и отчество  доверенного лица;
2. наименование должности доверенного  лица;
3. вид действий, на совершение  которых уполномочено доверенное  лицо;
4. образец подписи доверенного  лица;
5. срок действия доверенности.

При оформлении доверенности частного лица в документе  в обязательном порядке указываются  персональные сведения о доверителе (фамилия, имя, отчество, место жительства) и вид  действий по доверенности.

Правовые  основы оформления и последующего выполнения действий по доверенности образуют положения  Гражданского кодекса  РФ. В соответствии со ст. 185 ПС РФ под  доверенностью  признается "письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом  другому  лицу для представительства  перед  третьими лицами". При этом доверенность на совершение сделок, требующих  нотариальной формы, должна быть также  нотариально  удостоверена, за исключением  случаев, предусмотренных законодательством  РФ.

Отдельные виды доверенностей, в частности, доверенность на получение заработной платы и  иных платежей, связанных  с трудовыми  отношениями, на получение  вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий, вкладов  граждан в банках и на получение  корреспонденции (в т. ч. денежной и  посылочной), может быть также удостоверена:

1. организацией, в которой доверитель  работает или учится;
2. жилищно-эксплуатационной организацией  по месту его жительства;
3. администрацией стационарного  лечебного учреждения, в котором  он находится на излечении.

Срок  действия доверенности не может  превышать  трех лет. Если же срок действия в доверенности не был указан, то она сохраняет  силу в течение  года со дня ее совершения. Недействительна  доверенность, в которой не указана  дата ее совершения. В отдельных  случаях на осуществление действий по доверенности и на оформление самих  доверенностей налагается ряд ограничений. Так, доверенное лицо не может совершать  действия по доверенности ни в отношении  себя лично, ни в отношении другого  лица, представителем которого он одновременно является, за исключением случаев  коммерческого представительства.

Лицо, передавшее свои полномочия другому  лицу, должно известить об этом выдавшего  доверенность и сообщить ему необходимые  сведения о лице, которому переданы полномочия. Неисполнение этой обязанности возлагает  на передавшего полномочия ответственность  за действия лица, которому он передал  полномочия, как за свои собственные. Статья 188 ГК РФ определяет следующие случаи прекращения действия доверенности:

1. истечения срока доверенности;
2. отмена доверенности лицом,  выдавшим ее;
3. отказ лица, которому выдана  доверенность, исполнять полномочия;
4. реорганизация, ликвидация юридического  лица, от имени которого выдана  доверенность;
5. реорганизация, ликвидация юридического лица, которому выдана доверенность;
6. смерть лица, выдавшего доверенность, признание его недееспособным, ограниченно  дееспособным или безвестно отсутствующим;
7. смерть лица, которому выдана  доверенность, признание его недееспособным, ограниченно дееспособным или  безвестно отсутствующим.

3 СОСТАВЛЕНИЕ  ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ

Объяснительная  записка - это документ, содержащий должностное сообщение лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка составляется на отдельном листе бумаги и должна быть адресована конкретному должностному лицу (как правило, это начальник отдела или руководитель предприятия).

Сама  объяснительная записка состоит  из двух частей:

1) фактическая  часть (в ней  указываются  факты, послужившие  поводом  к ее написанию);

2) причины,  объясняющие сложившуюся  ситуацию, после текста составителем  обязательно  указывается дата  и ставится  собственноручная  подпись. 

Основным  ее отличием от докладной  записки  является отсутствие логической части, где делаются выводы и предложения. В объяснительной записке так  же обязательно указываются следующие  реквизиты: наименование документа, наименование организации, место составления  и регистрационный номер. Текст  объяснительной записки должен объективно отражать события и факты, давая  им четкое объяснение.

4 СОСТАВЛЕНИЕ  РАСПИСКИ

Расписка  – письменный документ, который  заключается в подтверждение  договора займа и в его условиях может быть представлена расписка заемщика или иной документ, удостоверяющие передачу ему заимодавцем определенной денежной суммы или определенного  количества вещей.

Чтобы иметь  юридическую силу, расписка должна быть составлена в соответствии с  определенными требованиями. Ее пишет  от руки лично продавец, указывая:

1. прописью: место (географический пункт) и дату составления;
2. кто и от кого получил деньги (при этом ФИО участников взаиморасчетов пишутся полностью, с паспортными данными и адресами их постоянной регистрации);
3. числом и прописью: выплаченную сумму в российских денежных единицах, соответствующих по курсу ЦБ на день расчетов эквиваленту определенной суммы в иностранной валюте;
4. за что именно передается сумма (в качестве платы за проданную квартиру, доплаты при обмене, мене и т. п.);
5. точный адрес объекта сделки (желательна и его общая характеристика).

  Если  выплаты разбиты на  несколько  этапов, желательно уточнить  события,  по факту наступления  которых  выплачивается очередная  часть  суммы.  В конце расписки нужно   полностью указать ФИО и расписаться.

 Если  вы захотите уточнить, что расписка  составлена "в  здравом уме,  твердой памяти, не  под давлением"  и пр., то такие  дополнения  не имеют смысла. А  вот указать,  что причитающаяся  за проданный  объект сумма  получена полностью  и претензий  по расчетам  у продавца нет,  весьма полезно. 

Самое же надежное по доказательности  - нотариально  удостоверить в  расписке подпись  лица, получившего  деньги. Всякая грамотно составленная  расписка имеет юридическую  силу. Но оспорить документ с нотариально  удостоверенной подписью всегда  сложнее, чем, если он составлен "на коленке". При этом подпись у нотариуса  можно удостоверить по пути в банк или вообще заблаговременно. А вручить  бумагу покупателю следует в момент осуществления расчетов - в обмен  на полученные деньги.

5 РЕЗЮМЕ  КАК ОСОБЫЙ ВИД ДОКУМЕНТА

Резюме - это краткое изложение наиболее важных для работодателя фактов биографии, связанных с опытом работы, навыками и знаниями.

Правильное  резюме должно быть:

1. структурированным (информация должна излагаться в определенной последовательности),
2. избирательным (определите цель резюме, пишите о том, какую работу Вы бы хотели получить, из своего опыта выберите только то, что соответствует поставленной цели),
3. объективным (будьте реалистичны и объективны, Вы должны быть готовы обосновать всё, что указали в резюме),
4. кратким (объем резюме должен быть 1-2 страницы, не больше, информацию нужно излагать кратко, делать акцент на наиболее важных и значимых для работодателя моментах),
5. конкретным (нужно быть четким и конкретным в выборе всех формулировок: не следует писать "быстро усваиваю новые знания и умения", а нужно писать "освоил новые задачи и процедуры в короткий срок"),
6. активным (нужно быть лаконичным, стараться  избегать пассивных форм, подчеркнуть достигнутые результаты с использованием глаголов действий; не следует писать "отвечал за выполнение", а нужно писать "выполнил"),
7. позитивным (концентрируйте внимание на достижениях: не нужно писать "улаживал жалобы клиентов", а надо писать "помогал  клиентам в оформлении заказа", не нужно писать "проработал в компании 2 года", а стоит писать "проработав 2 года в компании, получил повышение"). 

ВЫВОД

Основной  сферой, в которой функционирует  официально-деловой стиль, является административно-правовая деятельность. Этот стиль удовлетворяет потребность  общества в документальном оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, а также между членами общества в официальной сфере их общения.

 Тексты официально-делового стиля речи представляют огромное разнообразие жанров: устав, закон, приказ, распоряжение, договор, инструкция, жалоба, рецепт, различного рода заявления, автобиография, объяснительная записка, анкета, статистический отчет и др.

 Выражение  правовой воли в деловых документах  определяет свойства, основные черты  деловой речи и социально-организующее  употребление языка. Жанры официально-делового  стиля выполняют информационную, предписывающую, констатирующую функции в различных сферах деятельности, поэтому основной формой реализации этого стиля является письменная.

 Несмотря  на различия в содержании отдельных  жанров, степени их сложности,  официально-деловая речь имеет  общие стилевые черты: точность  изложения, не допускающую возможности  различий в толковании; детальность  изложения; стереотипность, стандартность  изложения; долженствующе-предписывающий характер изложения. К этому можно добавить такие черты, как официальность, строгость выражения мысли, объективность, логичность - что свойственно научной речи.

ПРАКТИЧЕСКОЕ  ЗАДАНИЕ

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Анисимова, Т. В. Современная деловая риторика: учеб. пособие : в 2 ч. Т. В. Анисимова, Е. Г. Гимпельсон. Волгоград, 1998.
2. Культура устной и письменной речи делового человека: справочник-практикум. М., 2001.
3. Рогожин, М. Ю. Документы делового общения  М. Ю. Рогожин. М., 1999.
4. Кузнецова Н. В. Русский язык и культура речи: Учебник. – 2-е изд., испр. – М.: Форум: ИНФРА – М, 2006.
5. Никитина Е.И. Русская речь: Учеб. Пособие по развитию связной речи./Науч. ред. В.В. Бабайцева. – М.: Просвещение, 1995.