Первичные докуметы

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………..…..3

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ………………………………………………..……5

1. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ……………………………………………5
1. ПОНЯТИЕ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИХ МЕСТО В СИСТЕМЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И РЕКВИЗИТЫ…………………………………………………………..8
2. КЛАССИФИКАЦИЯ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ……………………………………………………....11
3. ФОРМА ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ…………….14
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ ПРИ ЗАПОЛНЕНИИ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ………………………………………………………….17
3. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ……………………………………………………….....19
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ……………………………………………...19
2. СРОКИ ХРАНЕНИЯ……………………………………………….…21

ПРАКТИЧЕСКАЯ  ЧАСТЬ ……………………………………………………22

1. ТАБЛИЦА «СОДЕРЖАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ОПЕРАЦИИ»…………………………………………………………….22
2. «ШАХМАТКА»………………………………………………………….23

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………24

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………25

ВВЕДЕНИЕ

В бухгалтерском учете  первичная регистрация хозяйственных  фактов как элементов хозяйственных  процессов осуществляется, во-первых, по методу сплошного непрерывного учета; во-вторых, в специальных носителях информации - документах, придающих бухгалтерской информации доказательную (в юридическом значении этого слова) силу. Способ сплошного и непрерывного наблюдения за хозяйственными фактами и их регистрация в специальных носителях информации, придающих ей юридическую силу, получил название документации. Следовательно, первичный учет, т.е. сбор и регистрация исходных данных в бухгалтерском учете, осуществляется способом документации. Необходимость придания бухгалтерской информации юридической силы обусловлена тем, что отражаемые в системе бухгалтерского учета хозяйственные отношения одновременно являются и правоотношениями (начисление заработной платы и премий, оформление приема (передачи) материальных и денежных средств, расчетов и т.п.). Поэтому использовать бухгалтерскую информацию для управления хозяйственными правоотношениями можно только в том случае, если она имеет правовую силу.

Значение документов в бухгалтерском учете чрезвычайно  велико. Они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

Документальная регистрация  хозяйственных фактов, отражаемых бухгалтерским учетом, остается одним из основополагающих требований его ведения и в условиях применения современной вычислительной техники. Замена традиционных, выписываемых вручную, бумажных носителей информации машинными носителями не должна проводить к потере бухгалтерской информацией юридической силы.

Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, которое  подтверждает факт совершения хозяйственных  операций, право на их совершение или  устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Разнообразие хозяйственных  операций требует составления различных  по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной  операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.

1. ПЕРВИЧНЫЕ   УЧЕТНЫЕ  ДОКУМЕНТЫ 

Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в  альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 835 «О первичных учетных документах» функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий возложены на Госкомстат России. Содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации при этом согласовываются комитетом с Минфином России и Минэкономики России.

Госкомстатом России в развитие упомянутого постановления  Правительства России утверждены Порядок  применения унифицированных форм первичной учетной документации, а также альбомы унифицированных форм первичной учетной документации для некоторых объектов бухгалтерского учета. В таблице приведен перечень этих постановлений.  

Отметим, что постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 утверждены альбомы унифицированных форм первичной  учетной документации по учету торговых операций. А именно:

-  альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин;

- альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций;

-  альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и в комиссионной торговле;

-  альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании.

1.1.ПОНЯТИЕ  ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИХ МЕСТО  В СИСТЕМЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА  И РЕКВИЗИТЫ

Первичным учетным документом называется бухгалтерский документ, который является письменным свидетельством подтверждения факта совершения хозяйственных операций, права на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные ценности. Первичный документ — это носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.

Основные требования, предъявляемые к бухгалтерским документам изложены в Законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ.

Первичные документы  должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции. Первичные бухгалтерские документы оформляются в той последовательности, в которой совершаются хозяйственные операции.

Это обеспечивает:

-    сплошной, непрерывный учет всех объектов учета,

-    юридическое обоснование бухгалтерских записей. которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу,

-    использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организации,

-    контроль за сохранностью собственности,

-    укрепление законности, поскольку первичные документы служат одним из основных источников сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции.

Форма первичного документа  определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Количество реквизитов в документах зависит в основном от содержания хозяйственной операции. Существует определенный список реквизитов, которые являются обязательными для каждого документа. Они определяют содержание отражаемых в первичном документе операций и придают ему доказательную силу.

К обязательным реквизитам относятся:

-  наименование документа;

-   дата его составления;

-   наименование организации, от имени которой составлен документ,

-   содержание хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении;

-    наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

-    личные подписи этих должностных лиц.

