Паблик рилейшнз. Общие принципы

     СОДЕРЖАНИЕ 

1.  Паблик рилейшнз. Общие принципы…………….
2. Подготовка документов к архивному хранению…………………
3. Образец акта……………………….

     Список  литературы…………………………. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Паблик  рилейшнз. Общие принципы.

     Паблик  рилейшнз (Public relations) - разновидность маркетинга, заключающаяся в стимулировании спроса на товар определенной фирмы путем формирования благоприятного общественного мнения об организации и ее продукции в целом.

     Паблик  рилейшнз возникла на стыке ряда таких  наук, как социальная психология, логика, информатика, менеджмент и маркетинг. Термин «паблик рилейшнз» дословно переводится с английского как  связи с общественностью и  интегрирует в себе механизм рыночных отношений в обществе с последовательным решением многообразных проблем  товарно-денежных отношений.

     Прикладная  наука паблик рилейшнз владеет не только явными, но довольно часто и  незримыми формами и методами достижения устойчивого положения  на рынке за счет комплексного использования  коммуникационных связей, средств массовой информации, социальной рекламы.

     Точное  и исчерпывающее определение паблик рилейшнз дать крайне сложно из-за широты целей и действий, охватываемых этим понятием. Поэтому до сих пор нет четкой общепринятой формулировки.

     Наиболее  лаконичное определение пиара, предложенное английским социологом Сэмом Блэком, гласит: «Пиар - искусство и наука  достижения гармоний посредством взаимопонимания, основанного на правде и полной информированности». Основным назначением пиара является достижение высокой общественной репутации фирмы (или иной организации либо частного лица, нуждающегося в паблик рилейшнз-услугах). Следует отличать пиар от рекламы: хотя и то и другое обеспечивает процесс деловых коммуникаций, однако реклама рассказывает о товаре, а пиар - о фирме-производителе.  

     Паблик  Рилейшнз состоит из следующих областей:

1. Корпоративные и финансовые связи с общественностью – создают имидж организации и способствуют усилению ее позиций на рынке.
2. Информированность (паблисити) о компании и ее положении воздействуют на сбыт продукции.
3. Муниципальные отношения – вопросы охраны среды, создание новых рабочих мест, участие в жизни города и т.п. Ими воздействуют на отношения общества к компании и к ее товарам.
4. Производственные отношения – информированность о производственных отношениях воздействует на отношения к качеству изделий.
5. Отношения с лидерами, воздействующими на общественное мнение – на отношение широкой публики к компании и ее товарам воздействует мнение лидеров – политиков, журналистов, руководителей общественных объединений и т.п.

     Итак, предметом Паблик Рилейшнз являются коммуникации, как обмен информацией. Целью деятельности Паблик Рилейшнз организации является обеспечение  благоприятного поведения общественности по отношению к ней.

     Специалисты по паблик рилейшнз фактически являются посредниками между представляемой организацией и различными группами общественности, с которыми организация  имеет дело. Поэтому на пиэрменов  возлагается ответственность и  перед организацией, от имени которой  они действуют, и перед различными аудиториями общественности. Они  призваны распространять информацию, позволяющую заинтересованным группам  населения уяснить политику и деятельность данной организации. С другой стороны, пиэрмены внимательно изучают общественное мнение этих групп, информируя о нем руководство организации, обязанное прислушиваться к настроениям населения и реагировать на них.

     Такая посредническая деятельность, ее объективно высокое значение в достижении взаимопонимания  и налаживании взаимовыгодных, гармоничных  отношений между организацией и  общественностью определяют основные принципы деятельности института паблик рилейшнз и его специалистов.

     1. Паблик рилейшнз имеют дело  с реальной, а не воображаемой  действительностью, с фактами,  а не фикцией. Поэтому основой  их успешной политики является  абсолютная правдивость, тщательное  планирование и выполнение программ, главной целью которых выступает  удовлетворение общественных интересов.

     2. Паблик рилейшнз — профессия,  ориентированная на такое оказание  услуг, где основное значение  имеют интересы общественности, а не собственная выгода. Иначе  говоря, паблик рилейшнз — это  абсолютно преданное служение  общественности.

