Особенности официально-делового стиля речи. Составление личной документации. 8

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГБОУ ВПО «Уральский государственный экономический университет»

Центр дистанционного образования

Контрольная работа

по дисциплине: Культура речи и деловое общение

по теме: «Особенности официально-делового стиля речи. Составление личной документации»

Исполнитель: студентка гр. ЭТР-11

Салтанова Ольга Александровна

Екатеринбург

2011

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 2

1.

Введение

Официально-деловой стиль закреплен за сферой социально-правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управленческой и дипломатической деятельности. К периферии делового стиля относят информативную рекламу, патентный стиль и обиходно-деловую речь (заявления, объяснительные записки, расписки и т.п.).

В современных условиях рыночных отношений, с появлением немалого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации. Часто в малых коммерческих предприятиях из-за малочисленности и некомпетентности персонала руководство не придает значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия). В результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов Кодекса законов о труде Российской Федерации - КЗОТ РФ, Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях и многие другие.

Целью данной контрольной работы является рассмотрение такие документы по личному составу как заявление,  доверенность, объяснительная записка и расписка. При написании контрольной работы были использованы такие источника, как Кодекс законов о труде Российской Федерации, который регулирует трудовые правоотношения предприятия с работником. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок...

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Составление заявления.

Заявление о приеме на работу не имеет специальной формы или бланка, и, по сути, его написание не регламентируется какими-либо правилами. Пишется заявление на имя руководителя организации от руки, на листе формата А4, с указанием предполагаемой должности, а также даты составления и подписью сотрудника.

На сегодняшний день, заявление о приеме не относится к обязательным документам при трудоустройстве, поскольку трудовые отношения между работодателем и кандидатом  возникают и официально оформляются посредством трудового договора (согласно ТК РФ), на основании которого уже издается приказ о приеме работника.  
       Несмотря на это, практически в любой организации требуют составления данного документа, но в этом нет ничего страшного. Заявление о приеме на работу скорее психологически важно для кандидата (поскольку на промежуточном этапе является в некой мере гарантом его дальнейшего трудоустройства), нежели несет для работодателя какую-либо смысловую нагрузку. 
       Кроме заявления, также необходимо приложить следующие документы:

• документ удостоверяющий личность (паспорт, свидетельство о рождении);

• трудовая книжка (исключение составляют случаи, когда сотрудник устраивается в первый раз или по совместительству);

• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

• для военнообязанных и призывников необходимо предъявить документы воинского учета;

• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при оформлении на должность, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Также, в определенных случаях, установленных законодательством РФ, для заключения трудового договора предусматриваются дополнительные документы (например, медицинская справка, разрешение на трудовую деятельность для иностранных работников). 
      Если человек впервые устраивается на работу (заключает трудовой договор), работодатель обязан взять на себя организационные и материальные обязанности по оформлению для него трудовой книжки и страхового пенсионного свидетельства.

1.2. Составление доверенности.

В жизни возникают ситуации, при которых нет возможности самостоятельно представлять свои интересы или совершать какие-либо действия. Вполне логично предположить, что в таком случае мы обращаемся за помощью к другому человеку и просим его сделать что-либо от нашего имени, иными словами доверяем ему, сделать то, что не можем сделать самостоятельно. В Гражданском Кодексе РФ данному праву посвящены несколько статей (№№ 185-189), в которых достаточно четко оговорено, что собой представляет доверенность. Мы уверены, что информация о том, какие бывают доверенности, будет полезна каждому нашему читателю.

Что такое доверенность и ее виды.