Руководитель организации  по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. В зависимости от характера операции, технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Ответственность за своевременное и доброкачественное создание первичных документов. передачу их в установленные сроки для отражение в учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Это правило применяется в основном крупными и средними предприятиями. На наш взгляд и на малых предприятиях руководителю следует утвердить такой график, чтобы дисциплинировать сотрудников и не вызывать трудностей и задержек в ведении учета и в составлении отчетности на предприятии. В Российской Федерации разрабатывают централизованно единую форму документов. Разработка таких форм для оформления однородных хозяйственных операций в различных организациях называется унификацией. В России унифицированы формы кассовых документов, почти все банковские документы и некоторые другие. Унифицированные формы обязательны к применению для предприятий всех отраслей экономики. Унифицированные формы разрабатываются и вводятся в действие постановлениями Госкомстата РФ. Например:

-   Постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве»,

-   Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»,

-   Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».

1.2. КЛАССИФИКАЦИЯ  ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

По назначению бухгалтерские  документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжения, задания, приказы руководителя организации или других уполномоченных для этого лиц о совершении определенных операций. К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств с расчетного счета в банке, платежные поручения на перечисление денежных средств с банковских счетов организации, доверенности на получение товарно-материальных ценностей и др.Распорядительные документы не подтверждают факта осуществления хозяйственной операции, и поэтому основанием для учётных записей не являются.

Исполнительные (оправдательные) документы  удостоверяют (подтверждают) факт совершения хозяйственных операций. К ним  относятся накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, наряды на сдельную работу и т. д. Эти документы являются источником информации для текущего и последующего контроля хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления составляются с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов. К таким документам относятся:

-  документы по учету ОС и НМА;

-  документы по учету сырья и материалов;

-  документы по учету кассовых операции;

-  документы по учету банковских операции;

-  документы по учету НДС;

-  документы по расчетам с подотчетными лицами;

-  документы по учету рабочего времени и начислению зарплаты.

Комбинированные документы содержат одновременно признаки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер содержит распоряжение о выдаче денег, подтверждает получение денег (исполнение операции) и включает корреспондирующие счета (дебетуемый и кредитуемый).

По объему содержащихся в документах сведений или по порядку их составления  они делятся на первичные и  сводные.

Первичные документы  составляются непосредственно в  момент совершения хозяйственной операции. Они имеют юридическую (доказательную) силу, поскольку являются первым формальным доказательством, что операция выполнена. К ним относятся, в частности, накладные, документы на поступление и отпуск материалов, начисления заработной платы, отгрузку продукции и др.

Сводные документы составляют на основании первичных документов, в них отражаются операции, уже оформленные прежде первичными документами. Сводные документы составляют для обобщения данных первичных документов с целью получения укрупненных или новых показателей. Примером могут служить расчетно-платежная ведомость, авансовый отчет, отчет о движении материальных ценностей и др.

По способу использования  документы подразделяются на разовые  и накопительные.

В разовых документах отражаются (регистрируются) одна или  несколько хозяйственных операций, совершаемых одновременно. Сразу после их составления они могут являться основанием для бухгалтерских записей.

Накопительные документы  составляют за определенный период времени (день, декаду и т.д.); они содержат информацию об однородных хозяйственных операциях. К ним относятся лимитно-заборные карты (ведомости) на отпуск материалов, реестры, ведомости, накопительные учетные листы и др. Они позволяют сократить количество заполняемых документов, бухгалтерских записей и тем самым способствуют снижению трудоемкости работы бухгалтерской и других служб организаций.

По месту составления  документы подразделяются на внутренние (путевые листы, кассовые приходные  и расходные ордера, акты, расчетно-платежные  ведомости по заработной плате), оформленные и применяемые внутри одного предприятия, и внешние (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры поставщиков, судебные и исполнительные документы), поступающие от других юридических и физических лиц.

По количеству учетных  позиции документы бывают однопозиционные, содержащие одну позицию (наряд на выполнение какой-либо работы), и многопозиционные, состоящие из нескольких позиций и наименований (счет, товарно-транспортная накладная).

По способу заполнения документы подразделяют на составляемые вручную, на пишущей машинке и на компьютере.

1.3. ФОРМА ПЕРВИЧНЫХ  УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В зависимости от характера  регистрируемых операций формы документов делятся на типовые и специализированные.

Типовыми называются формы документов, предназначенные  для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве предприятий одной или ряда отраслей.

К специализированным относятся  формы документов, служащие для регистрации  операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли.

