Особенности официально-делового стиля речи. Составление личной документации. 11

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГБОУ ВПО «Уральский государственный экономический  университет»

ЦЕНТР ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине Культура речи и деловое общение  на тему:

«Особенности официально-делового стиля речи.

Составление личной документации»

                                       Преподаватель Чудинова С.Г.

                                       Студент Галяутдинова Я.Р.

                                        Группа   № ЭПБу-12 Р

Екатеринбург  2012г.

Содержание

Введение………………………………………………………………..3

I. Составление личной документации...................................................5

II. Практическое задание……………… ……………………………..11

Заключение ……………………………………………………………16

Список литературы ............................................................................... 18

Введение

Официально-деловой стиль  представляет собой один из функциональных стилей современного русского литературного языка: набор языковых средств, предназначение которых — обслуживание сферы официально-деловых отношений (деловых отношений между организациями, внутри них, между юридическими и физическими лицами). Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типы документов различаются спецификой своего содержания (какие официально-деловые ситуации в них отражены), а соответственно и своей формой (набором и схемой размещения реквизитов — содержательных элементов текста документа); объединены они набором языковых средств, традиционно используемых для передачи деловой информации.

Наиболее существенные признаки деловой  документации.

1. Специфика культуры официально-деловой  речи заключается в том, что  она включает в себя владение двумя различными по характеру нормами: 1) текстовыми, регулирующими закономерности построения документа, закономерности развертывания его содержательной схемы, и 2) языковыми, регулирующими закономерности отбора языкового материала для наполнения содержательной схемы документа. Различение этих двух типов норм деловой речи помогает понять направленность и этапы мыслительной работы над текстом документа: осмысление официально-деловой ситуации —> подбор соответствующего ей жанра документа —> уяснение соответствующих жанру документа норм построения текста —> выбор отвечающих жанру и форме документа языковых средств.

2. Форма документа (схема, отражающая  семантико-информационную структуру  текста) предоставляет в распоряжение  его составителя определенный набор реквизитов и определенную их композицию (последовательность и порядок их размещения в тексте документа). Наиболее частотные (общие ряду документов) реквизиты: (1) адресат документа; (2) адресант документа; (3) заглавие (жанр) документа; (4) заглавие к содержанию текста документа; (5) список приложений к документу; (6) подпись; (7) дата. Обязательность/ необязательность употребления определенных реквизитов определяет жесткость/свободу построения формы документа. Сказанное позволяет характеризовать «пишущего» как составителя текста документа (по известным ему образцам): это относится и к плану текстовых норм, и к плану языковых норм.

3. Составитель, как  правило, использует традиционные  для официально-делового стиля  языковые средства. Таковы: и стилистика текста документа (нейтральная, не-экспрессивная и неэмоциональная, и/или книжная); и лексические средства (близкие к однозначности лексемы и привычные словосочетания, включая клише и штампы, не говоря уже о так называемых канцеляризмах — языковых средствах, употребление которых нормы литературного языка ограничивают сферой деловой речи); и морфологические средства (продуктивность отглагольных существительных для называния действий; тенденция к неупотреблению в документах лично-указательных местоимений он, они), и синтаксические средства (усложняющие синтаксическую структуру причастные и деепричастные обороты, сложноподчиненные предложения с придаточными и с выражающими логические отношения союзами; именные цепочки с родительным падежом; синтаксическая схема перечисления).

Эти и некоторые другие особенности характеризуют канцелярский под стиль официально-делового стиля, ориентируя составителя текста документа на определенный выбор и на определенное восприятие текста документа его «получателем» (= читателем). Все эти специфические (и текстовые, и языковые) собственно канцелярские черты официально-делового стиля закреплены в ГОСТах и руководствах, что обеспечивает высокий уровень стандартизации и унификации текстов деловой документации.

II. Составление личной документации

ЗАЯВЛЕНИЕ.     

Заявление о приеме на работу не имеет специальной формы или бланка, и по сути его написание не регламентируется какими-либо правилами. Пишется заявление на имя руководителя организации от руки, на листе формата А4, с указанием предполагаемой должности, а также даты составления и подписью сотрудника.    

