Особенности проведения собраний и совещаний. Деловая полемика, правила её проведения
МИНИСТЕРСТВО ОБРОЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФГБОУ ВПО «Уральский государственный
Центр дистанционного образования
Контрольная работа
по дисциплине: Деловые коммуникации
по теме: Особенности проведения собраний и совещаний.
Деловая полемика, правила её проведения
Екатеринбург
2013
- Содержание:
Ведение……………………………………………………………
Глава I. Особенности проведения собраний и совещаний…………………….5
1.1.Проведение собраний ………………………………………………………..5
1.2. Проведение совещаний ……………………………………………………10
Глава II. Деловая полемика, правила её проведения……………………….…15
2.1. Деловая полемика ……………………………………………………….…15
2.2. Правила её проведения …………………………………………………….19
Список литературы……………………………………………………
Введение:
Тема контрольной работы является актуальной, потому что собрание и совещание при соответствующем уровне подготовки и проведения является эффективным методом управленческой деятельности, т.к. в основе принимаемых решений по различным проблемам и вопросам лежат их коллективные обсуждения и рекомендации.
Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.
Обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров. И это – жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой формы или организации. В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, нехватка которой дезориентирует любую хозяйственную деятельность.
В деловом общении нередко возникают ситуации, когда при обсуждении какой-либо проблемы приходится отстаивать свое мнение, то есть спорить. В существовании разных взглядов на одну и ту же проблему нет ничего удивительного: любое явление многогранно, множеством связей соединено с другими, и одному человеку трудно учесть все его стороны.
Полемика или споры чаще всего возникают, что партнеры обращают внимание на взаимоисключающие стороны одного явления, и каждый из них по-своему прав. Иногда спор ведут партнеры, каждый из которых заботится только о своих интересах. Рассчитывать на достижение истины в таком случае не приходится.
Деловому человеку или руководителю чрезвычайно важно в настоящее время постичь искусство общения. Во многом зависит от таких факторов, как собственное поведение, мотивация, организаторские способности и умение выражать свои мысли, зависит не только личная карьера человека, но и как руководителя организации, от которого во многом зависит не только успех дела, но и отношение с коллективом на предприятии или организации.
Самый благородный вид спора - тот, который ведется для выяснения и сопоставления различных точек зрения, поиска истины. Свою позицию собеседники логически обосновывают, с уважением и вниманием относятся к аргументам противоположной стороны. В дискуссии победителей нет. В процессе поиска истины выигрывают все.
К победе в полемике можно прийти путем убеждения оппонента. Но нередко к ней стремятся любой ценой, буквально заставляя противника признать свою неправоту. В этом случае идут в ход уловки, запрещенные приемы. Такой спор, рассчитанный на победу любой ценой, часто называют эристикой (искусство спора, диспут и полемики).
Искусство спора известно с глубокой древности. Оно было широко развито в Древнем Китае и Древней Греции. Греческий философ Зенон называл спор с целью убеждения оппонента тактикой раскрытой ладони, а спор ради победы - тактикой сжатого кулака.
«Два человека, стремящиеся по-настоящему понять друг друга, должны сначала противоречить друг другу. Истина - дочь дискуссии, а не дочь симпатии». Г. Батляр (французский философ XX в.)
Целью написания контрольной работы является, это изучение по правильному проведению собраний, совещаний и деловой полемики в организации, предприятии. Основной целью проведения любого совещания или собрания, это принятие совместного решения после коллективного обмена информацией, т.е. достижение определённого результата.
Выяснить основные задачи проведения совещаний, собраний. Что такое проблемное совещание? Для чего проводится инструктивное совещание и оперативное совещание.
Глава I. Особенности проведения собраний и совещаний
1.1.Проведение собраний
Собрание – это совместное присутствие группы (коллектива) граждан в определённом месте для обсуждения разных тем или решений определённых проблем.
Есть ещё другое понятие собрания – это сбор всего трудового коллектива предприятия или организации, для решения насущных любых вопросов и доведения сведений масс решений руководства.
Одним из наиболее сложных вариантов делового взаимодействия являются собрания – особенно если они проводятся в ситуации конфликта или кризиса в организации. Для ряда организаций собрания являются высшим органом управления. Поэтому создаваемые по итогам их работы документы всегда затрагивают стратегические планы организации и влияют на психологический климат в коллективе.
