Особенности оформления деловой корреспонденции. Понятие и виды переписки

1. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ. ПОНЯТИЕ И ВИДЫ ПЕРЕПИСКИ

Деловое письмо – один из главных каналов связи предприятий, организаций и учреждений с внешним  миром. С помощью писем ведутся  переговоры, выясняются отношения, выражаются просьбы и претензии, оформляются  приглашения, даются указания. Письма сопровождают другие документы и  материальные ценности.

Деловое (служебное) письмо – это обобщенное название различных  по содержанию документов, которые  служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения или  уведомления о чем-нибудь.

Каждый документ имеет  свои обязательные реквизиты, порядок  оформления которых определен ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее Стандарт). Стандарт был разработан Всероссийским научно-исследовательским  институтом документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД) Росархива и принят постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003г. Стандарт был введен в действие с 1июля 2003г., он сменил одноименный  Стандарт действовавший с июля 1997г.

Принятый Стандарт носит  рекомендательный характер. Это положение  было введено в действие на основании  Федерального закона «О стандартизации»  и подтверждено Федеральным законом  от 27 декабря 2002г. №184-ФЗ «О техническом  регулировании», ведь не секрет, что  многие ГОСТы сегодня выглядят архаично, не соответствуют реалиям рыночных отношений и нередко тормозят развитие экономики.

Рекомендательный характер Стандарта получил право на существование  на фоне расширяющихся зарубежных контактов  российского бизнеса. Для российских компаний, ориентирующихся на зарубежный рынок, это означает, что они принимают  международные правила в вопросах стандартизации и готовы соблюдать  принятые на Западе принципы «добровольных  стандартов», ведь помимо того, что развиваются двусторонние партнерские отношения между российскими и западными компаниями, многие наши фирмы все больше приобретают черты транснациональных корпораций, которые зачастую имеют своих представителей в других странах. Пользование общими стандартами кроме прочего открывает дополнительные возможности для сокращения расходов по управлению деловой документацией в бизнесе и промышленности.

Организации вправе разрабатывать  требования к оформлению документов самостоятельно, с учетом Стандарта, но не произвольные, а допускающие  определенные отступления от ранее  действовавших жестких норм оформления документов, и утверждать их правовыми  документами (приказами, постановлениями).

Реквизиты письма и правила их оформления.

Реквизит документа –  обязательный элемент оформления официального документа.

Комплекс обязательных реквизитов и последовательность их расположения придают юридическую силу. Различные  документы состоят из разного  набора реквизитов. Число реквизитов документа определяется целями его  создания, требования к содержанию и форме данного способом документирования.

Формуляр-образец – это  совокупность реквизитов, расположенных  в определенной последовательности, присущих всем видам данной системы  документов.

Реквизиты письма:

• государственный герб РФ;
• герб субъекта РФ;
• эмблема или товарный знак организации;
• код организации;
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• наименование организации;
• справочные данные об организации;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• адресат;
• резолюция:
• заголовок к тексту;
• отметка о контроле;
• текст документа;
• отметка о наличии приложений;
• подпись;
• визы согласования документа;
• отметка об исполнителе;
• отметка об исполнений документа и направлении его в дело;
• отметка о поступлении документа в организацию;
• идентификатор электронной копии документа.

«Государственный  герб РФ» помещается на бланках писем в соответствии с Порядком использования Государственного герба Российской федерации, утвержденным Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000г. №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

«Герб субъекта РФ» помещают на бланках писем в соответствии с правовыми актами субъекта РФ (уставами, положениями).

«Эмблему организации  или товарный знак организации» помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).

«Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятия и организации (ОКПО).

«Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН)» юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

 «Идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит «наименование организации» должен соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах организации.

Данный реквизит служит собирательным  обозначением автора документа. Автором  документа может быть организация, ее структурное подразделение, должностное  лицо.

Над наименованием организации  указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименование дается в именительном падеже. Наименование структурного подразделения должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении об этом структурном подразделении.

Сокращенное наименование организации  приводят в тех случаях, когда  оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное  наименование помещают ниже полного. Следует  иметь в виду, что при полном наименовании федеральных органов  исполнительной власти слова «Российской  Федерации» пишутся не сокращенно, а полностью.

Реквизит «наименование организации» печатается прописными буквами и располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру при продольном расположении реквизитов.

«Справочные данные об организации» - это реквизит, содержащий сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты и др. Реквизит располагается ниже реквизита «наименование организации».