На  сегодняшний день, заявление о приеме не относится к обязательным документам при трудоустройстве, поскольку трудовые отношения между работодателем и кандидатом  возникают и официально оформляются посредством трудового договора (согласно ТК РФ), на основании которого уже издается приказ о приеме работника.   
       Несмотря на это, практически в любой организации требуют составления данного документа, но в этом нет ничего страшного. Заявление о приеме на работу скорее психологически важно для кандидата (поскольку на промежуточном этапе является в некой мере гарантом его дальнейшего трудоустройства), нежели несет для работодателя какую-либо смысловую нагрузку.  
       Кроме заявления, также необходимо приложить следующие документы: 

• документ удостоверяющий личность (паспорт, свидетельство о рождении);
• трудовая книжка (исключение составляют случаи, когда сотрудник устраивается в первый раз или по совместительству);
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• для военнообязанных и призывников необходимо предъявить документы воинского учета;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при оформлении на должность, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

   Также, в определенных случаях, установленных  законодательством РФ, для заключения трудового договора предусматриваются дополнительные документы (например, медицинская справка, разрешение на трудовую деятельность для иностранных работников).  
      Если человек впервые устраивается на работу (заключает трудовой договор), работодатель обязан взять на себя организационные и материальные обязанности по оформлению для него трудовой книжки и страхового пенсионного свидетельства.   

ДОВЕРЕННОСТЬ.   

В жизни возникают ситуации, при  которых нет возможности самостоятельно представлять свои интересы или совершать  какие-либо действия. Вполне логично  предположить, что в таком случае мы обращаемся за помощью к другому  человеку и просим его сделать  что-либо от нашего имени, иными словами  доверяем ему, сделать то, что не можем сделать самостоятельно. Мы уверены, что информация о том, какие бывают доверенности, будет полезна каждому нашему читателю.   

Что такое доверенность и ее виды.   

 С точки зрения закона доверенность – это письменное подтверждение того, что один гражданин доверяет другому представлять его интересы там, где это необходимо. Доверенность может быть нотариальной или простой, то есть заверенной личной подписью гражданина. Заверенные нотариально доверенности значительно расширяют возможности.          Доверенности классифицирует на три вида.   
Разовая доверенность, которая выдается для единоразового совершения одного действия, например, на получение материальных ценностей. Такой вид доверенности может быть использован между сотрудниками (коллегами) для получения заработной платы, в случае, если какие-то обстоятельства не позволяют сделать это самостоятельно.   
       Специальная – позволяет доверить периодическое выполнение какого-либо одного и тоже действия, в быту это может быть управление автомобилем, в организациях – получение товара от поставщика или представление интересов компании в налоговой для бухгалтера.   
        И третий вид – общая, генеральная доверенность, которая предусматривает комплекс действий направленных на представление и защиту интересов доверителя. Она выдается назначенному руководителю, а в обыденной жизни, это чаще всего судебная доверенность, которая выдается юристу или адвокату. Но вполне возможно, что генеральная доверенность будет выдана знакомому или родственнику лица, находящегося, например, заграницей, для того, чтобы от его имени можно было совершать какие-то манипуляции с его собственностью (автотранспортом, недвижимостью, счетами в банке и прочими активами). 

 
           Правила составления доверенности.     

Правила составления и заверки доверенностей предусмотрены законом и должны соблюдаться. Доверенность, составленную с нарушениями, можно будет признать недействительной, а действия совершенные  по такой доверенности противозаконными.  
         При самостоятельном составлении доверенности следует учесть, что в шапке документа пишется слово «Доверенность» и обязательно указывается город (населенный пункт, в котором доверенность выдается) и дата (прописью) составления документа. Доверенность, в которой отсутствует дата ее выдачи, не считается выданной и признается ничтожной при любых обстоятельствах. Первый абзац этого документа должен содержать данные максимально исчерпывающие все ответы на вопросы, связанные с определением личности обеих сторон доверенности. Начинается доверенность с местоимения: «Я, (подробно и полно пишутся ФИО доверяющего, его паспортные данные, включая место рождения и место регистрации, гражданство. Но если доверенность выдается от юридического лица, то указываются уже полные реквизиты компании согласно уставным документам), доверяю: (в таком же виде пишутся полные данные лица, которому будет выдана доверенность). После этого с нового абзаца перечисляются действия, которые надо будет совершить от имени доверителя. В завершении документа указывается отдельными абзацами, дает ли данная доверенность право передоверить совершение доверенных действий и срок (обязательно прописью, например: один год три месяца), на который он выдан. Максимальный срок действия доверенности согласно ГК РФ составляет три года, за исключением случаев, когда доверенность выдается для совершения действий заграницей (при обязательном заверении нотариусом) и в ней не указан срок, на который она выдана, то такая доверенность действует до тех пор, пока выдавшее ее лицо не составит документ об отмене действия доверенности. Если при составлении доверенности не был указан срок ее действия, то по умолчанию он будет составлять один год со дня выдачи.  
     Одна и та же доверенность может быть выдана доверителем нескольким лицам, но всем им предоставляются права на выполнение одних и тех же действий, то есть нельзя выдать одну доверенность на несколько человек и каждому доверить выполнение различных действий.   
      Если вы решите сделать нотариально удостоверенную доверенность, то необходимо будет предъявить паспорта обеих сторон, при этом тексты доверенностей, как правило, нотариусы берут свои, по наработанным годами шаблонам. Прежде чем подписать и оплатить услуги нотариуса, не поленитесь ознакомиться и вникнуть в суть того, что будет написано в документе, а если возникнут вопросы уточнить, правильно ли вы понимаете то или иное описанное в доверенности действие. Вполне может возникнуть ситуация, когда вас поймут неправильно или шаблон будет содержать ненужные действия, возможно, наоборот, в нем будет что-то недоставать. Помните, что вы имеете полное право потребовать внести нужные вам изменения и только после этого оплатить услуги по составлению и заверке документа.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА.