Основными ориентирами при
подготовке собраний служат нормативно-распорядительные документы, регламентирующие
деятельность самой организации в целом
и собрания как органа коллегиального
управления. К числу таких документов
относятся: учредительный договор, устав
организации, законодательные акты, играющие
роль типовых положений подобного рода
учреждений. В таких документах нередко
содержатся указания о том круге вопросов,
которые могут быть вынесены на коллегиальное
обсуждение, включены в повестку дня собрания.
Кроме того, в организационно-
Практика показывает, что в конфликтных ситуациях большое значение приобретает то, как именно составлена повестка дня собрания. Вероятность конструктивного разрешения конфликта повышается, если в повестку войдут только вопросы, непосредственно затрагивающие суть конфликта, предмет возникших противоречий. Если помимо самого конфликта предпринимается попытка в ходе собрания решить и какие-то дополнительные вопросы, то такой повесткой создается предпосылка развития конфликта как лавинообразного. Это связано с привлечением к непосредственному взаимодействию одновременно большого числа людей. Их разнонаправленные интересы в сочетании с задаваемыми конфликтной ситуацией установками на соперничество могут спровоцировать дальнейшее расширение конфликтной области, разрастание и усложнение возникших противоречий.
Многие деловые собрания и совещания проводятся в виде дискуссий. При массовой дискуссии все участники, за исключением председателя, находятся в равном положении. Специально подготовленные докладчики не назначаются, в то же время все присутствуют не только в качестве слушателей. Специальный вопрос обсуждается в определенном порядке, обычно в соответствии со строгим регламентом и под председательством должностного лица.
Для формирования собрания и готовности к содержательному общению за несколько дней до его проведения, им может быть представлена справка по существу обсуждаемой проблемы. Для ее составления целесообразно создать группу экспертов, ориентированных на проведение всестороннего анализа положения дел в организации.
Как правило, материалы к собранию (повестка, тезисы или тексты докладов, проекты решений и т. п.) предоставляются будущим участникам собрания не позднее, чем за три-четыре дня до его начала. Это позволяет им вносить изменения в уже разработанные документы, а затем оперативно представлять свои предложения в ходе собрания.
В психологическом плане работа с документами уже в ходе самого собрания позволяет снизить вероятность обострения личных антипатий между конфликтующими сторонами. Обращение к документу, минуя прямое взаимодействие с оппонентом, введение документа как опосредствующего звена снижают вероятность вспышки аффективных реакций, протекания конфликта по сценарию взрыва.
Работа с конфликтом во время собрания по игровому сценарию зачастую приобретает более управляемый характер, если удаётся принять общий регламент. Для облегчения работы над проектом регламента можно использовать в качестве исходной заготовки следующую распространенную схему проведения собраний:
- вступительное слово общей продолжительностью от 3 до 5 минут, в котором сообщаются общие правила работы собрания, режим его проведения, примерное время окончания;
- основной доклад продолжительностью от 25 до 30 минут (если на собрании вынесены диаметрально противоположные позиции конфликтующих сторон, то на изложение своих взглядов каждому должно быть предоставлено равное время, но желательно, чтобы в сумме оно не превышало 30 минут, - иначе в результате естественного утомления, собравшиеся просто становятся невнимательными);
- вопросы к докладчикам и их ответы (каждый вопрос и ответ - не более 2х минут);
- выступления содокладчиков, дополнительные сообщения (не более 10-15 минут на всех выступающих с дополнительными сообщениями в силу причин, отмеченных в пункте 2);
- вопросы содокладчикам (не более 1 минуты на каждый вопрос и ответ на него);
- выступления участников собрания (5-7 минут);
- ответы докладчиков (не более 5 минут каждому);
- ответы содокладчиков (не более 3 минут каждому);
- справки по ходу собрания (их должно быть не более трех-пяти, чтобы не отвлекать внимание от основной темы и не порождать ощущения слабой предварительной подготовки к собранию; на одну справку следует отводить не более 3 минут);
- чтение проекта решения собрания (не более 5 минут);
- предложения по проекту решения (не более 1-3 минут на каждое);
- подведение итогов собрания (не более 10 минут).
При наличии 50-75 участников считается оптимальным проведение перерывов по 10 минут через каждый час. При большем числе участников перерыв целесообразно проводить через 1,5-2 часа работы и делать его длительностью 15-20 минут.
Приведенная схема структурирования собрания по содержанию и времени носит примерный характер. Но каким бы неопределенным, ни казалось то, что будет происходить во время собрания, организаторы должны предварительно продумать и разработать свой проект регламента. Если в условиях конфликта по ходу собрания начинается обсуждение совершенно неподготовленного регламента, то сам этот рабочий вопрос может стать лишним поводом для активизации конфликтных установок, бесполезного «выяснения отношений».