Реквизит «Дата документа» это дата его подписания.

Дату письма оформляют  арабскими цифрами в следующей  последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют  двумя парами цифр, разделенных точкой; год – четырьмя цифрами. Например: 05.03.2006.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 марта 2006г.

Данный реквизит проставляется  на бланке письма на отведенном для  этого реквизита месте.

«Регистрационный  номер документа» - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при регистрации.

Реквизит состоит из порядкового  номера документа в пределах календарного года, который можно дополнять  индексом дела по номенклатуре дел, информацией  о корреспонденте, исполнителях, например: 1285-03/11 (порядковый номер, номер дела по номенклатуре дел, индекс структурного подразделения); ЛБ-П12-845 (инициалы имени  и фамилии подписавшего письмо, номер  дела по номенклатуре дел, порядковый номер).

Реквизит располагается  на бланке письма на отведенном для  этого реквизита месте.

Регистрационный номер на письмах, составленных совместно двумя  и более организациями, состоит  из регистрационных номеров каждой организации.

«Ссылка на регистрационный  номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа.

Данный реквизит обязателен для ответных писем, располагается  на бланке ниже реквизитов «дата документа» и регистрационный номер документа».

Наличие реквизита исключает  необходимость упоминания номера и  даты поступившего документа в тексте письма.

Реквизит «адресат» - это совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. Реквизит печатается в правом верхнем углу документа.

Письмо адресуют организациям, их структурным подразделениям или  конкретным лица. А также гражданам  при ответе на их обращения. При направлении  документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. При направлении документа  конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности и  фамилия – в дательном падеже.

При направлении документа  руководителю или заместителю руководителя организации наименование организации  входит в наименование должности  адресата, оба реквизита пишутся в дательном падеже.

При адресовании документов лицам, имеющим звание (ученое или  военное) или ученую степень, перед  фамилией может указываться звание или ученая степень.

В состав реквизита «адресат»  при необходимости может входить  полный адрес, который указывается  составителем документа в случае направления корреспонденту, не входящему  в утвержденный в организации  перечень рассылки писем. Элементы почтового  адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными  постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005г. №221:

• наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия и инициалы для физических лиц);
• наименование улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта(города, поселка и т.п.);
• название области, края, автономного округа (области), республики;
• страна (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс.

Документ не должен содержать  более четырех адресатов. Слово  «копия» перед вторым, третьим  и четвертым адресатам не указывают.

При направлении документа  в большее количество адресов  составляют список рассылки, который  подписывает исполнитель.

Реквизит «адресат» выравнивается  по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.

«Резолюция» - это реквизит, фиксирующий указание должностного лица по исполнению документа. Резолюция включает следующие элементы: фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей) содержание поручения, срок его исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается  лицо, указанное первым в «резолюции». Ему предоставлено право созыва соисполнителей и координация их работы.

Реквизит «резолюция»  оформляется на лицевой стороне  первого листа документа в  верхней правой его части на свободном  от текста месте.

Этот реквизит может оформляться  на отдельном бланке должностного лица с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому он относится.

«Заголовок к  тексту документа» - обязательный реквизит документа, выражающий содержание текста документа и необходимый для регистрации и поиска документа. Он должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос «О чем?», например: «О выделении…, Об изменении…» или «О ком?»: «О Сергеевой М.В.».

К тексту документов, оформленных  на бланках формата А5, заголовок  может не составляться.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один междустрочный интервал.

Заголовок пишется с прописной  буквы от левой границы текстового поля, без кавычек. Точка в конце  заголовка не ставится.

«Отметка о  контроле документа» делается на письмах, исполнение которых контролируется. Обозначается буквой «К» или штампом «контроль». Располагается в правой верхней части документа и бланка резолюции (если резолюция оформлена на отдельном бланке).

«Текст документа» - главный реквизит, ради которого составляется документ.

Текст документа можно  оформлять в виде таблицы, связанного текста, разбивать на абзацы, разделы, пункты.

В тексте письма, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывается  их реквизиты: «наименование документа», «наименование организации» - автора документа, «дата документа», «регистрационный номер документа», «заголовок к тексту».

В письмах используется следующая  форма изложения.

Текст письма составляется от первого лица множественного числа  – «просим, направляем», или третьего лица единственного числа – «предприятие считает, организация рассмотрела», или от первого лица единственного  числа – «направляю, прошу».