С целью облегчения обработки  документов, применяемых в бухгалтерском  учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной  жизни, их группируют по следующим однородным признакам:

- назначению.

- порядку формирования.

- способу использования.

- статусу в системе информационного обеспечения.

- месту составления.

- количеству учетных операций.

- оформлению однородных операций.

- способу заполнения.

Первичные учетные документы должны содержать все сведения, необходимые для получения полного представления о хозяйственной операции. Требования устанавливаются Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В п. 1 статьи 9 закона установлено  законодательное требование документального оформления всех хозяйственных операций, проводимых организацией.

Документ, которым оформляется  проводимая хозяйственная операция, имеет двойное предназначение:

во-первых, этот документ является оправдательным, т.е. подтверждает факт совершения организацией хозяйственных операций;

во-вторых, документ служит первичным учетным документом, на основании которого производятся записи в бухгалтерском учете.

Одним из важнейших условий  оформления документации является наличие  в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Под формой документа понимается состав и расположение реквизитов. В том случае, если форма первичных учетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, такие документы должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными актами и зависят от характера хозяйственных операций.

2. ОСНОВНЫЕ  ТРЕБОВАНИЯ ПРИ ЗАПОЛНЕНИИ ПЕРВИЧНЫХ  ДОКУМЕНТОВ

Рассмотрим более подробно, как же составляется первичный учетный документ.

Первичный документ заполняется  либо на унифицированной форме, либо на специально разработанной предприятием форме. В документе необходимо заполнять все реквизиты. Если какой-либо реквизит не заполняется, то на его месте ставится прочерк. Перечисленные ранее обязательные реквизиты заполняются в обязательном порядке. Запись в документах делается чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке или на принтере. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, то ее можно исправлять. Правда существуют такие первичные документы, в которых не допускаются исправления, например, приходные и расходные кассовые ордера, а также банковские документы. Итак, в случае, когда допущенную в документе ошибку можно исправлять, делается это следующим образом. Необходимо зачеркнуть неправильный текст или цифру так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ. Пишется следующий текст:

Написанному в исправление ошибки ______ (новый текст или сумма) верить

Дата       Подпись.

Затем документ еще раз  подписывают все лица, подписавшие  его ранее с неверной записью.

Лица, подписавшие документ после внесения в него исправлений, ставят свои подписи и под записью об исправлении. Поступающие в бухгалтерию первичные документы необходимо обязательно проверять. Прежде всего, производят проверку по форме, в процессе которой устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций. Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают далее бухгалтерской обработке.

3. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ  БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Относительно вопросов хранения бухгалтерской документации нормативные документы устанавливают  сроки хранения и его процедуру.

В соответствии со статьей17 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Пункт 1 статьти17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ "О бухгалтерском  учете" устанавливает, что: "Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет".

При этом НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) предписывает налогоплательщикам "в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги". На первый взгляд, может показаться, что процитированные нормы противоречат друг другу. Дело в том, что данные нормативные документы устанавливают предписания, действующие в целях разных отраслей права - налогового и бухгалтерского.

В целях соблюдения норм налогового законодательства документы  должны храниться 4 года, в целях  соблюдения бухгалтерского - 5 лет. Соответственно, общий срок хранения документов составляет 5 лет (если иное не устанавливается правилами организации государственного архивного дела).

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными  документами:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон № 125-ФЗ);
2. Основные правила работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила);
3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения - утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000 (далее - Перечень);
4. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете - утверждено приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.

Из всех вышеперечисленных  нормативных документов бухгалтеру-практику особое внимание следует уделить Перечню, поскольку именно он "предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных)" (п. 1.4. Указаний по применению Перечня). Перечень включает сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 "Учет и отчетность", содержащий подразделы 4.1. "Бухгалтерский учет и отчетность" и 4.2. "Статистический учет и отчетность".

Особо следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Закона № 125-ФЗ к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что рассматриваемые в данной статье предписания о порядке хранения документов относятся как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.

3.2. СРОКИ ХРАНЕНИЯ

Сроки хранения каждого  вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования  надобности, до замены новым (новыми). Большинство  документов должны храниться 5 лет, ряд  документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) - постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников - 75 лет. Отметки "до минования надобности" и "до замены новым (новыми)" означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим - не менее 5 лет. Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе "Примечание": например, по договорам о материальной ответственности - 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах - 5 лет после снятия с учета и т.д. В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству - 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации - 15 лет, кино- и фотодокументов - 5 лет и др.). Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации.