Особенности официально-делового стиля речи. Составление личной документации. 9

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГБОУ ВПО «Уральский государственный экономический  университет»

Центр дистанционного образования

Контрольная работа

по дисциплине: Культура речи

на тему: Особенности официально-делового стиля речи. Составление личной документации.

Исполнитель: студент(ка)

Специальность:

юриспруденция

Группа ЮР – 12 Арт

Ф.И.О Бегеева Галина Александровна

Екатеринбург

2012

Содержание

Введение…………………………………………………………………………3

1. Общая характеристика официально-делового стиля…………………..5
2. Составление личной документации……………………………………..9

2.1 Составление заявления……………………………………………….9

2.2 Составление доверенности………………………………………….10

          2.3 Составление объяснительной записки……………………………...11

2.4 Составление расписки……………………………………………….12

2.5 Резюме как особый  вид документа………………………………….13

3. Практическое задание. Резюме (соискатель на должность экономиста торгового предприятия)………………………………………………….16

Заключение………………………………………………………………………17

Список использованных источников…………………………………………..18

Введение.

Официально-деловой стиль  обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, организациями, учреждениями, между личностью и обществом. Данный стиль представляет собой один из функциональных стилей современного русского литературного языка: набор языковых средств, предназначение которых — обслуживание сферы официально-деловых отношений (деловых отношений между организациями, внутри них, между юридическими и физическими лицами). В этом заключается актуальность выбранной темы. Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типы документов различаются спецификой своего содержания (какие официально-деловые ситуации в них отражены), а соответственно и своей формой (набором и схемой размещения реквизитов — содержательных элементов текста документа); объединены они набором языковых средств, традиционно используемых для передачи деловой информации.

Цель данной работы: выявить  особенности официально-делового стиля  речи и уметь составлять личную документацию.

Задачи:

1. Дать общую характеристику официально-делового стиля.
2. Определить виды личной документации.

Официально-деловому стилю  свойственны строгость и компактность изложения, сухость, отсутствие эмоционально окрашенных слов, стандартное расположение материала, широкое использование терминологии и номенклатурных наименований. Итак, рассмотрим подробнее особенности этого стиля и виды личной документации.

1. Общая характеристика официально-делового стиля.

Деловой стиль — это совокупность языковых средств, функция которых — обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности.¹ Это стиль различных документов – постановлений, протоколов, актов, заявлений, международных договоров, юридических законов и т.п. Среди книжных стилей официально-деловой выделяется относительной устойчивостью и замкнутостью.

Характерной чертой стиля  является также наличие речевых клише (шаблонов, штампов). От документа не ждут, чтобы в нем проявилась индивидуальность его автора, наоборот, чем однообразнее документ, тем удобнее им пользоваться. Поэтому невозможно представить себе вольную форму в заявлении о командировке или об отпуске, существуют установленные образцы дипломов, паспорта и т.п.

Рассмотрим более подробно особенности лексики, морфологии и  синтаксиса официально-делового стиля.

Языковые признаки официально-делового стиля речи.

1) языковые штампы (канцеляризмы, клише): ставить вопрос, на основании решения, входящие-исходящие документы, контроль за исполнением возложить, по истечении срока;

2) профессиональная терминология, не употребляемая ни в каких иных стилях: недоимка, алиби, черный нал, неликвид, теневой бизнес, подписка о невыезде, кассационная жалоба, акт неповиновения, вышеуказанный, нижеследующий, вышеперечисленный, надлежащий, воспрещается, мера пресечения, содеянное;

3) употребление очень  длинных, сильно распространенных  предложений, как простых, так и сложных, например: … штрафы в качестве меры административного взыскания могут устанавливаться в соответствии с законодательством РФ за нарушение правил техники безопасности и охраны труда в промышленности, строительстве, на транспорте и в сельском хозяйстве; …при наличии спора о размерах причитающихся уволенному работнику сумм администрация обязана уплатить указанное в настоящей статье возмещение в том случае, если спор решен в пользу работника;

4) нанизывание, т.е.  употребление цепочки имен существительных в родительном или, реже, в других падежах: результаты деятельности органов налоговой полиции;

5) стремление к краткости  обусловливает обращение к аббревиатурам – сложносокращенным наименованиям государственных органов, учреждений, организаций, обществ, партий и т.п.

