Особенности ведения бухгалтерского учёта и расчётов по оплате труда на предприятии ООО «Техдиал»

     2. Особенности ведения  бухгалтерского учёта  и расчётов по  оплате труда на  предприятии ООО «Техдиал»

     2.1 Краткая характеристика  предприятия ООО «Техдиал»

     Производственно-коммерческое предприятие ООО «Техдиал» – Общество с Ограниченной Ответственностью образовано учредителями 20 декабря 2002 года.

     Общество  имеет гражданские права и  несет обязанности, необходимые  для осуществления любых видов  деятельности, не запрещенных законом. Общество является юридическим лицом  и имеет в собственности обособленное имущество, отражаемое на его самостоятельном  балансе.

     Основными видами деятельности общества являются:

     – отделочные работы;

     – реставрация, ремонт производственных и непроизводственных объектов;

     – дизайн и проектирование.

     Высшим  органом управления общества с ограниченной ответственностью «Техдиал» является общее собрание учредителей (2 человека), доля каждого из них в уставном капитале соответствует 50%, поэтому они имеют равные права в управлении организацией и принятии решений. Участники общества с ограниченной ответственностью не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Именно в этом смысле ответственность общества ограничена. Учредительными документами ООО «Техдиал» является учредительный договор, подписанный его учредителями, и утвержденный ими устав, который позволяет регулировать деятельность предприятия.

     ООО «Техдиал» имеет в своем распоряжении арендуемые помещения в городе Москве, общей площадью: 180 м.кв. для использования под офис, 790 м.кв. для использования под производственные помещения и 460 м.кв. для использования под складские помещения. Свою производственную деятельность фирма начала 01 января 2003 г. В течение года фирма работала с постоянным крупным заказчиком ЗАО «Международный Жилой Комплекс «РОСИНКА», а также пополняла свою клиентскую базу путём сотрудничества с различными конструкторскими бюро.

     Организационная структура управления ООО «Техдиал» является линейно-функциональной (приложение 1). Она сочетает основные достоинства как линейной, так и функциональной системы, обеспечивает развитие специализации управленческой деятельности, сохраняя в то же время авторитет линейных руководителей, отвечающих за результаты производства. В настоящее время успешно функционирующие организации регулярно оценивают степень адекватности своих организационных структур и изменяют их так, как этого требуют условия. Для предприятия особое значение имеет формирование рациональной производственной структуры. Речь идёт об определении видов цехов, их мощности и размерах, обеспечивающих необходимый выпуск продукции, обоснование площадей для каждого цеха, оптимизации размещения всех структур. На ООО «Техдиал» преобладает смешанная (предметно-технологическая) производственная структура, которая предусматривает создание заготовительных участков по принципу технологической однородности, а обрабатывающие и выпускающие – по предметному.

     Коллектив производственных цехов разделен на бригады. Каждой бригаде устанавливается  состав выполняемых работ и объём, что отражается в графике работы производства; формируются планово-учётные  единицы, разрабатываются нормы  трудовых затрат на планово учётную  единицу, определяется порядок оплаты.

     Согласно  приказу «Об учётной политике предприятия» №152Ф от 30.12.2005 г. основными нормативными документами, регулирующими вопросы учётной политики предприятия, являются Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ; Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.1998 г. №34н; НК РФ. Предприятие для бухгалтерского учёта результатов финансово-хозяйственной деятельности применяет рабочий План счетов бухгалтерского учёта, разработанный самостоятельно в соответствии с типовым Планом счетов бухгалтерского учёта утвержденного приказом Минфина России от 31.10.2000 г. №94н.

     Бухгалтерский и налоговый учёт ведётся бухгалтерией предприятия. Бухгалтерский учёт ведется  по журнально-ордерной форме учёта  с применением программы «ИНФИН-БУХГАЛТЕРИЯ».

     Основанием  для записей в регистрах бухгалтерского учёта являются первичные учётные  документы, составленные в соответствии с унифицированными формами первичных  документов. Все первичные документы  оформляются в соответствии с  документооборотом и образцами  подписей на первичных документах. Выдача денежных средств в подотчет на хозяйственные нужды, прочие операционные расходы производится на срок не более 3 месяцев в течении календарного года.

     Предприятие ООО «Техдиал» заключило договор №669 от 22.09. 2002 г. об открытии расчётного счёта в банке «Российский кредит».

     Отчёт о финансовой деятельности за 2009 г. и 2010 г. ООО «Техдиал» предоставлен в приложении 2,3. Основные экономические показатели предоставлены в таблице 2.1.

     оплата  труд работник бухгалтерский

     Таблица 2.1. Экономические показатели работы ООО «Техдиал» в 2009–2010 гг.

     Численность работников на 01.01.2011 г. составила 45 (постоянный состав) человек, в том числе основное производство – 38 человек.

     Штатное расписание, включающее должности, количество персонала по категориям, должностные  оклады и месячный фонд заработной платы сотрудников ООО «Техдиал» за 2010 г. представлено в табл. 2.2. 

     Таблица 2.2. Штатное расписание предприятия  ООО «Техдиал»

     Структура численности работающих представлена в табл. 2.3.

      Таблица 2.3. Структура численности работающих

     Для всех сотрудников устанавливается  общая продолжительность рабочей  недели 40 часов согласно Трудовому договору. Трудовым договором также предусматривается увеличение количества работников часов в неделю в случае повышенной загрузки, при этом оплата сверхурочных часов производится по прогрессивной шкале.

     В состав фонда заработной платы включаются начисленные предприятием суммы  оплаты труда в денежной за отработанное и неотработанное время, стимулирующие  доплаты и надбавки, компенсационные  выплаты, связанные с режимом  работы и условиями труда, премии и единовременные поощрительные  выплаты, а также выплаты на питание, жилье, топливо, носящие регулярный характер.

     Всю начисленную на предприятии заработную плату можно подразделить на следующие  виды:

     – основная заработная плата;

     – дополнительная заработная плата;

     – премии, вознаграждения по итогам работы за год.

     2.2 Анализ ведения  бухгалтерского учёта  по оплате труда  и другим операциям  на предприятии  ООО «Техдиал»

     2.2.1 Первичная документация  по учёту личного  состава работников

     Основной  формой закрепления трудовых отношений  между работником и работодателем  на предприятии ООО «Техдиал» является трудовой договор. Трудовая книжка (типовая форма) на предприятии ООО «Техдиал» является основным документом о трудовой деятельности работника, служит основанием для исчисления трудового стажа, расчёта размера пенсии и относится к документам строгой отчётности. Трудовая книжка ведется на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней, и содержит общие сведения о нем (фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, профессия, личная подпись владельца книжки и дата ее первичного заполнения), сведения о работе (порядковый номер вносимой записи, дата приема на работу, полное наименование предприятия, его структурного подразделения, должность и разряд, дата и номер приказа, сведения о поощрениях и награждениях (порядковый номер записи, дата поощрения или награждения, кем и за что премирован или награжден, дата и номер приказа о поощрении или награждении).

     На предприятии ООО «Техдиал» осуществляется учёт личного состава всех работников, который обеспечивает своевременное документальное отражение их поступления на работу, перемещения по должности и структурным подразделениям, изменения в профессиональной подготовке, семейном положении и т.д. Его осуществление полностью входит в систему оперативно-технического учета, возлагается на кадровую службу предприятия и базируется на использовании унифицированных форм первичной учётной документации, утвержденной Госкомстатом России, к которой в настоящее время относятся:

     1) приказ о приеме на работу (ф. №Т-1);

     2) личная карточка (ф. №Т-2);

     3) приказ о предоставлении отпуска (ф. №Т-6);

     4) приказ о прекращении трудового договора (ф. №Т-8);

     5) трудовая книжка (типовая форма).

     Все документы по учёту личного состава, составленные кадровой службой своевременно передаются в бухгалтерию.

     При приёме на работу составляются приказы о принятии на работу. На основании приказа в отделе кадров заводится личная карточка, в которой содержатся общие сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, сведения о назначении и перемещении, отпуске.

     На  основании личной карточки работник бухгалтерии заполняет лицевой  счёт по форме №Т-54, которому отводится особое место в перечне документов, накапливающих информацию о сотрудниках предприятия ООО «Техдиал». Лицевой счёт содержит все сведения о продвижении работника по службе (в том числе изменения оклада), а также все материалы о ежемесячных начислениях и удержаниях из заработной платы. В нем сосредоточены данные об отпусках, о больничных листах и т.п. Этот документ является главным источником цифр для расчётов пенсии работнику.

     Кроме этого, на предприятии заводится  налоговая карточка по учёту доходов  и налога на доходы физических лиц  по форме 1-НДФЛ. В ходе исследования ООО «Техдиал» было обнаружено, что данная форма на предприятии не ведётся, что является несоблюдением законодательства.

     По  окончании года лицевые счета  и налоговые карточки персонала  предприятия сдаются в архив.

     Табельный учёт ведётся в ООО «Техдиал» сплошным методом, т.е. регистрируются все данные: явки, неявки, опоздания, сверхурочные часы и т.д. Каждому работнику предприятия присваивается табельный номер, который является шифром аналитического учета и проставляется во всех документах по учёту расчётов с персоналом. На основании приказа о приёме на работу и под соответствующим табельным номером вносят в табель учёта использование рабочего времени.

     Бланки табеля на предприятии ООО «Техдиал» создаются с помощью средств вычислительной техники с частично заполненными реквизитами. Ежедневно работник отдела кадров регистрирует явки работников на работу, ухода с работы. Всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и сверхурочной работы.

     Условия оплаты труда зафиксированы в  положении об оплате труда в ООО «Техдиал» и сообщаются работнику при поступлении на работу. Основой для начисления заработной платы служит учёт фактически отработанного времени или табельный учёт.

     Одним из самых главных документов является штатное расписание, которое утверждается приказом по предприятию ООО «Техдиал».

     На  предприятии установлен нормированный  рабочий день, который составляет 8 часов, обеденный перерыв продолжительностью один час, также работникам предоставляются  два выходных дня в неделю.

     Накануне  праздничных и нерабочих дней продолжительность работы сокращается на 1 час. Это правило распространяется и в случаях переноса в установленном порядке предпраздничного дня на другой день недели с целью суммирования дней отдыха, а также в отношении лиц, работающих по режиму сокращенного рабочего дня.

     В соответствии с законодательством  всем работникам на предприятии ООО «Техдиал» предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и его заработка. Основанием служит приказ директора о предоставлении отпуска, который содержит все необходимые сведения для расчета отпускных сумм и удержаний.

     Для оформления и учёта поощрений  за успехи в работе на основании  служебной записки начальника структурного подразделения составляется приказ о поощрении работника по форме №Т-11 и №Т-11а, который утверждается директором предприятия, объявляется работнику под расписку.

     Для оформления и учёта направлений  работника в командировку, работником отдела кадров заполняется, а директором ООО «Техдиал» утверждается приказ о направлении работника в командировку по форме №Т-9 или №Т9а. А документом удостоверяющем время пребывания работника в служебной командировке является командировочное удостоверение, оформленное по форме №Т-19 работником отдела кадров в одном экземпляре. После возвращения из командировки в организацию работником бухгалтерии составляется авансовый отчёт с помощью бухгалтерской программы «ИНФИН-БУХГАЛТЕРИЯ» с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

     Увольнение  оформляется приказом о прекращении  трудового договора (форма №Т-8) подписанного директором предприятия, в котором указывается причина, основание и дату увольнения. Одновременно оформляется записка (форма №Т-61) – расчёт при прекращении трудового договора с работником.

