Персональные данные и их документирование
Федеральное агентство по образованию
Федеральное государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
Сибирская Академия Государственной Службы»
Контрольная работа по дисциплине
Делопроизводство в кадровой службе
На тему:
Персональные данные и их документирование
Выполнил
студент группы №7513
Пашнева Марина Юрьевна
Преподаватель
Яблонских Елена Васильевна
Новосибирск 2011
Оглавление
Введение…………………………………………………………
Глава 1. Понятие персональных данных………………………………………..….3
Глава 2. Документирование персональных данных……………………………....6
Заключение……………………………………………………
Список нормативных и правовых документов и литературы…………………..17
Введение
В современном мире появляется все больше новых объектов, которые нуждаются в защите путем закрепления соответствующих норм в законе. Основным объектом на сегодняшний день является информация. В наше время общество всецело зависит от получаемых, обрабатываемых и передаваемых данных. По этой причине данные сами по себе приобретают высокую ценность. И тем больше цена полезной информации, чем выше ее сохранность.
Именно поэтому в России законодательными актами предусматривается немалое количество норм, направленных на регулирование создания, пользования, передачи и защиты информации во всех ее формах.
Особой ценностью обладает информация, несущая в себе данные о личной, индивидуальной или семейной жизни человека. Ст.2 Конституции Российской Федерации закрепляет основной принцип современного демократического общества: «Человек, его права и свободы являются высшей ценностью». Соответственно и информация, непосредственно затрагивающая частные интересы человека должны уважаться и защищаться государством.
В повседневной жизни человека сохранность информации о его жизни зависит от него самого. Но совсем другая ситуация, когда мы обязаны предоставить данные о себе в соответствии с законом третьему лицу, а конкретно – работодателю.
Работник в данной ситуации передает конфиденциальную информацию о себе на ответственное хранение. Далее за сохранность данных отвечает уже работодатель. Он обязан оберегать сведения о работнике от посягательств третьих лиц и нести ответственность за распространение указанных данных.
Итак, актуальностью выбранной темы является правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов
- оформление,
- ведение
- и хранение документации по личному составу.
Глава 1. Понятие персональных данных
В соответствии со ст. 23 Конституции РФ каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Совокупность правовых норм, закрепленных в главе 14 ТК РФ, впервые регулирует отношения по сбору, обработке, хранению, использованию и передаче персональных данных работника.
Среди локальных нормативных правовых актов следует выделить положение о персонале, разрабатываемое работодателем, которое распространяется на сотрудников конкретной организации, положение о порядке обработки персональных данных организации и др.
Под персональными данными
Круг сведений и вид информации, которые составляют персональные данные работника, должны быть закреплены в локальном акте организации.
К числу сведений, составляющих информацию о работнике, относятся:
1) сведения, представляемые работником при приеме на работу, предусмотренные в ст. 65 ТК РФ (сведения, содержащиеся в паспорте или ином документе, удостоверяющем личность работника; сведения, имеющиеся в трудовой книжке; сведения об образовании, квалификации; сведения, содержащиеся в документах медицинского освидетельствования работника, и др.);
2) сведения, создаваемые и получаемые работодателем в период трудовой деятельности работника (сведения, содержащиеся в личном деле работника, в приказах, распоряжениях, характеристиках, аттестационных материалах, и др.);
3) сведения о работнике,
Персональные данные работников могут быть двух видов:
— данные, представляющие собой факты, которые не подлежат субъективной оценке, например специальность работника, приобретенная им в результате окончания какого-либо учебного заведения;
— данные оценочного характера, которые могут, в частности, содержаться в характеристике, заключении аттестационной комиссии, и др.
Работа с персональными данными должна осуществляться только в целях, по перечням и в сроки, которые необходимы для выполнения задач соответствующего держателя или пользователя персональных данных, и устанавливается действующим законодательством, лицензией или договором. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и (или) морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации. Ограничение прав граждан на основе использования информации об их социальном происхождении, расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с законодательством.
Глава 2. Документирование персональных данных
В целях выявления состава конфиденциальных сведений и определения основных направлений защиты персональных данных в отделе кадров выделим две большие группы документации:
а) документация по организации работы отдела,
б) документация, образующаяся в процессе основной деятельности отдела и содержащая персональные данные в единичном или сводном виде.
