Особенности официально-делового стиля речи. Составление личной документации. 4
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФГБОУ ВПО «Уральский государственный экономический университет»
Центр дистанционного образования
Контрольная работа
по дисциплине: Культура речи
по теме: Особенности официально-делового стиля речи. Составление личной документации
Исполнитель: студентка
Направление: юриспруденция
Профиль
Группа: ЮРп-2011Р
Ф.И.О: Рожкова Л. Н.
Екатеринбург
2012
СОДЕРЖАНИЕ
Введение 3
1 Составление заявления 6
2 Составление
доверенности 8
3 Составление
объяснительной записки
4 Составление расписки 15
5 Резюме как особый вид документа 16
Заключение
Практическое задание 19
Список
литературы
ВВЕДЕНИЕ
Официально-деловой стиль
используется преимущественно в
сфере официальных деловых
Официально-деловой стиль реализует функцию сообщения. Сообщение в данном случае регулирует отношения между людьми, между гражданами и государством, содержит инструкцию, разъясняет какие-либо нормы и правила, переводит отраженные в том или ином документе различные стороны человеческих отношений в разряд официально-деловых.
Общими признаками делового стиля являются:
В лексике это широкое употребление стандартных оборотов речи, специальной терминологии, устойчивых словосочетаний неэмоционального характера.
В морфологии - употребление глаголов несовершенного вида (в уставах, кодексах, законах); совершенного вида (в более конкретных документах – протоколах собраний, распоряжениях, актах); кратких прилагательных, большого количества отыменных предлогов и союзов (в соответствии, в связи, согласно, в силу того что, ввиду того что); отглагольных существительных в форме родительного падежа; существительных мужского рода для обозначения лиц женского пола по их профессии (сторож Сидорова, преподаватель Петрова);
В синтаксисе - употребление осложненных простых предложений(обособленные обороты, однородные члены).
Если говорить о речевых
жанрах, о структуре официально-
3
В первом можно выделить язык дипломатии (дипломатические акты) и язык законов, а во втором - служебную переписку, деловые бумаги.
Язык дипломатии имеет
свою систему терминов (международные
термины). Правила дипломатической
вежливости выработали определенные формы начала
и особенно концовок различного рода дипломатических
приемов. Так, личная нота пишется в первом
лице от имени подписывающего ноту. Имеется
обращение, обыкновенно с добавлением
слова «уважаемый» (но оно факультативно),
и заканчивается перед подписью так называемым
«комплиментом»: «Прошу Вас, господин
Посол, принять уверения в моем весьма
высоком уважении». Поверенному в делах:
«Прошу Вас, господин Поверенный в делах,
принять уверения в моем глубоком уважении».
Для синтаксиса языка дипломатии характерны
длинные предложения, развернутые периоды
с разветвленной союзной связью, с причастными
и деепричастными оборотами, инфинитивными
конструкциями, вводными и обособленными
выражениями. Нередко предложение состоит
из отрезков, каждый из которых выражает
законченную мысль, оформлен в виде абзаца,
но не отделен от других точкой, а входит
формально в структуру одного предложения.
Такое синтаксическое строение имеет,
например, преамбула (вводная часть) Устава
Организации Объединенных Наций. Язык
законов. Это официальный язык, язык государственной
власти, на котором она говорит с населением.
Язык законов требует, прежде всего, точности.
Здесь недопустимы какие-либо двусмысленности,
инотолкование. Главное – конкретность
выражения мысли.
Другая важная черта языка законов - обобщенность выражения. Законодатель стремится к наибольшему обобщению, избегая частностей и деталей. Например: «Собственнику принадлежит право владения, пользования и распоряжения имуществом в пределах, установленных законом». Для языка законов характерны также полное отсутствие индивидуализации речи, стандартность изложения, так как закон обращается не к конкретному,
4
отдельному человеку, но ко всем людям или группам людей. Поэтому язык законов абстрагируется от индивидуальных речевых особенностей людей и требует известной стереотипности изложения.
Однако и стандартность,
и обобщенность, и безличность
языка законов не исключают его
выразительности. Она заключается
не в образности, не в словесных
украшениях, а в полном соответствии языковых средств задачам,
назначению речи, в сжатых и точных формулировках
мыслей.
5
СОСТАВЛЕНИЕ ЗАЯВЛЕНИЯ
Заявление – это документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.
Заявление пишется по следующей форме:
1. Наименование адресата (кому); пишется вверху, справа.
2. Имя, отчество и фамилия подавшего заявление (чье, кого).
3. Должность или адрес автора. Если заявление пишется на имя сотрудника той же организации, в которой работает автор заявления, то последний, помимо обязательных Ф.И.О., должен указать свою должность. Если заявление адресовано в чужую организацию, то подающий заявление указывает дополнительно и свой домашний адрес.
