Особенности организации документооборота

 

Введение

Подавляющее большинство  документов, управляемых из учреждений  и направляемых им, являются информационно-справочным. Они содержат информацию о фактическом  положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу  вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к  руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. 

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, заявление, все разновидности переписки, акт, протокол, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Докладные и объяснительные записки.

Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка готовится как  по инициативе самого работника, так  и по указанию руководителя принять  определенное решение. Поэтому текст  ее четко делится на две части. В первой, описательной, излагаются имевшие место факты или описываются ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки предоставляются регулярно.

Докладные записки могут быть двух видов:

• внешняя;
• внутренняя.

           Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации.  

           Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя

          Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на бланке учреждения и подписывается его руководителем. (см. приложение 1).

          Обязательными реквизитами докладной  записки являются: наименование  организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Объяснительная  записка:

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета и т.д) или какое-либо действие, факт, событие, представляемый руководителю.

Это документ, составляемый работником (должностным лицом)

организации и объясняющий  вышестоящему непосредственному

руководителю причины  невыполнения какого-либо поручения, нарушения

трудовой или технологической  дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаге. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Текст объяснительных записок  должен быть убедительным, содержать  доказательства, четкие разъяснения. Текст объяснительной записки печатается через полтора интервала.

Пример объяснительной записки   приведен в приложении 2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Акт.

            Акт – справочно-информационный документ. Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожению документов, акты аварий и т.д.).

            Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

Акт может иметь  гриф согласования. Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

Во вводной  части указывают основание для  составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

Акт подписывают  все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают). С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата).

При наличии  замечаний акт визируют с отметкой: «Замечания прилагаются». Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке. Пример акта приведен в приложении 3.

Формуляр образец  объяснительной записки состоит  из реквизитов:

• Наименование организации;
• наименование вида документа – АКТ:
• дата документа (дата актируемого события представленные сразу, независимо когда подписан акт.);
• регистрационный номер;
• место составления;
• гриф утверждения (при необходимости);
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения(при необходимости); подписи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Протокол.

        Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

        Протоколы бывают развернутыми и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения. Первая страница протокола оформляется на общем бланке организационно-распорядительного документа формата А4, последующие страницы на обычной бумаге того же формата. Содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата документа (дата заполнения), номер документа (номер протокола), место составления протокола (место проведения заседания),заголовок к тексту, текст, подписи.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Постоянная  информация связана с употреблением  устойчивой терминологии – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти  слова пишут с большой буквы  от начала левого поля.

         Переменная- инициалы и фамилии председателя, секретаря,

Присутствующих  и приглашенных, информация о которых  с указанием должности (для приглашенных специалистов из других организаций  – должность и название организации).

Фамилии членов коллегиального органа располагают  в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет один интервал. Если членов коллегиального органа больше пятнадцать человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках – регистрационный лист прилагается.

(см.приложение 4) К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.

          Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение «Повестка дня» пишется от начала левого поля (0-го положения табулятора).

С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное».

Основная часть протокола строится по схеме: слушали - выступили – постановили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности. Слова – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут прописными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препирания (открытая пунктуация).

Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько.

С красной строки пишут  инициалы и фамилию докладчика (в  именительном падеже). Ставят тире и  с большой буквы излагают краткое  содержание доклада, сообщения. Если текст документа представлен докладчиком или стенографирован, то вместо краткого изложения доклада пишут: «Доклад прилагается».

Ход обсуждения доклада отражается в разделе –ВЫСТУПИЛИ.

После слова ВЫСТУПИЛИ  с красной строки пишут инициалы И.И фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать название должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица – «я осуществляю…», от третьего лица – «Клапов сказал, что…», безотносительно к лицу говорящего – «Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо», в безличной форме – «Ивановым было предложено…».

Если выступающий предоставляет  текст выступления, то после тире указывают – «Выступление прилагается».

Вопросы и ответы фиксируют  в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова – вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

Завершающей частью протокола  является постановление (решение). Начинают эту часть словами ПОСТАНОВИЛИ  или РЕШИЛИ

Постановляющую часть строят по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то он делится на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

Протокол может фиксировать  решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить  к протоколу.

При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре.

Если к протоколу прилагают  стенограмму, то об этом делают запись после первой части протокола  – Заседание… стенографируется. Стенограмма  прилагается.

Протокол подписывает  председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласно с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель и члены президиума.

Датой протокола  является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько  дней, то указывают дату начала и, через тире, окончания заседания (17.06.1988 – 20).

Номер протокола  – порядковый номер в течении  календарного года . Фирма протокола дана в приловении

 

 

 

 

 

4. Справка

Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки в целом  оформляются аналогично докладным  запискам.

Справки бывают двух видов:

1. Справки, описывающие  и подтверждающие факты или события в производственной деятельность организации.

Справки составляют по указанию вышестоящей организации  или руководителя организации для  информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные  сроки. Текст такой справки состоит их двух частей.

В первой части  справки излагаются факты, послужившие  поводом к написанию, во второй –  приводятся конкретные данные.

Выводов и предложений  в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки.

В справке фиксируют  сведения на определенном отрезке времени. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которые прилагаются сведения, приведенные в документе.

Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует  тщательного сбора и проверки сведений. В справках могут приводиться таблицы.

Справки, составленные для руководителя организации, подписывает  составитель, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает  руководитель учреждения. Справки финансового  характера подписывает и главный бухгалтер учреждения.

Справки, выходящие  за пределы учреждения, оформляют  на общем бланке формата А4, а внутренние – на чистом листе бумаги, но с  теми же реквизитами.

Датой справки  является дата ее подписания. Адресат оформляют как и на других документах, но не указывают почтовый адрес.

2. Справки, удостоверяющие  юридические факты: подтверждение  места работы, учебы, занимаемой  должности, места проживания и  т.д. их выдают по запросам  заинтересованного лица или учреждения. Это наиболее многочисленная и ежедневная составляемая группа справок. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Отличительной чертой трафаретной справки является то, что адресат перемещен во вторую часть текста. Текст документа начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывают название организации, куда она представляется.

Переменные  и недостающие данные могут быть вписаны в трафаретную форму справки от руки.

В тексте не должно быть архаичных оборотов, ненужных слов: «настоящая справка», «действительно учится». Текст заверяют подписью и  печатью.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

         Процесс принятия управленческих  решений основан на сборе и  обработке объективной и достоверной  информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди низ занимают информационно - справочные документы.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, заявление, все разновидности переписки,  акт, протокол, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

        Особенность этих документов  в том, что в процессе документооборота  учреждения они идут от работника к руководителю подразделения (снизу вверх по системе управления), от подведомственной организации к вышестоящую.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  используемых источников и литературы:

1. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие.- М.: Изд-во Эксмо, 2006.-624 с.
2. Государственный стандарт Российской Федерации.  «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ 6.30-2003
3. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. - М.: ИМПЭ, 1998. -96 с.
4. Кузнецова Т.В., Лихачев М.Т., Райхцаум А.Л., Соколов А.В. Документы и делопроизводство. Справочное пособие . - М.: Экономика, 1991. - 271 с.
5. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: Учебник. -М.:ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005.-176 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

                           Пример оформления докладной  записки      

Контрольно-ревизионный отдел                                   Управляющей магазина

  «Стильпарк» ТЦ «Вэймарт»

Корноуховой Т.И

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

 

05.05.2009                                                                             №4/06-14

                                                                                              Поповой В.Г

Люмовой А.Н

 

Москва

 

Прошу подготовить  проект

Приказа и доложить к

О назначении документальной                                           10.09.2009

ревизии в магазине № 67                                                                    В.Н. Голов

                                                                    06.05.2009

 

 

 

          При инвентаризации товарных фондов магазина №67 09.04.90. обнаружена недостача различных товаров на сумму 2305 руб.

          Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина  № 67 с 10.05.2009 по 21.06.2009.

 

 

 

 

 

 

Главный бухгалтер                    Личная подпись                      М.А.Вишнякова

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2.

                    Пример оформления объяснительной записки

 

Бухгалтерия                                                                             Директору ЗАО

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ  ЗАПИСКА                                            «Электрон»

17.12.2009                     №6/01-11                                                  В.Н.Петрову

 

                  Москва

 

О графике отпусков

 

 

        В соответствии с Вашим распоряжением  от 10.09.2010 №51 бухгалтерия должна  была до 16.12.2009 представить в отдел  кадров сведения для составления  графика отпусков на 2010 г. Сведения были представлены с опозданием (17.12.2009) в связи с болезнью двух работников и служебной командировкой главного бухгалтера.

 

 

Зам.главного бухгалтера              Личная подпись                          А.А.Липкина

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пример оформления акта                    Приложение 3

Открытое акционерное                       УТВЕРЖДАЮ

Общество «Заря»

                                                          Генеральный директор

                     АКТ                              Личная подпись     А.В.Гуськов

 

19.11.2010                                           №15    20.11.2010

 

                     Москва

 

О проверки сохранности

документов  в ОАО «Заря»

 

Основание: Приказ генерального директора от 13.11.2010  №24 «О проверке сохранности управленческих документов»

 

Составлен комиссией:

Председатель  – Зам диктора по режиму Авакян С.С

Члены комиссии: Заведующий общим отделом Волгина  Т.И.

                           Инспектор отдела кадров Кузьминова  Е.А

                           Референт Маркушов А.И

 

        В период с 14 по 19 ноября 2010 комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов ОАО «Заря». Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.

       Документы, предусмотренные номенклатурой дел, обрабатываются и хранятся в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций».

       Фактов гибели, утраты, порчи или  незаконного уничтожения документов  не установлено.

        Комиссия рекомендует выделить  и оборудовать специальное помещение для архива ОАО «Заря».

 

Составлен в 3 экз.:

1 экз.- ген.директору  (в дело 1-15);

2 экз.-зав.архивом;

3 экз.- зав. Общим  отделом.

 

Председатель  комиссии                Личная подпись                      С.С. Авакян

 

Члены комиссии                           Личная подпись                      Т.И Волгина

                                                      Личная подпись               Е.А. Кузьминова

                                                      Личная подпись                  А.И Маркушов

 

Приложение 4

Пример оформления протокола

Закрытое акционерное  общество «Вымпел»

 

ПРОТОКОЛ

01.02.2009    №9

Москва

Собрание производственного

Отдела

 

Председатель  – Пирагова О.Ю

Секретарь      – Малышева Е.В

 

Присутствовали 8 человек (список прилагается)

 

ПОВЕСТКА  ДНЯ:

1. Об уточнения расчетных коэффициентов определения себестоимости

продукции массового  спроса.Доклад главного экономиста Мун.И.И.

СЛУШАЛИ:

          Доклад главного экономиста Мун И.И.(текст доклада прилагается)

ВЫСТУПИЛИ:

          Главный технолог Пахомов А.В.- поддержал основные положения доклада. Предложил уточнить отдельные коэффициенты (текст выступления прилагается).

         Начальник прессового цеха Галкин  М.Л.- провел конкретные примеры  необходимости внедрения новых  коэффициентов для определения себестоимости.

ПОСТАНОВИЛИ:

Применять с 01.03.2009 новые  расчетные коэффициеты определения  себестоимости продукции.

 

Председатель                                 Личная подпись                        О.Ю Пирагова

 Секретарь                                      Личная подпись                      Е.В. Малышева