С точки зрения закона доверенность – это письменное подтверждение того, что один гражданин доверяет другому представлять его интересы там, где это необходимо. Доверенность может быть нотариальной или простой, то есть заверенной личной подписью гражданина. Заверенные нотариально доверенности значительно расширяют возможности.           Доверенности классифицирует на три вида.  
Разовая доверенность, которая выдается для единоразового совершения одного действия, например, на получение материальных ценностей. Такой вид доверенности может быть использован между сотрудниками (коллегами) для получения заработной платы, в случае, если какие-то обстоятельства не позволяют сделать это самостоятельно.  
       Специальная – позволяет доверить периодическое выполнение какого-либо одного и тоже действия, в быту это может быть управление автомобилем, в организациях – получение товара от поставщика или представление интересов компании в налоговой для бухгалтера.  
        И третий вид – общая, генеральная доверенность, которая предусматривает комплекс действий направленных на представление и защиту интересов доверителя. Она выдается назначенному руководителю, а в обыденной жизни, это чаще всего судебная доверенность, которая выдается юристу или адвокату. Но вполне возможно, что генеральная доверенность будет выдана знакомому или родственнику лица, находящегося, например, заграницей, для того, чтобы от его имени можно было совершать какие-то манипуляции с его собственностью (автотранспортом, недвижимостью, счетами в банке и прочими активами). 
        Правила составления доверенности. 

Правила составления и заверки доверенностей предусмотрены законом и должны соблюдаться. Доверенность, составленную с нарушениями, можно будет признать недействительной, а действия совершенные по такой доверенности противозаконными. 
         При самостоятельном составлении доверенности следует учесть, что в шапке документа пишется слово «Доверенность» и обязательно указывается город (населенный пункт, в котором доверенность выдается) и дата (прописью) составления документа. Доверенность, в которой отсутствует дата ее выдачи, не считается выданной и признается ничтожной при любых обстоятельствах. Первый абзац этого документа должен содержать данные максимально исчерпывающие все ответы на вопросы, связанные с определением личности обеих сторон доверенности. Начинается доверенность с местоимения: «Я,  (подробно и полно пишутся ФИО доверяющего, его паспортные данные, включая место рождения и место регистрации, гражданство.  Но если доверенность выдается от юридического лица, то указываются уже полные реквизиты компании согласно уставным документам),  доверяю: (в таком же виде пишутся полные данные лица, которому будет выдана доверенность). После этого с нового абзаца перечисляются действия, которые надо будет совершить от имени доверителя. В завершении документа указывается отдельными абзацами, дает ли данная доверенность право передоверить совершение доверенных действий и срок (обязательно прописью, например: один год три месяца), на который он выдан. Максимальный срок действия доверенности согласно ГК РФ составляет три года, за исключением случаев, когда доверенность выдается для совершения действий заграницей  (при обязательном заверении нотариусом) и в ней не указан срок, на который она выдана, то такая доверенность действует до тех пор, пока выдавшее ее лицо не составит документ об отмене действия доверенности. Если при составлении доверенности не был указан срок ее действия, то по умолчанию он будет составлять один год со дня выдачи. 
     Одна и та же доверенность может быть выдана доверителем нескольким лицам, но всем им предоставляются права на выполнение одних и тех же действий, то есть нельзя выдать одну доверенность на несколько человек и каждому доверить выполнение различных действий.  
      Если вы решите сделать нотариально удостоверенную доверенность, то необходимо будет предъявить паспорта обеих сторон, при этом тексты доверенностей, как правило, нотариусы берут свои, по наработанным годами шаблонам. Прежде чем подписать и оплатить услуги нотариуса, не поленитесь ознакомиться и вникнуть в суть того, что будет написано в документе, а если возникнут вопросы уточнить, правильно ли вы понимаете то или иное описанное в доверенности действие. Вполне может возникнуть ситуация, когда вас поймут неправильно или шаблон будет содержать ненужные действия, возможно, наоборот, в нем будет что-то недоставать. Помните, что вы имеете полное право потребовать внести нужные вам изменения и только после этого оплатить услуги по составлению и заверке документа.

1.3. Составление объяснительной записки.

Объяснительная записка – один из видов деловой переписки внутри компании. Объяснительная записка является документом, который содержит объяснения причины какого-то события, поступка, факта либо сопровождает основной документ и содержит пояснения его отдельных положений. При составлении объяснительной записки необходимо придумать убедительный и содержательный текст.

Как написать объяснительную записку

Оформление объяснительной записки осуществляется согласно основных требований к составлению деловых писем и состоит из:

• реквизитов получателя (с указанием человека, кому адресована записка);

• наименования документа (Объяснительная записка);

• даты создания, номера документа;

• заголовка к тексту («О …», «Касательно …»);

• сам текст пояснения.

Объяснительная записка подписывается составителем.

1.4. Составление расписки.

Расписка — это документ, удостоверяющий получение чего-нибудь. Расписка – это документ личного характера, подтверждающий какое-то конкретное произведенное действие. Расписка обычно удостоверяет о получении подписавшим его лицом чего-либо: денег, какого-то предмета. Если составлена расписка правильно, ее можно использовать в случае необходимости при судебном разбирательстве.

Схематически расписку можно представить следующим образом:     

1. Наименование документа,     

2. Фамилия, имя, отчество, должность автора документа (того, кто дал расписку).      

3. Наименование организации (или лица), передающих что-нибудь. Если расписка выдается лицу, то указывается фамилия, имя, отчество, должность.     

4. Точное наименование передаваемого — количество указывается и цифрами, и прописью.     

5. Дата, подпись получателя. Если расписка имеет особенно важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.

Расписка не заверяется нотариусом. Поэтому, если Вы не доверяете человеку, которому передаете что-либо, в момент написания расписки необходимо пригласить несколько посторонних людей – свидетелей, в присутствии которых и осуществляйте сделку, чтобы в случае необходимости они могли подтвердить факт передачи денег или какого-то предмета в суде. В данном случае свидетели под датой и подписью автора расписки указывают свою фамилию, имя, отчество, адрес проживания и ставят личную подпись.

1.5. Резюме как особый вид документа.

Основное правило при составлении резюме - это изложение более подробной и полной информации о Ваших личных качествах и профессиональной деятельности, совпадающей с требованиями организации к претендентам на определённую должность. Именно от резюме будет зависеть первое впечатление потенциального работодателя о Ваших профессиональных и личных данных, и именно от резюме будет зависеть пригласят Вас на собеседование или нет.

В связи с этим, если резюме отправляется в несколько организаций, на соискание разных должностей, корректируйте резюме в каждом конкретном случае в соответствии с той вакансией, на которую Вы претендуете. В резюме нужно постараться обратить внимание работодателя, что биография Вашей трудовой деятельности полностью соответствует и совпадает с желаемой и заявленной должностью. 

Обычно кадровики на ознакомление с резюме тратят мало времени. Поэтому информация в резюме должна быть изложена так, чтобы сразу привлечь внимание. Исходя из этого максимальный объём резюме - две страницы. Самый оптимальный вариант - одна страница.

Оформление резюме должно быть выдержано строго в едином, деловом стиле, то есть без излишеств в шрифтах, цветах, каких-либо эффектах.

Теперь более подробно рассмотрим обязательные поля и блоки, без которых не может обойтись ни одно резюме.

1. Личные данные: 

• ФИО (куда же без него);

• дата рождения;

• контактная информация (всевозможные телефоны, e-mail);

• семейное положение.

2. Цель предоставления резюме: 
Указание должности или вакансии, на которую претендуете. Обычно пишут (например): "соискание должности системного администратора". 
3. Образование соискателя:

• основное образование (среднее, средне-специальное, высшее, незаконченное, учёная степень, второе высшее), с указанием названия учебного заведения, факультета, специальности и годов обучения;

• дополнительное образование (стажировки, курсы, тренинги и т.д.), с указанием периода обучения, названия и специализации дополнительного образования.