4. Приняты два основных варианта оформления верхней части заявления.
5. Текст заявления
содержит точное изложение
6. Подпись заявителя ставится внизу справа.
7. Дата подачи заявления должна быть проставлена ниже подписи и слева, причем число и год пишутся цифрами, а месяц обозначается словами (15 февраля 2008 г.).
В заявлении недопустимы слова с уважением, уважаемому и подобные.
Типичные языковые конструкции заявления
1. Для выражения причины
в заявлении используются
ввиду (чего?) |
Ввиду срочного отъезда из города… |
в силу (чего?) |
В силу отсутствия средств… |
вследствие |
Вследствие изменения расписания… |
за неимением (чего?) |
За неимением средств на покупку аппаратуры… |
по причине (чего?) |
По причине болезни… |
согласно (чему?) |
Согласно утвержденному плану… |
в связи с (чем?) |
В связи с отсутствием… |
В конструкции с предлогом
6
2. Для того чтобы стиль
Сложное предложение |
Простое предложение |
В связи с тем, что я должен срочно уехать в командировку … |
В связи со срочным отъездом в командировку … |
Вследствие того что я переехал на новую квартиру … |
Вследствие переезда на новую квартиру … |
Так как я долго отсутствовал … |
В связи с долгим отсутствием … |
3. В заявлении следует указывать точные и конкретные данные, например: предоставить академический отпуск с 5.06.10 г. сроком на 1 год; принять на работу с 16.02.10.; справка из поликлиники № 14 г. Нижневартовска прилагается.
7
СОСТАВЛЕНИЕ ДОВЕРЕННОСТИ
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемым одним лицом другому для представительства перед третьими лицами.
На основании доверенности поверенное лицо (тот есть то, кому выдана доверенность) имеет право на совершение от лица, выдавшего доверенность – доверителя – определенных действий.
Объем полномочий поверенного (т.е. тех действий, которые он имеет право совершать от имени доверителя) определяет сам доверитель. Отсюда можно выделить несколько основных видов доверенностей. Так, генеральная или полная доверенность возлагает на поверенного право совершать все допустимые законом действия от имени организации-доверителя. Доверенность специальная - лишь ряд однородных действий в определенный промежуток времени (например, представительство по всем делам в арбитражном или общем судах; получения товарно-материальных ценностей, регулярно поступающих в адрес организации и т. д.). На основании разовой доверенности допустимо совершение поверенным какого-либо конкретного юридического действия (например, представительство в арбитражном суде по одному конкретному делу, либо получение каких-то документов).
Действие доверенности прекращается в следующих случаях:
- Истечения срока доверенности;
- Отмены доверенности лицом, выдавшим её;
- Отказ лица, которому выдана доверенность;
- Прекращение (ликвидации или реорганизации) юридического лица, от имени которого выдана доверенность;
- Прекращение юридического лица, которому выдана доверенность.
При оформлении доверенности используется фирменный бланк организации, содержащий указание на её организационно-правовую форму и наименование, а также основные реквизиты (почтовый адрес, телефоны, банковские реквизиты).
8
Но возможно использование и просто листа бумаги с оттиском углового штампа организации.
Для наиболее часто используемых доверенностей, а также для тех, формы которых утверждены государственными органами, существуют типографски исполненные бланки (доверенности на право получения товарно-материальных ценностей и денежных средств др.), что позволяет правильно их оформить, избежав различного рода ошибок.
В тексте доверенности обязательно должны быть прописью указаны место и дата ее составления (подписания). Например, «г. Москва, двадцать первое февраля одна тысяча девятьсот девяносто восьмого года». Следует отметить, что если в доверенности отсутствует дата ее совершения, то такая доверенность признается ничтожной, т.е. не имеющей юридической силы с момента выдачи.
Следующим моментом, который необходимо отразить в доверенности, является срок её действия. Такой срок может быть различным – от нескольких дней (при совершении каких – либо разовых действий) до трех лет. Срок действия может быть определен конкретной датой («действует до 8 мая 1999 г.») или же определенным промежутком времени с момента ее выдачи («в течение 1 года со дня выдачи»). Если в доверенности по каким-то причинам не указан срок ее действия, такая доверенность имеет силу в течение одного года со дня ее совершения.
Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указаний о сроке её действия, сохраняет силу до её отмены доверителем. По правилам, срок действия доверенности указывается в ее конце.
В доверенности необходимо отразить полное наименование организации-доверителя, ее местонахождение, а также фамилию, имя, отчество (а в необходимых случаях и занимаемую должность) поверенного. Не лишним будет отразить паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность поверенного.
9
Если поверенным является юридическое лицо, указывается его полное наименование.
