Особенности подготовки и ведения переговоров

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«Сибирский институт управления»

Юридический факультет

Кафедра Физического образования и рекреации

Контрольная работа

по учебной дисциплине «Профессиональная этика и этикет»

на тему: «Особенности подготовки и ведения переговоров»

Выполнил:

Студент 1 курса гр.13173

очного отделения

специальности 030901.65

«Правовое обеспечение национальной безопасности»

Зуева В.С.

Научный руководитель:

ст. преподаватель каф.

Крохина Н.Б.

Новосибирск

2013

Содержание

1. Введение
2. Стратегические установки и подходы ведения переговоров
3. Этапы переговоров
4. Заключение

Введение

Умение общаться с деловым партнером, понимание психологии другого человека, интересов другой организации можно считать одним из определяющих факторов в процессе ведения переговоров. Это умение главенствует не только на деловых переговорах. Если человек умеет побуждать к деятельности других людей, то он состоится в качестве руководителя.

В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют деловые беседы и переговоры. Изучением этики и психологии переговорных процессов занимаются не только отдельные исследователи, но и специальные центры, а методика ведения переговоров включается в программы подготовки специалистов различных профилей. Деловые беседы и переговоры осуществляется в вербальной форме. Это требует от участников общения не только грамотности, но и следования этике речевого общения. Кроме того, важную роль играет, какими жестами, мимикой мы сопровождаем речь (невербальное общение). Особую важность знание невербальных аспектов общения приобретает при ведении переговорных процессов с иностранными партнерами, представляющими иные культуры и религии.

Стратегические установки и подходы ведения переговоров

Существуют две стратегические установки ведения переговоров: конфронтационная и партнерская.

Конфронтационная установка предполагает противостояние сторон, подавление противника, принуждение его к выполнению невыгодных для него условий, одержание победы над ним.

Партнерская установка нацелена на принятие взаимовыгодных решений.

Исходя из стратегических установок, выделяют два подхода к ведению переговоров: позиционный (жесткий и мягкий) и принципиальный.

Позиционный подход основывается на конфронтационной стратегической установке, и суть его заключается в том, что принципиальным становится отстаивание собственной позиции, а не достижение оптимального результата.

Позиционный подход может быть двух видов: мягкий и жесткий. При мягком подходе участник переговоров желает избежать личного конфликта и ради достижения соглашения с готовностью идет на уступки. Чаще всего дело заканчивается тем, что он остается в обиде и чувствует себя ущемленным. В случае жесткого подхода участник переговоров готов рассматривать любую ситуацию как состязание воли, в котором сторона, занявшая крайнюю позицию и упорно ее отстаивающая, получит больше. Он хочет победить, но подобная ситуация жесткой борьбы часто изматывает его самого т портит отношения с партнером.

Второй подход к ведению деловых переговоров – принципиальный. Данный подход основывается на партнерской стратегической установке и предусматривает жесткий подход к рассмотрению существа дела, но мягкий подход к отношениям между участниками переговоров. Это метод полагает, что вы стремитесь найти взаимную выгоду там, где только возможно, а там, где ваши интересы не совпадают, следует настаивать на таком результате, который был бы основан на нормах справедливости, независимо от воли каждой из сторон (табл. 1).

Характеристика подходов к ведению переговоров1

Безусловно, для достижения максимального эффекта переговоров, выработки разумных соглашений, для поддержания партнерских отношений в процессе служебных отношений следует придерживаться партнерской стратегии и принципиального подхода. По словам известного американского специалиста по ведению переговоров Джеральда Ниренберга, переговоры – это не война и не поле битвы, и их целью является не «мертвый» или «раздавленный» противник. «При правильном ведении переговоров побеждает каждый участник… выигрывают все».2

Этапы переговоров

Существует три этапа переговоров: подготовительный, проведение переговоров, анализ переговоров.

Подготовительный этап является залогом успешного проведения переговоров и включает в себя следующие элементы:

• формулировку общего подхода к переговорам: целей и задач, стратегии и достижения;
• проведение экономических и финансовых расчетов;
• подготовку необходимой документации;
• определение возможных вариантов решения;
• формулировку возможных позиций и их аргументации;
• планирование организационных моментов;
• определение состава участников переговоров;
• выбор места проведения переговоров.

 Проводить переговоры  идеально в специально приспособленных переговорных комнатах. Дверцы мебели, стоящей в этом помещении, должны быть закрыты, на столах не должно находиться лишних документов. Главный элемент переговорной комнаты – стол. Деловой этикет предполагает, что лучший стол для переговоров – круглый или овальный, так как любой стол с углами изначально настраивает участников процесса на конфронтацию.

