Оглавление  

1. Особенности ревизии автотранспортных организаций

1.1. Цель, задачи, последовательность и источники ревизии

     Ревизия автотранспортных организаций представляет собой систему обязательных контрольных  действий по документальной и фактической  проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организацией, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера (бухгалтера) и иных лиц, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами установлена ответственность за их осуществление.

     Основные  задачи ревизии:

     – проверка сохранности имущества и эффективности его использования в хозяйственной деятельности организации;

     – выявление злоупотреблений, условий  их возникновения и разработка мероприятий  по предупреждению злоупотреблений;

     – проверка исполнительской дисциплины и оценка эффективности деятельности управленческого персонала организации;

     – исследование системы внутреннего контроля, выявление ее узких мест и повышение эффективности ее функционирования.

     В ревизионной работе следует выделить следующие этапы:

     1) подготовительный;

     2) проведение ревизии;

     3) оформление результатов ревизии;

     4) реализация результатов ревизии;

     5) контроль над выполнением решений, принятых по результатам ревизии.

     Подготовительный  этап ревизии заключается в сборе  информации о ревизуемом субъекте. На основании собранной информации определяются задачи ревизии, подготавливается план проведения ревизии.

     Если  ведение бухгалтерского учета на предприятии запущено, руководитель ревизионной группы дает задание  восстановить учет.

     В течение проверки для систематизации материалов ревизоры составляют рабочие  документы, где отражают все обнаруженные факты нарушений. Результаты проверки оформляются актом. В акте указывают сведения об организации и ревизорах, результаты предыдущих проверок и факты выполнения решений по данным ревизиям, указывают способы и методы, использованные в ходе ревизии, способы проведения инвентаризации, результаты проверок по направлениям ревизии, размер причиненного ущерба.

     Уже в ходе проверки ревизор должен принять  меры по устранению выявленных нарушений, а также ставить вопрос о мере ответственности виновных лиц.

     По  результатам ревизии составляются выводы и предложения по устранению недостатков, которые представляются руководителю организации. Он рассматривает выводы и принимает решение по устранению недостатков. В дальнейшем выполнение этих решений должно быть проконтролировано.

     Информационная база ревизии автомобильного транспорта включает: акт приемки-передачи (перемещения основных средств (форма № ОС-1); акт приемки-передачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма № ОС-2); акт на списание автотранспортных средств (форма № ОС-4); акт технического осмотра зданий и сооружений; инвентарную карточку учета основных средств (форма № ОС-6); опись инвентарных карточек по учету основных средств (форма № ОС-10); карточку учета движения основных средств (форма № ОС-12); карточку учета арендованных (долгосрочно арендованных) основных средств (форма № ОС-12а); инвентарный список основных средств (форма № ОС-13); журнал-ордер № 12 (при ручном ведении учета) или машинограммы (при компьютеризации).

     Для ревизии запасов в автомобильном транспорте используются: карточки учета работы автомобильной шины, накладные, приходные ордера, счета-фактуры, путевые листы, талоны.

1.2. Программа проверки, основные положения

     Особенностями ревизии в автомобильном транспорте является проверка затрат на перевозки, проверка ГСМ, запасных частей и инструментов, автошин.

     Программа проверки может содержать следующие  положения:

     1. Проверка правильности группировки  затрат по подразделениям.

     2. Ревизия затрат по эксплуатации  автотранспорта.

     3. Проверка наличия и сохранности автомобилей.

     4. Ревизия операций с ГСМ.

     5. Ревизия учета запасных частей.

     6. Ревизия инструментов.

     7. Ревизия операций с шинами.

     При проверке затрат следует установить соответствие данных аналитического учета  и группировки затрат отчетным данным о фактической себестоимости автомобильных перевозок, иначе говоря, данным ф. № 1-автотранспорт «Отчет о работе автотранспорта».

     Ревизором проверяется качество и полнота  учета по отдельным автоколоннам, подсобным и вспомогательным  производствам и определяется, обеспечивает ли он укрепление внутрихозяйственного расчета в подразделениях автохозяйства. Важно проверить, как соблюдается смета затрат на автоперевозки и сметы расходов по управлению автомобильным хозяйством и обслуживанию автоперевозок. Особое внимание следует уделить непроизводительным расходам, причинам их возникновения и выявлению виновных в этом лиц.