4. Опыт работы: 
Описание Вашей трудовой деятельности. Предыдущие места работы принято указывать в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего. Синтаксис следующий: 

• месяц и год начала работы - месяц и год увольнения;

• название организации;

• сфера деятельности компании - данный пункт необходимо описать развёрнуто, то есть например "ОАО "Телеком ЛТД" - телекоммуникации" будет неправильно. Нужно обязательно раскрыть с какими видами телекоммуникаций работала данная организация и с каким видом телекоммуникаций работали именно Вы.

• занимаемая должность (либо должности), с перечнем выполняемых обязанностей.

Большой ошибкой при описании в резюме трудового опыта является дословное копирование записей из трудовой книжки. Это недопустимо в том случае, если реальная трудовая деятельность не совпадает с описанной в трудовой книжке. Потенциальный работодатель интересуется реальным опытом, а не формальным. Ему необходимо чётко представлять Ваши возможности для выполнения той или иной работы.

5. Профессиональные навыки: 
Здесь указывается перечень Ваших знаний и умений, приобретённых в процессе трудовой деятельности. Если, поменяв работу, Вы не изменили сферу деятельности, данный пункт необходимо выделить отдельно. В противном случае, достаточно будет указать краткий перечень основных обязанностей для каждого места работы.  
6. Владение иностранными языками: 
Необходимо указать языки и соответствующие степени владения ими (базовый, разговорный, свободно, в совершенстве). 
7. Знание компьютера: 
Указывается степень владения компьютером, программами, операционными системами, языками программирования, базами данных. 
8. Дополнительная информация: 
В данном разделе указываются сведения, которые по вашему должны быть известны работодателю. Например: наличие водительского удостоверения, автомобиля, личные качества, увлечения, интересы, желаемый уровень заработной платы и так далее. 
           Очень важно понимать особенности желаемой должности и ставить на первый план навыки и опыт, связанные именно с указанной в резюме работой.  
          Нет и не может быть единого образца резюме на все случаи жизни, которое можно было бы рассылать по всем фирмам без изменений. Каждый раз следует прежде подумать, какие качества будут цениться на новой работе, и в соответствии с ними модифицировать резюме. 

2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

2.1. Резюме менеджера по продажам коммерческой фирмы.

Салтанова Ольга Александровна

Дата рождения: 02.12.1986г. 
Телефон: 111-11-11 (дом.)  89111111111(сот.) E-mail: [email protected] 
Семейное положение: замужем.  
 
Цель: соискание должности менеджера по продажам. 
 
Образование:

Российский Государственный Торгово-Экономический Университет (высшее), с 2004 по 2010 гг.  
Специальность - Менеджер организации. 
 
Опыт работы: 
сентябрь 2010г. - настоящее время, ООО «Эксперт» - извлечение кратко- и среднесрочной доходности на инвестированный капитал посредством создания и реализации объектов недвижимости различного назначения. 
Должность:  менеджер по продажам

Функциональные обязанности:

• ведение коммерческих переговоров с имеющимися клиентами

• поиск новых клиентов

• сопровождение продаж

• поддержание в актуальном состоянии данных о клиентах в информационной системе 1C CRM

• участие в выставках: работа с клиентами на стенде компании

Профессиональные навыки: 
    * Поддержание и развитие клиентской базы; 
    * Технические консультации клиентов; 
    * Windows, MS Office, 1С CRM, Internet - опытный пользователь

* Большой опыт прямых продаж, сопровождения сделок, оформления документов, привлечения новых клиентов

 
Иностранные языки: Английский – разговорный.

 
Дополнительные сведения: 
ПК – опытный пользователь (MS Office, 1C: Торговля, Склад) 
Личные качества - ответственность, организованность, целеустремленность, коммуникабельность, умение работать в команде, быстрая обучаемость. 
 
Желаемый уровень з/п: от 12000 руб.

2.2. Резюме экономиста торгового предприятия.

Салтанова Ольга Александровна

Дата рождения: 02.12.1986г. 
Телефон: 111-11-11 (дом.)  89111111111(сот.) E-mail: [email protected] 
Семейное положение: замужем.  
 
Цель: соискание должности экономиста. 
 
