Первоначальная обработка документов в учреждении

Белов А.Л

План:

Глава 1. Первоначальная обработка документов в учреждении……………………………………………………………………3

          Глава 2. Особенности выполнения реквизита «Отметка о наличии                                                                                                                                  приложений»……………………………………………………………...…..8

Глава 3. Требования к оформлению приказов по личному составу………………………..………………………………………….…....9

          Глава 4. Практическое задание №51…………………….…………………17

Список используемой литературы…………………………………………18

Глава 1. Первоначальная обработка документов в учреждении

Понятие и принципы организации документооборота.

Под документооборотом  понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения  или создания до завершения исполнения или отправки.

 Основными  принципами организации документооборота  являются следующие: 

прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить  время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.); ---каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

-порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Основная  задача организации документооборота - прямоточность  в движении документов, однократность и единообразие их обработки. По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами). Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

-объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

-структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

 -режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

 Учет объема  документооборота осуществляется  с целью получения данных для  расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

 Для оптимизации  маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

 Существует  три основные формы организации  работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. 

Централизованная  форма организации документооборота применяется на предприятиях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях. Смешанная форма работы с документами используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.

Прохождение и  порядок исполнения входящих документов.

Документопоток  входящих документов составляют:

-документы вышестоящих организаций, органов власти;

- документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

-документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

-жалобы и заявления граждан.

 В процессе  движения входящих документов выполняются следующие операции:

-прием входящих документов;

-первоначальная (экспедиционная) обработка;

-предварительное рассмотрение и распределение;

-регистрация;

-рассмотрение документов руководством;

-исполнение резолюций;

-отправка ответных документов.

Прием входящей корреспонденции осуществляется в  организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.

 Вся корреспонденция,  поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.

Первоначальная  обработка входящей документации имеет  своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и  подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

 На всех  документах (как регистрируемых, так  и нерегистрируемых) для фиксации  факта и времени их поступления  в учреждение делают отметку  в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты  в нем производится в день получения документа.

 Отметку  при поступлении документа (реквизит 29) проставляют только на регистрируемых  документах в момент регистрации. 

 В процессе  первоначальной обработки документы  сортируют по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

 Распределение  поступивших документов во многом  определяет прямоточность их  движения.

 В малых  организациях всю первоначальную  обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя.

 Здесь необходимо  подчеркнуть, что в настоящее  время документы могут быть  получены не только по почте,  но приняты по телетайпу, факсу  (факсимильное сообщение), электронной  почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в канцелярию.

Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью - отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

 На документах, направляемых непосредственно структурному  подразделению или исполнителю,  проставляется условное обозначение  (код) структурного подразделения,  в которое направляется документ, или фамилия исполнителя.

 При предварительном  рассмотрении выясняется также,  не нуждается ли документ, передаваемый  руководству, в подборке предыдущей  переписки по данному вопросу,  нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю  вместе с полученной корреспонденцией.

 Передача  документов на рассмотрение должна  осуществляться в день их получения.  Телеграммы и другие срочные  документы передаются в первую  очередь. 

Рассмотрение  документов руководством организации  и структурных подразделений  производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.

 Результаты  рассмотрения документов руководителями  отражаются в резолюциях (реквизит 17).

          Глава 2. Особенности выполнения реквизита «Отметка о наличии                                                                                                                                  приложений»

Официальные документы  нередко имеют приложения. Прилагаться  к документам могут разнообразные  бланки, формы, эскизы, образцы и т.п. Приложением может быть и другой документ (например, справка, список, перечень, расчет и т.п.), который разъясняет, детализирует, уточняет, дополняет отдельные вопросы основного документа, т.е. того документа, к которому прилагается. Приложением может стать и сам основной документ (например, приказ), если он направляется в другую организацию с сопроводительным письмом. Статус приложения приобретают вполне самостоятельные документы (положения, правила, инструкции и т.п.) при их утверждении распорядительным документом (нормативным правовым актом).

Связь между  основным документом и приложением  к нему оформляется при помощи реквизитов «отметка о наличии приложения»  и «гриф приложения». Данные реквизиты  помогают установить (восстановить) связь между основным документом и приложением к нему, что особенно важно при длительной работе с документами (например, в силу каких-то причин приложение может отделиться от основного документа). При получении корреспонденции по отметке о наличии приложения проверяется наличие и комплектность вложений. Она акцентирует внимание исполнителя документа на прилагаемых документах, формах и т.п.

Отметка о наличии  приложения помещается под текстом  основного документа или сопроводительного  письма перед реквизитом «подпись» и включает в себя слово «приложение» (в единственном числе независимо от количества приложений) и сведения о прилагаемом документе или документах, в т.ч. количестве листов и экземпляров.