     При увольнении работник получает заработную плату за то время, которое он фактически отработал в месяц увольнения. Заработная плата за дни, отработанные до увольнения, облагаются НДФЛ, с этой зарплаты производятся отчисления страховых взносов в том же порядке, как и основная заработная плата. При увольнении работнику выплачивается компенсации за неиспользованный отпуск.

     2.2.2 Первичная и сводная  документация по  учёту труда и  начислению заработной платы

     К первичной документации на предприятии ООО «Техдиал» по заработной плате относятся:

     – расчётно-платёжные ведомости;

     – платёжные ведомости;

     – заявления на налоговые вычеты;

     – налоговые карточки по НДФЛ;

     – страховые взносы.

     К вторичной документации относятся  все записи по заработной плате в  журнале хозяйственных операций и оборотно-сальдовой ведомости.

     К третичной документации по заработной плате относятся все отчёты по заработной плате в МИФНС и  внебюджетные фонды:

     – отчёт в ПФР, ФСС, ФФОМС, ТФОМС;

     – индивидуальные сведения в ПФР;

     – сведения о доходах физических лиц в МИФНС.

     При организации учёта заработной платы  на ООО «Техдиал» используются соответствующие учётные регистры двух типов:

• хронологические (в них записи ведутся в последовательности совершения операций, по датам). Это журналы регистрации операций;
• систематические (записи соответствуют системе счетов, т.е. плану счетов бухгалтерского учёта, и информация группируется по определенным счетам). Это ведомости, журналы-ордера.

     Условия оплаты труда – в том числе оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты – являются обязательными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Поэтому в трудовой договор не включается только ссылка на штатное расписание или систему оплаты труда, принятую на предприятии. В трудовом договоре указываются конкретные размеры окладов, и иные условия оплаты труда данного работника.

     Для учёта и расчёта причитающейся  заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора, работником бухгалтерии  составляется записка – расчёт при прекращении действия трудового договора с работником по форме №Т-61.

     На  предприятии ООО «Техдиал» используются следующие системы оплаты труда: простая повременная система оплата труда и повременно-премиальная система оплаты труда.

     Простая повременная система оплата труда  производится на основании окладов по штатному расписанию с учётом фактически отработанного времени. Учёт времени ведётся в табеле учёта рабочего времени. При каких-либо изменениях в заработной плате, на предприятии ООО «Техдиал» издаётся приказ об изменении окладов (Приложение 4).

     Премиальная повременная система оплаты труда  вместе с заработной платой учитывает  премии. Премии на предприятии ООО «Техдиал» устанавливаются как в твердых суммах, так и в процентах от оклада (табл. 2.4.). 

     Таблица 2.4. Процент премии от оклада

     Процент устанавливается для каждого цеха приказом директора 1 раз в год. Премии начисляют на основании приказа директора.

     Таким образом, вся начисленная на предприятии  ООО «Техдиал», заработная плата подразделяется на следующие виды:

     – основная заработная плата;

     – премии по итогам работы за месяц.

     Основная  заработная плата начисляется в  зависимости от принятых на предприятии  форм оплаты труда.

     Премирование  работников производится по итогам работы за месяц на основании «Положения об оплате труда». Конкретный размер премирования каждого работника определяется в зависимости от его вклада в  общие результаты хозяйственной  деятельности предприятия. Конкретные размеры премий отдельным работникам утверждаются приказом Генерального директора  предприятия по результатам его  рассмотрения согласно докладных.

     Основным  сводным документом по исчислению заработной платы в ООО «Техдиал» является расчётная ведомость. Основанием для составления расчётной ведомости служат следующие первичные документы:

     – табель учёта использования рабочего времени;

     – приказы директора о премировании;

     – справки-расчёты на отдельные виды доплат, сумм дополнительной заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности;

     – исполнительные листы и заявления работников на различные вычеты и удержания из заработной платы;

     – платёжные ведомости или расходные кассовые ордера на выданные авансы.

