Особенности официально-делового стиля речи. Составление личной документации. 16

Федеральное агентство  по образованию РФ

Уральский государственный  экономический университет

Центр дистанционного образования

Контрольная работа

по дисциплине:  Культура речи и деловое общение  

тема:  Особенности официально-делового стиля речи. 
Составление личной документации 

вариант   № 8 

Выполнил:__

Проверил:_________________________     (должность,  звание)

________________________________   

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Стиль языка – это его разновидность, которая обслуживает какую-либо сторону общественной жизни: обыденное общение, официально-деловые отношения, агитационно-массовую деятельность, науку, словесно-художественное творчество. В каждой из этих сфер общественной жизни используется своя разновидность литературного языка, или стиль литературного языка, а также присущие им языковые средства.

Стили речи - это исторически  закрепленные в языке формы речи, свойственные различным видам общения. Каждый стиль характеризуется своим набором речевых средств, уместен в определенной сфере, имеет собственные жанры, цель употребления.

 Каждый стиль характеризуется следующими признаками: целью общения, набором языковых средств и формами (жанрами), в которых он существует.

В русском языке есть пять стилей речи:

1) разговорный;

2) художественный;

3) публицистический;

4) официально-деловой;

5) научный.

 В целом все стили  речи можно разделить на две  большие группы: разговорный стиль  с одной стороны и книжные  стили речи (художественный, публицистический, официально-деловой, научный) — с другой.

 Стили речи служат  для обслуживания какой-либо стороны  человеческой жизни, а потому  каждый стиль выделяется по  двум признакам: сфера общения  и цель общения.

В своей работе я буду рассказывать об особенностях официально-делового стиля речи.

Официально-деловой  стиль

Этот стиль употребляется  в официально-деловой сфере –  в переписке граждан с учреждениями, учреждений с гражданами, учреждений друг с другом. Цель официально-делового стиля – информация. Обычная форма реализации этого стиля – монолог.

В официально-деловом  стиле имеет место предварительный  отбор языковых средств.

Официально-деловой стиль  располагает своими жанрами: устав, кодекс, закон, указ, приказ, доверенность, расписка, объявление, акт, протокол, инструкция и др.

В официально-деловом  стиле по преимуществу используются нейтральные языковые средства, слова  в прямом значении. Широко употребляются  стандартные выражения («принимая  во внимание» и др.), составные  предлоги и союзы, отглагольные существительные, развернутые предложения. В официально-деловом стиле обычно не допускается употребление экспрессивных речевых средств.

Официально-деловой стиль  требует предельной точности выражения, которая должна исключить разное толкование.

Характерной чертой официально-делового стиля является наличие в нём многочисленных речевых стандартов — клише. Если в других стилях шаблонизированные обороты нередко выступают как стилистический недостаток, то в официально-деловом стиле в большинстве случаев они воспринимаются как вполне естественная его принадлежность.

В официально-деловом  стиле используются специальные  слова: дипломатические, общественно-политические, юридические.

Официально-деловой стиль  — это стиль документов: международных  договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т. д.

Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом  характеризуется рядом общих  черт. К ним относятся:

1) сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств;

2) стандартное расположение  материала, нередкая обязательность  формы (удостоверение личности, различного  рода дипломы, свидетельства о  рождении и браке, денежные  документы и т. д.), употребление присущих этому стилю клише;

3) широкое использование  терминологии, наименований (юридических,  дипломатических, военных, административных  и др.), наличие особого запаса  лексики и фразеологии (официальной,  канцелярской), включение в текст  сложносокращенных слов, аббревиатур;

4) частое употребление  отглагольных существительных, отыменных  предлогов (на основании, в  отношении, в соответствии с,  в деле, в силу, в целях, за  счет, по линии и др.), сложных  союзов (вследствие того что, ввиду  того что, в связи с тем что, в силу того что и др.), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей сложного предложения (на случай, если …; на том основании, что …; по той причине, что …; с тем условием, что …; таким образом, что …; то обстоятельство, что …; тот факт, что … и т. п.);

5) повествовательный  характер изложения, использование  предложений с перечислением;

6) прямой порядок слов  в предложении как преобладающий  принцип его конструирования;

7) тенденция к употреблению  сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим;

8) почти полное отсутствие  эмоционально-экспрессивных речевых  средств;

9) слабая индивидуализация  стиля.

В своей работе более  подробно хочу остановиться на особенностях составления некоторых документов: заявления, доверенности, объяснительной записки, расписки и резюме.

Составление заявления

Заявление – это документ, который содержит просьбу, жалобу или  предложение какого-либо лица, написанный в адрес организации или должностного лица. Форма заявления является обязательной.

В правом верхнем углу указывается наименование адресата (кому) с указанием должности и  ФИО. Также справа пишется должность (или другие сведения об авторе), имя, отчество, фамилия подавшего заявление. Если заявление пишется внутри организации, то достаточно только указания должностей сторон, если заявление пишется в стороннюю организацию, то автор заявления также указывает свой домашний адрес и телефон (либо какие-то дополнительные координаты).

Ниже, посередине листа, пишется слово «Заявление».

Далее с красной строки обозначается точное изложение предложения, жалобы или просьбы, а также перечисляются  документы, прилагаемые к заявлению (если это необходимо).

Подпись автора ставится внизу справа. Ниже подписи слева  проставляется дата, в которой месяц указывается прописью.

В заявлении нельзя использовать слова «уважаемый», «с уважением» и  т.п.

Для указания причины  в заявлении часто используются конструкции с производными предлогами: «ввиду», «в силу», «вследствие», «за  неимением», «по причине», «согласно», «в связи с чем».

В конструкции с предлогом  «согласно» правильно употребление существительного в дательном падеже: «согласно» (чему?) – «согласно приказу», «согласно договору», «согласно  расписанию».

Для того, чтобы заявление  было кратким, необходимо выражать мысль с помощью простых предложений с использованием конструкций с производными предлогами. В заявлении нужно указывать точные и конкретные данные: даты, номера, периоды и т.п.

Составление доверенности

Доверенность – это  документ, который дает кому-либо право или полномочия действовать от имени лица (организации), выдавшего доверенность. Доверенность может выдаваться как одним лицом, так и учреждением, лицу, которому доверяется ведение какого-либо дела, подписание каких-либо документов, получение ценных предметов, денежных средств, участие в судебных заседаниях и т.п.

В доверенности участвуют две стороны: доверитель (тот, кто доверяет что-либо) и доверенное лицо (тот, кому доверяется что-либо, и кому выдается доверенность).

Все доверенности составляются по достаточно одинаковой форме:

Наименование документа (вверху посередине).

Имя, отчество, фамилия (иногда должность, паспортные данные, адрес) доверителя.

Имя, отчество, фамилия (иногда должность), обязательно паспортные данные, в  том числе адрес, доверенного лица.

Содержание доверенности (точная формулировка доверяемой функции, то есть что конкретно  доверяется). Сумма(если необходимо) пишется  цифрами, в скобках прописью.

Подпись доверителя.

Дата выдачи доверенности.

Наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя. Дата удостоверения подписи и печать.

Подпись доверителя должна быть обязательно  заверена по следующей форме:

- фраза «подпись такого-то удостоверяю  (заверяю)»

- данные о должностном  лице, заверяющем подпись

- дата и печать организации

- подпись заверителя.

Без заверения подписи  доверителя доверенность не является документом.

Составление объяснительной записки

Объяснительная записка  является документом, который объясняет вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения поручения, факт нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Также объяснительные записки  используются как сопроводительные сообщения и сопровождают основной документ, например план или отчет. В этом случае объяснительная (пояснительная) записка поясняет содержание отдельных положений основного документа, в этом случае записка оформляется на общем бланке организации.