     Калькулирование себестоимости автоперевозок определяет отклонения фактических затрат по отдельным  статьям от плановых и причины этих отклонений. Вместе с тем калькулирование способствует выявлению внутренних резервов снижения себестоимости перевозок. Калькуляция является средней величиной эксплуатационных расходов, приходящихся на единицу перевозок на 1 тонно-километр грузовых сдельных перевозок и на 1 автомобиле-час перевозок, оплачиваемых по повременному тарифу (для упрощения расчетов калькулирование укрупняется, оно производится соответственно на 10 тонно-километров и 10 автомобиле-часов).

     При ревизии затрат на перевозки важно  использовать калькуляции для анализа финансово-хозяйственной деятельности автохозяйства.

     Произведя ревизию затрат на эксплуатацию автотранспорта, ревизору следует проверить, как  осуществляется их учет. Бухгалтерский  аналитический учет затрат в автохозяйствах ведется по видам перевозок (по грузовым автомобилям на сдельных перевозках и работающих по часовому тарифу). Внутри каждого из этих видов затрат учет ведется по соответствующим статьям: основная и дополнительная заработная плата и отчисления на социальное страхование водителей; топливо; смазочные и прочие эксплуатационные материалы; износ и ремонт автомобильных шин; амортизационные отчисления на полное восстановление; отчисления в ремонтный фонд; общехозяйственные расходы. Учет ведется в автохозяйствах, состоящих на отдельном балансе, на счете 20 «Основное производство» (а находящихся на балансе строительного подразделения — на счете 23 «Вспомогательные производства).

     Аналитический учет затрат ведется в ведомости  № 12-ах по соответствующим разделам (сдельным и почасовым перевозкам). Общехозяйственные расходы учитываются предварительно по статьям этих расходов в ведомости № 15-ах. Общий учет производственных затрат автохозяйства осуществляют в журнале-ордере № 10-ах. При проверке состояния учета необходимо использовать первичные учетные документы и данные оперативного учета работы автотранспорта.

     Доходы  от автоперевозок и других работ  учитываются на счете 90 «Продажи»  в ведомости № 16-ах, синтетический  учет — в журнале-ордере № 11, где  определяются финансовые результаты деятельности автомобильного хозяйства.

     При ревизии деятельности автохозяйств ревизору следует проверить достоверность  основного отчета по ф. № 1-автотранспорт  «Отчет о работе автотранспорта». Отчет  состоит из ряда разделов, в которых  отражаются наличие автомобилей и автоприцепов по их типам и маркам, количество списанных автомобилей, группировка автомобилей в зависимости от времени нахождения в эксплуатации, затраты на эксплуатацию автотранспорта и др. Проверяется также отчет по ф. № 4-сн «Отчет об остатках, поступлении и расходе топлива» и др. Данными для их составления служат типовые формы оперативного учета эксплуатации автомобильного транспорта и первичные учетные документы.

     При ревизии автотранспортных организаций  необходимо провести следующее:

     1. Соответствует ли фактическое  наличие автомашин данным бухгалтерского  учета, имеются ли на все  машины технические паспорта; закреплены  ли машины за шоферами и  рабочими по ремонту; проверить  порядок списания разукомплектованных  машин.

     2. Выполняется ли план и соблюдаются ли графики технического обслуживания и ремонта, соответствует ли стоимость ремонта утвержденным сметам и нормам, соблюдается ли порядок отпуска запасных частей;

     3. Существует ли контроль за  выходом автомобилей на линию  и возвращением в парк; есть ли простои и холостые пробеги; каковы технико-экономические показатели работы грузовых автомобилей.

     4. Количество аварий и ДТП, состояние  работ по охране труда; применение  мер воздействия к нарушителям  трудовой дисциплины;

     5. Организацию и состояние расчетов с клиентурой за автомобильные перевозки; порядок выдачи путевых листов, транспортных накладных, наличие таблиц расстояний на маршрутах.

     В случае наличия в организации  автозаправочных пунктов при  ревизии в первую очередь проводят инвентаризацию ГСМ и устанавливают, как обеспечивается их хранение. После этого проверяется организация отпуска ГСМ водителям, порядок его документирования, списания и применения норм естественной убыли.

     На  автотранспортных предприятиях ежемесячно должны проводиться инвентаризации ГСМ. Особое внимание должно быть уделено определению фактического расхода топлива по каждому автомобилю (по путевым листам).