Повышенное эмоциональное возбуждение, характерное для любого публичного выступления, а тем более для выступления на собрании в связи с конфликтной ситуацией, требует от каждого выступающего серьезной проработки, как структуры, так и содержания своего сообщения. Любое выступление обязательно должно содержать конструктивные предложения по решению обсуждаемой на собрании проблемы. В ситуации конфликта на собрании особенно опасны эмоциональные реплики, задевающие присутствующих. Поэтому из публичных выступлений эмоциональные выпады следует исключать.
Если выступление носит характер доклада, оно должно содержать в себе:
- краткое определение цели сообщения;
- изложение основных фактов;
- лаконичное четкое изложение предлагаемых путей решения проблемы;
- краткое содержательное заключение.
Намеченным согласно регламенту докладчикам следует заранее подготовить текст, своего выступления. Материалом для выступления могут служить данные, полученные в результате проведенного анализа дел в организации. Кроме того, доклад следует выверить с учетом повестки дня и существующих данных по отчетности организации. Не следует перегружать доклад цифровым материалом: должны быть использованы только ключевые показатели, помогающие собравшимся оценить сложившуюся ситуацию и понять смысл предлагаемых решений.
При подготовке докладчика к выступлению можно рекомендовать прочесть текст доклада вслух в том ритме и манере, в которой он собирается делать это на собрании. Это, во-первых, позволяет определить и скорректировать временные рамки выступления. Во-вторых, это способствует более быстрому ориентированию в тексте. Такое ориентирование оказывается очень полезным в эмоционально-насыщенной атмосфере собрания, когда докладчика могут прервать, он сам может сбиться или если ему вновь нужно будет вернуться к какому-то фрагменту выступления. Так как собрание - это дорогостоящий коллегиальный орган стратегического управления, то время, потраченное докладчиком на предварительную работу над своим выступлением является вполне оправданным.
При решении конфликтных вопросов
организаторами общих собраний большое
внимание должно уделяться составлению протокола,
который представляет собой важный организационно-
В современных условиях протокол часто составляется не по ходу собрания, а на основе видео- или аудиозаписи. В плане оперативности и удобства обработки и документального оформления предпочтительной является цифровая запись собрания. Но даже в случае использования цифровой техники для того, чтобы не упустить значимые моменты собрания, все, же рекомендуется сопровождать аудио- или видеозапись происходящего составлением чернового рукописного протокола с указанием времени ключевых событий. Такой протокол помогает в дальнейшем расшифровать записанное на пленке и качественно отразить его в содержании основного протокола.
Большое значение для протокола как для официального документа имеет соблюдение правил его оформления. Протокол датируется днем проведения собрания, а не моментом его подписания. Если собрание проходило несколько дней, то протокол датируется днем начала и днем окончания, которые указываются через дефис. Кроме того, в протоколе указывается его порядковый номер, который соответствует порядковому номеру собрания. Также указывается название населенного пункта, в котором собрание проводилось.
При составлении протокола следует учитывать, что по полноте освещения обсуждаемых вопросов такие документы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилию докладчика, тему доклада, фамилии выступающих лиц. Содержательная сторона выступлений в кратком протоколе не отражается. Если собрание посвящено разрешению конфликта, то подобные протоколы могут составляться только при наличии средств фиксации содержания докладов и выступлений (стенограмм, заверенных текстов докладов и выступлений, добротных аудио- или видеозаписей). В этом случае в протоколе делается запись о том, что соответствующие развернутые записи выступлений к нему прилагаются. Если это невозможно, то должен быть подготовлен развернутый протокол, полностью отражающий ход обсуждения, предлагаемые и принимаемые решения.
В ходе собрания окончательный вариант полного протокола составить практически невозможно. Поэтому составляется черновой протокол. При решении острых вопросов подобного рода протоколы могут составляться не одним, а несколькими участниками собрания, которые затем в пятидневный срок составляют и оформляют чистовой вариант протокола.
Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем собрания. Окончательные решения собрания доводятся до его участников в виде самостоятельных документов - постановлений и решений, которые создаются на основе содержащегося в протоколах материала.
