Особенности составления и технологии работы с документами в XVIII веке

Министерство образования  и науки Российской Федерации

ФГБОУ ВПО «Нижнетагильская государственная социально-педагогическая академия»

Социально-гуманитарный институт

Кафедра документоведения

Контрольная  работа на тему:

Особенности составления  и технологии работы с документами

в XVIII веке.

Выполнила: студентка СГИ (ДОК.)

421 гр. заочного отделения

Е.Н. Гаврилова

Преподаватель: С.Л. Разинков

Нижний Тагил

2012 г.

Содержание

Введение

С давних времен дошли  до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и взаимоотношений между людьми.

С появлением письменности возникла необходимость создания документов. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы, от делопроизводителя требовалась абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

Так как история учит людей жить дальше, то необходимо изучать  историю. Делопроизводственная отрасль - не исключение. Данная тема актуальна  еще и потому, что, несмотря на повсеместно  декларируемое организациями стремление к внедрению систем электронного документооборота, большинство из них всё ещё предпочитает работать в условиях бумажного делопроизводства.

Цель данной работы: изучить  особенности и развитие системы  российского делопроизводства в XVIII веке.

Задачи работы:

- рассмотреть состав документов, правила их составления в ХVIII веке;

-рассмотреть организацию движения документов, порядок их рассмотрения, регистрации, систематизации и хранения;

- определить значение журналов и протоколов.

1.Состав документов, правила их составления

В рассматриваемый период существенными были перемены в делопроизводстве и, прежде всего в документировании деятельности государственного аппарата. Изменился состав документов. Законодательные  и распорядительные акты назывались указами, регламентами, протоколами, резолюциями, приговорами, инструкциями, наказами. В названии документов, особенно правовых актов, появилась иноязычная терминология. Например, закон о государственной службе назван Табелем о рангах, закон о крестьянских податях и повинностях – Плакатом, военно-уголовный кодекс – Воинским артикулом и т.д.

Переписка оформлялась  несколькими видами документов, которые  определялись соподчиненностью учреждений или лиц. Так, сообщение нижестоящего учреждения или должностью лица вышестоящему учреждению или лицу называлось доношением или донесением, донесение об исполнении – экзекуцией. Сообщение низшего должностного лица высшему оформлялось рапортом. Вышестоящее учреждение или должностное лицо посылали требования. Сообщение одного учреждения другому, не связанных соподчиненностью, называлось ведением. Появились такие виды, как диплом - документ, удостоверяющий принадлежность лица к дворянскому сословию; патент – свидетельство о чине, сане, воинском звании или ученой степени; аттестат, содержащий сведения о наградах и других отличиях; послужной (формулярный) список.[формуляр документа в россии в XVI-XIX вв. раб. Тет.С.50]. Челобитные нередко назывались прошениями или прошениями челобитчиков. Вместо приказных и расходных книг появляются приходно-расходные книги.

К 70-м годам XVIII в. Учет приходов и доходов, денежный счет давались уже в балансовой форме с указанием  в левой стороне источников дохода, а в правой – всех видов расходов и целей расхода. Сброшюрованные счета с записями хозяйственных  операций составляли главную книгу. В основной книге (журнале) записи хозяйственных операций велись в хронологической последовательности.

Изменения в составе  статистической документации XVIII в. связаны, прежде всего, с переходом от подворной  переписи к подушной. Списки населения назывались «ревизскими сказками». Учет земли, населения, посевов, скота и его продуктивности в хозяйствах крупных феодалов-вотчинников отражался в отчетах. Имеются сведения о наличии статистической отчетности в области промышленности. Значение статистических источников имеют церковные метрические книги.

Появляются книги, отражающие организацию труда крепостных, - штрафные журналы, записные книги мирских  старост, в которых фиксировались  сборы на мирские нужды.

В XVIII в. Появляются «свидетельствованные письма» о принадлежности и мастерстве учеников, договоры с работниками на мануфактурах и фабриках, публикационные листы (объявления о найме рабочих), контракты, учетные документы (книги для записи нанятых на работу, маклерские книги – для записи нанимателя, условий работы).