Если письмо оформлено  на бланке должностного лица, то текст. Как правило, излагается от первого  лица единственного числа: «предлагаю, прошу».

«Отметка о  наличии приложения» делается в сопроводительных (договорных) письмах, письмах-приглашениях, рекламных и информационных письмах и др.

 «Подпись» - это обязательный реквизит документа, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу.

В состав реквизита «подпись»  входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное  – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформлен на бланке должностного лица, то в состав реквизита «подпись» входят: личная подпись и расшифровка подписи.

При подписании документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под  другой в последовательности, соответствующей  занимаемой должности.

На практике часто применяют  совместные письма. При подписании письма несколькими лицами, равными  по должности, их подпись располагают  на одном уровне.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности (и.о.) должностного лица с указанием его фактической  должности и фамилии или указанием, что он исполняет обязанности  должностного лица.

Наименование должности  в реквизите «подпись» печатается от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал. Допускается центрирование наименование должности относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи в  реквизите «подпись» располагается  на уровне последней строки наименования должности без пробела между  инициалами и фамилией. Последняя  буква в расшифровке подписи  ограничивается правым полем.

«Виза согласования» - это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Визирование проекта документа  проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствии его правовым актам и ранее  принятым решениям

Визы включают: должность  визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи, (инициалы, фамилию) и дату.

Виза проставляется на копии письма в левой нижней части на лицевой стороне документа.

«Отметка об исполнителе» включат инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона. Она располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнего углу от левой границы текстового поля.

«Отметка об исполнении документа и направлении его  в дело» включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или. При наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку: «В дело»; подпись; дату.

Отметка об исполнении документа  подписывается и датируется исполнителем документа, руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, или руководителем, давшим поручение по исполнению документа.

Реквизит располагается  в левой нижней части исполненного документа.

 «Отметка о  поступлении документа в организацию» помещается в правом нижнем углу первого листа документа путем проставления специального штампа.

Элементами реквизита  выступают: наименование организации; порядковый номер, который может  дополняться индексом структурного подразделения и даты поступления  документа, а при необходимости  времени.

«Идентификатор  электронной копии документа» служит отметка, необходимая для поиска документа. Включает в себя имя файла на магнитном носителе. Дату и другие сведения.

Виды деловых писем

Ниже приведет пример делового письма – приглашения, с указанием  реквизитов, а также схемы расположения реквизитов на формате А4 углового и  продольного бланков.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

Контроль исполнения документов по ГОСТ Р 51141-98 определяется как совокупность действий, обеспечивающих своевременное  исполнение документов. Функция контроля – одна из важнейших управленческих функций, в осуществлении которой  принимает участие как работники  службы ДОУ, так и руководители всех уровней. Это обусловлено тем, что  в контроле выделяются два аспекта: контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения решений, и  контроль за сроками исполнения.

Контроль по существу решения  вопроса, т.е. фактически контроль за качеством  исполнения, - одна из должностных обязанностей руководителей всех уровней, начиная  от руководителя любого структурного подразделения и кончая руководителем  организации.

При большом объёме документооборота такой контроль также могут осуществлять специально уполномоченные лица или  специальное контрольное подразделение, например инспекция при руководителе.

Такой контроль может осуществлять и вышестоящая организация путём  проведения ревизий, проверок, анализом представленных отчётов, справок, однако такой контроль не всегда проводится систематически и планомерно.

Контроль за сроками, как  правило, осуществляют работники службы ДОУ или при небольшом объёме документооборота эту работу выполняет  секретарь или специально назначенный  работник.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному  исполнению документов, получению информации, которая поможет оценить качество работы структурных подразделений, их руководителей и конкретных исполнителей. Оценка качества работы управленческих работников включает в себя много  факторов, и показатель, характеризующий  исполнительскую дисциплину, - один из важнейших.

   Наиболее часто  в состав службы ДОУ включается  подразделение, осуществляющее контроль  за сроками исполнения документов, в виде группы контроля (отдела), состоящее из нескольких сотрудников  и руководителя подразделения.

Основными этапами, осуществляемыми  последовательно в таком подразделении, являются.

- получение данных постановки  документа на контроль;

-проверка своевременности доведения контрольного документа до всех исполнителей и напоминание об установленном сроке исполнения;

-получение информации о ходе исполнения и регулирование при необходимости хода исполнения;

-снятие документа с контроля с одновременной поверкой правильности оформления документов в части соответствия подписей их расшифровкам, соответствие подписи на ответном документе, подписи в резолюции на контрольном документе и др.;

-обобщение результатов контроля исполнения, составление аналитических справок (сводок) о состоянии исполнительской дисциплины в организации, доведение их до руководителя.