6) в официальном документе  предпочтение отдается родовым понятиям, например: прибыть (вместо приехать, прилететь, прийти и т.д.), транспортное средство (вместо автобус, самолет, «Жигули» и т.д.), населенный пункт (вместо деревня, город, село и т.д.) и др.²

Официально-деловой стиль в его письменной форме представлен в русском языке в двух видах: 1) официально-документальном, наиболее строгом, регламентированном, имеющем весьма узкую сферу применения, и обиходно-деловом, менее строгом и довольно широко распространенном. К первому относятся дипломатический и юридический (законодательный) подстили, второй тождествен собственно официально-деловому подстилю (другие его названия: управленческий, канцелярский).

Дипломатический подстиль, язык дипломатических актов.  Сфера функционирования дипломатического подстиля – дипломатия и международные отношения. Дипломатия – это искусство разрешения международных разногласий мирными средствами;  это также техника и мастерство, гармонично воздействующие на международные отношения и подчиняющиеся определенным правилам и обычаям.³

Тексты этого подстиля отличаются строгим соблюдением  дипломатического канона и особого этикета, отличительными особенностями которого считаются такт, вежливость, чрезвычайная осторожность в высказываниях, тщательный подбор фраз, жестов и т.п.

Юридический (законодательный) подстиль, язык законодательных документов – это официальный язык, язык государственной власти, на котором она говорит с населением.⁴

Язык законов требует  прежде всего точности. Главное для  этих документов – четкие, полные, не оставляющие места для двусмысленности формулировки, ничто не должно оставаться в подтексте; неявно выраженный смысл для юридического подстиля не характерен.

Тяжеловесность многих юридических текстов неизбежна. Юридические тексты вовсе не предназначены  для быстрого усвоения неспециалистами: они требуют неоднократного прочтения. При их написании действует принцип: хорошо бы сказать проще, но проще не скажешь, например: «Защита гражданских прав осуществляется в установленном порядке cудом, арбитражем или третейским судом путем: признания этих прав, восстановления положения, существовавшего до нарушения прав и пресечения действий, нарушающих право; прекращения или изменения прав отношения; взыскания с лица, нарушившего право, причинения убытков, а в случаях, предусмотренных законом или договором, неустойки (штрафа, пени), а также иными способами, предусмотренными законом».

Другая важная черта  языка законов – обобщенность выражения. Законодатель стремится  к наибольшему обобщению, избегая частностей и деталей. Например: «Собственнику принадлежит право владения, пользования и распоряжения имуществом в пределах, установленных законом».

Для языка законов  характерны также полное отсутствие индивидуализации речи, стандартность изложения.

Языковые нормы –  традиционные для делового стиля языковые средства. Таковы  лексика (вышеизложенный, истец, ответчик, резолюция), устоявшиеся стандартные словосочетания, обычно не употребляемые в других стилях речи (полномочный представитель, ответственное лицо).⁵

Таким образом, сфера  применения деловой речи может быть в принципе представлена как широкая сеть актуальных официально-деловых ситуаций и как набор соответствующих жанров документов.

          2.Составление личной документации.

1. Составление заявления.

Заявление о приеме на работу не имеет специальной формы  или бланка, и по сути его написание не регламентируется какими-либо правилами. Пишется заявление на имя руководителя организации от руки, на листе формата А4, с указанием предполагаемой должности, а также даты составления и подписью сотрудника.  

Заявление - это документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.⁶

На сегодняшний день, заявление о приеме не относится  к обязательным документам при трудоустройстве, поскольку трудовые отношения между  работодателем и кандидатом возникают и официально оформляются посредством трудового договора (согласно ТК РФ), на основании которого уже издается приказ о приеме работника.  
Несмотря на это, практически в любой организации требуют составления данного документа, но в этом нет ничего страшного. Заявление о приеме на работу скорее психологически важно для кандидата (поскольку на промежуточном этапе является в некой мере гарантом его дальнейшего трудоустройства), нежели несет для работодателя какую-либо смысловую нагрузку.