Слово «приложение» располагают не отступая от границы  левого поля листа документа строчными буквами, кроме заглавной, а слова «листы» и «экземпляры» - сокращенно («л.» и «экз.»). В том случае, если прилагается лишь один экземпляр, количество экземпляров допускается не указывать. Слово «приложение» остается открытым, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложения, не названные в  тексте, то в отметке о наличии  приложения указывают полное название документа-приложения с указанием  количества листов и экземпляров.

Глава 3. Требования к оформлению приказов по личному составу

В каждой организации  руководитель издает приказы двух видов: по основной деятельности и по личному  составу. Обязательность издания приказов по личному составу установлена  Трудовым кодексом РФ. Например, они  необходимы при приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), при прекращении трудового договора (ст. 841 ТК РФ).

Приказ –  важнейший документ в системе  кадровой документации. С его помощью происходит оформление приема на работу, внутренних переводов, увольнения и т.д. На основе приказов ведутся все учетные формы (личная карточка работника (форма № Т-2), лицевые счета), заполняются личные дела, трудовые книжки и ряд других документов. Приказ подтверждает факт работы отдельного человека у конкретного работодателя и не только в настоящее время, но и спустя много лет.

Приказами по личному  составу оформляют следующие  процедуры:

-прием на работу;

-перевод на другую работу;

-увольнение (расторжение трудового договора);

-предоставление отпусков (отзыв из отпуска);

-командирование;

-внесение изменений в учетные документы;

-применение к работнику мер поощрения;

-наложение на работника дисциплинарного взыскания.

Все приказы  по личному составу готовит кадровая служба, а при ее отсутствии – работник, отвечающий за работу с этой документацией. Издание приказа включает несколько этапов: подготовка, оформление, регистрация, визирование (или согласование), ознакомление с ним работника.

Подготовка приказа

Подготовка  приказа начинается с обязательного  контроля качества первичных документов, которые в подавляющем большинстве  случаев составляются работниками  организации и передаются в кадровую службу. Документирование приема, увольнения и движения кадров предусматривает первоначальное составление таких документов, как заявления, докладные записки, представления, уведомления и др. Эти первичные документы называют документами-основаниями для издания приказов по личному составу. Кадровая служба (работник, отвечающий за работу с этой документацией) должна знать, как оформляется каждый из этих документов. На основе документов-оснований и готовятся приказы по личному составу. До подготовки приказа на первичном документе кадровик обязан получить резолюцию руководителя организации. Резолюция пишется от руки на первом листе документа справа и выражает решение руководителя по затронутому в документе вопросу. На кадровых документах резолюция носит «разрешительный» или «запретительный» характер, возможно, конкретизирует порядок и характер исполнения документа. Резолюция должна содержать: фамилию работника кадровой службы, которому дается поручение, содержание поручения, срок исполнения, личную подпись руководителя и дату составления резолюции (примеры 1 и 2). Документы-основания к приказам по личному составу с резолюцией руководителя организации являются правовой основой действия, которое устанавливается в приказе. Кроме того, в любом приказе по личному составу должна содержаться ссылка на наименование документа, его автора и дату.

Унифицированные формы

В большинстве  случаев подготовка проекта приказа  по личному составу заключается  в заполнении унифицированной формы; каждая форма содержит подстрочник  и указания по заполнению. Унифицированные  формы применяются достаточно давно и большинству кадровых работников известны. В настоящее время применяются формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Общие требования к их заполнению установлены постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, который утвердил Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации.

Кадровику следует  помнить два общих правила  по работе с унифицированными формами:

1. Все реквизиты  утвержденных Госкомстатом России  унифицированных форм первичной учетной документации (включая код, номер формы, наименование документа) не подлежат изменению. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

2. Кадровая служба  для удобства пользования имеет  право по своему усмотрению  вносить в унифицированные формы следующие изменения:

вносить дополнительные реквизиты, например должности и  фамилии лиц, визирующих документ, или  особенности оплаты труда и др.;

расширять или  сужать графы и строки с учетом количества знаков переменной информации, которая в них вносится;

заменять рекомендуемые  форматы бланков более удобными.

Вносимые изменения  должны быть закреплены приказом руководителя организации (или иным локальным  нормативным актом).

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров должны применяться организациями (юридическими лицами) всех организационно-правовых форм и форм собственности, а также работодателями – индивидуальными предпринимателями. Унифицированные формы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Постановлением  Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 унифицированы формы следующих приказов.