     После занесения в расчётную ведомость  размера начислений и удержаний (НДФЛ) из табелей производят доначисление различных премий, доплат, руководствуясь оперативными приказами, справками, больничными листами, личными карточками и т.д.

     На  основании расчётной ведомости  составляется расчётно-платёжная ведомость, в которой определяется сумма заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам определяется сумма заработка работников за месяц и производятся необходимые удержания. Эти расчёты производятся в расчётно – платежной ведомости форма №Т-49, которая к тому же служит документом для выплаты заработной платы за месяц. В лицевой части этой ведомости записывают суммы начисленной заработной платы по ее видам (сдельно, повременно, премии и разного рода оплаты), а в правой – удержания по их видам и сумму к выдаче. На каждого работника в ведомости отводят одну строку.

     Плановый  аванс выплачивается 19 числа каждого  месяца, а заработная плата выплачивается 5 числа месяца.

     Для выплаты используется платёжная  ведомость по форме №Т-53 в ней указываются фамилии и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы. Бухгалтерией ООО «Техдиал» на каждое подразделение оформляется отдельная платёжная ведомость.

     Выдача  заработной платы, премий и т.п. осуществляется в ограниченные сроки. Согласно нормативным документам деньги на эти цели могут находиться в кассе сверх установленного банком лимита лишь в течение 3 рабочих дней, включая день их получения в банке. Если работник вовремя не получил причитающуюся ему сумму, то в графе «Расписка в получении» платёжной или расчётно-платёжной ведомости кассир ставит штамп «Депонировано». Одновременно он заполняет карточку депонента. По этой карточке работник может получить деньги позже. Депонированные суммы не выданной заработной платы хранятся в банке в течение 3 лет. Затем, если они не были востребованы, приходуются в доход предприятия.

     Результаты  ежемесячных расчётов по оплате труда  обязательно заносятся в лицевые  счета работников. В расчётных  ведомостях, кроме начисления сумм по оплате труда, проводятся также расчёты  удержаний с персонала (НДФЛ, удержания  по исполнительным листам и т.п.). Кроме этого, в расчётных ведомостях проводятся также вычисления всех налогов и отчислений, которые делаются с предприятия, и базой для которых является фонд оплаты труда.

     Получение наличных денежных средств на заработную плату в отделении банка производится бухгалтером – кассиром.

     Для получения денежных средств на выплату  заработной платы в банк предоставляются  следующие документы: чек, платёжные поручения на перечисления денежных средств в бюджет по удержанным налогам, на перечисление сумм удержанных по исполнительным документам и личным обязательствам, а также на перечисление платежей на страховые взносы, а также делается запрос в банк о резервировании для ООО «Техдиал» необходимой суммы наличных денежных средств на определенную дату. На основании чека банк выдает организации необходимую сумму денежных средств, а бухгалтерией ООО «Техдиал» на эту сумму составляется приходный кассовый ордер форма №КО-1. Суммы не выплаченные в срок заработной платы по истечении трех дней сдают в банк на расчетный счёт. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовые ордера, по одному на каждую платёжную ведомость, форма №КО-2, номера и даты которых проставляются на последней странице ведомости.

     Для учёта и регистрации платежных  ведомостей по произведенным выплатам работникам организации работником бухгалтерии, ответственным за начисление и расчёт заработной платы ведётся  журнал регистрации платёжных ведомостей по форме №Т-53а.

     Выплаты, не совпадающие со временем выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т.п.), производят по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку «Разовый расчет по заработной плате». 

     2.2.3 Синтетический  и аналитический  учёт расчётов  по оплате труда

     Синтетический учёт затрат на оплату труда представляет собой обобщение всей информации о выплатах различных доходов  в пользу работников предприятия  по оплате труда. В ООО «Техдиал» ведётся он на счёте 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда».

     Общие суммы начисленной оплаты труда  отражаются по кредиту счета 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда». Начисление премии отражается в том же порядке, что и начисление заработной платы.