Объяснительная записка - это документ, содержащий должностное  сообщение лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка составляется на отдельном листе бумаги и должна быть адресована конкретному должностому лицу (как правило это начальник отдела или руководитель предприятия).

Сама объяснительная записка состоит из двух частей: 1) фактическая часть (в ней указываются  факты, послужившие поводом к  ее написанию) и 2) причины, объясняющие  сложившуюся ситуацию, после текста составителем обязательно указывается  дата и ставится собственноручная подпись.

Основным ее отличием от докладной записки является отсутствие логической части, где делаются выводы и предложения. В объяснительной записке так же обязательно указываются  следующие реквизиты: наименование документа, наименование организации, место составления и регистрационный номер. Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и факты, давая им четкое объяснение.

РАСПИСКА.   

Расписка — это документ, удостоверяющий получение чего-нибудь. Схематически расписку можно представить следующим образом:     

1. Наименование документа,     

2. Фамилия, имя, отчество, должность автора документа (того, кто дал расписку).     

3. Наименование организации (или лица), передающих что-нибудь. Если расписка выдается лицу, то указывается фамилия, имя, отчество, должность.     

4. Точное наименование передаваемого — количество указывается и цифрами, и прописью.     

5. Дата, подпись получателя. Если расписка имеет особенно важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.  
      

РЕЗЮМЕ.     

Основное  правило при составлении резюме - это изложение более подробной  и полной информации о Ваших личных качествах и профессиональной деятельности, совпадающей с требованиями организации  к претендентам на определённую должность. Именно от резюме будет зависеть первое впечатление потенциального работодателя о Ваших профессиональных и личных данных, и именно от резюме будет зависеть пригласят Вас на собеседование или нет.     

В связи с этим, если резюме отправляется в несколько организаций, на соискание  разных должностей, корректируйте резюме в каждом конкретном случае в соответствии с той вакансией, на которую Вы претендуете. В резюме нужно постараться  обратить внимание работодателя, что  биография Вашей трудовой деятельности полностью соответствует и совпадает  с желаемой и заявленной должностью.      

Если  резюме пишется в адрес конкретного  сотрудника организации, то в заголовке  необходимо указать, например, "г-жи Ивановой" или "г-на Иванова".     

Ещё раз подчеркнём, что основная цель резюме - как можно лучше представить Ваши личные данные, профессиональный опыт и знания работодателю, и он захотел пригласить Вас лично для беседы. Если же после отправки резюме обратного звонка не последовало - значит указанная в нём информация не сработала. В этом случае необходимо провести анализ изложенной информации в резюме и внести изменения, для укрепления вашего имиджа в глазах работодателя или изменить резюме для большего соответствия интересующим вакансиям.     

Обычно  кадровики на ознакомление с резюме тратят мало времени. Поэтому информация в резюме должна быть изложена так, чтобы сразу привлечь внимание. Исходя из этого максимальный объём резюме - две страницы. Самый оптимальный  вариант - одна страница.     

В случае трудоустройства в зарубежную организацию, резюме отправляется на русском  и иностранном языке, знание которого является преимуществом претендента  на соискание должности в данной компании.     