Плакат (закон) «О сборе  подушном и прочем» 1724 года положил  начало паспортной системе в России. Крестьянин мог работать в границах уезда при наличии письменного  «отпуска», выданного помещиком  или приказчиком. Работа в другом уезде разрешалась при наличии пропускного письма, в котором описывались рост, лицо и приметы человека, получившего его.

В условиях массовых народных движений усиливается роль документа  как средства антикрепостнической  пропаганды и организации восставших крестьян. Одним из таких документов были «прелестные письма» - прокламации. Руководители антифеодальных движений 60-70-х годов XVIII в., участники Астраханского восстания 1705-1706 гг. большинство документов называли письмами, хотя в них не было адресата. Если письмо касалось внутренних вопросов, к нему добавлялись слова «сонетное» или «договорное», текст составлялся прямо на собрании.

Законодательство XVIII в. Уделяло большое внимание составлению  документов. Так, все виды договоров, кроме мелких сделок, должны были заключаться в письменной форме. Закон от 19 июля 1700 года требовал, чтобы и в цеховых заявлениях и в челобитных излагалось лишь «прямое дело», т.е. сущность жалобы. В документировании судебной деятельности упростилась форма вызова сторон в суд. Извещение о вызове могло быть и устным. Оно выдавалось на основании поступившей челобитной или искового заявления. В процессуальном действии, наоборот, усилилось значение письменного его оформления. Закон 1715 года «Краткое изображение процессов или судебных тяжб» содержал перечень письменных доказательств.

В Генеральном регламенте 1720 года давались общие правила составления  документов, регламентировалось написание  отдельных реквизитов. Так, в протоколе  вверху перед текстом указывалась  дата заседания, состав присутствующих. «Важные» документы «сочинял» секретарь, другие – «прочие канцелярские служители». Составлять документы предписывалось в соответствии с уставами и резолюциями.

Такие документы, как  дипломы, патенты, составлялись по «генеральным формулярам», т.е. образцам.

В XVIII в. форма документа, определенное влияние на нее оказало  введение в 1699 году гербовой бумаги [А.В. Охотников С.18]. Было утверждено три вида бумаги разной стоимости. Изображения клейма (государственный герб – двуглавый орел) были разных размеров соответственно стоимости бумаги: «большое клеймо», «среднее», и «меньшее». Под клеймом указывалась стоимость бумаги, в 1720-1723 гг. цена листа не указывалась. Проставление клейма в установленном месте организовывало текст документа, создавало определенность его размера.

В 1700 году указами Петра I были отменены столбцы. Они заменились тетрадями: «Всякие нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые (т.е. в пол-листа вместо ранее  существовавшего формата «в четверть». – М.И.), а не в столбцы». Ведением новой формы документов достигались экономия бумаги, большая надежность хранения, ускорение справочной работы по документам.

Изменение формы документа  повлияло на организацию всего делопроизводства. Прежде всего, сокращалась переписка: при столбцовой форме легче было составить новый документ, чем отыскать старый. Изменился и формуляр документа. Он имел самостоятельно оформленные реквизиты: вид документа и адресат выделялись в отдельную строку над текстом и т. д. Изменился и порядок адресования: по указам 1700, 1718 гг. документы должны были адресоваться в конкретные учреждения. Документы имели авторскую подпись.

Правила удостоверения  документов подробно описаны в Генеральном  регламенте: протоколы подписывались  всеми членами коллегии. Кроме подписи каждый документ имел скрепу (подпись) секретаря. Указом 1701 года было запрещено подписываться уничижительными именам (вместо Коська, Богдашко, Ивашка – Касьян, Богдан, Иван). Зато в просьбах царю, князьям, вельможам подписывались «рабами», «рабишками». Указами от 4 апреля 1714 года и от 17 марта 1726 года определено «посылать указы за скрепою обер-секретаря, а нужные и за государственною печатью». Документы удостоверялись печатью. Глава XII Генерального регламента устанавливала порядок пользования печатями. В нормативных актах давалась структура текста многих документов.