Первая группа документации содержит организационно-правовую документацию отдела кадров и включает: положение об отделе, должностные инструкции работников отдела, приказы, распоряжения, указания руководства предприятия, регламентирующие структуру отдела и распределение сфер ответственности между его работниками, рабочие инструкции по выполнению основных функций отдела, ведению документации и формированию персональных данных в комплексы (документы, базы данных и т.п.). Сюда относятся также дела с документацией по планированию, учету, анализу и отчетности в части основной деятельности отдела. Учитывая значительное своеобразие в формировании статуса отдела и организации основных процессов, сопровождающих его деятельность на различных предприятиях, конфиденциальный характер этой группы документации определяется тем, что злоумышленник может извлечь из анализа этой документации на конкретном предприятии следующие полезные для себя сведения:
- распределение функций между отделом кадров и планово-финансовым отделом, бухгалтерией, юридическим отделом, военно-учетным столом и другими подразделениями, т.е. сведения от том, где искать требуемую информацию;
- распределение функций внутри отдела кадров между структурными единицами отдела (группами, секторами) и между работниками, т.е. сведения о том, у кого искать требуемую информацию;
- регламентацию рабочего процесса по оформлению документации, пропусков, удостоверений, т.е. сведения о том, как можно воспользоваться этим в несанкционированном режиме для фальсификации документов, баз данных;
- регламентацию места хранения документов, дел, баз данных, т.е. сведения о том, где и как можно украсть или подменить тот или иной документ, получить требуемую информацию;
регламентацию отчетной и справочной работы, т.е. сведения о том, когда и как можно перехватить требуемую информацию по организационным или техническим каналом.
Под злоумышленником понимается
лицо или группа лиц, предполагающих
совершить и умышленно
Любые посторонние лица не должны знать распределение функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в отделе кадров. Под посторонним лицом мы понимает не только злоумышленников или их сообщников, но и сотрудников предприятия, функциональные обязанности которых не связаны с работой отдела.
Вторая группа — документация, образующаяся в процессе основной деятельности отдела кадров и содержащая персональные данные, включает:
- комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых правоотношений гражданина (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении и т.п.);
- комплексы материалов по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с кандидатами на должность;
- подлинники и копии приказов по личному составу;
- личные дела и трудовые книжки сотрудников;
- дела, содержащие основания к приказам по личному составу;
- дела, содержащие материалы аттестации сотрудников, служебных расследований и т.п.;
- справочно-информационный банк данных по персоналу — учетно-справочный аппарат (картотеки, журналы, базы данных и др.);
- подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству предприятия, руководителям структурных подразделений и служб;
- копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения.
При работе с документами,
делами и базами данных отдела кадров
должны соблюдаться следующие
- личной ответственности работников за сохранность и конфиденциальность сведений о работе отдела и персональных данных, а также носителей этой информации;
- разбиения (дробления) знания персональных данных между разными работниками отдела;
- наличия четкой разрешительной системы доступа работников отдела к документам, делам и базам данных;
- проведения регулярных проверок наличия традиционных и электронных документов, дел и баз данных у работников отдела и кадровых документов в подразделениях предприятия.
Главным моментом в защите
персональных данных является четкая
регламентация функций
Для реализации этого положения
руководителем предприятия
По каждой функции, выполняемой работником отдела кадров, должен быть регламентирован состав документов, дел и баз данных, с которыми этот работник имеет право работать. Не допускается, чтобы работник мог знакомиться с любыми документами и материалами отдела. Целесообразно, в целях разграничения доступа и разбиения знания персональных данных между работниками, закрепить за разными работниками:
а) документированное оформление трудовых правоотношений (прием, перевод, увольнение и др.),
б) ведение личных дел и трудовых книжек,
в) составление и хранение приказов по личному составу и контрактов,
г) ведение справочно-
Распределение сфер деятельности может быть иным в зависимости от объема работы и штатной численности работников отдела, но разграничение обязанностей и массивов документации должно быть осуществлено в обязательном порядке. Это позволит построить работу отдела в соответствии с указанными выше основополагающими принципами и обеспечить сохранность и конфиденциальность персональных данных. В случае необходимости перераспределения обязанностей среди работников отдела (например, при болезни одного из них, увольнении) должно быть издано соответствующее распоряжение начальника отдела кадров, в котором регламентируются характер изменений, их срок и дополнения в систему доступа к документам, делам и базам данных. Важно, что в этом распоряжении фиксируется изменение степени осведомленности работников в знании ими персональных данных и сферы личной ответственности за сохранность и конфиденциальность документации.
