СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 

     Заверение подписи печатью организации – это особый способ удостоверения подлинности подписи на документе и, соответственно, подтверждения юридической силы документа.

     Печать  по-прежнему остаётся одним из важнейших  реквизитов официального документа. В  настоящее время в российском делопроизводстве используют печати двух видов: гербовые и простые. Главным  элементов гербовой печати является изображение двуглавого орла, использующееся с конца XV века, т.е. с момента образования Российского централизованного государства. Гербовые печати ставятся на документах, требующих особого удостоверения: связанные с получением денег или материальных ценностей, на договорах, на документах, удостоверяющих личность, и др. Простые печати используются, главным образом, для внутренней документации учреждений, организаций, предприятий (для удостоверении размноженных экземпляров распорядительных документов,, справок, пропусков и т.п.). В отличие от гербовых печатей, имеющих круглую форму и стандартные размеры, простые печати могут быть различной величины, а по форме – не только круглыми, но также квадратными, треугольными, овальными и др.

     Все привыкли видеть на официальных документах печати, которые свидетельствуют не только о подлинности документа, но и о его важности. Особенно это касается кадровых документов. Однако мало кто задумывался о нормативном обосновании обязательности оттиска печати и правилах его проставления. В данной работе уделяется особое внимание ситуациям, связанным с проставлением печатей на кадровых документах. 
 
 

1. Понятие, классификация,  реквизиты печатей 

     Печать – одна из древнейших вещей, с помощью которой человек отмечал свое право собственности на имущество или документы¹. Термин «Печать» имеет различные значения. Обычно в толковых словарях этим термином обозначается как средство для нанесения оттиска (матрица), так и сам оттиск, отпечаток, оставляемый на бумаге или другом материале печатью.

     В ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», устанавливающем технические требования к печатям, использование терминов «Печать», как устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу, и «Оттиск», как изображение клише печати на бумаге, вполне оправдано. В стандарте по оформлению документов название реквизита «Оттиск печати» представляется отходом от языковых традиций².

     Наряду  с термином «печать» часто используются такие понятия, как штамп, апостиль, факсимиле и штемпель. Давайте разберемся и с этими терминами.

     Штамп (ит. stampa – печать) – это особая разновидность печатной формы, служащей для производства оттиска на документах, она содержит текстовую информацию. Это может быть сложный штамп, например, повторяющий угловой бланк организации (как правило, содержит наименование организации, адрес и телефон, банковские реквизиты, может содержать пустые графы для вписывания в них вручную переменной информации, логотип или герб), а может быть и простой, содержащий стандартную фразу: «для пропусков», «оплачено», «для рецептов», «для служебного пользования» или др. Форма штампов – произвольная.

     Апостиль – специальный штамп, который в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 г. ставится на официальных документах государств – участников Конвенции с целью освободить эти документы от необходимости дипломатической или консульской легализации. Апостиль удостоверяет «подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ» (ст. 5 Гаагской конвенции 1961 года).

     Факсимиле (от лат. fac simile – сделай подобное) – это печать, оттиск которой воспроизводит подпись официального лица.

     Штемпелем (от нем. Stempel) сейчас, как правило, называют печать, проставляемую почтовыми работниками на почтовых отправлениях. Она содержит данные отделения связи и дату проведения операции.

     Разновидности печатей:

• гербовая печать (есть у организаций, обладающих правом использования государственной символики, их перечень указан в Федеральном конституционном законе от 25.23.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»);
• основная круглая печать организации (у тех, кто не обладает правом использования госсимволики);
• печать обособленного подразделения (филиала, представительства) может быть у него, только если это предусмотрено в Положении об этом подразделении. Такая печать в обязательном порядке должна содержать слово «филиал» или «представительство»;
• дополнительная печать для определенных групп документов или структурных подразделений организации (например, печать для справок или печать отдела кадров);
• печать адвокатского кабинета;
• печать врача;
• печать индивидуального предпринимателя³.

     В законодательстве не имеется общего правила, по которому все документы  в обязательном порядке должны скрепляться  печатью. Печать как обязательный реквизит кадрового документа является строго необходимой только в специально установленных случаях, например, в трудовой книжке.

Кроме того, прямое нормативное требование иметь печать относится далеко не ко всем организациям. Например, о печатях  не упоминается в отношении обществ с дополнительной ответственностью и товариществ.

     Заметим, что и Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» также не обязывает организации или индивидуального предпринимателя иметь печать. При регистрации юридических лиц, в соответствии с названным Законом, не требуется представлять в регистрирующие органы ни эскиз печати организации, ни иные сведения о ней.

