Открытые и закрытые системы. 2

С помощью системного подхода обеспечивается всесторонний анализ строения организации. Система - набор взаимосвязанных  и взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет  воспроизвести целое. Внутренние отношения  частей являются особенной характеристикой  при рассмотрении систем. В каждой системе существует интеграция (чтобы  поддерживать отдельные части в  одном организме и формировать  завершенное целое) и дифференциация. Организации распадаются на отдельные  части (составные элементы) и при  этом сами являются подсистемами в  рамках более крупной системы.

Различают открытые и закрытые системы. Второе понятие - закрытые системы - появилось  в физике; оно обозначает систему, являющуюся самосдерживаемой, а основной чертой является существенное игнорирование  внешнего воздействия. Идеальной системой закрытого типа была бы такая система, которая не принимает энергии  от внешних источников и не дает энергию внешней среде. Закрытая организационная система применяется  мало.

Организация как открытая система представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, функционирующее на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей.

Организация как открытая система отделена от внешней среды организации, и ее границы могут меняться со временем. Они могут быть физическими или психологическими, обусловленными существованием таких символов, как названия, форма одежды, ритуалы. Концепция границ требуется для более углубленного понимания систем и организаций.

Организация как открытая система всегда имеет совокупность целей, иерархически связанных между собой, от ее миссии до оперативных целей на каждый день.

Члены организации, на которых  возлагаются определенные обязанности, вносят свой вклад в достижение установленных  общих (организационных) целей.

Для этого они создают  систему норм корпоративного поведения, включающую общепризнанные ценности, установки и мотивы поведения  персонала в рамках организации.

Организация как открытая система предусматривает необходимость формального координирования взаимодействия работников.

Организация как открытая система определяет способ распределения задач и ответственности (отчетности), формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия работников и подразделений в процессе достижения организационных целей.             

Входы                           Преобразования                            Выходы 
 
Рис. 1  Организация – открытая система.

Для организации как открытой системы характерны следующие принципы проектирования, развития и существования: комплексность, формализация и определенное соотношение централизации и  децентрализации.

Комплексность позволяет  рассматривать организацию как  совокупность ее элементов и взаимосвязей между ними.

Под формализацией понимают заранее разработанные и установленные  правила и процедуры, регламентирующие поведение работников и внутрифирменные  взаимоотношения.

Соотношение централизации  и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения  в организации. Принятое соотношение  определяет характер и тип устанавливаемой  организационной структуры управления.

Специфические черты организации как открытой системы:

1. Взаимозависимость между системой и внешней средой.
2. Организации являются подсистемами в рамках более крупной системы и зависят от многих факторов внешней среды.
3. Изменения в окружающей среде влияют на один или несколько элементов системы.
4. Адаптивность организации.
5. Организация не может быть статичной, она отражает изменения внешней и внутренней среды.
6. Обратная связь после реализации части продукции.

Внутренняя среда организации  влияет на эффективность её деятельности не меньше, а в определенные периоды  жизненного цикла даже больше, чем  внешняя среда.

Подход, согласно которому организация как открытая система - это, прежде всего, совокупность индивидов, до сих пор является наиболее признанным. Перед исследователем стоит задача выяснить, какие индивидуальные характеристики отличают каждого человека, вступающего в организацию, и какие организационные факторы влияют на восприятие и аттитюды индивида, его мотивацию и удовлетворенность трудом. Мы не можем прогнозировать поведение организации как открытой системы, пока не изучены индивидуальные характеристики её членов.

Понимание того, что организации  представляют собой сложные открытые системы, состоящие из нескольких взаимозависимых  подсистем, помогает объяснить, почему каждая из школ в управлении оказалась  практически приемлемой лишь в ограниченных пределах. Каждая школа стремилась сосредоточить внимание на какой-то одной подсистеме организации. Бихевиористская  школа в основном занималась социальной подсистемой. Школы научного управления и науки управления -главным образом, техническими подсистемами. Следовательно, они зачастую не могли правильно определить все основные компоненты организации. Ни одна из школ серьезно не задумывалась над воздействием среды на организацию. Более поздние исследования показывают, что это очень важный аспект работы организации. Сейчас широко распространена точка зрения, что внешние силы могут быть основными детерминантами успеха организации, которые предопределяют — какое из средств арсенала управления может оказаться подходящим и, вероятнее всего, успешным.