При работе с отдельными группами документации по кадрам есть специфические особенности. Операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел выполняются одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений граждан с предприятием. Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседований с кандидатами на должность, помещаются не в личное дело принятого сотрудника, а в специальное дело, имеющее гриф “Строго конфиденциально”. Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личностные и моральные качества сотрудника и могут при разглашении содержащихся в них сведений стать полезными злоумышленнику в процессе поиска им канала несанкционированного доступа к ценной информации предприятия, для шантажа сотрудника и склонения его с сотрудничеству. Материалы с результатами тестирования работающих сотрудников, материалы их аттестаций формируются в другое дело, также имеющее гриф строгой конфиденциальности.
На личных делах гриф ограничения доступа не ставится, т.к. весь комплекс личных дел является конфиденциальным. Личное дело должно обязательно иметь опись документов, включенных в дело. Листы дела нумеруются в процессе формирования дела. При помещении в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается. На оборотной стороне обложки личного дела может указываться список руководителей, которым дело может быть выдано для ознакомления. Здесь же подклеивается конверт для карточки учета (контрольной карточки) выдачи дела.
Изменения и дополнения в персональные данные вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров и личную учетную карточку формы Т-2 на основании приказов по личному составу и документов, предоставляемых сотрудниками (свидетельства о браке, диплома и т.д.). Устное заявление сотрудника не является основанием для внесения указанных изменений (кроме второстепенных сведений - изменения номера домашнего телефона, места работы близких родственников и т.п.). Все новые записи в дополнении к личному листку по учету кадров и учетных формах заверяются росписью работников отдела кадров. При переносе сведений из приказа по личному составу работник расписывается против перенесенного пункта.
В случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для подобного действия и нового местонахождения документа. С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются росписью работника отдела кадров. Замена документов в личном деле кем бы то ни было запрещается. Новые, исправленные документы помещаются вместе с ранее подшитыми.
Приказом первого руководителя предприятия должен быть установлен порядок выдачи или ознакомления руководящего состава с личными делами сотрудников. Личные дела могут выдаваться на рабочие места только первого руководителя, его заместителя по кадрам или персоналу и начальника отдела (управления) кадров. Дела выдаются под роспись в контрольной карточке. При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений, включения в дело других документов или подмены документов.
В сферу ответственности работника, осуществляющего ведение личных дел, входит работа с трудовыми книжками сотрудников предприятия. Трудовые книжки всегда хранятся отдельно от личных дел. Особое внимание обращается на учет в бухгалтерии и отделе кадров чистых банков книжек и бланков листов-вкладышей. Начальник отдела должен строго контролировать, чтобы подчиненные ему работники не оформляли трудовые книжки на неучтенных бланках (купленных и поддельных). Под особым контролем должны находиться операции по проставлению в трудовых книжках печатей и штампов. Целесообразно, чтобы эти операции производились только начальником отдела кадров, т.к. в противном случае может возникнуть опасность несанкционированного использования печатей и штампов.
Отчетная и справочная
работа отдела формирует каналы объективного
санкционированного распространения
персональных данных и может служить
основой формирования канала несанкционированного
получения и незаконного
Передаваемые из отдела кадров руководителям отчетные и справочные сведения обязательно документируются в виде сводок, списков, справок и т.п. Устное сообщение сведений, как правило, использоваться не должно, за исключением случаев, когда запрашивается единичная информация, например: дата рождения сотрудника, какой вуз закончил и т.п. На документах, выходящих за пределы отдела кадров, может ставиться гриф “Конфиденциально” или “Для служебного пользования”. В отделе кадров обязательно остаются копии всех отчетных и справочных документов. Целесообразно, чтобы после использования подлинники этих документов возвращались в отдел кадров для включения в дело вместо хранящейся там копии.
