Персональные данные работника. 2

Введение. 

     В XXI веке у человечества появляется все  больше новых объектов, нуждающихся  в защите путем закрепления соответствующих  норм в законе. Современные технические средства позволяют собирать и обрабатывать значительные объемы социально значимых сведений, необходимых для жизнедеятельности человека, общества и государства. Стремительное развитие компьютерной техники дает возможность получать доступ и использовать различные банки данных практически любым субъектам информационных отношений, при этом скорость получения и распространения информации существенно увеличилась. Основной объект на сегодняшний день это информация. И тем больше цена полезной информации, чем выше ее сохранность. Кто владеет информацией, тот владеет миром, - справедливо полагают философы.

В виду вышесказанного, законодательными актами как в России, так и зарубежных стран предусматривают немалое  количество норм, направленных на регулирование  создания, пользования, передачи и защиты информации во всех ее формах.

Особой  ценностью обладает информация, несущая  в себе данные о личной, индивидуальной или семейной жизни человека. Ст.2 Конституции Российской Федерации  закрепляет основной принцип современного демократического общества: «Человек, его права и свободы являются высшей ценностью». Соответственно и  информация, непосредственно затрагивающая  частные интересы человека должны уважаться  и защищаться государством.

     Органы  власти и управления, руководствуясь в процессе своей деятельности интересами общества и государства, собирают необходимые  сведения о каждом из нас, формируют  различные электронные базы персональных данных граждан, а в результате - обладают исчерпывающей информацией о нашем социальном и имущественном положении. Причем, действуя на основе законодательных предписаний, они вправе истребовать и получать от физических лиц необходимые личные данные, что нередко затрагивает сферу частных интересов человека. Чиновники, в основном, знают: где, с кем и в каких условиях мы живем; где работаем; каким имуществом обладаем; какие получаем доходы, какие несем расходы.

В повседневной жизни человека сохранность информации о его жизни зависит от него самого. Но совсем другая ситуация, когда  мы обязаны предоставить данные о  себе в соответствии с законом  третьему лицу, а конкретно работодателю. Работник в данной ситуации передает конфиденциальную информацию о себе на ответственное хранение. Далее  за сохранность данных отвечает уже  работодатель. Он обязан оберегать  сведения о работнике от посягательств  третьих лиц и нести ответственность  за распространение указанных данных.

     Таким образом, вышеизложенное свидетельствует  об особой актуальности темы настоящей  работы.

     Цель  этой работы заключается в исследовании трудовых отношений в сфере защиты персональных данных работника, раскрытие  понятия и видов источников трудового права, нормативно-правовых актов. Рассматривается порядок работы с конфиденциальными сведениями о работнике, способы их защиты, а также ответственность работодателя за невыполнение обязательств по обеспечению сохранности персональных данных.

     Исходя  из поставленной цели, были поставлены следующие задачи курсовой работы:

     - охарактеризовать персональные  данные работника;

     - раскрыть общие требования к обработке, хранению, использованию, передаче персональных данных работника;

     - рассмотреть требование к защите персональных данных работника;

     - проанализировать ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.

     Объект  исследования – персональные данные работника.

     Предмет исследования – нормативно-правовые акты.

     Информационная  база курсовой работы включает: труды  отечественных авторов, статьи, опубликованные в периодических изданиях, а также Интернет-ресурсы, нормативно-правовые акты, судебная практика.

     Курсовая  работа состоит из введения, трех глав основного текста,  заключения, списка использованных источников, приложений. Содержание работы изложено на 36 страницах машинописного текста и включает 1 приложения. Библиографический список состоит из 22 источников. 

 

     

    1.Понятие  персональных данных  работника

1.1.Персональные  данные. Правовое  регулирование.

     В современном мире к защите конфиденциальных сведений предъявляют все большие  требования. Поскольку персональные данные работников содержат данные личного  характера, к обеспечению гарантий по их сохранности и неразглашению  относятся очень серьезно. В связи  с этим нормативные акты, регулирующие обеспечение сохранности персональных данных вообще и работников в частности  предусмотрены не только национальным законодательством, но и международными актами.

Статья 12 Всеобщей декларации прав человека 1948 года гласит «Никто не может подвергаться произвольному вмешательству в  его личную и семейную жизнь. Каждый человек имеет право на защиту закона от такого вмешательства или  таких посягательств».1

Этот  и другие международные правовые акты заложили основу создания национальных правовых систем.  Право неприкосновенности частной жизни (в том числе  конфиденциальных сведений) было вписано  в Декларацию как одно из основных.                               

