Планирование бизнес-процессов

Министерство образования и науки Российской Федерации

НОВОСИБИРСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИКИ  И  УПРАВЛЕНИЯ  «НИНХ»

Институт Экономики

Кафедра  Бухгалтерского учета

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

Учебная дисциплина :  Планирование и анализ бизнес-процессов

Номер варианта контрольной работы:

Наименование  направления (специальности, профиля  подготовки):

Бухгалтерский учет, анализ и аудит

Новосибирск   2013

Вариант № 3

1. Теоретический вопрос.

Понятие и порядок  проведения реинжиниринга бизнес процессов.

Ответ на теоретический  вопрос

М.Хаммер и Дж.Чампи  в своей работе определяют реинжиниринг как "фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов компаний для достижения коренных улучшений в основных актуальных показателях их деятельности: стоимость, качество, услуги и темпы". Речь  идет не о небольшом усовершенствовании бизнес-процессов компаний - на 10-100%- а о кардинальном повышении их эффективности, в десятки или даже в сотни раз. При этом реинжиниринг рассматривается как способ выживания современных компаний в условиях жесткой конкурентной борьбы на мировом рынке.

Компании подвергают реинжинирингу не свои отделы продаж или производства, а работу, выполняемую  персоналом этих отделов.

Одним из путей  улучшения управления процессами, в совокупности образующими бизнес компании, является придание им наименований, отражающих их исходное и конечное состояния. Эти наименования должны отражать все те работы, которые выполняются в промежутке между стартом и финишем процесса. Термин «производство», звучащий как название отдела, лучше подходит к процессу, происходящему от момента закупки сырья до момента отгрузки готовой продукции. По этому же принципу могут быть названы еще некоторые повторяющиеся процессы, например:

• "разработка продукта" — от выработки концепции до создания прототипа;
• "продажи" — от выявления потенциального клиента до получения заказа;
• "выполнение заказа" — от оформления заказа до осуществления платежа;
• "обслуживание" — от получения запроса до разрешения возникшей проблемы.

После того, как  процессы идентифицированы, необходимо решить, какие именно из них требуют  реинжиниринга и каким должен быть его порядок. Следовательно, весь процесс реинжиниринга можно  разбить на этапы:

Основные этапы  реинжиниринга:

1. Формируется желаемый образ фирмы. Формирование будущего образа происходит в рамках разработки стратегии фирмы, ее основных ориентиров и способов их достижения.
2. Создается модель реального или существующего бизнеса фирмы. Здесь воссоздается (реконструируется) система действий, работ, при помощи которых компания реализует свои цели. Производится детальное описание и документация основных операций компании, оценивается их эффективность.
3. Разрабатывается модель нового бизнеса. Происходит перепроектирование текущего бизнеса — прямой реинжиниринг. Для создания модели обновленного бизнеса осуществляются следующие действия:
1. Перепроектируются выбранные хозяйственные процессы. Создаются более эффективные рабочие процедуры (задания, из которых состоят бизнес-процессы). Определяются технологии (в том числе информационные) и способы их применения;
2. Формируются новые функции персонала. Перерабатываются должностные инструкции, определяется оптимальная система мотивации, организуются рабочие команды, разрабатываются программы подготовки и переподготовки специалистов;
3. Создаются информационные системы, необходимые для осуществления реинжиниринга: определяется оборудование и программное обеспечение, формируется специализированная информационная система бизнеса. Необходимый для реинжиниринга уровень информационного обеспечения предполагает, что информация должна быть доступна каждому участнику проекта ре инжиниринга в любой точке деловой единицы, возможно, одновременно в разных местах она однозначно интерпретируется;
4. Производится тестирование новой модели — ее предварительное применение в ограниченном масштабе.

4. Внедрение модели нового бизнеса в хозяйственную реальность фирмы. Все элементы новой модели бизнеса воплощаются на практике. Здесь важна умелая состыковка и переход от старых процессов к новым, так, чтобы исполнители процессов не ощущали дисгармонии рабочей обстановки и не переживали состояние рабочего стресса. Эластичность перехода во многом определяется степенью тщательности подготовительных работ.

1. Главной целью бизнес-реинжиниринга является резкое ускорение реакции предприятия на изменения в требованиях потребителей (или на прогноз таких изменений) при многократном снижении затрат всех видов.

Как же на практике осуществить реинжиниринг? Начать необходимо с выбора наиболее подходящей методологии описания (или моделирования) бизнес-процессов. Наиболее простыми (но подчас весьма эффективными, особенно на начальном этапе реинжиниринга) являются:

1. Блок-схема бизнес-процесса, состоящая из прямоугольников (обозначающих действия), ромбиков (обозначающих принимаемые решения) и стрелок, соединяющих эти элементы между собой и друг с другом;
2. Словесное описание бизнес-процесса, отвечающая на вопросы что, кто, где, как, зачем и почему, а также каковы затраты времени и денежных средств на принятие решений, ожидание и осуществление действий в бизнес-процессе.

К сожалению, кроме  несомненных достоинств – простоты и очевидности – эта методология  является недостаточно наглядной и  удобной для определения эффективности  реализации бизнес-процесса. Поэтому был разработан ряд более эффективных методологий, наиболее распространенными из которых являются следующие:

• Методология структурного анализа и проектирования (SASD). Эта методология основана на классической и весьма успешной методологии структурного проектирования программного обеспечения и информационных систем. Так как в разработке прикладных программ и ИС приходится постоянно иметь дело с различными информационными процессами, то неудивительно, что разработанные для этого методологии оказались вполне применимыми и для моделирования бизнес-процессов.
• Методология SADT представляет собой дальнейшее развитие методологии структурного анализа и проектирования.
• Методология IDEF. Это, пожалуй, наиболее глубоко проработанная и наиболее обширная методология, которая позволяет описывать не только бизнес-процессы, но и функциональные блоки (например, маркетинг или финансы), различные объекты в компании и действия над ними (например, весь комплекс процессов обработки и выполнения заказа клиента), а также состояние и динамику развития бизнес-единиц компании и компании в целом. Методология IDEF состоит из 14 компонент, наиболее важными из которых являются:
• IDEF0 (методология моделирования функциональных блоков);
• IDEF1 (методология моделирования информационных потоков в компании);
• IDEF2 (методология моделирования динамики развития компании);
• IDEF3 (методология документирования бизнес-процессов в компании);
• IDEF4 (методология описания различных объектов в компании и действий над ними);
• IDEF5 (методология описания текущего состояния компании и тенденций его изменения).

Задачи, которые  приходится решать в ходе реинжиниринга, обычно характеризуются высокой  степенью сложности и большой  ответственностью. Опыт неудач первых лет развития этого направления  показал, что успешный реинжиниринг не может быть осуществлен без твердой методологической основы. Приведенные выше методологии проведения реинжиниринга бизнес-процессов, разработаны ведущими консалтинговыми фирмами мира.

В проведении реинжиниринга  участвуют специалисты двух типов - профессионалы в области реконструируемого бизнеса и разработчики информационных систем. Опыт реинжиниринга показывает, что по-настоящему успешное и новаторское внедрение информационных технологий является уникальным творческим процессом: управляющие компаний и специалисты-технологи, знакомясь с методами информационных технологий, сами делают открытия относительно возможностей их использования в своем конкретном бизнесе. В то же время, создание высококачественных информационных систем требует участия профессионалов в области информационных технологий. Возникает проблема поиска общего языка, которая стоит на пути интеграции современных технологий моделирования и разработки сложных систем: объектно-ориентированные методы, CASE-технологии, инженерия знаний, имитационное моделирование процессов и методы быстрой разработки приложений RAD (Rapid Application Development). Именно эта тенденция и наблюдается сейчас в развитии методологий и инструментальных средств реинжиниринга бизнес-процессов.

Объектно-ориентированное моделирование признано сегодня базовой методологией BPR. Традиционно, создавая информационные системы компаний, разработчики отталкивались от данных. В результате, используемые ими подходы к моделированию систем были ориентированы на описание данных о сущностях реального мира и их взаимосвязей, но не на поведение этих сущностей. Поскольку реинжиниринг ориентирован на процессы, а не на данные, традиционные подходы оказались неадекватны. Объектно-ориентированный подход является единственным пока подходом, позволяющим описывать как данные о сущностях, так и их поведение. Кроме того, он обеспечивает создание прозрачных, легко модифицируемых моделей бизнеса и информационных систем, допускающих повторное использование отдельных компонентов.

CASE-технологии использовались в реинжиниринге практически с момента его появления. Однако их ориентация на разработчиков информационных систем привела к тому, что теперь их начинают объединять с другими современными технологиями - в первую очередь, с объектно-ориентированными.

Имитационное  моделирование обеспечивает не только наиболее глубокое представление моделей  для непрограммирующего пользователя, но и наиболее полные средства анализа  таких моделей. Модели создаются в виде потоковых диаграмм, где представлены основные рабочие процедуры, используемые в компании, описано их поведение, а также информационные и материальные потоки между ними. Впрочем, построение реальных имитационных моделей довольно трудоемкий процесс, а их детальный анализ, выходящий за рамки простого сбора статистики по срокам и стоимостям, зачастую требует от пользователя специальной подготовки. Для описания рабочих процедур может понадобиться дополнительное программирование.

Чтобы преодолеть эти трудности, сегодня начинают использовать методы инженерии знаний. Во-первых, с их помощью можно непосредственно представлять в моделях плохо формализуемые знания менеджеров о бизнес-процессах и, в частности, о рабочих процедурах. Во-вторых, решается проблема создания интеллектуального интерфейса конечного пользователя со сложными средствами анализа моделей.

Методы быстрой  разработки приложений позволяют сокращать  время создания поддерживающих информационных систем и, следовательно, используются не только в ходе реинжиниринга компании, но и на этапе эволюционного развития, сопровождающегося постоянными модификациями и улучшениями информационных систем компании. Современный период характеризуется активным переходом к использованию интегрированных методологий и инструментальных средств.

2. Практическая задача.

В системе MS Visio составьте карту бизнес процесса в соответствие с нормами IDEF0. Проанализируйте результат. Сделайте выводы, дайте рекомендации по улучшению бизнес-процесса.

Ломбард.

Описание предметной области.

Вы работаете  в ломбарде. Вашей задачей является отслеживание финансовой стороны работы ломбарда. Деятельность Вашей компании организована следующим образом: к  Вам обращаются различные лица с  целью получения денежных средств  под залог определенных товаров. У каждого из приходящих к Вам клиентов Вы запрашиваете фамилию, имя, отчество и другие паспортные данные. После оценивания стоимости принесенного в качестве залога товара Вы определяете сумму, которую готовы выдать на руки клиенту, а также свои комиссионные. Кроме того, определяете срок возврата денег. Если клиент согласен, то Ваши договоренности фиксируются в виде документа, деньги выдаются клиенту, а товар остается у Вас. В случае если в указанный срок не происходит возврата денег, товар переходит в Вашу собственность. После перехода прав собственности на товар, ломбард может продавать товары по цене, меньшей или большей, чем была заявлена при сдаче. Цена может меняться несколько раз, в зависимости от ситуации на рынке. (Например, владелец ломбарда может устроить распродажу зимних вещей в конце зимы). Помимо текущей цены, нужно хранить все возможные значения цены для данного товара.

Ответ на практическую задачу.

IDEF0 представляет  собой методологию моделирования  функциональных блоков. Откроем MS Visio и представим карту бизнес процесса “Ломбарда” в данном виде.

Примем в  расчет, то, что собственник ломбарда является непосредственно собственником и не вмешивается в сам процесс работы, контролируя лишь результат. Основным действующим владельцем процесса будет являться наемный работник, условно называемый – менеджер продаж. Схема бизнес процесса приобретает следующий вид:

Начнем мы с  процесса поиска клиента, где входом процесса являются люди, владельцем процесса менеджер продаж. На выходе данного процесса мы получаем потенциального покупателя, собираем с него необходимую нам информацию, оцениваем его товар и выдаем некое коммерческое предложение. Далее происходит вариант выбора клиентом схемы действия. Он либо отказывается от предложения и тогда процесс поиска клиентов начинается заново, либо соглашается и происходит переход на процесс №А2. Где в свою очередь уже заключается договор.  Далее мы снова сталкиваемся с условием, по результатам которого мы понимаем : прошел ли срок возврата денег. При положительном ответе, происходит переход на условие : вернули ли деньги взятые под залог. Если деньги возвращены происходит процесс возврата товара клиенту, и на выходе процесса мы получаем расторжение договора. Если же деньги возвращены не были происходит переход на процесс продажи товара. При этом на выходе мы имеем саму продажу с учетом ситуации на рынке (в нашем предположении, привязанную к временам года), при каждой отдельной ситуации цена продаваемого товара изменяется, что отражаем в процессе, и созданной базе в таблице exel файла.

Проанализировав результат и работу ломбарда, можно  дать следующие рекомендации:

1 – Объединить  процесс поиска клиента и процесс  запроса данных в один

2 – Процесс  заключения договора и условие  возврата денег можно представить, как единый рабочий процесс

Тогда структурная  схема сократится в два раза, но не потеряет прозрачности.

3.Тестовые  задания

1. Бенчмаркинг — это:
1. концепция пожизненного менеджмента;
2. разработка систем интегрированной логистической поддержки.
3. эталонное тестирование;
2. Ниже приведены этапы бенчмаркинга. Расположите их в правильном порядке.
1. Анализ мирового опыта по организации бизнеса (бизнес-процессов) в выделенной области и определение эталонов. -
2. Анализ проблемных бизнес-процессов и выделение области бенчмаркинга.
3. Разработка предложений по совершенствованию бизнес-процессов на основе технологии бенчмаркинга.

Ответ: b - a - c

1  Анализ проблемных бизнес-процессов и выделение области бенчмаркинга.

2 Анализ мирового опыта по организации бизнеса (бизнес-процессов) в выделенной области и  определение эталонов бенчмаркинга.

3. Разработка предложений по совершенствованию бизнес-процессов на основе технологии бенчмаркинга.

3. Системы интегрированной логистической поддержки — это:
1. комплекс организационно-технических и управленческих мероприятий, реализуемых путем
2. использования специализированных информационных технологий и программно-методических
3. средств на определенных стадиях жизненного цикла изделия;
4. комплекс мероприятий, обеспечивающий целенаправленный мониторинг деятельности, позволяющий прогнозировать и предупреждать появление проблем, сочетающий уровни стратегического и оперативного управления.
4. Основной целью информационных систем класса ERP является:
1. обеспечение целенаправленного мониторинга деятельности.
2. использование специализированных информационных технологий и программно –методических средств;
3. оптимальное формирование потоков предметов производства
5. Моделирование бизнес-процессов позволяет представить функционирование предприятия как:
1. систему независимых бизнес-процессов;
2. систему с точки зрения различных участников процесса.
3. систему взаимосвязанных бизнес-процессов;
6. Вся деятельность организации разбивается на следующие уровни:
1. миссия;
2. окружающая среда;
3. обратные связи;
4. цели;
5. внутренняя организация.
7. Процессы какого уровня формулируют проблемную ситуацию, которую решает организация, и ставят глобальную цель для всей компании, решающую данную проблемную ситуацию:
1. миссия;
2. цели;
3. обратные связи;
4. окружающая среда;
5. внутренняя организация.
8. Процессы какого уровня координируются результатами процессов первого уровня и связывают, с одной стороны, текущую деятельность подразделений и исполнителей с формализованными целями организации, а с другой стороны, дают необходимую аналитическую информацию для процессов верхнего уровня:
1. миссия;
2. обратные связи;
9. Модель «Как надо» включает в себя следующие компоненты:
1. модель потоков данных;
2. спецификации продукции;
3. номенклатуру товара и услуг;
4. нормативы по стоимости и длительности изготовления продукции;
5. структуру бизнес-процессов;
6. требования к оборудованию и квалификации персонала;
7. тесты для оценки качества изготовления продукции.
8. техкарты изготовления;
9. топологию предприятия;
10. Организационный аспект описывает:
1. нормативы по стоимости и длительности изготовления продукции;
2. спецификации продукции;
3. техкарты изготовления;
4. топологию предприятия;
5. модель потоков данных;
6. требования к оборудованию и квалификации персонала;
7. номенклатуру товара и услуг;
8. структуру бизнес-процессов;

Список  литературы

1. А.М., Вендров. Методы и средства моделирования бизнес-процессов (обзор) / Вендров А.М. — http://www.jetinfo.ru/2004/10/1/article1.10.2004.html.
2. Верникова Г.В.  Что такое реинжиниринг // Деньги, №9, 2002.
3. Елиферов В. Г.,  Репин В. В.  Бизнес-процессы. Регламентация и управление. – М.: Инфра-М, 2009. - 320с.
4. Колесников С.Н. Зарисовки с натуры на тему реинжиниринг бизнес-процессов в России. // Коммерсант, №10, 2002.
5. Менеджмент организации: Учебное пособие / Под ред. З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. – М.: ИНФРА-М, 2002.
6. Нейро-лингвистические основы реинжиниринга бизнес-процессов. Крючков В.Н. //Менеджмент в России и за рубежом. №2. 2002.
7. Орел А. А. и Ромакина О. М. Проектирование бизнес-процессов http://nto.immpu.sgu.ru/sites/default/files/3/__11152.pdf
8. Реинжиниринг бизнес-процессов: модное лекарство. Монахова Е. //Управление компанией. №6. 2002.
9. Реинжиниринг бизнес-процессов. Пушкарев Ю. //Экспертиза Бизнеса и Финансов. №3. 2003.