     3. Поскольку пиэрмен обязан обращаться  к общественности и искать  у нее поддержки программ и  политики организации, главным  критерием выбора этих программ  и направлений политики должен  быть общественный интерес. Поэтому  пиэрмену необходимо быть мужественным, чтобы не побояться сказать  нет своему клиенту или отказаться  от выполнения программы, вводящей  общественность в заблуждение.

     4. Учитывая то, что пиэрмен обращается  к различным группам общественности  через средства массовой информации, являющиеся по своему характеру  общественными каналами коммуникации, он обязан сохранять чистоту  этих каналов. Он никогда не  должен преднамеренно или невзначай  вводить в заблуждение средства  массовой информации.

     5. Находясь между организацией  и окружающей ее общественностью,  пиэрмены обязаны быть эффективными  коммуникаторами, передавать информацию  в обоих направлениях до тех  пор, пока не будет достигнуто  взаимопонимание.

     6. Чтобы содействовать коммуникации  в обоих направлениях и быть  эффективными коммуникаторами, работники  паблик рилейшнз должны хорошо  знать мнения и настроения  различных групп общественности, широко применяя научные методы  изучения общественного мнения. Система паблик рилейшнз не  может довольствоваться домыслами.

     7. Чтобы глубже понять волнующие  общественность организации проблемы  и отыскать лучшие пути выхода  на них, работники паблик рилейшнз  не должны надеяться исключительно  на интуицию, они обязаны опираться  на выводы таких социальных  наук, как психология, социология, социальная  психология, широко пользоваться  их методологией изучения общественного  мнения, процессов коммуникации  и семантики.

     8. Поскольку научными исследованиями  паблик рилейшнз занимаются многие  специалисты, практики этой сферы  должны постоянно привлекать  и адаптировать к своим условиям  разработки смежных дисциплин,  включая теорию познания, психологию  человека, социологические, политологические, экономические и исторические  теории. Словом, к сфере паблик  рилейшнз необходим междисциплинарный  подход.

     9. Работники паблик рилейшнз обязаны  разъяснять общественности суть  проблем заблаговременно, еще  до того, как они перерастут  в кризис. Это значит, что пиэрмены  призваны бить тревогу и давать  своевременно советы, чтобы люди  не оказались застигнутыми врасплох.

     10. Деятельность работников паблик  рилейшнз следует оценивать на  основании единого критерия —  этики поведения. Личностные черты  пиэрмена определяются исключительно  тем, какой репутацией он пользуется. 

     Обобщая данные принципы, можно утверждать, что основным в деятельности системы  паблик рилейшнз является, во-первых, обеспечение  взаимной пользы организации и общественности, а также абсолютная честность  и откровенность тех, кто занимается этим видом управленческой деятельности. Во-вторых, особое значение для паблик рилейшнз имеет открытость информации. Известный английский специалист в этой области Сэм Блек вообще считает данный принцип определяющим. «Паблик рилейшнз, — пишет он; — это искусство и наука достижения гармонии с помощью взаимопонимания, основанного на правде и полной информированности». И, в-третьих, существенным для паблик рилейшнз является опора на объективные закономерности функционирования массового сознания, отношений между людьми, организациями и общественностью, решительный отказ от субъективизма. 

2. Подготовка  документов к архивному  хранению.

     Прежде  чем передать дело на хранение, необходимо подготовить документы в строгом  соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными  в «Основных правилах работы ведомственных  архивов» и документе носящем название «Государственная система документационного обеспечения управления». Подготовка включает следующие этапы:

• Проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
• Оформление дел;
• Составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

       В организации экспертизу ценности документов проводит постоянно действующая экспертная комиссия. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии, которые объединяют и координируют работу экспертной комиссии структурных подразделений.