     Что касается Российской Федерации, то на сегодняшний день сохранность конфиденциальных сведений на ее территории обеспечивается следующими нормативными актами.

Во-первых, это Конституция РФ. В ее положениях признается не только само право на неприкосновенность личной жизни, личную и семейную тайну (ч.1 ст.23), но и обеспечивающие это право дополнительные гарантии. В соответствии со ст. 2 Конституции «человек, его права и свободы являются высшей ценностью. Признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина - обязанность государства». Российская Федерация не только устанавливает право, но и обязуется защищать его; ставит интересы человека и гражданина на ступень выше, чем интересы государства, общества, либо общественных или коммерческих организаций. Согласно ч.1 ст. 15 Конституция РФ является документом прямого действия, т.е. ее нормы не требуют дополнительного признания и исполняются «как есть». Ч.4 ст. 15 признает Международные договоры (в т.ч. указанные Конвенции) источником права и отводит им главенствующую роль. Ч.1 ст. 24 запрещает сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия. И, наконец, согласно ст. 46 каждому гарантируется судебная защита его прав, в том числе в межгосударственных органах.

Кроме того, данную сферу регулирует Федеральный  Закон "Об информации,

информатизации  и защите информации".2 В частности ч.1 ст. 11 Закона определяет, что персональные данные являются конфиденциальной информацией, а ч.3 этой же статьи предупреждает о наступлении ответственности юридических и физических лиц за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

Персональные  данные отнесены к категории конфиденциальных сведений (в

соответствии с ФЗ «Об информации») и соответствующим Перечнем, который дает им следующее определение:  «сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность».3

Сфера отношений, касающаяся персональных данных работника регулируется гл.14 Трудового  кодекса  Российской Федерации. Где установлено понятие персональных данных работника, установлен порядок

работы  с ними и закрепляется ответственность  работодателя за нарушение

соответствующих норм.

Правом  доступа к персональным данным работника  обладает ряд лиц.

К таким  лицам могут относиться:

1) руководитель  организации, работодатель - индивидуальный  предприниматель;

2) начальник  отдела кадров;

3) сотрудники  отдела кадров. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.2. Основные требования обработки персональных данных.

     Настоящее Положение определяет основные требования к порядку получения, хранения, использования и передачи персональных данных работников.

Персональные  данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи  с трудовыми отношениями и  касающаяся конкретного работника. К документам, содержащим персональные данные работника, относятся:

- трудовой  договор;

- приказ (распоряжение) о приеме на работу;

- приказы  (распоряжения) об изменении условий  трудового договора;

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового  договора;

- приказы  (распоряжения) о поощрениях и  дисциплинарных взысканиях, примененных  к работнику.

Персональные  данные работника содержатся в основном документе персонального учета  работников - личном деле работника.

Личное  дело состоит из следующих разделов:

1. Анкетно  - биографические и характеризующие  материалы, к которым относятся: 

1.1. анкета;

1.2. автобиография; 

1.3. копии  документов об образовании; 

1.4. карточка  формы Т 2;

1.5. результаты  медицинского обследования на  предмет годности к осуществлению  трудовых обязанностей (для ряда должностей);

1.6. заявление  работника о приеме на работу;

1.7. копия  приказа о приеме на работу;

1.8. трудовой  договор; 

1.9. документы,  связанные с переводом и перемещением  работника (копии приказов, заявления  работника и т.п.);

1.10.  выписки (копии) из документов  о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными  наградами; 

1.11. копии  наградных листов;

1.12. аттестационные  листы; 

1.13. копии  приказов о поощрениях, взысканиях;

1.14.  характеристики и рекомендательные  письма;

1.15.  заявление работника об увольнении;

1.16. копия  приказа об увольнении;

1.17. другие  документы, нахождение которых  в личном деле будет признано целесообразным.

2.    Дополнительные материалы, к которым  относятся: 

2.1.  расписка работника об ознакомлении  с документами организации, устанавливающими  порядок обработки персональных  данных работников, а также о  его правах и обязанностях  в этой области; 

2.2. карточки  учета поощрений и взысканий; 

2.3. характеристики  с прежнего места работы;

2.4. фотографии;

2.5. дополнение  к личному делу;

2.6. другие  документы, нахождение которых  в личном деле будет признано  целесообразным.