2. Организация движения документов и порядок их рассмотрения

Нормативными актами пытались регулировать обмен корреспонденцией. Устанавливалось, например, что Сенат посылает указы, об исполнении которых получает рапорты.

Большое количество челобитных на имя императора вызывало ряд указов, запрещавших такую практику. За обращение  непосредственно к царю, минуя  соответствующие инстанции, устанавливалось  наказание. В 1720 г. При Сенате была создана должность «ради приема челобитен», получившая впоследствии название рекетмейстера.

Генеральным регламентом  определялось, что «коллежская корреспонденция» состоит из доношений царю и Сенату, копий решений, отчетов о деятельности, «реляций» (отчетов) и ведомостей губернаторов и воевод. При этом оговаривалось, что деловая переписка должна быть серьезно обоснованной. Указом «О должности Сената» 1722 г. Коллегиям и местным учреждениям предписывалось представлять в определенные сроки Сенату отчетные ведомости. Ежемесячно коллегии подавали в Сенат ведомости о входящих и исходящих документах.

Закон «Учреждения для  управления губерний» подробнее  определил порядок обмена документами  между учреждениями. С городничими  и земскими исправниками губернаторы сносились предписаниями, получая от них рапорты и доношения.

Равностоящие учреждения обменивались сношениями и сообщениями. Создавалась иерархия не только учреждений, но и документов. Некоторыми актами пытались определить порядок направления основных документопотоков. Так, указом «О должности Сената» определялось, что губернаторы и воеводы могут писать в канцелярию Сената лишь по тем вопросам, которые не правомочны решать коллегии: «…яко о начатии какой войны, мора, какого замешания (беспорядка) или каких припадков» (особых происшествий). Указами 1700 г. «О неподаче просьб мимо присутственных мест государю, кроме великих государственных дел» и 1718 г. «О неподаче государю прошений о таких делах, которые принадлежат до рассмотрения на то учрежденных правительственных мест» определялись уровень решения вопроса и порядок движения документов, а также какие вопросы правомочны были решать Сенат, коллегии и губернские присутствия. Указом 1719 г. Запрещалось подавать просьбы в высший суд, минуя низший.

Регламентировался порядок  решения вопросов. Указом от 9 марта 1711г. «О порядке заседаний и делопроизводства…» устанавливался принцип единогласного  решения дел, рассматривавшихся  в Сенате. Однако такой порядок  был отменен указом от 4 апреля 1714 г., где предписывалось «куда больше голосов явиться, так и вершить», т.е. выносить решения по большинству голосов. Если же Сенат не мог вынести решение, то свои предложения и мнения должен был сообщать государю.

Порядок обсуждения вопросов в Сенате подробно описан в указе от 27 апреля 1722 г. «О должности Сената». Дела слушались в порядке, определенном особым реестром. Обер-секретарь докладывал присутствию дела «по очереди» или степени их важности. С помощью песочных часов генерал-прокурор, ведущий заседание, устанавливал регламент выступлений. Решенные вопросы записывались в протокол, который подписывали все члены Сената. Особым пунктом указа определялось: «Никакое дело исполнено бытии надлежит словесно, но все письменно». Менее важные вопросы рассматривались в возникших в разное время структурных подразделениях Сената.

В коллегиях сначала  рассматривались государственные  дела, а затем частные. После доклада  секретаря каждое дело обстоятельно обсуждалось, и члены коллегии высказывали  свое мнение свободно «по своей присяге», по правому своему разумению и совести». Особое мнение записывалось в протокол. Все члены коллегии скрепляли решение и подписывали указы по принятым решениям.

Принимали документы  секретари. Причем и в Генеральном  регламенте, и в «Учреждениях для управления губерний» подчеркивалось, что документы принимались только в присутствии, т.е. в самом учреждении. Регламентировался порядок приема доношений: они принимались в коллегии («а не в дому» президента), вскрывались секретарем в присутствии членов коллегии, регистрировались, и назначался день рассмотрения дела. Отметку о поступлении дела в верхнем правом углу или по верхнему полю первой лицевой стороны документа делал секретарь: проставлял дату поступления, номер. Пометку на поле, кому передать документ на исполнение. Исполнитель, принимая документ, расписывался в квитанционной книге.