На входе организация  получает от окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и  материалы. Эти компоненты называются входами. В процессе преобразования организация обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукцию или услуги. Эта продукция и услуги являются выходами организации, которые она выносит в окружающую среду. Если организация управления эффективна, то в ходе процесса преобразования образуется добавочная стоимость входов. В результате появляются многие возможные дополнительные выходы, такие как прибыль, увеличение доли рынка, увеличение объема продаж (в бизнесе), реализация социальной ответственности, удовлетворение работников, рост организации и т.п. 
Закрытая система имеет источник энергии (ресурсов) внутри себя. Примеры закрытых систем: работающие часы с внутренним источником энергии, работающая автомашина, самолет, автоматическое производство со своим собственным источником энергии и т.д. Примеры открытых систем: калькулятор или радиоприемник с солнечной батареей (энергия поступает извне), промышленное предприятие, завод, фирма, компания и др.

Открытая система признает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации получают свое сырье  и человеческие ресурсы из окружающего мира. Они зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, потребляющих их продукцию. Банки, активно взаимодействующие с окружающим миром, используют депозиты, обращают их в кредиты и в инвестиции, используют полученную прибыль для поддержания самих себя, для развития, для выплаты дивидендов и уплаты налогов.

На схеме, представляющей промышленную организацию как открытую систему, можно видеть поступление  материалов, рабочей силы, капитала. Технологический процесс создается для переработки сырья в конечный продукт, который, в свою очередь, продается заказчику. Финансовые учреждения, рабочая сила, поставщики и заказчики, правительство – все являются частью окружения.

Степень разграничения открытой или закрытой систем меняется в рамках систем. Открытая система может стать  более закрытой, если контакты с  окружением уменьшаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация.

Открытые системы тяготеют к нарастанию усложненности и  дифференциации. Иными словами, открытая система будет по мере своего роста  стремиться к большей специализации  своих элементов и усложнению структуры, нередко расширяя свои границы  или создавая новую суперсистему с более широкими границами. Если деловое предприятие растет, то наблюдается  значительная его дифференциация и  усложнение. Создаются новые специализированные отделы, приобретаются сырье и  материалы, расширяется ассортимент  выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы.

Все системы имеют вход, трансформационный процесс и  выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют  их в товары и услуги, прибыль, отходы и т.п. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты.

Одна из таких черт –  это признание взаимозависимости  между системой и внешним миром. Существует граница, отделяющая систему  от ее окружения. Изменения в окружении  влияют на один или несколько атрибутов  системы, и наоборот, изменения в  системе воздействуют на окружение.

Организация должна отражать внешнюю среду. В основе ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального  или этического характера. Организация  должна создаваться так, чтобы она  нормально функционировала, получала вклад в общую работу со стороны  всех ее членов и эффективно помогала работникам достигать поставленных целей и в настоящее время, и в будущем. В этом смысле действенная  организация не может быть статичной. Она должна быстро узнавать о всех изменениях среды, осознавать их значение, выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей, эффективно реагировать на воздействия среды.

Без границы не существует системы, и граница (или границы) определяют то, где начинаются и  заканчиваются системы или подсистемы. Границы могут быть как физическими, так и иметь психологическое  содержание через такие символы, как названия, форма одежды, ритуалы. Концепция границ требуется для более углубленного понимания систем.

Принципиальное значение для функционирования организаций  имеет обратная связь. Открытые системы  постоянно получают информацию из своего окружения. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений от принятого курса. Здесь под  обратной связью понимается процесс, позволяющий  часть выходной продукции получить обратно в систему в виде информации или денег для модифицирования  производства той же выпускаемой  продукции или налаживания выпуска  новой продукции.

Нужно учитывать и то, что организации укомплектовываются людьми. Очевидно, что при группировке  видов деятельности и распределении  полномочий внутри любой организационной  системы необходимо учитывать различные  недостатки и привычки людей. Это  не означает, что организация должна создаваться применительно к  людям, а не на основе целей и сопутствующих  их достижению видов деятельности. Однако для руководителя весьма важным, зачастую сдерживающим фактором является то, какие лица будут работать в  организации.

Поведение членов организации  может рассматриваться как ее внутренняя среда. В организации  постоянно возникают проблемы, которые  могут изменить ее положение, и чтобы  все ее элементы действовали и  были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление ресурсов. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно  пополнять, работники увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.

Другие внутренние проблемы возникают из-за недостатков взаимодействия и скоординированности разных участков организации. Одной из причин того, что работники уходят, а акционеры  не желают вкладывать свои сбережения, является неудовлетворенность этих групп условиями труда и вознаграждением за участие в организации, и это недовольство может стать таким сильным, что возникнет угроза самому существованию организации.

Для организации свойственен  циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять цикл. Доходы, полученные заказчиками промышленных организаций, должны быть достаточно адекватными  для оплаты кредитов, труда рабочих  и погашения займов, если цикличность  устойчива и обеспечивает жизнеспособность организации.

Следует подчеркнуть и  то, что организационные системы  предрасположены к сокращению или  распадению на части. Поскольку закрытая система не получает энергию и  новые вложения из своего внешнего окружения, она может со временем сокращаться. В отличие от нее  открытая система характеризуется  негативной энтропией, т.е. она может  реконструировать саму себя, поддержать свою структуру, избежать ликвидации и  даже вырасти, потому что имеет возможность  получать энергию извне в большей  мере, чем отдает наружу.

Приток энергии для  предотвращения энтропии поддерживает некоторое постоянство обмена энергией, в результате чего достигается относительно стабильное положение. Даже несмотря на то, что существует постоянный приток новых вложений в систему и постоянный отток, обеспечивается определенная сбалансированность системы. Когда открытая система активно перерабатывает вложения в выходную продукцию, она оказывается тем не менее способной поддерживать себя в течение определенного времени.

Исследования показывают, что большие и сложные организационные  системы имеют тенденцию к  дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас  прочности, выходящий за пределы  обеспечения только выживаемости.

По мере роста организации  высшие ее руководители вынуждены все  больше передавать свои обязанности  по выработке решений нижестоящим  звеньям. Однако поскольку руководители высшего уровня отвечают за все решения, их роль в организации изменяется: от выработки решений руководители высшего уровня переходят к управлению процессами выработки решения. В  результате увеличение размеров организаций  приводит к необходимости разделения труда в сфере управления. Одна группа – руководители высшего уровня – обладает первичными полномочиями и несет ответственность за определение  характера системы управления организацией, т.е. процесса, с помощью которого должны разрешаться проблемы организации. Другая группа руководителей подчиняется  руководству высшего уровня. Входящие в нее люди являются компонентами системы управления, а их основная обязанность состоит в выработке  решений.

Открытые системы добиваются примирения двух, часто конфликтующих, курсов действий. Действия по поддержанию  сбалансированности системы обеспечивают согласованность и взаимодействие с внешним окружением, что в  свою очередь предотвращает очень  быстрые изменения, которые могут  разбалансировать систему. Напротив, действия по приспособляемости системы к  различным изменениям позволяют  адаптироваться к динамике внутреннего  и внешнего спроса. Один курс действий, например, ориентирован на стабильность и сохранение достигнутого положения  путем покупки, поддержания, проверки и ремонта оборудования, набора и  обучения работников, использования  правил и процедур. Другой курс сосредоточивается  на изменениях посредством планирования, изучения рынка, развития производства новой продукции и т.п. И то и другое необходимо в интересах выживания организации. Стабильные и хорошо оснащенные организации, но не приспособленные к изменению условий, долго просуществовать не смогут. С другой стороны, приспособляемые, но не стабильные организации будут неэффективными и также маловероятно, что они смогут долго существовать.

Организационная система  может достичь своих целей  с различными вложениями и трансформационными процессами. Вот почему необходимо рассматривать разнообразные формы  и способы решения возникающих  проблем, а не искать какой-либо один «оптимальный» выход, приводящий к  быстрым результатам.

Понятие закрытой системы  порождено физическими науками. Здесь понимается, что система  является самосдерживаемой. Закрытая система, как это становиться  по названию - отграничена от окружающего мира. Взаимодействие происходит только внутри системы между ее структурными компонентами.  Ее главная характеристика в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию своему внешнему окружению. Закрытая организационная система имеет малую применяемость. Степень разграничения открытой или закрытой систем меняется в рамках систем. Открытая система может стать более закрытой, если контакты с окружением уменьшаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация.

Свойства закрытых систем

1. Устойчивость. Устойчивость работы системы может быть нарушена при необоснованном усложнении или упрощении организационной структуры. Опыт управления показывает, что для повышения устойчивости работы, как правило, приходится устранять излишние звенья или подсистемы управления и значительно реже — добавлять новые. На устойчивость работы организации влияют внешние факторы (например, инфляция, спрос, взаимоотношения с партнерами и государством). Для повышения устойчивости работы необходимо быстро перестраивать коммуникации организации в соответствии с новыми целями и задачами. 
2. Адаптивность. Под адаптивностью понимается способность организации приспосабливаться к новым внешним условиям, возможности саморегулирования и восстановления устойчивой деятельности. Адаптивные организации часто имеют органическую структуру, когда каждый субъект управления (подразделение, рабочая группа, работник) имеет возможность взаимодействовать с каждым.
3. Централизованность. Речь идет о свойстве системы быть руководимой из какого-то единого центра, когда все части организации руководствуются командами из центра и пользуются заранее определенными правами. Живые организмы, например, функционируют под руководством центральной нервной системы. В коллективе централизованность осуществляет руководитель, лидер, менеджер; на предприятиях — администрация, аппарат управления; в стране — государственный аппарат. При высокой сложности системы или невозможности единого руководства из центра последний передает часть властных полномочий автономиям, происходит децентрализация управления.
4. Обособленность. Обособленность означает стремление системы к автономности, изолированности и проявляется при решении вопросов распределения ресурсов и властных полномочий частей большой организации, конгломератных объединений, централизации и децентрализации управления. Способствуют обособлению и противоречия целей и интересов, процесс распределения прибылей между частями целого. Часто наблюдаются процессы обособления персонала в неформальные группы на основе личных связей, симпатий, общих взглядов и черт характера, близкого уровня образования, этнической принадлежности, возраста, должностного положения и т.д. Процессы обособления частей системы являются малоизученными и представляют интерес для исследователей.
5. Совместимость. Под совместимостью понимается взаимоприспособляемость и взаимоадаптивность частей системы. На уровне государства как крупной системы возникают проблемы совместимости национальной экономики с экономиками регионов, отраслей. В России, например регионы-доноры, имеющие в своем распоряжении больший объем природных ресурсов или высокоэффективные производства, вынуждены отдавать в центр большую часть прибылей (в форме налоговых отчислений), которые впоследствии направляются на нужды дотационных регионов Севера, Сибири, Дальнего Востока, что приводит к возникновению центробежных тенденций, дезинтеграции, различным противоречиям и конфликтам. На уровне предприятий нередко возникают противоречия интересов организации и потребностей ее подразделений. К примеру, руководство компании может принять решение о направлении большей части прибыли, зарабатываемой одним подразделением, на развитие другого, в данный момент убыточного.
6. Свойство «обратных связей». Фундаментальное свойство больших систем — установление обратных связей, сущность которых заключается в том, что информация (ресурсы, энергия) с выхода системы (или входящих в нее подсистем) поступает на вход этой системы (или подсистем, в нее входящих). Для производственной системы принцип обратных связей работает следующим образом. Выходная информация, например показатели хозяйственной деятельности, под действием различных обстоятельств постоянно варьируются во времени, менеджмент постоянно проводит их анализ и сравнение с поставленными целями (вход системы). По результатам сравнения принимаются управленческие решения, корректирующие работу системы (в случае необходимости), что обеспечивает адаптивность системы (приспособление ее к новым условиям работы) и оперативность (гибкость) ее управления. Обратные связи нередко играют и негативные системные роли.
7. Синергичность — однонаправленность (или целенаправленность) действий компонентов усиливает эффективность функционирования системы. Приоритет интересов системы более широкого (глобального) уровня перед интересами её компонентов.
8. Целостность — первичность целого по отношению к частям; появление у системы новой функции, нового качества, органично вытекающих из составляющих ее элементов, но не присущих ни одному из них, взятому изолированно.
9. Структурность — возможна декомпозиция системы на компоненты, установление связей между ними.
10. Иерархичность — каждый компонент системы может рассматриваться как система (подсистема) более широкой глобальной системы.

Все системы имеют вход, трансформационный процесс и  выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют  их в товары и услуги, прибыль, отходы и т.п. 

Крупные составляющие сложных  систем, таких как организации, человек  или машина, зачастую сами являются системами. Эти части называются подсистемами.  Понятие подсистемы это важное понятие в управлении. Посредством подразделения организации на отделы руководством намеренно создаются подсистемы внутри организации.

Системы, такие как отделы, управления и различные уровни управления, - каждый из этих элементов играет важную роль в организации в целом, точно  так же как подсистемы вашего тела, такие как кровообращение, пищеварение, нервная система и скелет.

Социальные и технические  составляющие организации считаются  подсистемами. Подсистемы могут, в свою очередь, состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они взаимозависимы, неправильное функционирование даже самой  маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом. Работа каждого  отдела и каждого работника в  организации очень важна для  успеха организации в целом. 

Хотя организации распадаются  на отдельные части или составные  элементы, они сами являются подсистемами в рамках более крупной системы. Существуют не только системы и подсистемы, но и сверхсистемы. Классификация этих понятий зависит от особенностей предмета анализа. При этом целое не является простой суммой частей, поскольку систему следует рассматривать как их единство.

Без границы не существует системы, и граница (или границы) определяют то, где начинаются и  заканчиваются системы или подсистемы. Границы могут быть как физическими, так и иметь психологическое  содержание через такие символы, как названия, форма одежды, ритуалы. Концепция границ требуется для  более углубленного понимания систем. Границы для закрытых систем являются жесткими.  Границы препятствуют экспорту и импорту веществ, но открыты для энергии ( или информации).

Открытые системы организации  имеют опубликованный промышленный стандарт и этот стандарт принят ведущими производителями. В закрытой системе организации стандарт продвигается одной определённой фирмой и принят лишь ограниченным количеством производителей.

В открытых системах организации  работают устройства различных производителей, а в закрытых системах могут быть объединены продукты лишь одного производителя  или ограниченного числа производителей.

В открытых системах организации  нет необходимости в услугах  инженера для обеспечения коммуникации. Обычно применяется технология маршрутизации. В закрытых системах необходимы комплексные  инженерные работы для обеспечения  коммуникации.

В открытых системах организации  над одним проектам работают несколько  интеграторов и используют несколько  типов графических пользовательских интерфейсов на одну систему. В закрытых системах над проектом работает только один интегратор и используется  один единственный графический пользовательский интерфейс на одну систему.

В открытых системах организации  различные источники для конкурирующих  совместимых продуктов. В закрытых системах один единственный источник или ограниченное количество источников продуктов.

Техобслуживание системы  в закрытых системах организации  проводится только одной определённой сервисной службой, а в открытых различными сервисными службами.

У закрытых систем организации  в распоряжении лишь один инструмент или ограниченное количество инструментов, которые предназначены для устройств  только одного производителя, у открытых система сетевого менеджмента для  электроинсталляций различных производителей.  

Архитектура сети у закрытых систем организации логическая многоярусная, у открытых- логическая плоская.

В открытых системах организации  возможность расширения с помощью "прозрачных" маршрутизаторов. ограниченные возможности расширения, отсутствует маршрутизация.

В закрытых системах организации  объёмное использование шлюзов как  к установленным ранее, так и  к новым системам. В открытых системах нет необходимости в шлюзах за исключением шлюзов к ранее установленным  системам.

В закрытых системах организации  допускаются решения только одного единственного производителя, а  открытых системах допускаются решения независимых системных интеграторов.

Список используемой литературы:

1. Алиев В.Г. Теория организации 2003 «Экономика» 431с.
2. Баранников А.Ф. Теория организации Учебник для вузов - Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2012.- 700 с.
3. Демчук О.Н., Ефремова Т.А. Теория организации. Учебное пособие - Москва: Флинта, 2009.- 264 с.
4. Дафт Р.Л. Теория организации 2006 Юнити-Дана 736с.
5. Олянич Д.В. Теория организации 2008 Феникс 416с.