Оценка эффективности организационного проектирования

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

НА  ТЕМУ:  Оценка эффективности  организационного проектирования 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Содержание 

Введение 
 

     Актуальность  темы исследования. Каждый человек в течение всей жизни так или иначе связан с организациями. Именно в организациях или при их содействии люди растут, учатся, работают, преодолевают недуги, вступают в многообразные отношения, развивают науку и культуру. В рамках организаций повсеместно осуществляется человеческая деятельность. Нет организаций без людей, равно как и нет людей, которым не приходится иметь дело с организациями.

     Организация — сложный организм. В нем переплетаются  и уживаются интересы личности и  групп, стимулы и ограничения, жесткая  технология и инновации, безусловная  дисциплина и свободное творчество, нормативные требования и неформальные инициативы. У организаций есть свой облик, культура, традиции и репутация. Они уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям. Они погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи. Не понимая сущности организаций и закономерностей их развития, нельзя ни управлять ими, ни эффективно использовать их потенциал, ни осваивать современные технологии их деятельности. Зачем организации нужны, как создаются и развиваются, на каких принципах строятся, почему и как изменяются, какие возможности открывают, почему их участники действуют так, а не иначе, — ответы на эти вопросы призвана дать теория организации, опирающаяся на обобщение новейшего мирового опыта [1, c. 64].

     Трудно  переоценить значение научного обоснования  всех сторон функционирования организаций  в условиях современной России, когда  происходит радикальная смена социально-экономических  отношений. Новые требования к построению и поведению организаций предъявляют рыночные отношения, предпринимательская активность, развитие различных форм собственности, изменение функций и методов государственного регулирования и управления. Организационная деятельность испытывает влияние революционных изменений в технологической базе производства. Переход к эффективным формам организации и управления, построенным на научных принципах, стал главным условием успеха экономических реформ. Конкуренция продуктов и услуг стала, в сущности, конкуренцией организаций, используемых форм, методов и мастерства управления. Традиции централизованной типизации всех структурных построений, жесткой формализации внутренних и внешних отношений соподчиненности, несвободы всех нижестоящих звеньев, массовое распространение и многолетнее использование организационных схем, пригодных лишь для определенных условий или чрезвычайных обстоятельств, породили стереотип консервативного мышления и организационной скованности. Изучение теории организации призвано качественно изменить подход к организациям, к пониманию и регулированию протекающих в них процессов и в конечном счете — к их адаптации к условиям рыночных отношений.

      Целью данной курсовой работы является изучение оценки эффективности организационного проектирования предприятия.

      Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить теоретические основы организационного проектирования предприятии.
2. Рассмотреть методы и задачи проектирования.
3. Изучить оценку эффективности организационного проектирования с практической точки зрения, а именно сам процесс проектирования организационных структур предприятия.

1. Теоретические аспекты  организационного  проектирования предприятия 

1.1. Анализ и формирование организационных структур 

     Научно  обоснованное  формирование  организационных  структур  управления  – актуальная задача современного этапа  адаптации  хозяйствующих  субъектов  к рыночной  экономике.  В  новых  условиях  необходимо   широко   использовать принципы  и  методы  проектирования   организации   управления   на   основе системного подхода.

     Без  развития  методов   проектирования   структур   управления   Затруднено дальнейшее   совершенствование   управления   и   повышение    эффективности производства, так  как [3, c. 115]:

. Во-первых; в новых условиях  в  целом   ряде  случаев  нельзя  оперировать старыми организационными формами, которые  не  удовлетворяют  требованиям    рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;

. Во-вторых, в сферу  хозяйственности   управления  техническими  системами.

   Комплексный подход к совершенствованию  организационного  механизма   ранее    во  многом  был   подменён   работой   по   внедрению   и   использованию   автоматизированных систем управления;

. В-третьих,  создание  структуры  должно  опираться  не  только  на  опыт,   аналогию,  привычные схемы и интуицию,  но   и   на   научные   методы   организационного проектирования;

. В-четвёртых,  проектирование сложнейшего механизма  - механизма  управления   –  должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирование    организационных систем.

      При разработке  принципов и методики  проектирование  структуры как застывшего набора органов, соответствующих каждой специализированной  функции управления. Оно прежде всего  включает  систему  целей  и  их  распределение между различными звеньями.  Сюда  относится:  состав  подразделений,  которые находятся в определённых связях  и отношениях  между собой;  распределение ответственности.   Важными   элементами   структуры   управления    являются коммуникации,   потоки   информации   и   документооборот   в   организации.

     Организационная структура - это поведенческая система, это люди и  их  группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач [2, c. 78].

      Такая  многосторонность  организационного  механизма  несовместима   с использованием  каких-либо  однозначных  методов  –  либо  формальных,  либо неформальных.  Поэтому  необходимо  сочетание  научных  методов  и  принципов формирование  структур  (системного   подхода)   с   большой   экспертно   – аналитической работой,  изучением  отечественного  и  зарубежного  опыта.  В основу  всей  методологии  проектирования  структур  должно  быть   положено: сначала – цели, а затем – механизм их достижения.

      Системность самого подходов к формированию  структуры проявляется в следующем:

     a) Не упускать из виду ни  одну  из  управленческих  задач, без  решения   которых реализация целей окажется не полной;

     b) Выявить и взаимосвязать применительно к этим  задачам  всю  систему   функции,  прав  и  ответственности  по  вертикали  управления  –  от    генерального директора предприятия до мастера участка;

     c) Исследовать и организационно  оформить  все  связи  и  отношения  по   горизонтали управления;

     d)  Обеспечить  органическое   сочетание   вертикали   и   горизонтали

        управления.

      Исследование влияния внешней  среды на проектирования организации

   I. Этап — выявление и описание  элементов внешней среды(вход,  выход,    технологии, знания)

  II. Этап - выявление основных взаимосвязей  между элементами внешней среды,    включая элементы прямого воздействия.

III.  Этап   -   определение   степени   разнообразия  элементов   внешней

      среды(изменения, определённость, обратная  связь )

  IV. Этап - проектирование  каждого   элемента  организационной  структуры   с  учётом внешней среды, в которой данный элемент будет функционировать.

   V. Этап - формирование механизма управления с учётом  специфики  элементов     организационной структуры и её внешней среды. 

1.2. Основные методологические  принципы 

      До последнего времени методы  построения управления,  характеризовались  чрезмерно  нормативным   характером,   недостаточным   разнообразием,   что приводило к механическому переносу применявшихся в  прошлом  организационных форм в новые условия. Нередко аппарат управления  на  самых  разных  уровнях повторял одни и те же схемы. С научной точки зрения слишком узкую  трактовку получали сами исходные факторы формирования структур:  численность  персонала вместо целей организаций;  постоянный  набор  органов  вместо  изменения  их состава и комбинации в разных условиях [3, c. 25].

      Одним  из  главных  недостатков   применявшихся  методик  являлась   их функциональная ориентация, строгая регламентация процессов управления, а  не их  результатов.  Поэтому  цели  и  взаимосвязи  различных  звеньев  системы управления приобретают более важное значение,  чем  стогое  установление  их функциональной  специализации.  Это  особенно  отчётливо   проявляется   при решении проблем,  связанных с   созданием   корпораций,   АО,   финансово-промышленных  групп,  заказов   и   договоров   запросам   потребителей,   с комплексным решением проблем качества продукции [4, c. 89]

      Системный  подход,  придавая  важное  значение  научно   обоснованному определению функции управления и нормативов  численности как части общего процесса формирования организационно-управленческой  структуры,  ориентирует исследователей  и разработчиков на  более общие  принципы  проектирования организаций.  Т.е.  он  предполагает  исходное  определение  системы   целей организации, которые обусловливают  структуру  задач  и  содержание  функций аппарата управления.

      Основное назначение большинства  производственных организаций  с  точки зрения общества определяется целями удовлетворения  рыночной  потребности  в производимой продукции и услугах. Вместе с тем соответствие  между  системой целей и организационной структурой управления не может быть однозначным. 

               1.3. Процесс формирования организационной структуры 

      Процесс  формирования  организационной   структуры  включает   в   себя формулировку целей и  задач, определение состава и   место  подразделений,  их ресурсное   обеспечение   (включая   численность   работающих),   разработку регламентирующих   процедур,   документов,   положений,    закрепляющих    и регулирующих   формы,   методы,   процессы,   которые    осуществляются    в организационной системе управления.

      Весь этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям [5, c. 124]:

- Формирование общей структурной схемы во всех случаях имеет принципиальное значение,  поскольку  при  этом   определяются   главные   характеристики организации, а также направления, по  которым  должно  быть  осуществлено более углублённое проектирование как организационной структуры, так и др.   важнейших аспектов системы (способность переработки информации).

 -  Разработка  состава основных  подразделений и связей  между ними   –    заключается в том,  что предусматривается реализация  организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно – целевым блокам, но и вплоть до самостоятельных (базовых)  подразделений аппарата  управления,  распределения  конкретных  задач  между   ними   и  построения внутриорганизационных  связей.  Под  базовыми  подразделениями   понимаются самостоятельные структурные единицы  (отделы, бюро,  управления,  сектора, лаборатории), на  которые  организационно  разделяются  линейно-функциональные и программно– целевые  подсистемы.  Базовые  подразделения   могут иметь свою внутреннюю структуру.

 - Регламентация организационной структуры – предусматривает разработку  количественных   характеристик    аппарата    управления    и   процедур  управленческой деятельности. Она включает: 

- определение  состава внутренних  элементов  базовых подразделений (бюро, групп  и  должностей); 

- определение  проектной численности подразделений;  распределение задач  и   работ  между конкретными исполнителями;

- установление  ответственности за их выполнение;   - разработку процедур выполнения  управленческих  работ  в   подразделениях;

-  расчёты   затрат  на  управление  и   показателей  эффективности   аппарата управления в условиях  проектированной организационной структуры.

      Когда требуется взаимодействие  многих звеньев  и  уровней   управления, разрабатываются специфические  документы называется – органиграммами.

      Органиграмма представляет собой графическую интерпретацию процесса выполнения управленческих  функций,  их  этапов  и входящих  в них работ, описывающую распределение организационных процедур  разработки  и принятия решения между подразделениями,  их  внутренними структурными  органами  и отдельными  работниками.  Построение   органиграммы  позволяет   увязать процесс рационализации технологических маршрутов и информационных потоков с упорядочением взаимосвязей между структурными элементами систем  управления, возникающими при организации согласованного выполнения её задач и функций. Они   фиксируют   лишь   организацию   управленческого   процесса   в   виде распределения полномочий и ответственности  за  обеспечение,  разработку  и принятие управленческих решений.

      Она   сочетается   в   себе   как    технологические,    экономические, информационные, административно-организационные  взаимодействия,   которые поддаются непосредственному анализу и рациональному  проектированию,  так  и социально-психологические характеристики и связи.

      Специфика проблемы проектирования организационной структуры управления состоит в том, что она не может быть адекватно представлена в  виде  задачи формального выбора наилучшего варианта  организационной  структуры  по  чётко сформулированному,   однозначному,   математически   выраженному    критерию оптимальности.   Это   –    количественно-качественная,    многокритериальная проблема,   решаемая   на   основе   сочетания   научных,   в   том    числе формализованных,  методов  анализа,  оценки,  моделирования  организационных систем   с   субъективной   деятельностью    ответственных    руководителей, специалистов  и  экспертов  по   выбору   и   оценке   наилучших   вариантов организационных решений.

      Процесс организационного проектирования  состоит  в  последовательности  приближения к модели рациональной структуры  управления,  в  котором  методы проектирования  играют  вспомогательную  роль  при  рассмотрении,  оценки  и принятия  к   практической   реализации   наиболее   эффективных   вариантов организационных решений.