Статьей VIII указа «О должности  генерал-прокурора» 1722 г. Был определен  порядок рассылки правительственных  документов: не по почте, а с экзекутором, который должен был отчитываться рапортом о том, «что сделано» или «зачем нельзя было сделать».

3.Журналы и протоколы в коллегиальной распорядительной деятельности в XVIII веке.

Введение протокола  законодательно закреплено несколькими  актами. Первый – указ от 7 октября  1707 г. «О введении протоколов в Консоли министров», второй указ от 4 апреля 1714 года «О протоколах». Постепенно от закона к закону расширялись границы применения этого документа. Генеральный регламент 28 февраля 1720 г. Закрепил обязанность использования протоколов в деятельности коллегий.

Протокол был одним  из первых видов документов, форма  которого регламентировалась законодательно. Основное описание формы протокола  содержится в Генеральном регламенте в главе « О должности нотариуса». Там определено, что в протоколе « прежде надлежит в верху листа год и число написать, потом присутствующие члены записать, и потом протокол держать всем приключившимся в коллегиях делам, или перечнем, или когда дело великой важности, то пространно со всеми надлежащими обстоятельствы». Кроме, того протокол по Регламенту должен был содержать выписку всех полученных документов от вышестоящих, нижестоящих и неподчиненных инстанций; запись обсуждения вопросов и отметку о несогласии кого-либо из членов коллегии. В случае если все члены с решением были согласны, то голоса не записывались, а делалась только короткая запись о решении. Однако Генеральный регламент не даёт четкого представления о форме протокола. С одной стороны, протокол- это перечневое изложение событий и решений, принятых на заседании одного дня, с другой – это документ, пространно описывающий все обстоятельства одного дня. Форма протокола в первом и во втором случае могла значительно отличаться. Двойственность формы протокола объясняет наличием пространной и краткой редакции документа. На протяжении XVIII века развитие делопроизводства коллегиальных органов привело к трансформации понятия «протокол» и смещение его с понятием «журнал».

Журнал в XVIII веке – это документ протокольного типа, содержащий полное описание всего происходящего в течение дня на заседании коллегиального органа. В XVIII веке журналы и протоколы только зарождаются, что позволяет проследить процесс их первоначального развития. Наиболее полную картину динамики этих понятий даёт в своих работах А.Н. Филиппов: «Под журналом в делопроизводстве учреждений нужно понимать дневную записку, или дневник, в котором кратко, но точно, обозначается всё то, что делалось на заседании того или иного учреждения в данный день.

В делопроизводстве Правительствующего Сената при Петре Великом не предполагалось первоначально ведение журнала, но требовалось лишь составление протоколов на отдельные вопросы, подлежащие рассмотрению или решению Сената. В Генеральном Регламенте содержится уже смещение двух указанных понятий – журнал и протокол. Закон, таким образом, понимает под словом протокол два различных термина.

Обычно, в Сенате при  Петре Великом велись протоколы  по отдельным делам. Предположительно, в делопроизводстве Сената различие между журналами и протоколами было введено лишь после Петра Великого, а именно с уничтожением Верховного Тайного Совета и с восстановлением – по манифесту 4 марта 1730 г. – власти и значения Правительствующего Сената» [Делопроизводство №3 2011 г., С. 106].

В Верховном Тайном Совете в 6 пункте знаменитого «мнения не в указ» от 16 марта 1726 г., который  должен был быть руководством в его  делопроизводстве, встречаются уже  и термин «журнал» и термин «протокол»: «в тайном Совете надобно два протокола держать, один образом журнала, который подписывать не надлежит, другой же – об учененных в Тайном Совете резолюциях, который тайному Совету закреплять» [Делопроизводство №3 2011г., С 106].

Верховный Тайный Совет  пытается различать протокол-журнал от протокола как токового: первый не подписывается членами Совета, второй – подписывается. Изучая документы Совета видно, что журнал, действительно, содержал в себе перечень всех дел, рассмотренных Советом в заседании данного дня, а протокол составлялся по отдельному вопросу, рассмотренному и разрешенному Советом.