Наименование  приказа (распоряжения)  Форма №

 О приеме  работника на работу   Т-1

 О приеме  работников на работу   Т-1а

 О переводе  работника на другую работу    Т-5

 О переводе  работников на другую работу    Т-5а

 О предоставлении  отпуска работнику   Т-6

 О предоставлении отпуска работникам   Т-6а

 О прекращении трудового договора с работником (увольнении)   Т-8

 О прекращении  трудового договора с работниками (увольнении)   Т-8а

 О направлении  работника в командировку   Т-9

 О направлении  работников в командировку   Т-9а

 О поощрении  работника   Т-11

 О поощрении  работников   Т-11а

Добавление  литеры «а» к номеру унифицированной  формы означает, что она предназначена  для документального оформления приказа по личному составу, в  котором одно распорядительное действие (например прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные формы приказов без литеры «а» используются для оформления индивидуального приказа (одно распорядительное действие на одного работника).

Заголовочная  часть унифицированных форм приказов имеет одинаковый состав реквизитов: наименование организации, ее код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), наименование вида документа (формы) и ее код по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации), номер и дата составления документа (пример 3).

При подготовке проекта приказа с использованием унифицированных форм следует соблюдать  следующие правила:

наименование  организации – автора документа  должно совпадать с наименованием, закрепленным в ее учредительных документах;

обязательно указание регистрационного номера приказа;

дата в заголовочной части должна соответствовать дате издания приказа.

Регистрация, оформление, подписание

Номер приказа  проставляется при его регистрации. В пределах календарного года кадровые приказы регистрируют порядковыми номерами с добавлением буквенного индекса. Система индексации документов создается в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации правил регистрации и количества издаваемых приказов. Все приказы по личному составу делятся на группы в соответствии со сроками их хранения. Чаще всего с индексом «ЛС» (или «К») регистрируют приказы долговременных сроков хранения (это приказы о приеме на работу, переводах, увольнении с работы). А вот у приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых, а также учебных отпусков, краткосрочных командировках, взысканиях срок хранения ограничен пятью годами, следовательно, буквенный индекс у них должен отличаться (например приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков регистрируют с индексом «О»).

Регистрационный номер приказа необходим для  учета документов, но, помимо этого, он является одним из реквизитов, придающих  документу юридическую силу, то есть делающих документ бесспорным с точки  зрения его официальности.

В приказах по личному  составу предусмотрено проставление такого реквизита, как дата издания  приказа, которая размещается в  его заголовочной части. Следует  иметь в виду: ст. 68 ТК РФ определено, что приказ о приеме на работу объявляется  работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Значит, и дата издания приказа должна соответствовать этому сроку.

В соответствии с действующим ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, даты могут быть оформлены двумя способами: цифровым (например 02.09.2009) или словесно-цифровым (например 02 сентября 2009 г.).

При работе с  приказами по личному составу  следует уделять особое внимание оформлению дат – указанием даты сопровождается распорядительное действие, виза ознакомления работника, ссылка на документ-основание и т.д. (пример 4).

После окончания  основного текста приказа во всех унифицированных формах пишется слово «Основание:» и вносятся наименование, дата и номер документа (документов), которые являются основанием для издания приказа. В унифицированных формах перечислены документы, которые могут быть основанием для издания приказа в каждом конкретном случае. Однако следует иметь в виду, что правильное оформление этого реквизита предусматривает не только упоминание документов, но и указание их выходных данных. Например: «Заявление Иванова И.И. от 27.09.2009 № 21», «Представление начальника отдела Петрова П.П. от 21.09.2009 № 27» и т.д.

Последний этап подготовки приказа – его подписание. На подпись руководителю организации  представляется полностью заполненная  унифицированная форма. Оформление подписи предусматривает указание должности руководителя, его личной подписи, инициалов и фамилии.

Глава 4. Практическое задание №51

 Общий отдел                                 Директору МУП «Николаевская птицефабрика»

 ДОКЛАДНАЯ  ЗАПИСКА                                                                        С.Л. Елову

30.01.2013                                                                                                             № 12

г. Новобурейск

Об утере  работником Г.И.Степановым письма-запроса.

Довожу до Вашего сведения, что сотрудник Степанов Г.И. потерял письмо-запрос, поступивший  в адрес предприятия, два месяца назад. В результате этого

по данному  запросу не был дан ответ своевременно.

Прошу принять  соответствующие меры в отношении сотрудника

Степанова Г.И.

Секретарь-референт                                Белов                                       А.Л. Белов

Список используемой литературы:

1.Электронный ресурс: http://ru.wikipedia.org/wiki/Документооборот

2.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. – М.: Росархив, 2004.

4. Можаева Н.Г. Служебная документация. Учебное пособие. – М.: Финансовая академия, 1994.

5. Справочник директора предприятия. ИНФРА-М. – М., 2000.