     Существуют взаимодополняющие методы [6, c. 69]:

* Метод  аналогий состоит в применении  организационных  форм  и   механизмов    управления, по  отношению к проектируемой организации.  К  методу  аналогий    относится  выработка   типовых   структур   управления   производственно-   хозяйственных организаций и определение границ и условий их применения.

      Использование  метода  аналогий  основано  на  двух  взаимодополняющих  подходах.  Первый  из  них   заключается  в  выявлении   для   каждого   типа производственно-  хозяйственных  организаций  и   для   различных   отраслей значений  и  тенденций  изменения  главных  организационных  характеристик  и соответствующих им организационных  форм  и  механизмов  управления.  Второй подход  представляет  типизацию  наиболее  общих  принципиальных  решений  о характере  и  взаимоотношений  звеньев  аппарата  управления   и   отдельных должностей в чётко определённых условиях работы организаций данного  типа  в конкретных отраслях, а также разработку отдельных нормативных  характеристик аппарата управления для этих организаций и отраслей.

      Типизация  решений  является   средством   повышения   общего   уровня организации  управления  производством [7, c. 87].  Типовые   организационные   решения должны  быть, во-первых,  вариантными,  а   не   однозначными,   во-вторых, пересматриваемыми  и  корректируемыми   с   регулярной   периодичностью   и, допускающими  отклонения  в  случаях,  когда  условия   работы   организации отливаются  от чётко сформулированных  условий,  для  которых  рекомендуется соответствующая типовая форма организационной структуры управления;

* Экспертно-аналитический  метод  состоит  в  обследовании  и  аналитическом изучении  организации силами квалифицированных  специалистов с привлечением   её  руководителей и других   работников   для   того,   чтобы   выявить   специфические особенности, проблемы,  в работе  аппарата  управления,  а  также  выработать  рациональные  рекомендации  по  его  формированию  или  перестройке исходя из количественных оценок  эффективности  оргструктуры,  рациональных  принципов  управления,  заключений   экспертов,   а   также  обобщение и анализа наиболее передовых тенденций  в  области  организации  управления. Сюда относится и проведение экспертных опросов  руководителей и членов организации для выявления и анализа отдельных характеристик   построения и функционирования аппарата управления,  обработка полученных   экспертных оценок статистико-математическими методами.

      К экспертным методам следует отнести  также  разработку  и  применения научных  принципов   формирования   организационных   структур   управления. Принципы   формирования   организационных   структур   управления   являются конкретизацией более общих принципов управления (например, единоначалия  или коллективного руководства,    специализации).    Примеры формирования организационных структур управления:  построение  организационной структуры исходя из системы целей, отделение стратегических и координационных функций от оперативного управления, сочетание функционального  и  программно-целевого управления и целый ряд других.

      Особое место среди экспертных  методов занимает разработка  графических и  табличных   описаний  организационных  структур  и  процессов  управления, отражающих рекомендации по  их  наилучшей  организации.  Этому  предшествует разработка вариантов  организационных  решений,  направленных  на  устранение выявленных  организационных  проблем,   отвечающих   научным   принципам   и передовому  опыту  организации  управления,  а  также   требуемому   уровню количественно-качественных критериев  оценки  эффективности  организационных структур;

*  Метод   структуризации  целей  предусматривает   выработку  системы   целей   организации, включая их количественную  и  качественную  формулировки.  При  его использовании чаще всего выполняются следующие этапы:

a)  Разработка  системы (дерева)  целей,  представляющей  собой   структурную основу для увязки  всех  видов организационной деятельности  исходя  из   конечных результатов;

b) Экспертный  анализ  предлагаемых  вариантов   организационной  структуры   с точки зрения организационной  обеспеченности достижения каждой  из  целей,  соблюдения   принципа   однородности   целей,   устанавливаемых   каждому   подразделению, определения отношений руководства, подчинения,  кооперации   подразделений исходя из взаимосвязей их целей и т.п.;

c)  Составление   карт  прав  и  ответственности   за  достижение  целей   для  отдельных подразделений, так  и  по  комплексным  межфункциональным  видам деятельности,  где регламентируется  сфера ответственности (продукция, ресурсы, рабочая сила,  информация,  производственные  и управленческие   ресурсы); конкретные результаты, за  достижения  которые устанавливается   ответственность; права, которыми наделяется  для достижения  результатов   (согласовать, подтверждать, контролировать);