Заявление пишется по следующей форме: 
          1. Наименование адресата (кому); пишется вверху, справа.

2. Имя, отчество и  фамилия подавшего заявление  (чье, кого).

3. Должность или адрес  автора. Если заявление пишется  на имя сотрудника той же организации, в которой работает автор заявления, то последний, помимо обязательных Ф.И.О., должен указать свою должность. Если заявление адресовано в чужую организацию, то подающий заявление указывает дополнительно и свой домашний адрес.

4. Текст заявления содержит точное изложение просьбы, предложения или жалобы и опись прилагаемых документов, если в этом есть необходимость.

5. Подпись заявителя ставится  внизу справа.

6. Дата подачи заявления должна быть проставлена ниже подписи и слева, причем число и год пишутся цифрами, а месяц обозначается словами (10 октября 2006 г.).

В заявлении недопустимы слова  с уважением, уважаемому и подобные.

2.2 Составление доверенности.

Доверенность – это документ, дающий кому-либо право (полномочия) действовать от имени лица, выдавшего доверенность. Доверенность выдается одним лицом или учреждением другому лицу, которому доверяется ведение какого-либо дела, получение ценных предметов, денежных средств и т.п. В доверенности фигурируют два лица: доверитель (лицо, доверяющее что-либо) и доверенное лицо (тот, кому доверяется что-либо, кому выдана доверенность).⁷

Правила составления  и заверки доверенностей предусмотрены  законом и должны соблюдаться. Доверенность, составленную с нарушениями, можно будет признать недействительной, а действия совершенные по такой доверенности противозаконными. При самостоятельном составлении доверенности следует учесть, что в шапке документа пишется слово «Доверенность» и обязательно указывается город (населенный пункт, в котором доверенность выдается) и дата (прописью) составления документа. Доверенность, в которой отсутствует дата ее выдачи, не считается выданной и признается ничтожной при любых обстоятельствах. Первый абзац этого документа должен содержать данные максимально исчерпывающие все ответы на вопросы, связанные с определением личности обеих сторон доверенности. Начинается доверенность с местоимения: «Я, (подробно и полно пишутся ФИО доверяющего, его паспортные данные, включая место рождения и место регистрации, гражданство. Но если доверенность выдается от юридического лица, то указываются уже полные реквизиты компании согласно уставным документам), доверяю: (в таком же виде пишутся полные данные лица, которому будет выдана доверенность). После этого с нового абзаца перечисляются действия, которые надо будет совершить от имени доверителя. В завершении документа указывается отдельными абзацами, дает ли данная доверенность право передоверить совершение доверенных действий и срок (обязательно прописью, например: один год три месяца), на который он выдан. Максимальный срок действия доверенности согласно ГК РФ составляет три года, за исключением случаев, когда доверенность выдается для совершения действий заграницей (при обязательном заверении нотариусом) и в ней не указан срок, на который она выдана, то такая доверенность действует до тех пор, пока выдавшее ее лицо не составит документ об отмене действия доверенности. Если при составлении доверенности не был указан срок ее действия, то по умолчанию он будет составлять один год со дня выдачи.  
Одна и та же доверенность может быть выдана доверителем нескольким лицам, но всем им предоставляются права на выполнение одних и тех же действий, то есть нельзя выдать одну доверенность на несколько человек и каждому доверить выполнение различных действий.  
Если вы решите сделать нотариально удостоверенную доверенность, то необходимо будет предъявить паспорта обеих сторон, при этом тексты доверенностей, как правило, нотариусы берут свои, по наработанным годами шаблонам.

          2.3 Составление объяснительной записки.