Оформление  резюме должно быть выдержано строго в едином, деловом стиле, то есть без излишеств в шрифтах, цветах, каких-либо эффектах.     

Теперь  более подробно рассмотрим обязательные поля и блоки, без которых не может обойтись ни одно резюме.

1. Личные данные: 

• ФИО (куда же без него);
• дата рождения;
• контактная информация (всевозможные телефоны, e-mail);
• семейное положение.

2. Цель предоставления резюме:                                                  
Указание должности или вакансии, на которую претендуете. Обычно пишут (например): "соискание должности системного администратора".  
3. Образование соискателя:

• основное образование (среднее, средне-специальное, высшее, незаконченное, учёная степень, второе высшее), с указанием названия учебного заведения, факультета, специальности и годов обучения;
• дополнительное образование (стажировки, курсы, тренинги и т.д.), с указанием периода обучения, названия и специализации дополнительного образования.

4. Опыт работы:  
Описание Вашей трудовой деятельности. Предыдущие места работы принято указывать в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего. Синтаксис следующий: 

• месяц и год начала работы - месяц и год увольнения;
• название организации;
• сфера деятельности компании - данный пункт необходимо описать развёрнуто, то есть например "ОАО "Телеком ЛТД" - телекоммуникации" будет неправильно. Нужно обязательно раскрыть с какими видами телекоммуникаций работала данная организация и с каким видом телекоммуникаций работали именно Вы.
• занимаемая должность (либо должности), с перечнем выполняемых обязанностей.

   Большой ошибкой при описании в резюме трудового опыта является дословное  копирование записей из трудовой книжки. Это недопустимо в том  случае, если реальная трудовая деятельность не совпадает с описанной в  трудовой книжке. Потенциальный работодатель интересуется реальным опытом, а не формальным. Ему необходимо чётко  представлять Ваши возможности для  выполнения той или иной работы.

5. Профессиональные навыки:

Здесь указывается перечень Ваших знаний и умений, приобретённых  в процессе трудовой деятельности. Если, поменяв работу, Вы не изменили сферу деятельности, данный пункт необходимо выделить отдельно. В противном случае, достаточно будет указать краткий перечень основных обязанностей для каждого места работы.  

6. Владение иностранными языками:  
Необходимо указать языки и соответствующие степени владения ими (базовый, разговорный, свободно, в совершенстве). 

7. Знание компьютера:  
Указывается степень владения компьютером, программами, операционными системами, языками программирования, базами данных. 

8. Дополнительная информация:  
В данном разделе указываются сведения, которые по вашему должны быть известны работодателю. Например: наличие водительского удостоверения, автомобиля, личные качества, увлечения, интересы, желаемый уровень заработной платы и так далее.  
           Очень важно понимать особенности желаемой должности и ставить на первый план навыки и опыт, связанные именно с указанной в резюме работой.   
          Нет и не может быть единого образца резюме на все случаи жизни, которое можно было бы рассылать по всем фирмам без изменений. Каждый раз следует прежде подумать, какие качества будут цениться на новой работе, и в соответствии с ними модифицировать резюме. 

ПРАКТИЧЕСКАЯ  РАБОТА

1. написать  резюме на должность:

А) менеджер по продажам коммерческой фирмы

Б) экономист  торгового предприятия

А)    Галяутдинова Яна Радиковна 
Телефон: 8-912-28-77-693 (сот.) 
E-mail: [email protected] 
Дата рождения: 08.06.1981г. 
 
Цель: соискание должности менеджера по продажам

 
Образование: 
1999-2003гг. Московский энергетический институт 
Специальность: электроснабжение предприятий 
Квалификация: инженер-электрик 
 
2004-2005гг. Тренинги продаж 
Допуск к работе в электроустановках напряжением до 1000 В. 
 
Опыт работы: 
2003-2006гг.  ЗАО «Оптикум-Электросвет», г. Москва (оптово-розничная торговля электротехнической и кабельной продукцией) 
Должность:  менеджер по продажам кабельно-проводниковой продукции 
 
2007-2010гг.  ООО «Липецк-Свет», г.Липецк (оптово-розничная торговля электротехнической продукцией; установка систем охранной сигнализации ) 
Должность:  менеджер по продажам электротехники 
 
Профессиональные навыки: 
    * Поддержание и развитие клиентской базы; 
    * Технические консультации клиентов; 
    * Ремонт и обслуживание электрооборудования; 
    * Электромонтажные работы: технический надзор; 
    * Опыт установки охранных сигнализаций.  
 