В доверенностях на имя адвоката указывает его место работы (адвокатскую фирму, юридическую консультацию).
Правильность изложения полномочий поверенного крайне важна. Полномочия – это указание на те действия, которые поверенный имеет право совершать от лица доверителя. Полномочия излагаются предельно четко, максимально конкретно во избежании в дальнейшем различного рода противоречий.
На доверенности в обязательном порядке ставится печать юридического лица. В тех организациях, где существует гербовая печать, именно она и проставляется на доверенности. Остальные организации используют обычную круглую печать.
Каждая доверенность должна иметь порядковый номер по форме, которую целесообразно утвердить приказом по организации.
Необходимо иметь
Для доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и денежных средств существует установленная форма журнала учета (его обычно ведет бухгалтерия).
10
СОСТАВЛЕНИЕ ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины, какого – либо действия, события, факта или поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта постановления, приказа и др.). В последнем случае он может называться пояснительной запиской.
Объяснительные записки являются справочно - информационными документами и играют важную роль в документировании управленческой деятельности. Они служат не просто для передачи информации с одного уровня управления организацией, предприятием, фирмой на другой, но являются непосредственными основаниями для издания распорядительных документов, в тексте которых иногда предусматривается оформление соответствующей ссылке.
В системе организационно – распорядительной документации объяснительные записки имеют устойчивую сферу применения, и даже получившие в последнее время широкое распространение служебные записки не смогли, вытеснит их из так называемо, «внутренней переписки», организации.
Объяснительные записки могут составляться как по указанию руководителя предприятия, организации и структурного подразделения или вышестоящего учреждения, так и по инициативе структурного подразделения, конкретного работника или предприятия. Они являются основной для принятия управленческого решения или издания распорядительного документа и могут адресоваться руководителю данного предприятия, организации и структурного подразделения или в вышестоящее министерство, ведомство и организацию.
Оформление объяснительных записок должно соответствовать уставленным требованиям. Однако в зависимости от того, является ли документ внутренним или направляется в вышестоящую организацию, в оформление
11
этих документов появляются свои особенности.
Объяснительные записки, направляемые за пределы данного предприятия или организации, называются внешними. Составляются они достаточно редко, но, как правило, по вопросам, имеющие существенное значение для деятельности предприятия. Поэтому оформляются они на общем бланке.
В состав типового формуляра внешней объяснительной записки входят следующие реквизиты:
-наименование автора документа (организации, фирмы, может быть указано наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит);
-название вида документа (объяснительная записка);
-дата;
-регистрационный номер;
-адресат;
-место составления;
-заголовок к тексту;
-текст;
-подпись.
При оформлении внешних объяснительных записок угловое расположение реквизитов является предпочтительным.
Название вида документа (объяснительная записка) оформляется ниже наименование предприятия или организации прописными буквами.
Дата оформляется цифровым способом (19.03.04) от границы левого поля ниже названия вида документа или объяснительной записки является датой её подписания и отправки. Дата проставляется лицом, подписывающим документ.
Регистрационный номер помещается справа от даты на одной строке с ней и представляет собой простой порядковый номер (№ 25). Иногда он может включать в себя индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре дел и порядковый докладной записки (№ 09-14/25).
12
Адресат оформляется
в правом верхнем углу на
уровне первой строки в наимено
Адресование первому
руководителю (иногда и его заместителям)
формулируется в дательном паде
Структура текста объяснительной записки зависит от цели её создания.
Внешнюю объяснительную записку подписывает, как правило, первый руководитель предприятия или организации, а в некоторых случаях – его заместители в пределах их компетенции.
Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи.
В случае необходимости в формуляр внешней объяснительной записки включается реквизит «отметка о наличии приложений», которая располагается от границы левого поля ниже текста. Если приложения полностью названы в тексте, то форма отметки следующая:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Если документы - приложения не названы в тексте, то в отметке необходимо перечислить их названия с указанием количества экземпляров.
Внутренние объяснительные записки, адресуемые руководителю предприятия, организации или структурного подразделения, составляются значительно чаще и, как правило, являются непосредственными основаниями для издания приказов по основной деятельности, по личному составу и распоряжений.
Внутренняя объяснительная записка оформляется на чистом листе бумаги с угловым расположением реквизитов по образцу общего бланка. Формуляры этих документов совпадают и состоят из следующих реквизитов:
13
Наименование структурного подразделения – автора; название вида документа; дата; регистрационный номер (только в случае необходимости); заголовок к тексту; адресат; текст; подпись.
Наименование структурного подразделения – автора (где непосредственный составитель документа занимает конкретную должность) оформляется в верхнем левом углу листа бумаги от границы левого поля.