В личное дело работника включается также  опись всех документов, находящихся  в деле.

     Получение персональных данных работника.

Получение, хранение, комбинирование, передача или  любое другое использование персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения  соблюдения законов и иных нормативных  правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении  по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и  качества выполняемой работы и обеспечения  сохранности имущества.

Все персональные данные работника получаются у него самого. Если персональные данные работника  возможно получить только у третьей  стороны, то работник должен быть уведомлен  об этом заранее, и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а  также о характере подлежащих получению персональных данных и  последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

Не допускается  получение и обработка персональных данных работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и  частной жизни, а также о его  членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных  законодательством РФ.

При принятии решений относительно работника  на основании его персональных данных не допускается использование данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или  электронного получения.

В случаях, непосредственно связанных с  вопросами трудовых отношений, в  соответствии со ст. 24 Конституции РФ возможно получение и обработка  данных о частной жизни работника  только с его письменного согласия.

     Формирование  и ведение личных дел.

Личное  дело работника формируется после  издания приказа о его приеме на работу.

Первоначально в личное дело группируются документы, содержащие персональные данные работника, в порядке, отражающем процесс приема на работу: кадровая справка; заявление  работника о приеме на работу; анкета; автобиография; характеристика-рекомендация; результат медицинского обследования на предмет годности к осуществлению  трудовых обязанностей; копия приказа  о приеме на работу; расписка работника  об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки  персональных данных работников, а  также об его правах и обязанностях в этой области; расписка работника  об ознакомлении его с локальными нормативными актами организации; дополнение к личному делу; карточка поощрений  и взысканий; внутренняя опись.

Все документы  личного дела подшиваются в обложку  образца, установленного в организации; на обложке должны быть фамилия, имя, отчество работника.

Личному делу присваивается номер, который  фиксируется в журнале учета  личных дел. Номер личного дела проставляется  в верхнем левом углу обложки  дела.

К каждому  личному делу прилагается фотография работника (без головного убора) формата 3X4. На оборотной стороне  фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника, заверяемые личной подписью кадрового работника и  печатью.

В каждом разделе личного дела ведется  внутренняя опись, куда заносятся наименования всех подшитых документов, дата их включения  в дело, количество листов, а также  дата изъятия документа из дела с  указанием лица, изъявшего документ, и причину изъятия. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится исключительно  с разрешения руководителя кадрового  отдела. Внутренняя опись подписывается  лицом, ее составляющим, с указанием  даты составления.

Все документы, поступающие в личное дело, располагаются  в хронологическом порядке.

Не допускается  включать в личное дело документы  второстепенного значения, имеющие  временные (до 10 лет) сроки хранения, например, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о семейном положении и т.п.

Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.

Анкет  является основным документом личного  дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении, месте прописки или проживания и т.п. Анкета заполняется работником самостоятельно при оформлении приема на работу.

При заполнении анкеты работник должен заполнять все  ее графы, на все вопросы давать полные ответы, не допускать исправлений  или зачеркивания, прочерков, помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах. Отрицательные ответы в  графах анкеты записываются без повторения вопроса (например, "дети" - "не имею").

При заполнении графы "Образование" следует применять  следующие формулировки: "высшее", "неполное высшее", "среднее  специальное", "неполное среднее", в зависимости от того, какой документ имеется у работника.

В графе "Ближайшие родственники" перечисляются  все члены семьи работника  с указанием степени родства (отец, мать, муж, жена, сын, дочь, родные брат и сестра), далее перечисляются  близкие родственники, проживающие  совместно с работником. Указываются  фамилия, имя, отчество и дата рождения каждого члена семьи.

В графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются сведения о работе в строгом соответствии с записями в трудовой книжке. В  трудовую деятельность не включается время учебы в общеобразовательных  школах, профессионально-технических  и других приравненных к ним учебных  заведениях. Все записи производятся в хронологическом порядке.

При заполнении анкеты используются следующие документы:

1.  Паспорт.

2.  Трудовая  книжка.

3.  Военный  билет.

4.  Документы  об образовании.

5.  Документы о присвоении ученой степени, ученого звания.

Анкета  подписывается лицом, принимаемым  на работу, и сотрудником отдела кадров после сверки сведений, занесенных в анкету, с соответствующими документами  и заверяется печатью.

Автобиография - документ, содержащий описание в хронологической  последовательности основных этапов жизни  и деятельности принимаемого работника. Автобиография составляется в произвольной форме, без помарок и исправлений.