Дополнительные сведения: 
Прописка:  г. Екатеринбург 
Проживание:  г. Екатеринбург, ул. Викулова  45-12 
ПК – опытный пользователь (MS Office, 1C: Торговля, Склад) 
Семейное положение: замужем, дочь 
 
Желаемый уровень з/п: от 20 000 руб.

1. Личные  данные:

 Галяутдинова Яна Радиковна 
Телефон: 8-912-28-77-693 (сот.) 
E-mail: [email protected] 
Дата рождения: 08.06.1981г.

 
2. Цель предоставления  резюме: 
Цель: соискание должности экономист торгового предприятия

 
3. Образование  соискателя:

• 09.2006 — 06.2011 Высшее экономическое: Российский государственный профессионально педагогический университет. Экономист. (заочно)
• 09.2003 — 06.2006 Средне специальное: Екатеринбургский электро механический колледж. (Очно)

4. Опыт  работы:

• Общий стаж 1 год
• 09.2011 — 10.2011 Менеджер, ОТП Банк Кредитование
• 10.2010 — 03.2011 Менеджер, Вита медия, Размещение рекламы

5. Профессиональные  навыки: 
без навыков

 
6. Владение иностранными  языками:

• Английский язык – средне- разговорный

 
7. Знание компьютера: 
ПК – опытный пользователь (Word, Excel, Internet Explorer, ABBY Fine Reader, Microsoft Office Picture)

 
8. Дополнительная  информация:

Желаемый уровень з/п: 15000 руб.

Заключение

Итак, деловая речь есть, по существу, совокупность стандартов письменной речи, необходимых в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя как формы документации (набор, последовательность и расположение реквизитов), так и соответствующие им способы речевого изложения. Тезис о высокой регламентированности официально-деловой речи находит свое подтверждение не только в обязательных требованиях к построению и составлению документов, но и в возможности нормализации — внесения изменений в правила построения и составления документов в процессе их унификации. Это касается обеих сторон документа — его формы и его языка.

В настоящее время  текстовые и языковые нормы деловой  речи испытывают давление со стороны все шире развивающегося способа составления, хранения и передачи документов при помощи электронно-вычислительной техники. Имеет место «автоматизация информационных процессов в аппарате управления», академик А. П. Ершов называет это «компьютеризацией деловой прозы». По его мнению, деловая проза «всегда внутренне формализована», это «лингвистический феномен, который, сохраняя многие свойства языка в целом, в то же время самой своей сутью подготовлен для того, чтобы стать объектом механизации», благодаря «регламентирующему действию формальной модели, лежащей в основе данной области производственных отношений».

Одним из результатов  этого явилось то, что организационно-распорядительные документы (обслуживающие внутреннюю сторону деятельности организации) стали регулярно включать в схему документа (для всех жанров) реквизит — пояснительный «заголовок к тексту». Такой заголовок выступает по существу как аннотация документа в форме предложно-падежной конструкции: предлог О + название управленческого действия + указание на объект этого действия, типа О рекламации партии новых бланков. При вводе документа в компьютер этот заголовок служит базой для превращения предложно-падежного сочетания (О рекламации) в слово-дескриптор в именительном падеже   (Рекламация ...).

По традиции было принято  начинать текст акта с текстовой  формулы: «Мы, нижеподписавшиеся, ...» (что  и было закреплено в ГОСТах); но вот  ГОСТ 6. 39-72 отменил это привычное  начало, регламентировав в данной позиции текста другую текстовую формулу со значением «основание»: «В соответствии с приказом директора завода...»

Таковы те немногие изменения, которые можно наблюдать в  последнее время в регламентации  языка официально-деловой документации.

Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Госстандарт России. - М.: 2003. - 17с.
2. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений: Учеб. пособие для студентов по экон. специальности/ Р.Н. Ботавина. - М.: Финансы и статистика, 2001.
3. Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю/Акад. нар. хоз-ва при Правительстве Рос. Федерации. -2-е изд. - М.: Дело, 1999.
4. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев и др. - Гос. Акад. Упр. им. Орджоникидзе. - М.: ИНФРА-М, 1998. - 572с.
5. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб. пособие для сред. спец. учеб. заведений. - 3- е изд., испр. - М.: Высш. шк., 1998.