Название вида документа (докладная или объяснительная записка) оформляется прописными буквами на следующей строке также от границы левого поля.
Дата является датой составления и подписания документа и оформляется цифровым способом (19.03.04).
Регистрационный номер на внутренних докладных записках проставляется только в случае необходимости.
Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании структурного подразделения и формулируется в дательном падеже. В адресате указывается конкретное наименование должности, фамилия и инициалы руководителя.
При адресовании первому руководителю название предприятия, входящее в состав наименования его должности, указывается, как правило, сокращённо:
Заголовок к тексту располагается ниже даты и номера в верхнем левом углу.
Если текст внутренней объяснительной записки не превышает 6-8 строк, то заголовок к нему допускается не формулировать.
Подпись состоит из наименования должности лица, составившего записку, личной подписи и её расшифровки.
14
СОСТАВЛЕНИЕ РАСПИСКИ
Расписка – это официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.п.), заверенный подписью получателя.
Расписка составляется по следующей форме:
1. Наименование документа.
2. Фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку.
3. Наименование учреждения, предприятия или лица, от которого получено что-либо.
4. Точное наименование
полученного с указанием
5. Подпись получателя (справа).
6. Дата составления расписки (слева).
Если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.
15
РЕЗЮМЕ КАК ОСОБЫЙ ВИД ДОКУМЕНТА
Стратегическая цель поиска работы - добиться личного интервью c работодателем, так как именно в процессе непосредственного общения с работодателем может быть принято решение о найме (за редким исключением - Вы выдающийся специалист, имя которого известно всем и Ваша ценность для компании не вызывает сомнения). Однако дело в том, что общение с работодателем начинается задолго до этой встречи и важнейшая роль в этом принадлежит резюме. Резюме это - визитная карточка. Оно первым попадает к работодателю и участвует в формировании впечатления о том, что за человек составляет резюме?
Итак, резюме – это вид деловой бумаги, в которой кратко излагаются необходимые для нанимателя сведения о том, кто претендует на вакантную должность.
Информация в резюме должна содержать достоверную информацию.
Резюме составляется по следующей форме:
1. Фамилия, имя, отчество; адрес и телефон (домашний и служебный).
2. Личные данные: гражданство; дата и место рождения, семейное положение; если есть дети, указать дату их рождения.
3. Цель написания резюме: т.е. должность, которую хочет получить соискатель.
4. Образование (перечень начинается с указания последнего учебного заведения, которое закончил соискатель, далее перечисление идет в обратном хронологическом порядке).
5. Опыт работы (где и кем работал, также в обратном хронологическом порядке).
6. Профессиональные навыки (знание иностранного языка, владение компьютером и др.).
16
7. Личные качества (например: ответственна, коммуникабельна, доброжелательна).
8. Ваши увлечения.
9. Дата составления.
Слово «резюме» не является заголовком, его писать не принято; вместо этого указываются фамилия, имя, отчество автора документа, выделенные шрифтом.
Несколько советов. Не следует указывать в цели сразу несколько позиций, по которым можно работать. Это производит негативное впечатление на работодателя. Считается, что настоящим профессионалом можно быть в чём-то одном, а не сразу и в бухгалтерии, и в рекламе, и в логистике. Кроме того, в этом случае иногда кажется, что человек сам не знает чего хочет. Не следует перегружать четвёртый пункт излишней информацией об образовании (например, школа), если только это не сработает в вашу пользу. И последнее, - не нужно стремиться улучшить информацию о себе, как правило, она проверяется.
17
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Официально-деловой стиль обслуживает правовую и административную деятельность при общении в государственных учреждениях, в суде, при деловых и дипломатических переговорах: деловая речь обеспечивает сферу официально-деловых отношений и функционирует в области права и политики.
Официально-деловой стиль реализуется в текстах законов, указов, приказов, инструкций, договоров, соглашений, распоряжений, актов, доверенностей, заявлениях, в деловой переписке учреждений, а также в справках юридического характера и т.п. Несмотря на то, что этот стиль подвергается серьезным изменениям под влиянием социально-исторических сдвигов в обществе, он выделяется среди других функциональных разновидностей языка своей стабильностью, традиционностью, замкнутостью и стандартизованностью.
18
Ципилев Николай Николаевич
Адрес: Свердловская область, г. Дегтярск, ул.Чернышевского, 118
Телефон: 8(34397) 3-01-85, 2-41-05
Е-mail: [email protected]
Гражданство: РФ.
Дата и место рождения: 01.05.1984 год, Свердловская обл., г. Дегтярск.
Семейное положение: женат.
Дети: сын 2002 года рождения.
Цель: применение своего профессионального опыта, навыков и знаний на должность менеджера по продажам коммерческой фирмы.