Соблюдение указанных процедур, хотя и не гарантирует полного решения возникших противоречий, все же создает предпосылки для конструктивной и эффективной работы собрания. Из-за большого числа участников, нестандартности ситуации во время собраний у людей снижается способность к самоконтролю, ухудшается эффективность прогнозирования. Описанные процедуры выполняют роль вынесенных на бумагу схем ориентировки в нестандартной ситуации. Высвобождая от таких схем сознание людей, организаторы собрания облегчают его участникам интенсивную работу над сутью проблемы, а не над задачей по ведению самого собрания.
В целом работа по подготовке к собранию должна быть направлена на максимальное облегчение концентрации внимания его участников на сути разрешаемых противоречий. Для этого должно быть организовано решение всех возможных процедурных вопросов, а также предусмотрен контроль за подготовкой всей необходимой информации, по существу вынесенной на обсуждение проблемы.
Как на этапе подготовки к собранию, так и в ходе его проведения необходимо учитывать индивидуальные особенности участников собрания. Организаторы обязаны обеспечить понимание участниками того, что именно от их воли и намерений во многом зависит эффективность деятельности всей организации в целом.
1.2. Проведение совещаний
Совещание – это сбор только руководящего состава для решения вопросов управления.
К сожалению, пока редко обучают будущих руководителей даже азам искусства проведения совещаний. А ведь это действительно искусство, потому что, например, лишь очень искусный руководитель способен обеспечивать во время совещания конструктивное критическое рассмотрение выдвигаемых предложений, избежав при этом перехода критики на личности, личных обид и конфликтных ситуаций.
По основной задаче совещания могут подразделяться на: проблемные, инструктивные, оперативные, или диспетчерские. Проблемное совещание дает возможность руководителю не вырабатывать свое мнение предварительно, а сделать это на основе коллективного обсуждения проблемы. Инструктивное совещание служит для доведения руководителем до своих подчиненных решений вышестоящих органов и организации обсуждения путей наилучшей их реализации. Оперативное совещание ставит перед собой задачу получить информацию о текущем состоянии дел в организации.
Как же эффективнее и быстрее проводить совещания? Рассмотрим некоторые особенности этого вида делового общения.
- Типы совещания
Прежде всего необходимо четко определить характер того совещания.
Существуют следующие типы совещаний:
- учебная - цель которого дать участникам необходимые знания и повысить их квалификацию;
- информационное, необходимое для обобщения сведений и изучения различных точек зрения на возникающие проблемы;
- разъяснительное, в ходе, которого руководство стремится убедить сотрудников в правильности проводимой хозяйственной политики и неизбежности предпринятых шагов;
- проблемное, которое собирается для того, чтобы выработать метод решения существующих проблем.
- Подготовка совещания
Для обеспечения высокой эффективности совещаний руководящие работники должны придерживаться следующих правил.
Необходимо четко и однозначно определить тему и желаемый результат совещания. Нередко тема определена так расплывчато, подразумевает столько аспектов, что после обсуждения у участников остается чувство неудовлетворенности. Кроме того, следует определить для себя, какой результат это даст:
- принять решение по тому или иному вопросу;
- выработать рекомендации для принятия такого решения;
- убедить присутствующих, что уже предпринятые шаги правильны.
Тщательнейшим образом разрабатывается повестка дня. Совещание лучше всего начать с вопроса, который легче всего решить. Достигнутый таким образом «успех» подбодрит участников совещания. Выделить вопросы, которые могут вызвать оживленную дискуссию, и продумать, как придать этой дискуссии нужное направление. Особо сложные проблемы постараться проиллюстрировать наглядными материалами, потому что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Заранее обдумать, какие черты характера тех или иных участников совещания могут проявиться в его ходе и как надо на них реагировать. Продумать заранее, как втянуть в обсуждение проблем даже самых инертных и немногоречивых из присутствующих. Мнение этой категории специалистов может оказаться весьма ценным, и нельзя им давать отмалчиваться.
Ознакомить участников совещания с фактами, которые будут обсуждаться в ходе дискуссии. Такое ознакомление можно организовать до начала совещания, предоставив его будущим участникам соответствующую документацию.
Прислать как можно раньше приглашение лицам, которые должны принять участие в совещании. Из такого приглашения должно быть ясно видно, каковы тема и цель совещания. Тот, кто не может эффективно помочь в достижении желаемых результатов, но должен быть проинформирован о ходе совещания, может затем получить протокол и ознакомиться с результатами.
Выбрать место проведения совещания исходя из его целей. Условия размещения участников имеют очень большое значение для создания соответствующей деловой обстановки. Помещение должно иметь нормальную температуру воздуха, хорошую вентиляцию и не слишком роскошную обстановку. Каждый из присутствующих должен иметь возможность без труда видеть и слышать выступающего.