Основные  моменты, которые должны быть освещены в автобиографии:

- фамилия, имя, отчество;

- число, месяц и год рождения;

- полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях, по какой специальности);

- время начала трудовой деятельности;

- причины перехода на другое место работы;

- отношение к воинской обязанности, воинское звание;

- наличие правительственных наград, поощрений;

- сведения о семейном положении и близких родственниках;

- дата составления автобиографии и личная подпись составляемого.

Автобиография, составленная при приеме на работу, не подлежит корректировке. При необходимости  внесения изменений или дополнений, они фиксируются на отдельном  листе, подписываются работником с  указанием даты и приобщаются  к первичной автобиографии. В  случае больших изменений биографических данных работника от него может быть затребована обновленная автобиография, первоначальную при этом помещают в  раздел личного дела "Дополнительные материалы".

Автобиография не заверяется подписями должностных  лиц или печатями.

Копии документов об образовании заверяются личными подписями сотрудниками директора по персоналу или лица его замещающего после сверки их с подлинниками документов.

Дополнение  к личному делу - документ, в котором  фиксируются сведения о перемещении  работника по работе (дата вступления в должность и дата ухода с  нее), с указанием причины перемещения ("Назначен с понижением в аттестационном порядке").

Дополнение  к личному делу составляется работником кадрового отдела и не нуждается  в заверении подписью либо печатью.

Кадровая  справка составляется работником отдела кадров на бланке принятого в организации  образца, содержит в себе сведения о  персональных данных работника в  полном соответствии с данными анкеты и автобиографии работника. В  случае обновления старая кадровая справка  изымается из раздела личного  дела "Анкетно-биографические и характеризующие  материалы", приобщается к "Дополнительным материалам" и заменяется новой. Кадровая справка подписывается  руководителем кадрового отдела.

В дальнейшем личное дело пополняется документами, возникающими в процессе трудовой деятельности работника, к которой относятся:

- аттестационные листы;

- копии документов об утверждении в должности и др.

Личное  дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами (например, копия свидетельства о браке).

Работник  отдела кадров, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от принимаемого на работу работника документы, проверяет  полноту их заполнения и правильность указываемых сведений в соответствии с предъявленными документами. 
 
 

2. Требования к защите персональных данных. 

2.1.Права и обязанности работника в области защиты его персональных данных.

     Мерой защиты персональных данных является обязательство должностных лиц  организации о неразглашении  персональных данных

     Работник  обязуется предоставлять персональные данные, соответствующие действительности.

Работник  имеет право на:

- определение  своих представителей для защиты  своих персональных данных;

- полную  информацию о своих персональных  данных и обработке этих данных;

- свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ;

- требование  об исключении или исправлении  неверных или неполных персональных  данных, а также данных, обработанных  с нарушением требований;

- доступ к относящимся к нему медицинским данным с помощью медицинского специалиста по своему выбору.

При отказе работодателя исключить или исправить  персональные данные работника он имеет  право заявить в письменной форме  работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет  право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

  • требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
  •      обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

Учет, хранение и передача персональных данных работника.

Личные  дела, в которых хранятся персональные данные работников, являются документами "Для внутреннего пользования".

Личное  дело регистрируется, о чем вносится запись в "Журнал учета личных дел". Журнал содержит следующие графы:

- порядковый номер личного дела;

- фамилия, имя, отчество сотрудника;

- дата постановки дела на учет;

- дата снятия дела с учета.

     В бухгалтерии хранятся личные дела работников, работающих в настоящее время. Для  этого используются специально оборудованные  шкафы или сейфы, которые запираются и опечатываются. Личные дела располагаются  в порядке согласно их номерам  либо в алфавитном порядке.

После увольнения работника в личное дело вносятся соответствующие документы (заявление о расторжении трудового  договора, копия приказа о расторжении  трудового договора), составляется окончательная опись, само личное дело оформляется и передается для  хранения.

Личные  дела работников, уволенных из организации, хранятся а архиве организации в  алфавитном порядке.

     Понятие персональных данных, их отграничение от другой информации.   

В Трудовом кодексе впервые появилась специальная  глава, посвященная защите персональных данных работника (ст. 85-90). Работодатель всегда собирал данные о личности работника. Для этой цели использовались "Личный листок" и различные  анкеты, а также письменные характеристики и т.д. Однако официальная правовая регламентация обработки этих данных, доступная работнику, отсутствовала.