Если объяснительные записки, отражают какие-либо происшествия, сложившуюся ситуацию, то они оформляются на стандартном листе бумаге и адресуются конкретному вышестоящему должностному лицу.

Обязательными реквизитами  объяснительной записки являются:

наименование организации;

данные  получателя записки, с указанием ФИО должностного лица;

само наименование - "Объяснительная записка";

дата составления и  зарегистрированный номер документа;

подзаголовок к тексту записки (например: «О …», «Касательно  …»);

непосредственно текст  пояснения;

составитель и подпись.

Документ по структуре состоит из двух частей:

фактическая часть, в  которой указываются факты, послужившие  поводом к ее написанию;

причины, объясняющие  сложившуюся ситуацию или факт нарушения.

Составление расписки

Расписка – это  официальный документ, который удостоверяет фактическое получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.п.), заверенный подписью получателя.

Расписка составляется по следующей форме:

Наименование документа (посередине листа).

Имя, отчество, фамилия, должность (или паспортные данные, включая адрес) лица, дающего расписку.

Наименование учреждения, предприятия или лица, от которого получено что-либо.

Точное наименование полученного с указанием количества или суммы (количество и сумма  пишутся цифрами с расшифровкой прописью в скобках).

Подпись получателя (внизу справа).

Дата составления документа (слева внизу).

Если расписка имеет  очень важное значение, то подпись  лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.

Нужно обратить внимание, что оборот «Настоящая расписка дана в том, что…» в настоящее время не применяется и считается неуместным.

Резюме как  особый вид документа

Резюме – краткая  информация о себе, изложенная в  письменной форме. В официально-деловой  речи это документ, в котором кратко излагаются необходимые для работодателя сведения о том, кто претендует на вакантную должность.

Международными стандартами  предписано набирать текст резюме на компьютере, распечатывать его на бумаге хорошего качества и красиво  оформлять. Если резюме будет направляться в иностранные фирмы, то оно должно быть составлено на языке фирмы (или на английском языке).

Приблизительная форма  резюме и его содержание:

Имя, отчество, фамилия; адрес  и телефон (домашний, служебный, мобильный).

Личные данные: гражданство; дата и место рождения, семейное положение; если есть дети, указать их дату рождения.

Цель написания резюме: т.е.должность, которую желает получить соискатель.

Образование (начиная  с указания последнего учебного заведения, далее перечисление в обратном порядке).

Опыт работы (где и кем, также в обратном хронологическом порядке).

Профессиональные навыки (знание иностранного языка, владение компьютером и т.д.).

Личные качества (например, ответственность, коммуникабельность, доброжелательность и т.п.).

Увлечения (например, вязание, нумизматика, фотография и т.п.).

Дата составления.

Необходимо отметить, что слово «резюме» писать не нужно, т.к. оно не является заголовком. Вместо этого указываются имя, отчество, фамилия автора документа, выделенные шрифтом.

Практическое  задание

 Резюме соискателя на должность:

 1) менеджера по продажам коммерческой фирмы;

 Тюрин Александр  Евгеньевич; Свердловская обл., г.Краснотурьинск, ул.Молодежная, д.5 кв.8. Тел. 89536014327 (моб), 4-59-48 (раб).

Гражданство РФ, род.29.09.1978, г.Краснотурьинск Свердловской обл., женат. Имею двоих сыновей – 08.06.2001 г. рожд. и 03.03.2008 г.рожд.

Должность, на которую  претендую – менеджер по продажам коммерческой фирмы.

Образование – неполное высшее (УГТУ-УПИ, спец. Вычислительные машины, комплексы, системы и сети, 2001 г.), среднее (Краснотурьинский индустриальный колледж, специальность – механик, 1997 г.).

Опыт работы – инженер  по ОТиПБ (в настоящее время), мастер СМР (ООО «Уралмонтажсервис», 2012 г.), агломератчик (БАЗ, 1998 – 2012 г.г.).