     При выявлении расхождений нужно  проводить сплошную проверку. Обязательна  выборочная сверка фактических показаний  спидометра и данных, указанных в  путевых листах.

     Проверке  на экономическую целесообразность необходимо подвергнуть путевые  листы легковых автомобилей.

     Ревизор должен учитывать нормы естественной убыли. В случае заправки автомобилей  с использованием талонов на получение  ГСМ ревизору необходимо проверить  оформление операций по приобретению и выдаче талонов (хранятся как денежные документы), а также авансовые отчеты водителей (если заправка за наличный расчет).

     Далее необходимо проверить состояние  и учет запасных частей.

     Бухгалтерский учет запасных частей ведется на счете 10 «Материалы», субсчет 5 «Запасные  части» отдельно по новым запасным частям и агрегатам, отремонтированным и требующим ремонта.

     На  поступившие запасные части в  день их поступления материально-ответственное  лицо в одном экземпляре должно составлять приходный ордер формы № М-4. Движение запасных частей фиксируется  в карточке учета формы № М-17 (на каждый вид запасных частей). Проверка сводится к проверке наличия всех обязательных реквизитов, а также соответствия заполняемых документов графику документооборота.

     Синтетический учет запасных частей ведется в ведомости  №10 и журнале-ордере №10.

     При ревизии операций с запасными частями должна осуществляться проверка по следующим направлениям:

     1. Выборочная документальная проверка  организации хранения запасных  частей.

     2. Документальная проверка оформления  поступления, выбытия и списания  запчастей.

     3. Инвентаризация запасных частей.

     Ревизия инструментов проводится  по таким направлениям:

     1. Выборочная документальная проверка  отнесения инструментов в состав  основных средств либо материалов.

     В ходе ревизии необходимо определить, какими критериями руководствуется организация, принимая решение об отнесении инструментов к внеоборотным либо оборотным активам. В организации должен быть установлен и нормативно закреплен порядок такого разграничения. Ревизор должен выяснить, есть ли такой порядок и соблюдается ли он; утвержден ли в организации список лиц, отвечающих за инструменты, переданные в эксплуатацию, имеются ли в наличии договоры о материальной ответственности с такими лицами.

     2. Документальная проверка оформления  поступления, учета и списания  инструментов.

     Тщательной  проверке подвергаются операции поступления, отпуска и списания инструментов.

     Правильность  и полнота оприходования устанавливается  на основании записей по дебету субсчета «Инструменты» счета 10 «Материалы»  и по документам банка на перечисление денежных средств поставщикам инструментов, а также проведением встречной проверки у поставщиков.

     В ходе ревизии проверяются:

     – документальное оформление и фактическое  осуществление внесистемного учета  инструментов;

     – есть ли утвержденные нормы запаса, отпуска, расхода;

     – обоснованны ли нормы и соблюдаются  ли они;

     – маркируются ли инструменты и  приспособления.

     Порядок инвентаризации инструментов и приспособлений такой же, как и порядок инвентаризации материалов.

     Инструменты, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам. Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи инструменты заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

     Инструменты, пришедшие в негодность и несписанные, в инвентаризационную опись не включаются; на них составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности. Ревизор проверяет, как оформлены акты на списание: указан ли состав комиссии, сроки использования инструментов, их стоимость; причина выбытия; сумма, подлежащая погашению виновными лицами; количество полученных и оприходованных в результате выбытия материальных ценностей; есть ли виза лица, утвердившего списание; правильно ли определены результаты от списания инструментов; своевременно ли отражены эти операции на счетах бухучета.

     Если  инструменты проданы своим работникам, ревизор обязан определить, реализуются  ли эти предметы по рыночным ценам, своевременно ли проводится оплата, не допускаются ли случаи отпуска без оплаты.

     Ревизия операций с шинами имеет свои особенности. Ревизор проверяет операции поступления, движения, списания автомобильных шин, а также состояние их учета на складе и в эксплуатации.

     По  первичным документам и учетным  карточкам ревизор определяет:

     – не было ли отпуска шин со склада без учета количества возвращаемых негодных шин;

     – правильно ли проводится оценка возвращенных из эксплуатации шин при их сдаче  на восстановление, а также шин, полученных после восстановления.