На этом этапе рекомендуется делать так называемые домашние заготовки: письменные формулировки предложений, обоснование позиции, перечень основных аргументов и т.д. Это поможет добиться большей четкости и точности высказываний при обсуждении. Самое эффективное оружие в переговорах – информация. Очень важно заблаговременно собрать как можно больше информации и о предмете обсуждения, и о людях, с которыми планируются переговоры (их ценностные ориентиры, жизненные цели, ожидаемую от переговоров выгоду).

Этап проведения переговоров. Существует оптимальная модель построения данного этапа, состоящая из следующих элементов:

• приветствие участников, представление сторон друг другу;
• изложение проблем и целей переговоров;
• диалог участников, включающий уточнение, обсуждение и согласование позиций, выяснение взаимных интересов;
• подведение итогов и принятие решений;
• завершение переговоров.

В переговорах главной целью является поиск баланса интереса сторон, поэтому необходимо научиться раскрывать интересы оппонирующих сторон, уметь находить общие и координировать несовпадающие.

Для достижения данной цели необходимо обладать следующими умениями:

1. Уметь слушать. Лучше понять, оценить и запомнить информацию, полученную от собеседника, помогает активное слушание. Среди основных приемов, используемых при активном слушании, можно выделить следующие:

• поощрение собеседника («Да-да», «Очень интересно», «Я вас слушаю» и т.д.);
• уточнение («Что вы имеете в виду, говоря о…?», «Что значит…?» и т.д.);
• дословное или почти дословное повторение слов собеседника («Если я вас правильно понял. Вы предлагаете…», «То есть вы считаете, что…»);
• выражение сопереживания, понимания чувств собеседника («Я понимаю ваше состояние», «Ваше возмущение можно понять»);
• выдвижение гипотез и подведение итогов, позволяющих уточнить, насколько верно были поняты слова собеседника («Таким образом, можно сделать вывод о том, что…», «Итак, подводя итоги…»).

2. Умение убеждать. Оно необходимо для того, чтобы добиться согласия оппонента с высказанной точкой зрения. Для обоснования своей точки зрения или для опровержения точки зрения оппонента можно использовать различные методы аргументации.

3. Умение задавать вопросы. Это является важной составляющей  эффективного обсуждения предложений сторон. Необходимо использовать различные виды вопросов:

• риторические – утверждение или отрицание, выраженное в вопросительной форме и не требующее ответа. Позволяют ненавязчиво склонить оппонента к мнению говорящего;
• наводящие – содержат элементы требуемого ответа. Их можно использовать для подтверждения точки зрения говорящего или направления переговоров в нужное русло;
• альтернативные – предоставляют оппоненту возможность выбора из двух-трех вариантов, что позволяет быстрее принять решение.

Умение мыслить творчески, т.е. отказаться от стереотипа; свободно переходить от одного аспекта вопроса к другому; находить неожиданные, уникальные решения.

Также немаловажным является владение тактическими приемами ведения переговоров. Рассмотрим некоторые из них.

1. Уход. Этот прием связан с закрытием позиции. Например, оппонент просит отложить рассмотрение вопроса, перенести его на другую встречу. Уход может быть прямым (открыто предлагается отложить данный вопрос) и косвенным (ответ звучит неопределенно, вопрос оппонента не замечается).
2. Затяжка. Одна из сторон по разным соображениям пытается затянуть переговоры.
3. Выжидание. Участники стараются сначала выслушать мнение оппонента, а затем уже высказывать свое.
4. Выражение согласия. Оппонента старается подчеркнуть согласие с уже высказанным мнением оппонента.
5. Выражение несогласия. Оппонент дистанцируется от высказывания партнера.
6. Выражение частичного согласия (да, но…). Оппонент сначала соглашается с высказыванием собеседника, а затем высказывает свою точку зрения, не совпадающую с мнением партнера (Да, Вы, безусловно, правы, однако если рассматривать этот вопрос с другой стороны, то…).
7. Пакетирование. Несколько вопросов предлагается к рассмотрению в виде «пакета», т.е. обсуждаются не отдельные вопросы, а их комплекс. В «пакете» могут быть увязаны привлекательные и непривлекательные для оппонента вопросы, а также «пакет» может представлять собой ряд уступок оппонента друг другу.
8. Постепенное повышение сложности обсуждаемых вопросов. Начинать обсуждение желательно с более легких вопросов.
9. Возражение партнеру. Указание на слабые стороны позиции оппонента: недостаточность полномочий, противоречивость аргументов, нервозность, отсутствие альтернативных вариантов и др.
10. Выдвижение требований в последнюю минуту. Одна из сторон выдвигает новые требования в самом конце переговоров, когда все вопросы решены и принципиальное согласие достигнуто. Если другая сторона стремится сохранить договоренность, то она может пойти на уступки и согласиться с требованиями.