В структурных подразделениях предприятия могут быть следующие документы, содержащие персональные данные: журнал табельного учета с указанием должностей, фамилий и инициалов сотрудников, штатное расписание подразделения, в котором может дополнительно указываться, кто из сотрудников занимает ту или иную должность, вакантные должности, дело с выписками из приказов по личному составу, касающимися персонала подразделения. Руководитель подразделения может иметь список сотрудников с указанием основных биографических данных каждого из них (год рождения, образование, местожительство, домашний телефон и др.). Все перечисленные документы следует хранить в соответствующих делах, включенных в номенклатуру дел и имеющих гриф ограничения доступа. Не реже одного раза в год работники отдела кадров проверяют наличие этих дел в подразделениях и правильность их ведения.
В отделе кадров дела, картотеки,
учетные журналы и книги учета
хранятся в рабочее и нерабочее
время в металлических
На рабочем столе работника должен всегда находиться только те документы и учетные карточки, с которым в настоящий момент он работает. Другие документы, дела, карточки, журналы должны находиться в запертом шкафу. Исполняемые документы не разрешается хранить в россыпи. Их следует помещать в папки, на которых указывается вид производимых с ними действий, например: для подшивки в личные дела, для отправки и т.п., или фамилии граждан, к работе с которыми относятся данные документы. Каждая папка должна иметь опись находящихся в ней документов. Документы, с которыми закончена работа, немедленно подшиваются в соответствующее дело. Карточки в процессе работы с ними хранятся в промежуточной рабочей картотеке, а после окончания работы — помещаются в основные картотеки.
В конце рабочего дня все документы, дела, листы бумаги и блокноты с рабочими записями, инструктивные и справочные материалы должны быть убраны в металлические шкафы, сейфы, которые запираются и опечатываются печатью данного работника. Ключи от шкафов сдаются начальнику отдела кадров под роспись в соответствующем журнале. Печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов работников хранятся только в сейфе начальника отела кадров. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожаются в специальной бумагорезальной машине. Уничтожение производится двумя работниками отдела.
Заключение
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).
Эти документы являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.
Работа отдела кадров любого предприятия или фирмы связана с обработкой значительных объемов персональных данных, отражающих профессиональные, деловые и личностные качества сотрудников и являющихся конфиденциальными. Конфиденциальность определяется тем, что эти сведения составляют личную или семейную тайну граждан и подлежат защите в соответствии с законом.
Функционирование отдела кадров должно быть подчинено решению задач обеспечения безопасности персональных сведений, их защиты от множества видов угроз, которые может создать злоумышленник, чтобы завладеть этими сведениями и использовать их в противоправных целях. Работа службы персонала, управления или отдела кадров, менеджера по персоналу, связана с накоплением, формированием, обработкой, хранением и использованием значительных объемов сведений обо всех категориях сотрудников. Эти сведения относятся к так называемым персональным данным, которые по своей сути отражают личную или семейную тайну граждан, их частную жизнь и входят в круг информации, подлежащей защите от несанкционированного доступа.
Личная тайна гражданина охраняется Конституцией Российской Федерации. Разглашение этой тайны, т.е. бесконтрольное распространение персональных данных во времени и пространстве, может нанести значительный ущерб физическому лицу.
Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами, следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия является правильное документирование трудовых правоотношений.
В результате этого, ясно, что и в интересах работника и в интересах работодателя – правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу. При этом работодатель имеет возможность осуществлять наиболее рациональное распределение работ, обеспечивающее эффективную организацию труда, а также определять степень загрузки работника и совершенство технологического процесса, а работник более определенно представляет свои трудовые обязанности и резервы повышения производительности своего труда.
Список нормативных и правовых документов и литературы
- Конституция Российской Федерации.
- Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001.
- Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных».
- Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практ. пособие.-2-е изд.,перераб. и доп.-М.:Проспект,2009.-784 с.
- Савенкова Т.М. Делопроизводство в кадровой службе: учеб. пособие для дистанц. обучения и самост. работы студентов.-Новосибирск : СибАГС, 2008.-252 с.