Объяснительная записка - это документ, содержащий должностное  сообщение лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка составляется на отдельном листе бумаги и должна быть адресована конкретному должностному лицу (как правило это начальник отдела или руководитель предприятия).⁸

Сама объяснительная записка состоит из двух частей: 1) фактическая часть (в ней указываются  факты, послужившие поводом к  ее написанию) и 2) причины, объясняющие  сложившуюся ситуацию, после текста составителем обязательно указывается  дата и ставится собственноручная подпись.⁹

Основным ее отличием от докладной записки является отсутствие логической части, где делаются выводы и предложения. В объяснительной записке так же обязательно указываются  следующие реквизиты: наименование документа, наименование организации, место составления и регистрационный номер. Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и факты, давая им четкое объяснение.

2.4 Составление расписки.

Расписка — это  документ, удостоверяющий получение  чего-нибудь. Схематически расписку можно представить следующим образом:

1. Наименование документа, 

2. Фамилия, имя, отчество, должность автора документа (того, кто дал расписку).

3. Наименование организации  (или лица), передающих что-нибудь. Если расписка выдается лицу, то указывается фамилия, имя, отчество, должность.

4. Точное наименование  передаваемого — количество указывается  и цифрами, и прописью.

5. Дата, подпись получателя. Если расписка имеет особенно  важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.

2.5 Резюме как особый  вид документа.

Резюме в официально-деловой речи – это вид деловой бумаги, в которой кратко излагаются необходимые для нанимателя сведения о том, кто претендует на вакантную должность.¹⁰

Цель резюме - как можно  лучше представить Ваши личные данные, профессиональный опыт и знания работодателю, и он захотел пригласить Вас лично  для беседы. Основное правило при составлении резюме - это изложение более подробной и полной информации о Ваших личных качествах и профессиональной деятельности, совпадающей с требованиями организации к претендентам на определённую должность. Именно от резюме будет зависеть первое впечатление потенциального работодателя о Ваших профессиональных и личных данных, и именно от резюме будет зависеть пригласят Вас на собеседование или нет.

1. Личные данные: ФИО, дата рождения, контактная информация (всевозможные телефоны, e-mail), семейное положение

2. Цель предоставления резюме: указание должности или вакансии, на которую претендуете.

3. Образование соискателя:

· основное образование (среднее, средне-специальное, высшее, незаконченное, учёная степень, второе высшее), с указанием названия учебного заведения, факультета, специальности и годов обучения;

· дополнительное образование (стажировки, курсы, тренинги и т.д.), с указанием периода обучения, названия и специализации дополнительного образования.

4. Опыт работы: описание Вашей трудовой деятельности. Предыдущие места работы принято указывать в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего.¹¹

Большой ошибкой при  описании в резюме трудового опыта  является дословное копирование записей из трудовой книжки. Это недопустимо в том случае, если реальная трудовая деятельность не совпадает с описанной в трудовой книжке. Потенциальный работодатель интересуется реальным опытом, а не формальным. Ему необходимо чётко представлять Ваши возможности для выполнения той или иной работы.

5. Профессиональные навыки: здесь указывается перечень Ваших знаний и умений, приобретённых в процессе трудовой деятельности. Если, поменяв работу, Вы не изменили сферу деятельности, данный пункт необходимо выделить отдельно. В противном случае, достаточно будет указать краткий перечень основных обязанностей для каждого места работы.

6. Владение иностранными языками: необходимо указать языки и соответствующие степени владения ими (базовый, разговорный, свободно, в совершенстве).

7. Знание компьютера: указывается степень владения компьютером, программами, операционными системами, языками программирования, базами данных.

8. Дополнительная информация: в данном разделе указываются сведения, которые по вашему должны быть известны работодателю. Например: наличие водительского удостоверения, автомобиля, личные качества, увлечения, интересы, желаемый уровень заработной платы и так далее.  
Очень важно понимать особенности желаемой должности и ставить на первый план навыки и опыт, связанные именно с указанной в резюме работой.  
Нет и не может быть единого образца резюме на все случаи жизни, которое можно было бы рассылать по всем фирмам без изменений. Каждый раз следует прежде подумать, какие качества будут цениться на новой работе, и в соответствии с ними модифицировать резюме.

Из всего выше изложенного, отражена значимость, важность умения и навыков правильного составления личной документации. 

          3.Практическое задание. Резюме (соискатель  на должность экономиста торгового  предприятия).

1. Личные данные:

Бегеева Галина Александровна (дата рождения: 28.05.1987г.) 
Телефон: 8-900-90-02-003 (сот.) 
E-mail: [email protected] 
Семейное положение: не замужем.

2. Цель предоставления резюме: соискание должности экономист торгового предприятия.

3. Образование соискателя: 09.2006 г. — 06.2011 г. Высшее экономическое: Российский государственный профессионально педагогический университет. Экономист (заочно).

4. Опыт работы:  стаж 1 год 4 месяца (07.2011 г. – 31.10.2012 г.).

5. Профессиональные навыки: пунктуальность, коммуникабельность, аккуратность, вежливость, стрессоустойчивость, не имею вредных привычек.

 
6. Владение иностранными языками: английский язык (базовый).

 
7. Знание компьютера: 
ПК – опытный пользователь (Word, Excel, Internet Explorer, Microsoft Office Picture)

 
8. Дополнительная информация: желаемый уровень з/п: 30000 руб.

Заключение.

Современный официально-деловой  стиль относится к числу книжных  стилей и функционирует в форме  письменной речи. Устная форма официально-деловой  речи - выступления на торжественных  собраниях, заседаниях, приемах, доклады государственных и общественных деятелей и т. д. Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и обществом. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официально-деловой речи.

Итак, деловая речь есть, по существу, совокупность стандартов письменной речи, необходимых в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя как формы документации (набор, последовательность и расположение реквизитов), так и соответствующие им способы речевого изложения. Тезис о высокой регламентированности официально-деловой речи находит свое подтверждение не только в обязательных требованиях к построению и составлению документов, но и в возможности нормализации — внесения изменений в правила построения и составления документов в процессе их унификации. Это касается обеих сторон документа — его формы и его языка.

Таким образом, одна из главных  особенностей официально-делового стиля речи – это составление личной документации.

Список использованных источников.

1. Колтунова М.В. Деловое  письмо: Что нужно знать составителю/Акад. нар. хоз-ва при Правительстве Рос. Федерации. -2-е изд. - М.: Дело, 1999.

2. Рахманин Л.В. Стилистика  деловой речи и редактирование  служебных документов: Учеб. пособие  для сред. спец. учеб. заведений. - 3- е  изд., испр. - М.: Высш. шк., 1998.

3. Чудинова С.Г. Русский язык и культура речи: Учеб. пособие  для студ. дистац. формы обучения – Екатеринбург, 2010.  

¹ Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю/Акад. нар. хоз-ва при Правительстве Рос. Федерации. -2-е изд. - М.: Дело, 1999. С.36

² Чудинова С.Г. Русский язык и культура речи: Учеб. пособие  для студ. дистац. формы обучения – Екатеринбург, 2010 С.41

³ Чудинова С.Г. Русский язык и культура речи: Учеб. пособие  для студ. дистац. формы обучения – Екатеринбург, 2010 С.42

⁴ Чудинова С.Г. Русский язык и культура речи: Учеб. пособие  для студ. дистац. формы обучения – Екатеринбург, 2010 С.44

⁵ Чудинова С.Г. Русский язык и культура речи: Учеб. пособие  для студ. дистац. формы обучения – Екатеринбург, 2010 С.45

⁶ Чудинова С.Г. Русский язык и культура речи: Учеб. пособие  для студ. дистац. формы обучения – Екатеринбург, 2010 С.56

⁷ Чудинова С.Г. Русский язык и культура речи: Учеб. пособие  для студ. дистац. формы обучения – Екатеринбург, 2010 С.60

⁸ Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб. пособие для сред. спец. учеб. заведений. - 3- е изд., испр. - М.: Высш. шк., 1998. С.20

⁹ Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю/Акад. нар. хоз-ва при Правительстве Рос. Федерации. -2-е изд. - М.: Дело, 1999. С.49

¹⁰ Чудинова С.Г. Русский язык и культура речи: Учеб. пособие  для студ. дистац. формы обучения – Екатеринбург, 2010 С.59

¹¹ Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб. пособие для сред. спец. учеб. заведений. - 3- е изд., испр. - М.: Высш. шк., 1998. С.23