Немаловажную роль в процессе переговоров играет также наличие благоприятного климата (Р. Фишер, С. Браун). Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

1. Рациональность. Необходимо сохранять спокойствие, даже если другая сторона проявляет эмоции. Любая несдержанность разрушительно действует на взаимоотношение сторон.
2. Понимание. Постарайтесь понять оппонента. Пренебрежение к его точке зрения ограничивает возможность достижения соглашения.
3. Общение. Прямые контакты всегда могут быть использованы для улучшения отношения с оппонентами.
4. Достоверность. Избегайте использования ложной информации.
5. Отсутствие поучительного тона. Пренебрежительные интонации, менторский тон, безаппеляционность высказываний трактуются как демонстрация превосходства, проявление неуважения.
6. Открытость для восприятия другой точки зрения. Постарайтесь вникнуть в суть представлений оппонента. Ведь понять точку зрения другого – еще не значит согласиться с ней. Нетерпимость по отношению к взглядам оппонента – верный путь к разрыву отношений.

Любые переговоры должны закончиться принятием решения. Решение, чаще всего, бывает трех типов: компромиссное, ассиметричное, принципиально новое.

Компромиссное решение – это соглашение на основе взаимных уступок. Оно возможно лишь тогда, когда стороны готовы уступить друг другу и удовлетворить хотя бы часть взаимных интересов.

Ассиметричное решение заключается в том, что уступки одной стороны значительно превышают уступки другой, но оппонент вынужден соглашаться с этим, в противном случае он потеряет еще больше. Такие решения закрепляют частичное поражение одной из сторон.

Принципиально новое решение – эффективное средство снятия существующих противоречий. Это нахождение нестандартного решения, творческий подход к рассмотрению ситуации.

После принятия решения необходимо формально закрепить его, для чего целесообразно предпринять ряд действий:

• составляется юридический документ (договор, контракт);
• обговариваются условия выполнения данного документа;
• разрабатываются пути преодоления возможных препятствий;
• предусматривается процедура контроля за выполнением договоренностей;
• разрабатываются механизмы ответственности за их невыполнение.

После завершения переговоров целесообразно провести их анализ (третий этап). Необходимо проанализировать следующие моменты:

• какие действия, аргументы способствовали успеху (неуспеху) переговоров;
• какие возникали трудности, как эти трудности преодолевались;
• что не было учтено при подготовке к переговорам и почему;
• какие возникали неожиданности в ходе ведения переговоров;
• каково было поведение партнеров при переговорах;
• какие принципы ведения переговоров возможно и целесообразно использовать на других переговорах.

В конце переговоров вопросы ставятся таким образом, чтобы партнер обязательно ответил «да». Это позволяет создать впечатление благоприятного поведения и завершения переговоров.

По окончании переговоров также целесообразно подготовить отчет, в котором необходимо проанализировать итоги и ход переговоров. Достигнутые в ходе переговоров договоренности необходимо выполнять, чтобы не испортить свою деловую репутацию. В случае возможного срыва выполнения договоренности по вашей вине необходимо заранее поставить партнера в известность, предложив варианты компенсации.

Заключение

Этика делового общения вообще и деловые переговоры в частности в науке этике - наука о нравственности и морали, об отношениях между людьми и обязанностях, вытекающих из этих отношений. Все люди различны между собой и поэтому они по разному воспринимают ситуацию, в которой оказываются. Различия в восприятии часто приводят к тому, что люди не соглашаются друг с другом по определенному поводу. Это несогласие возникает тогда, когда ситуация несет конфликтных характер. Конфликт определяется тем, что сознательное поведение одной из сторон (личность, группа, организация) вызывает расстройство интересов другой стороны. Разрешение конфликтов чаще всего производится методом переговоров. В разработанную методику проведения деловых переговоров включены различные факторы: восприятие, эмоции, учет разности интересов, выработка взаимовыгодных вариантов и т.п.

Исходя из всего вышесказанного мы можем сделать вывод, что овладение навыками делового общения является необходимым для будущих деловых людей: государственных и муниципальных служащих, экономистов, менеджеров и т.д. Это не просто, как кажется, но и не сложно. Эти навыки в будущем могут сыграть важную роль при заключении сделки или подписании контракта.

Список используемой литературы

1. Этика государственной и муниципальной службы: учеб. пособие / Н. Б. Крохина, И. Ю. Парфенова, Г.А. Антипов; РАНХиГС, Сиб. ин-т упр. - Новосибирск: Изд-во СибАГС, 2013. – 192 с.
2. Травин В. В., Магура М. И., Курбатова М. Б. Деловое общение: Модуль II: учеб.-практ. пособие. – М.: Дело, 2004. – С.17.
3. Введенская Л. А., Павлова Л. Г., Кашаева Е. Ю. Указ. соч. – С. 123-127, 274-285.

1 См.: Кибанов А. Я., Захаров Д. К., Коновалова В Г. Этика деловых отношений: учеб. / под ред. А. Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 2006. – С. 255-256.

2 Ниренберг Дж. И. Гений переговоров: пер. с англ. – Минск, 1997. - С.13,14.