*  Метод   организационного  моделирования   представляет  собой   разработку   формализованных   математических,   графических,   машинных   и    других   отображений распределения полномочий  и  ответственности  в  организации,   являющихся базой для построения, анализа  и  оценки  различных  вариантов  организационных структур по  взаимосвязи  их  переменных.  Можно  назвать   несколько основных типов организационных моделей:

V математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур,   описывающие   организационные   связи   и   отношения   в   виде   систем   математических уравнений и неравенств;

V графоаналитические  модели организационных  систем,  представляющие  собой   сетевые,  матричные и другие  табличные   и   графические   отображения   распределения функций,  полномочий,   ответственности,   организационных   связей. Они дают возможность анализировать их  направленность,  характер,   причины   возникновения,   оценивать   различные   варианты   группировки   взаимосвязанных   видов   деятельности   в   однородные    подразделения,   «проигрывать» варианты распределение прав и ответственности между  разными   уровнями  руководства  и  т.п.  Примерами  могут  служить   «метасхемные»   описания  материальных,  информационных,  денежных  потоков  совместно с   управленческими действиями;

V натурные  модели организационных структур  и  процессов,  заключающиеся   в   оценке их функционирования в реальных  организационных  условиях.  К  ним   относиться  организационные  эксперименты  –  заранее  спланированные   и   контролируемые перестройки структур и процессов в реальных  организациях;    лабораторные  эксперименты  –  искусственно созданные ситуации  принятия   решений и организационного  поведения;  управленческие  игры  – действия   практических работников;

V математико-статистические  модели зависимостей между  исходными  факторами организационных систем и характеристиками организационных  структур.  Они   построены на основе сбора, анализа и  обработки  эмпирических  данных  об   организациях, функционирующих в сопоставимых условиях.

      Процесс проектирования  организационной   структуры  управления  должен  быть основан на совместном использовании охарактеризованных выше методов.

      Выбор метода решения той или  иной организационной проблемы  зависит  то её  характера,  а  также  возможностей   для   проведения   соответствующего  исследования. 
 
 
 

2. Практическая оценка  эффективности организационных проектов 

2.1. Оценка эффективности  организационных  проектов 

     Оценка  эффективности является важным элементом  разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень  прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов ли плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа её совершенствования. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления [8, c. 97].

     Комплексный набор критериев эффективности  системы управления формируется  с учётом двух направлений оценки её функционирования:

- по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям

производственно-хозяйственной  организации;

- по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию организации и результатам.

     Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на её функционирование.

     Принципиальное  значение для оценки эффективности системы управления имеет выбор базы для сравнения или определения уровня эффективности, который принимается за нормативный. Один из подходов дифференцирования сводится к сравнению с показателями, характеризующими эффективность организационной структуры эталонного варианта систем управления. Эталонный вариант может быть разработан и спроектирован с использованием всех имеющихся методов и средств проектирования систем управления. Характеристики такого варианта принимаются в качестве нормативных. Может применятся также сравнение с показателями эффективности и характеристиками системы управления, выбранной в качестве эталона, определяющего допустимый или достаточный уровень эффективности организационной структуры.

     Часто вместо методов используется экспертная оценка организационно-технического уровня анализируемой и проектируемой системой, а также отдельных её подсистем и принимаемых проектных и плановых решений, или комплексная оценка системы управления, основанная на использовании количественно-качественного подхода, позволяющего оценивать эффективность управления по значительной совокупности факторов.