Все документы, требующие  исполнения, должны быть поставлены на контроль. Однако не всегда это реально  осуществить технически и, кроме  того, в силу сложившейся практики на контроль ставятся документы, содержащие наиболее важную для деятельности конкретной организации информацию.

Учитывая данный фактор, в каждой организации разрабатывается  перечень документов, подлежащих контролю исполнения с указанием сроков исполнения. Данный перечень является, как правило, приложением к инструкции по ведению  делопроизводства. Иногда он издаётся в виде самостоятельного документа.

Сроки исполнения большинства  управленческих документов регламентируются действующим законодательством (поэтому  они называются типовыми сроками  исполнения) – указами Президента, постановлениями правительства, законами РФ. Значительное количество типовых  сроков установлено в ведомственных  подзаконных актах, например о предоставлении статистической отчётности, о сроках подачи апелляций на решение судебных инстанций и др.

Типовой срок исполнения таких  распространённых видов документов, как служебное письмо, телеграмма, установлен ГСДОУ. Если в организации  есть специфические виды документов, для которых не установлены типовые  сроки упомянутыми выше документами, то организация устанавливает для  таких документов сроки исполнения и включает их в перечень, после  утверждения, которого они становятся типовыми.

Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения, установленный резолюцией руководства.

Срок исполнения входящих документов должен исчисляться с  момента поступления документа  в организацию. Однако с момента  фиксации факта поступления до проставления резолюции руководителя, определяющей исполнителей, характер исполнения и  сроки, иногда проходит несколько дней, поэтому в некоторых организациях срок исполнения документа исчисляют  от даты резолюции.

Сроки исполнения внутренних документов исчисляют, как правило, с момента доведения их до исполнителей.

Срок исполнения может  корректироваться только руководителем  – автором резолюции, но не сотрудниками, осуществляющими контроль за сроками  исполнения. Фактически руководитель, рассматривающий документ, и определяет: подлежит ли данный документ контролю за исполнением. На левом поле контрольного документа, на уровне заголовка предусмотрено  проставление реквизита 17 «Отметка о  контроле» в виде буквы «К»  или слова «контроль». Эту отметку  могут проставить и работники  службы ДОУ перед отправкой к  исполнителю, исходя из резолюции руководителя или текста документа (приказа, указания, распоряжения и др.).

При необходимости контроля устных поручений руководства на них заполняется контрольный  экземпляр РКК. Так же заполняются  несколько экземпляров РКК на документы, содержащие ряд заданий  с различными сроками исполнения, выполнение которых поручено нескольким исполнителям. Чаще всего это относится  к распорядительным документам, текст  которых состоит из отдельных  пунктов, содержащих разные поручения.

Необходимость заполнения отдельного экземпляра РКК на конкретное поручение  обусловлена тем, что при формировании контрольного массива РКК основным признаком группировки РКК является срок исполнения.

Контроль исполнения всегда строится на базе регистрационных данных: регистрационных карточек или автоматизированных данных. Введение специальных форм контрольных карточек не рекомендуется.

Форма контроля выбирается в зависимости от объёма документооборота, принятой системы регистрации, возможностей организации.

Контроль можно проводить  в ручном режиме с помощью контрольно-сроковой карточки, что чаще всего встречается  в небольших организациях при  незначительном объёме документооборота.

В других случаях рационально  применение автоматизированной системы  контроля исполнения документов с помощью  вычислительной техники.

Для ведения контроля в  ручном режиме используют контрольно-сроковую карточку, разделённую на 33 ячейки. Удобнее использовать не стандартный  карточный ящик, а картотеку, у  которой нет одной боковой  стороны.

Ячейки контрольно-сроковой картотеки, отделённые друг от друга  разделителями, обозначаются цифрами:

С 1 по 31 ячейки – это дни  текущего месяца;

32 ячейка – для карточек  на документы, срок исполнения  которых приходится на следующий  месяц;

33 ячейка – для карточек  на документы, срок которых  истёк в предыдущем месяце. Чаще  всего эту ячейку и делают  нулевой и помещают перед первым  разделителем. Карточки из этой  ячейки перемещаются в другие  в том случае, если будет продлён  срок исполнения.