Профессиональные навыки: владение компьютером на уровне пользователя, свободное владение ресурсами сети Интернет, составление и ведение документации, вождение автомобиля (права категории «В»).

Личные качества: коммуникабелен, доброжелателен, мобилен, ответственен, грамотен.

Увлечения: рыбалка, садоводство, компьютер.

20.11.2013.

2) экономиста торгового предприятия.

Тюрин Александр Евгеньевич; Свердловская обл., г.Краснотурьинск, ул.Молодежная, д.5 кв.8. Тел. 89536014327 (моб), 4-59-48 (раб).

Гражданство РФ, род.29.09.1978, г.Краснотурьинск Свердловской обл., женат. Имею двоих сыновей – 08.06.2001 г. рожд. и 03.03.2008 г.рожд.

Должность, на которую  претендую – менеджер по продажам коммерческой фирмы.

Образование – неполное высшее (УГТУ-УПИ, спец. Вычислительные машины, комплексы, системы и сети, 2001 г.), среднее (Краснотурьинский индустриальный колледж, специальность – механик, 1997 г.).

Опыт работы – инженер  по ОТиПБ (в настоящее время), мастер СМР (ООО «Уралмонтажсервис», 2012 г.), агломератчик (БАЗ, 1998 – 2012 г.г.).

Профессиональные навыки: составление и ведение сметной, отчетной, бухгалтерской и договорной документации, свободное владение компьютером, хорошая ориентация в сети Интернет.

Личные качества: исполнителен, внимателен, усидчив, коммуникабелен, доброжелателен, ответственен, грамотен.

Увлечения: рыбалка, садоводство, компьютер.

20.11.2013.

Вывод по практической работе:

Данные в резюме должны соответствовать тому, на какую должность  претендует соискатель, исходя из этого  нужно расставлять приоритеты. Если работа требует усидчивости и внимания, то в резюме необходимо отразить именно это. Если работа предполагает разъездной характер работы, то нужно написать о мобильности и коммуникабельности.

То есть, в резюме имеются  пункты, в которых можно проявить творчество и каким-то образом их менять, исходя из должности (профессиональные навыки и личные качества). Остальные пункты, в которых содержится конкретная информация по документам, не должны меняться в зависимости от должности, на которую надеется соискатель. Резюме должно быть правдивым.

Заключение

Среди книжных стилей языка официально-деловой стиль  выделяется своей относительной  устойчивостью и замкнутостью. С  течением времени он, конечно, подвергается некоторым изменениям, вызванным характером самого содержания, но многие его черты, исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, фразеология, синтаксические обороты придают ему в целом консервативный характер.

Без официально-делового стиля нельзя представить себе общение  между человеком и учреждением, документы определенной формы создают порядок в документообороте различных предприятий.

Многие виды деловых  документов имеют общепринятые формы  изложения и расположения материала, а это, несомненно, облегчает и  упрощает пользование ими. Не случайно в тех или иных случаях деловой практики используются готовые бланки, которые нужно только заполнять. Даже конверты принято надписывать в определенном порядке (различном в разных странах, но твердо установленном в каждой из них), и это имеет свое преимущество и для пишущих, и для почтовых работников. Поэтому все те речевые клише, которые упрощают и ускоряют деловую коммуникацию, вполне в ней уместны.

Таким образом, официально-деловой  стиль является очень важной частью русского языка и играет большую роль в общении между людьми.

Список использованной литературы

1. М.Т.Баранов, Т.А.Костяева, А.В.Прудникова «Русский язык. Справочные материалы». Москва, «Просвещение», 1987 г.
2. С.Г.Чудинова «Русский язык и культура речи». Екатеринбург, 2011 г.
3. Л.А.Введенская, М.Н.Черкасова «Русский язык и культура речи». Ростов-на-Дону, «Феникс», 2004 г.
4. Материалы сети Интернет.