     В то же время федеральные законы, касающиеся других форм юридических  лиц, требуют наличия печати. Это  требование определено в:

• пункте 5 статьи 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»;
• пункте 7 статьи 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;
• пункте 3 статьи 2 Федерального закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»;
• статье 3 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях».

       Этими законами установлено, что печать юридического лица обязательно должна быть круглой, содержать полное фирменное наименование и указание на место нахождения общества.

       Итак, необходимость иметь печать прямо  установлена только для некоторых  организационно-правовых форм юридических  лиц. Однако требование о наличии  печатей можно обосновать не только прямым указанием соответствующего нормативно-правового акта, но и  косвенно, из смысла законодательства. Именно такое толкование дал Верховный суд РФ, разрешая одно конкретное дело: «…в практике делового оборота наличие у любого юридического лица и частного предпринимателя печати признается обязательным и само собой разумеющимся. Без такой печати не может быть открыт расчетный счет в банке или другом кредитном учреждении, надлежащим образом удостоверены заключаемые сделки и иные документы. При таких условиях в соответствии со статьей 6 Гражданского кодекса РФ допускается применение гражданского законодательства по аналогии».

       Итак, юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны иметь  печать, иначе они не смогут надлежаще  оформлять отдельные обязательные документы, в том числе кадровые.

       Как уже упоминалось, отдельные законы в качестве обязательных устанавливают следующие реквизиты круглой печати: полное фирменное наименование и местонахождение. Печать может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке. Иногда на печать помещается товарный знак или другие средства индивидуализации (обычно в центре). При их отсутствии в центре помещают сокращенное наименование юридического лица⁴.

     Изготовление  печатей с эмблемами, символами, латинским шрифтом возможно только в том случае, если они указаны  в Уставе или Положении об учреждении, предприятии. Графика, не зарегистрированная как логотип, разрешена только во внутренних, дополнительных печатях  и штампах организации. Если печать будет содержать графическое  изображение, то необходимо также свидетельство  о регистрации товарного знака / знака обслуживания (или лицензионный договор, договор об уступке товарного знака / знака обслуживания).

     Организации могут иметь дополнительные (вспомогательные) печати для своих структурных и обособленных подразделений. В этом случае, кроме перечисленных выше реквизитов, в печати должна содержаться дополнительная надпись, например:

• секретариат;
• канцелярия;
• управление делами;
• отдел кадров;
• для удостоверений;
• для справок.

     Вспомогательные печати могут иметь различную  форму: круглую, треугольную, четырехугольную  и др⁵.  
 

2. Гербовые печати 

     Применять гербовую печать (печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской Федерации) могут организации, определенные в законодательстве. Федеральный конституционный закон Российской Федерации от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» в ст. 4 определяет право на использование печати с воспроизведением изображения Государственного герба Российской Федерации: «Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями».

     Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»⁶.

     С 1 июля 2002 года все гербовые печати предприятий, организаций и учреждений, находящихся  на территории Российской Федерации, изготавливаются  в соответствии с ГОСТом P 51511-2001 «Печати  с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Согласно этому документу государственные организации обязаны размещать заказы на изготовление печати только у сертифицированного производителя. Документы, заверенные гербовой печатью, изготовленной с нарушением ГОСТа и без соответствующего сертификата, не будут иметь юридической силы. Уполномоченным органом, осуществляющим сертификацию организаций – изготовителей печатей, является ВНИИ Полиграфии.

     Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Под печатью в стандарте понимается устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации называется печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба.

     В соответствии с ГОСТ Р 51511-2001 вокруг Государственного герба Российской Федерации на расстоянии 1_-0,1 мм располагается по окружности микротекст в позитивном начертании (черный текст на белом фоне). Микротекст заключает информацию о заказчике печати с содержанием идентификационного налогового номера, а также по его усмотрению код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций и т. п. Минимальный диаметр клише печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации точно определен ГОСТом 51511-2001 и составляет 40 мм, а максимальный – 45 мм. По внешнему кольцу клише печати ограничивается ободом, на котором располагается микротекст в негативном начертании (белый текст на черном фоне), микротекст состоит из повторяющейся записи, включающей слово «сертификат» с указанием его номера, а также другой информации, определяемой изготовителем печати.

В Приложении 1 представлен оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации по ГОСТу Р 51511-2001⁷.