     – своевременно ли и правильно составляются акты для предъявления рекламаций заводам, осуществляется ли контроль за прохождением рекламаций и правильностью принятых по ним решений;

     – всегда ли составляются акты на шины, вышедшие из строя по вине водителей, своевременно ли они рассматриваются должностными лицами, своевременно и правильно ли отражаются в учете суммы, подлежащие взысканию.

     В ходе ревизии проверяются документальное оформление и фактическое осуществление  внесистемного учета шин.

     Ревизор обязан проверить реализацию шин своим работникам.

     Кроме ежегодной инвентаризации специальная  комиссия не реже одного раза в квартал  производит выборочную проверку наличия  автомобильных шин на колесах  автомобилей, в запасе и в оборотном  фонде путем сличения фактического наличия шин по номерам с данными карточек учета работы автомобильных шин (по местам нахождения и материально ответственным лицам).

     Инвентаризация  осуществляется путем осмотра каждой шины. В описях шины отражаются по тем  же правилам, что  и материалы.

     Допускается составление групповых инвентарных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с их распиской в описи.

     Шины, пришедшие в негодность и несписанные, в опись не включаются; на них  составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности дальнейшего использования в хозяйственных целях.

1.3. Основные нарушения, выявляемые в ходе ревизии

     Основными нарушениями, выявляемыми в ходе ревизии автотранспортных предприятия, могут быть следующие:

     - не велся учет автомобильных  шин, покрышек, аккумуляторов, выданных  со склада взамен изношенных;

     - производилось списание запасных  частей для автомобилей прямым  расходом при выдаче их со  склада, без оформления первичных  документов;

     - имеют место случаи списания запчастей без документов, подтверждающих их установку на автомобили;

     - отсутствие обязательных реквизитов  в расходных накладных на выдачу  и перемещение материальных ценностей,  что нарушает требования ст. 9 Закона РФ №129-ФЗ;

     - все запасные части, снятые с автомобилей при ремонте или модернизации как хозяйственным способом, так и в ремонтных организациях, не приходуются на бухгалтерский учет. При отсутствии контроля над движением снятых запчастей и отсутствии документального подтверждения демонтажа это приводит к злоупотреблениям в расходовании денежных средств, выделенных на приобретение автозапчастей;

     - в актах выполненных работ  по ремонту автомобилей в подрядной  организации не указывались виды  ремонтных работ, имеется ссылка  на наряды-заказы, которые отсутствуют, целесообразность ремонта документально не обоснована.

Задача 1

     В организации 12 августа 200_ г. было похищено основное средство стоимостью 41 000 руб., приобретенное организацией в этом же году. Сумма начисленной амортизации  на указанную дату составляет 4 160 руб. Основное средство оплачено, а НДС принят к вычету в установленном порядке.

     Задание

     Каков порядок отражения в бухгалтерском  учете недостачи основных средств, установленных в ходе инвентаризации? 

     Ответ:

     В учете должны быть сделаны следующие записи (табл. 1).

Задача 2

     По  вине продавца Корюкиной С.В. вышел  из строя кассовый аппарат, затраты  на ремонт которого составили 800 руб. Ремонт занял 1 час, и, так как запасного  аппарата в магазине не было, магазин был закрыт. Руководителем организации издан приказ о взыскании с работницы, виновной в причинении материального ущерба, стоимости ремонта оборудования в размере 800 руб. и суммы недополученного дохода - 6000 руб.

     Задание

     1. Какие нарушения имеют место в данном случае?

     2. За какие нарушения работник несет ответственность в данном случае согласно законодательству? 

     Ответ:

     Согласно  ст. 238 ТК РФ неполученные доходы, а в  данном случае упущенная выгода владельца  магазина с работника не взыскивается. Поэтому здесь налицо нарушение трудового законодательства.

     Работник  несет материальную ответственность  как за прямой действительный ущерб, причиненный непосредственно работодателю, так и за ущерб, возникший у  работодателя в результате возмещения ущерба третьим лицам.

Литература

1. Трудовой  кодекс РФ. – М.: Юристъ, 2010. – 570 с.
2. План  счетов  бухгалтерского  учета  финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция  по  его  применению, утв. Приказом Министерства Финансов Российской Федерации 31.10.2000 г. № 94н.
3. Ахметова Г.В. Контроль и ревизия: Учебно-методический комплекс. – М.: Изд. центр ЕАОИ. 2008 – 72 с.