     Ценность  информации, заключенной в документах, coздающихся в процессе деятельности организация, различна. Часть документов несет информацию, имеющую разовое значение: после ее использования к документам больше не возвращаются, поэтому хранить их нецелесообразно. Информация, содержащаяся в других документах, может быть использована в течение ряда лет; для них устанавливается временный срок хранения. И наконец, существует группа документов, которые содержат информацию, ценную в научном и практическом отношениях, такие документы должны храниться постоянно.

     Конкретные  сроки хранения документов устанавливаются  с помощью специально разработанных  и утвержденных архивными учреждениями перечней документов с указанием сроков хранения. В типовых перечнях представлена документация, характерная для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражены общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование и т.п.). На основе типовых перечней министерствами и ведомствами разработаны наиболее полные ведомственные перечни документации, сопровождающей деятельность предприятий ведомственной системы. Для коммерческих организаций выпущено справочное пособие «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)».

     Экспертиза  ценности документов проводится в несколько  этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в архиве организации.

         Первым этапом экспертизы ценности документов можно считать составление номенклатуры дел,  предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

         Второй этап экспертизы ценности документов уже самих документов проводится, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив организации.

         Третий этап снова уточняется ценность документов при передачи их на постоянное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.    Экспертиза ценности документов в учреждениях может быть проведена силами сторонних компаний, и утверждаться экспертной комиссии внутри организации. Порядок организации работы и их функции определены в «Основных правилах работы архивов». Экспертная комиссия создаётся приказом руководителя из числа квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, заведующих канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии ( 3-5 человек). В небольших фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.

       Экспертиза ценности документов проводится путем анализа содержания имеющихся в деле документов при полистном просмотре всех дел организации. В процессе экспертизы выделяют четыре группы дел:

1. постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив;
2. длительного хранения в архиве организации (свыше 10 лет);
3. временного хранения (до 10 лет);
4. подлежащих уничтожению в связи с истечением срока хранения.

     По  результатам экспертизы составляют описи дел первой, второй и третьей  группы, а также акты уничтожения  документов четвертой группы.

     Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному  составу, а также акты о выделении  дел к уничтожению рассматриваются  на заседании экспертной комиссии организации и согласовываются с ведомственным архивом. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации. Опись дел является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия. На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи. Форма описи унифицирована. Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истечения срока их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1998г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2002г.Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.   

     Оформление  дел проводится лицом, ответственным  за работу с документами. Полное или  частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения - частичному оформлению.

     Полное  оформление дела предусматривает:

     •      перегруппировку документов дела в  прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающейся при формировании дела в течение  года);

     •      нумерацию листов дела черным графитным  карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;

     •      составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

     •      составление заверительной надписи  дела;

     •      подшивку дела в твердую  обложку  из картона на 4 прокола без металлических  зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

     •      внесение необходимых уточнений  в реквизиты обложки дела: уточнение  названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного  индекса, заголовка дела, даты и др. 

     Описание  дела - это вынесение на его обложку  всех необходимых для дальнейшего  хранения и поиска сведений о документах дела. На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения указываются: наменование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке. 

     В ведомственный архив вместе с  делами передаются регистрационные  карточки на документы по согласованию с архивом. В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив. Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное хранение. 

3. Образец Акта

     Акт – информационно-справочный документ, составленный дл подтверждения установленных фактов или событий. Акты составляются комиссиями, а также уполномоченными лицами или одним должностным лицом, которому предоставлены полномочия.

     Акт подписывается всеми лицам, принимавшими участие в его составлении, без указания должностей, и утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого он составлен. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Форма акта о выделении  документов к уничтожению 

     СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Абельмас  Н. В. Универсальный справочник по Паблик Рилейшнз: Феникс; 2008.
2. Андреева Н.И. Делопроизводство. Организация и ведение: Учебное пособие. – КноРус, 2008. – 256с.
3. Блек Сэм. Паблик рилейшнз. Что это такое? — М.: Новости, 1990.
4. Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: Вузовский учебник, 2004. – 272 с.
5. Кузнецов И. Н.  Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – М.: Дашков и К, 2006. – 520с.
6. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации. Подготовка, оформление и ведение документации: Учебник. – Омега-Л, 2006. – 508с.