Образование:

«Уральский политехнический институт», факультет менеджмента и маркетинга, специальность «Экономика предприятия» (высшее), с 2004 по 2010 гг.  
Специальность – Экономика предприятия. 
 
Опыт работы: 
март 2011г. – настоящее время – ООО «Веста» - предлагает оборудование высочайшего класса для систем отопления, водоснабжения, канализации.

Должность: ведущий экономист  
Основные обязанности:

• открытие и ведение депозитных, текущих счетов;

• открытие карточных счетов и обслуживание пластиковых карт;

• продажа кредитных продуктов (подготовка документов, оформление и выдача);

• сопровождение и обслуживание текущих кредитов;

• установка курсов и расчет реализованного результата от валютно-обменных операций;

• выплата и отправка переводов по системе Контакт;

• контроль ведения документов дня;

• организация работы отдела и контроль выполнения поставленных задач;

• заключение договоров

 
сентябрь 2010г. – февраль 2011г. – МУ «Служба заказчика» - Монтаж, ремонт, сервис оборудования для газовой промышленности.

Должность: экономист по финансовой работе  
Основные обязанности:

• учет финансовых платежей

• составление плана платежей

• анализ финансового плана, производства и реализации.

Профессиональные навыки:

• ПК на уровне опытного пользователя (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access, Internet)
• порядок разработки нормативов материальных, трудовых и финансовых расходов
• методы экономического анализа и учета показателей деятельности предприятия и его подразделов
• методы определения экономической эффективности внедрения новой техники и технологии, организации труда, рационализаторских предложений и изобретений
• знание планово-учетной документации
• порядок и сроки составления отчетности
• опыт работы с программным обеспечением банков

 
Иностранные языки: Английский – базовый.

 
Дополнительные сведения: 
Личные качества - аналитическое мышление, организаторские способности, умение быстро ориентироваться в сложившейся ситуации и самостоятельно принимать решения, умение общаться с людьми и находить общий язык, быстрая обучаемость, отличные коммуникативные навыки; инициативность, ответственность, целеустремленность, настойчивость, активность. 
 
Желаемый уровень з/п: от 12000 руб.

Заключение

В создании объективности и точности официально-делового стиля используются многие языковые средства, характерные для научного стиля: отказ от использования личного местоимения «я» (оно сохраняется в личных документах — заявлении, доверенности, автобиографии, а также в объяснительной и докладной записках); использование главным образом нейтрального порядка слов, отказ от экспрессивных моделей построения предложения.

Так же, как научный стиль, официальный тяготеет к употреблению форм настоящего времени, которое здесь предстает в конкретном, историческом значении.

Если научный текст можно назвать текстом динамическим, поскольку он строится так, чтобы отразить движение научной мысли, то деловой текст принципиально статичен - он должен зафиксировать определенную ситуацию, ее сущность, а с этой целью выделить ее компоненты и установить связи между ними. Строение текста отражает структуру такой ситуации. В тексте, написанном в официально-деловом стиле, — самые объемные предложения, они могут насчитывать десятки слов. Такая синтаксическая усложненность создается и за счет многокомпонентных словосочетаний, и за счет параллельных конструкций, особенно однородных рядов.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.  
Документы по личному составу – это документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения.

Документы по личному составу, относятся к категории конфиденциальной информации.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 7-е, переработанное и дополненное - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2000. - 192с.

2. Бондырева Т.Н. Секретарское дело: Практическое пособие. - М.: Высш. шк., 1989. -383 с.

3. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. / Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М.: ООО «ТК Велби», 2003.- 448 с.

4. Корнеева А.П., Амелина А.М. Машинопись и основы делопроизводства. -М.: Просвещение, 1995. -160 с.

5. Рогожин М. Ю. Документы делового общения-М.: Русская деловая Литература, 1999.-208 с.

6. Рябикин В.И. и др. Учет, отчетность и делопроизводство. -М.: Экономика, 1990. -320 с.