     Между микротекстами с позитивным и  негативным начертаниями по часовой стрелке и симметрично относительно вертикальной оси клише печати располагаются концентрические строки информационного поля, содержащие полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках - краткое наименование (если таковое имеется) и основной государственный регистрационный номер заказчика печати согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц. Наименование юридического лица должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах, и помещается в круглых скобках после полного наименования⁸.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Необходимость применения  печатей

     Основное  предназначение печати – заверение  подлинности подписи должностного лица на документах, которые удостоверяют права лиц, фиксируют факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (это положение закреплено в ГОСТе Р 6.30-2003). Именно поэтому печать должна проставляться только на подписанный уполномоченным лицом документ, а не на его проект, лишенный личного росчерка.

     Перечень  документов, на которых будет проставляться  та или иная печать организации, необходимо утвердить приказом руководителя.

     При разработке своего перечня вы можете отталкиваться от примерного перечня, который содержится в сборнике принципов  и правил документирования и организации  работы с документами на территории РФ «Государственная система документационного  обеспечения управления» (М., ВНИИДАД, 1991 г.). Он несколько устарел, т.к. содержит документы уже не существующего  СССР. Но на его основе рекомендуют включать в список документов, на которые в обязательном порядке должна проставляться основная печать организации, следующие позиции:

• акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.);
• доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.);
• договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые и др.);
• документы по кассовым и кредитным операциям, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные и др.), справка по заработной плате;
• заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы;
• командировочные удостоверения;
• копии документов, требующие особого удостоверения их подлинности;
• накладные (товарные, товарно-транспортные и др.);
• нормы расхода материалов;
• образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
• письма гарантийные;
• протоколы согласования цены, сроков поставок и др.;
• сметы расходов (на производство, на капитальное строительство и др.);
• справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.);
• спецификации (изделий, продукции и др.);
• трудовые книжки;
• финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды;
• характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на предоставление льгот и др.), штатные расписания и изменения к ним⁹.

     Трудовой  кодекс РФ (ст. 67) в обязательном порядке  требует наличия трудового договора в письменной форме в двух экземплярах (один для работника, другой для работодателя). Требования к содержанию трудового  договора определяются в статье 57 Трудового  кодекса РФ (далее – ТК РФ), однако обязательного наличия на нем печати юридического лица или индивидуального предпринимателя законодатель не предусматривает. Вместе с тем незаверенная печатью подпись представителя работодателя может вызвать вопросы о ее правомерности, особенно если представителем работодателя, подписывающим трудовой договор, является не руководитель юридического лица (директор, генеральный директор, президент), а иное уполномоченное лицо (например, заместитель руководителя, директор по персоналу и т.п.). Вполне возможна ситуация, когда в ходе «корпоративных войн» руководитель, лишенный своих полномочий учредителями, отказывается покидать свой пост и продолжает «руководить» организацией, в том числе принимать работников на работу и подписывать с ними трудовые договоры. Такой «руководитель» уже не имеет доступа к печатям организации, поэтому его подпись остается незаверенной. Значит, отсутствие печати юридического лица (индивидуального предпринимателя) на трудовом договоре должно насторожить работника. Обычно аудиторы также делают замечание, если трудовой договор не скреплен печатью со стороны работодателя. Фактически речь идет о правовом обычае, сложившемся в отрасли трудового права и предписывающем скреплять печатью договоры (трудовой, о полной материальной ответственности) и  дополнительные соглашения (приложения) к ним.

     Ошибкой также является заверение подписи  работодателя (его представителя) не печатью организации, а любой, так  называемой «простой» печатью (например, печатью «для отдела кадров»).

     Печать  на приказах не проставляется. Это связано  с тем, что приказ является внутренним распорядительным документом, который  включает вновь принятого работника  в организационные связи предприятия. Так, кадровые работники начинают вести  на данного работника табель учета  рабочего времени, вносят запись о приеме в трудовую книжку и т.п. на основании приказа о приеме. Унифицированная форма приказа о приеме работника на работу не предусматривает этого реквизита (отсутствует аббревиатура «М.П.»). В принципе кадровые приказы допустимо вести и в произвольной форме, но и в этом случае печать не нужна.

     Однако  работник имеет право потребовать  копию приказа о приеме на работу (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Копии приказов о приеме на работу, равно как иные копии кадровых документов, исходящие от организации, требуют надлежащего заверения, что невозможно без проставления печати.

     Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдавать работнику копии документов, связанных  с работой, причем эти копии должны быть заверены «надлежащим образом».

     Согласно  действующему до настоящего времени  Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями  копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована  подписью руководителя или уполномоченного  на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

ГОСТ  Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись (Приложение 2):

• ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
• далее указывается должность лица, заверившего копию;
• проставляется его личная подпись;
• делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
• указывается дата заверения;
• проставляется печать.

     Также на практике можно встретить следующую  заверительную надпись (Приложение 3). Этот способ заверения вполне допустим.

     Чаще  всего работники обращаются за выдачей  копии трудовой книжки (например, для  оформления загранпаспорта и т.п.). Иногда они просят выдать копию приказа  о приеме на работу по совместительству, чтобы «основной» работодатель смог внести в их трудовую книжку соответствующую  запись.

     Поскольку речь идет о кадровых документах, которые  хранятся в отделе кадров, то их копии  заверяет инспектор отдела кадров. Желательно, чтобы в локальном нормативном акте организации (например, в Положении о кадровой службе предприятия или в инструкции по кадровому делопроизводству) был определен порядок такого заверения, а также определено, какие именно копии допустимо заверять печатью отдела кадров. Это вполне сообразуется с рекомендациями ГОСТа Р 6.30-2003, который допускает заверение копий печатью, определяемой по усмотрению организации (п. 3.26).

     Конечно, ГОСТ Р 6.30-2003 не имеет общеобязательной силы, фактически он содержит рекомендации. Однако Указ не делает акцента на виде печати, определяя лишь, что «верность копии документа свидетельствуется… печатью» (без уточнения «печатью организации»).

     Иными словами, нормативно-правовой акт безразлично  относится к виду печати, проставляемой  при заверении. Поэтому рекомендации Госстандарта РФ не противоречат в  этой части нормам права.

     Указ  также требует, чтобы на копии  указывалась дата ее выдачи и делалась отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. На практике это требование почти не соблюдается, чему имеется множество объяснений. Например, отдел кадров выдает копию трудовой книжки. Понятно, что ее подлинник в полном соответствии с Правилами ведения и хранения трудовой книжки, утвержденными постановлением Правительства № 225, хранится в сейфе отдела кадров. Однако этот подлинник не будет храниться там вечно, рано или поздно трудовая книжка будет выдана на руки работнику при увольнении (в отличие, например, от приказа о приеме на работу, который хранится не менее 75 лет). Указание на дату выдачи также не имеет правового значения для свидетельствования подлинности копии документа. Скорее, это имеет отношение к внутренним взаимоотношениям работника и работодателя, ведь работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работником выдать ему копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). Кроме того, совершенно необязательно такую отметку делать на самом документе, если на предприятии ведется журнал учета выдачи справок и копий документов. Без этих реквизитов копия будет вполне «надлежащей». А вот отсутствие печати на заверительной копии означает, что копия не заверена, и правовых последствий ее предъявление не влечет.

     В отношении трудовых книжек это требование закреплено в Правилах ведения и  хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения  ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила) и Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – Инструкция).

     Так, печать необходима на титульном листе  и проставляется при оформлении трудовой книжки (п. 2.2 Инструкции). Для  этого в правом нижнем углу предусмотрено  соответствующее поле, отмеченное аббревиатурой  «М.П.». При этом можно воспользоваться  как печатью организации, так  и печатью отдела кадров.

     Печать  проставляется также на внутренней стороне обложки при внесении изменений в сведения, содержащиеся на титульном листе (п.п. 2.3 Инструкции).

     Например, самый распространенный случай –  работница вышла замуж и изменила свою девичью фамилию на фамилию мужа. Перед кадровиком стоит задача отразить эти изменения в трудовой книжке работницы. Для этого он зачеркивает прежнюю фамилию одной тонкой чертой, позволяющей прочесть зачеркнутое, и над ней аккуратно вписывает новую фамилию. Инструкция предписывает вносить подобные изменения только на основании соответствующих документов (в данном случае – свидетельства о браке) и делать на них ссылку на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Такая ссылка обязательно должна быть заверена подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

     Особо следует остановиться на заверении записей при увольнении работника (п. 35 Правил). Так, при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.

     Проставление  оттиска печати на кадровом документе  также имеет немаловажное значение. Самая распространенная ошибка: печать закрывает полностью личную подпись  должностного лица, тем самым делая  невозможным ее сличение с подписями  на других документах или на образцах подписи (то есть ее идентификацию в качестве подлинной). Иногда такое проставление печати бывает намеренным, потому что за должностное лицо подписывалось неуполномоченное лицо. Подобный документ имеет все признаки поддельного документа и свидетельствует о недобросовестности такой организации.