С 1737 г. в Сенате началось ведение обстоятельных подписываемых  журналов, подробно рисующих порядок  его внутреннего делопроизводства. Журнал каждого дня воспроизводил  состав присутствия Сената, время  прихода и ухода сенаторов с заседания, затем отмечал, откуда и какие дела поступают на его рассмотрение, показывал, с какими лицами и по каким поводам сносился Сенат. Журнал каждого дня скреплялся по листам секретарями и подписывался сенаторами и обер-секретарём.

Как мы видим подписание журналов свидетельствует об изменении  статуса этого вида документа. С  одной стороны, реквизит «подпись»  в России всегда свидетельствовал о  желании высшей власти контролировать деятельность чиновников, позволяя возложить  ответственность за принятые решения на конкретных должностных лиц. С другой стороны, журналы за подписью всех членов коллегиального органа становятся не просто повседневной запиской, а основанием издания протоколов и соответственно исходящих распорядительных документов – указов.

Журналы содержали в  себе стереотипные фразы: «по вышеписанным рассуждениям о чем надлежит, - сочинить протоколы с обстоятельством  и предложить к закрепе», «слушали и подписали…протоколов…доношений…сообщений» (столько - то); «слушали и подписали…протоколов, да журнальные записки», «слушав, опробовали и подписали 15 протоколов, 1 сообщение» и т.п. [Делопроизводство №3 2011г., С.107].

К середине XVIII века ведение и журнала и протокола становится обычной практикой всех коллегиальных органов. Оба документа оформляют распорядительную деятельность этих органов в части фиксации процесса принятия управленческого решения. В журналах фиксировалось всё происходящее за день в присутствии, они позволяют изучить историю рассмотрения дела: когда оно поступило, было слушано, когда принято решение об отправке исходящего документа и когда этот документ был прописан. Протоколы, напротив не давали полного обзора рассмотрения дела, однако содержали все детали рассматриваемого вопроса.

Журнал составлялся  во время самого присутствия Протоколистом, и по окончании представлялся от него секретарю. Журнал подписывался теми членами присутствия, которые были на заседании, скреплялся секретарём, и затем просматривался Прокурором.

На основании журнала, подписанного присутствующими и просмотренного Прокурором, составлялся по каждому делу  отдельный протокол, именуемый приговором или решительным определением. Протоколы должны были быть составлены и подписаны всеми членами коллегиального органа в течение недели, в отдельных случаях в течение месяца или шести недель.

Протокол не составлялся  в тои случае, если решение состояло в том «чтоб отнестись в какое-либо место о доставлении справки, отослать в высшее или равное место требуемые сведения, либо исполнить решение или повеление высшаго места» [Делопроизводство №3 2011г., С.108]. Исполнение делалось только по журналам, которые подписывали все, а не только присутствующие на заседании члены коллегиального органа.

Исходящие бумаги, которые  могли быть указами, сообщениями, уведомлениями, доношениями, рапортами, «должны были составляться не иначе, как на основании протокола, или, когда онаго не составлено, на основании журнала; в обоих  же случаях в точной силе содержания поставленного о них решения».

В журналах фиксировался ход заседания и принятия решений коллегиальным органом в течение всего дня слушаний; в протоколах, которые также могли называться приговорами или решительными определениями и издавались на основе журналов, содержались конкретные властные предписания по одному вопросу, подкреплённые обстоятельствами дела и законодательной базой принятия данного решения; указ являлся исходящим распорядительным документом, изданным на основании протокола и содержащим все сведения, внесенные в него.

Таким образом, мы видим, что протоколы и журналы, в этот исторический период, становятся особыми значимыми формами документов, благодаря которым управленческое решение преобразуется в распоряжение конкретному исполнителю или подчиненному органу. Протоколы и журналы не несли в себе распорядительной функции, они были лишь основанием для издания распорядительного документа – указа.