- Начало совещания
Совещание нужно начать точно вовремя. Во вступительном слове необходимо ясно и предельно конкретно обрисовать обсуждаемую проблему и еще раз обратить внимание всех присутствующих на конечную цель совещания. Чтобы создать стимул для дискуссии, подчеркнуть практическую значимость обсуждаемых вопросов, а еще лучше - сразу поставить перед слушателями ряд конкретных вопросов. Особенно постараться, чтобы отчетливо была видна связь между темой совещания и интересами тех его участников, кому оно может показаться бесполезным.
Согласовать с участниками совещания правила совместной работы. Поручить одному из участников ведение протокола. Вступительное слово должно быть не более 10 минут. Рекомендуется записать главную тему и очередность тем на доске таким образом, чтобы они все время были перед глазами слушателей и выступающих.
- Организация дискуссии
Организовать дискуссию можно по-разному. Открытая и плодотворная дискуссия возможна лишь в атмосфере непринужденности. Сохранять спокойный и дружеский тон, чрезмерная официальность способна задушить дискуссию. Расположить выступления в таком порядке, чтобы дискуссия развивалась постепенно.
Если извлечь пользу из совещания, необходимо ознакомиться со всеми точками зрения на обсуждаемые проблемы, в том числе и с теми, которые противоположны вашей темы. А это означает, что нужно очень осторожно выбирать слова. Острая реплика типа «это абсолютно неверно» или «вы в корне заблуждаетесь» убивает мысль и задевает чувство собственного достоинства у выступающего, а значит, преграждает дорогу истинной дискуссии каждого.
Иногда бывает полезно давать немедленную оценку каждому вносимому предложению. Однако если есть опасение, что критические оценки могут остудить творческий пыл участников, то лучше использовать метод так называемой «мозговой атаки». Здесь разрешается высказывать любые, самые невероятные на первый взгляд предложения, а критика их запрещена до окончания «атаки».
Развития дискуссии в нужном направлении можно добиться только в том случае, если все время следить, чтобы выступающие оставались в рамках обсуждаемой проблемы. Но действовать при этом необходимо весьма дипломатично.
Как же следует полемизировать, чтобы не обидеть и не унизить оппонента?
Лучше придерживаться следующих правил.
- Несмотря на раздражение, говорить медленно и негромко.
- Обращаться не непосредственно к своему противнику, и ко всей аудитории. Благодаря этому возникает деловая и спокойная обстановка.
- В самом начале своей реплики подчеркнуть, что по некоторым вопросам взгляды ваши и вашего оппонента полностью совпадают.
- Можно даже подкрепить это каким-нибудь новым аргументом. И затем можно переходить к контраргументам, формулируя их в виде конкретных вопросов.
Умелая постановка вопросов - самое верное средство управления дискуссией. Благодаря этому методу можно переключать внимание присутствующих с одной темы на другую; нацеливать внимание на проблемы, которые еще остались в тени. Это дает возможность выяснить новые важные данные или заставить участников совещания занять более четкую позицию по тому или другому вопросу.
Одно из важнейших требований к руководителю совещания: не навязывать с самого начала свою позицию остальным участникам. Помнить, что должность руководителя придает вашим словам особый вес и те из присутствующих, которые придерживаются противоположных взглядов на рассматриваемую проблему, могут просто не решиться их высказать, чтобы не противоречить начальству. Кроме того, нейтральная позиция вовсе не исключает возможности высказать свое мнение. Только надо излагать его от третьего лица: «Недавно читал, что...» или сформулировать в виде вопроса: «А может быть, стоит задуматься над вопросом...».
- Завершение совещания
Заканчивая совещание, кратко суммировать проведенное обсуждение и определите будущие мероприятия, которые планируется осуществить согласно принятому решению.
Совещание завершается на позитивной ноте. Это позволяет добиться уверенности в том, что все присутствующие отчетливо понимают, о чем шла речь на совещании, у них складывается убеждение, что в ходе дискуссии достигнут определенный прогресс.
Результаты совещания необходимо зафиксировать в протоколе и разослать всем лицам, которые должны быть о них информированы.
Эффективность совещания целиком зависит от общего стиля руководства. Принцип «в этом доме хозяин я» неминуемо скажется на атмосфере совещания. Открытой и непринужденной дискуссии в этом случае не получится. Такая дискуссия возможна лишь при действительно коллегиальном стиле руководства.