           Большое внимание в законодательных актах XVIII в. Уделялось охране интересов государства и государственной тайны. Например, глава 1 Генерального регламента предписывала «тайные дела содержать в тайне». Задачу охраны документов ставила их регистрация. Одновременно регистрационные журналы исполняли роль справочного аппарата: «…по журналу можно найти, что в регистратуре искать надобно». Кроме того, регистрация оказывала помощь в осуществлении контроля за исполнением документов, их систематизации, так как регистрационные журналы велись по каждой группе документов.

На поступившем документе  регистратор проставлял номер и дату получения. В общем журнале («повседневной записке») давалось содержание документа с указанием, которое послано на исполнение. Кроме того, для учета входящих документов велись две книги («регистратуры»): в книгу «С» записывались в хронологической последовательности документы, полученные от государя и Сената, к ней прилагался реестр зарегистрированных документов; в книгу «Д» - документы других коллегий и местных учреждений. К книге «Д» составлялся реестр с указанием адресатов – коллегий и провинций, откуда получены документы.

Регистрация исходящих  документов проводилась следующим  образом. В книги «А» регистрировались документы, адресованные царю. Указывались  дата «посланного» документа, его краткое  содержание, «к кому, куда отправлено».

Затем копиист переписывал в книгу текст документа «с числом и подписанием всех чинов». В книге «В» таким же образом регистрировались документы, отправляемые в другие коллегии, губернским учреждениям и отдельным лицам.

Аналогичный способ регистрации  вводился и в местных учреждениях. Согласно закону «Учреждения для управления губернией» 1775 г. для получаемых документов велся «реестр входящих бумаг», для отправляемых – реестр документов, посылаемых в вышестоящие учреждения (рапорты, донесения, представления), и реестр документов, посылаемых равным и подчиненным учреждениям и лицам.

Принятый в государственных  учреждениях порядок делопроизводства (в том числе и регистрация) копировался и в вотчинных  хозяйствах. Так, в наказе Б.П. Шереметьева  дается распоряжение надзирателям записывать в особые тетради мирские приговоры о раскладке повинностей, в наказе А.М. Черкасского 1719 г. Приказчику предписывалось регистрировать крестьянские челобитные в «книге для справы», в инструкции по ведению учетных и отчетных документов 1726 г. Указывалось: «Присланные государя нашего указы все записывать в книги именно и всем быть за рукою приказною».

В особый вид работы с  документами выделяется контроль за их исполнением. При Петре I одновременно с созданием нового аппарата управления образуются органы контроля. По указам от 2 и 5 марта 1711 г. Учреждается должность фискала – специальная централизованная надзорная система. Важнейшей задачей, которой было путем негласного надзора и изучения канцелярского делопроизводства следить за исполнением указов и регламентов должностными лицами, за соблюдением имущественных интересов казны. Контрольные функции осуществляли последовательно генерал-ревизор, обер-секретарь сената и с 1722 г. – генерал-прокурор. В инструкции «Должность генерал-прокурора» определена главная его обязанность: «Следить, чтобы Сенат во всех делах, которые к сенацкому рассмотрению и решению подлежат, истинно, ревностно и порядочно, без потеряния времени по указам и регламентам, отправлял», следить за очередностью рассмотрения челобитных, за тем, чтобы «не совершалось подлогов документов и не плодилась волокита».

В указе от 27 апреля 1722 г. «О должности сената» устанавливалось  иметь подробную роспись неисполненных  дел. Особо отмечалась необходимость  исполнять немедленно указы и  памяти государя, «ибо как может государево управлено быть, егда указы действительны не будут: нонеже призрение указов ничем рознится с изменою…». Во многих указах оговаривались сроки исполнения документов: отправлять в тот же день, когда принято решение, а срочные «того же часу сказывать». При Сенате была учреждена специальная должность экзекутора, в обязанности которого входило записывать в особую книгу исходящие документы с отметкой о времени и способе их отправления, составлять рапорты об исполнении. Устанавливать штрафы за «недоношение» об исполнении сенаторских указов: за первый просроченный месяц – 100 руб., за второй – 200, за третий – 300, за четвертый – 400, и за пятый – лишение всего и вечная работа в галерах. Обязанность исполнять сенатские указы и докладывать об этом Сенату в установленные сроки была закреплена в наказе губернаторам и воеводам в 1728 г.