Планирование и контроль: концепция контроллинга

Конспект 

Д.Хан  "Планирование и контроль: концепция контроллинга" 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Предприятие и управление предприятием 
 

Под системой здесь и далее понимается упорядоченная совокупность элементов, между которыми существуют определенные связи. Связи - это соединения между элементами, влияющие на поведение элементов и систему в целом. 

Различают конкретные и абстрактные системы.

В конкретной системе  связи между элементами осуществляются посредством передачи материальных и нематериальных объектов, вследствие чего между элементами возникают входные и выходные потоки. Элементы воздействуют на объекты при помощи ресурсов (потенциала). Эти действия (процессы) в свою очередь влияют на входные и выходные потоки.

Абстрактная система представляет собой систему высказываний (например, математическая система уравнений) или классификационную систему (например, периодическая система элементов). В ней элементы соподчиняются без входных и выходных потоков (например, система целей предприятия).

В зависимости  от того, есть связи между рассматриваемой  системой и ее внешней средой или  нет, говорят об открытых или закрытых системах.

С точки зрения сложности (вид, число элементов  и связей) различают простые, сложные и сверхсложные системы, а в зависимости от степени предсказуемости поведения системы - детерминированные и вероятностные.

Системы, созданные  человеком, целенаправленные. Цели могут  при этом задаваться создателями  системы или людьми, являющимися  ее элементами.

Система связей между  элементами называется структурой системы. Если рассматривать систему как некую сеть, то в каждый конкретный момент элементы представляют собой узлы, а связи - соединительные нити этой сети.

Таким образом, под  системами можно понимать целеориентированные целостные структуры. 

Предприятие можно представить как сверхсложную открытую социально-техническую систему, связанную специфическими отношениями с ее внешней средой. Чтобы получить прибыль и достичь других целей, на предприятии производят блага (товары и услуги) для удовлетворения спроса со стороны. При этом элементы потенциала предприятия (персонал и средства производства) взаимодействуют с объектами.

Система целей  предприятия:

а) Смысл, цели и  ограничения

б) Связи между  целями

Рассматривая  управление системой предприятия, следует исходить из неоднозначности этого понятия. С одной стороны, под управлением понимают деятельность по руководству предприятием, с другой стороны - совокупность субъектов этой деятельности, т.е. руководящие кадры предприятия. В дальнейшем в книге термины руководство (как деятельность) и управление принимаются равнозначными.

Под управлением  как деятельностью подразумевается  процесс волеобразования и реализации этой воли (организация работы по плану), выражающийся в получении, переработке  и передаче информации. Речь идет о процессах планирования, управления и контроля.

Управление  определяется как процесс волеобразования и реализации воли. Его можно рассматривать также как процесс решения проблем в ходе достижения целей. Выделяются шесть фаз (комплексов операций) этого процесса:

-фаза постановки цели

-фаза поиска  альтернативных решений

-фаза оценки

-фаза принятия  решения

-фаза реализации

-фаза контроля 
 

Планирование, контроль и планово-контрольные  расчеты на предприятии

Процесс принятия решения в целом как процесс волеобразования, связанный с будущим, можно рассматривать в качестве процесса планирования. Планирование в широком смысле означает принятие на основе систематической подготовки управленческих решений, связанных с будущими событиями. Речь идет о систематической постановке целей и подготовке необходимых для их достижения мероприятий (целенаправленные действия с объектами) в рамках имеющегося или создаваемого потенциала предприятия. Планирование, таким образом, представляет собой систематическое формирование будущего предприятия и охватывает процесс составления и принятия планов.

Планирование  в узком смысле можно определить только как систематическую подготовку связанных с определением будущих событий. Планирование означает в этом смысле систематическую подготовку к формированию будущего предприятия.

Главный смысл планирования состоит в повышении производительности и эффективности работы предприятия посредством:

• целевой ориентации и координации всех событий на предприятии;
• выявления рисков и снижения их уровня;
• разукрупнения и тем самым упрощения процессов;
• повышения гибкости, приспособляемости к изменениям.

Контроль предполагает определение и документирование фактических показателей (результатов  реализации решений) и сравнение  их с плановыми показателями для определения результатов деятельности.

Главный смысл контроля заключается в создании гарантий выполнения планов и в общем повышении эффективности управленческого процесса.

Интеграция  - Целенаправленная взаимосвязь объектов или элементов для создания более или менее постоянных в течение некоторого периода структур. Координация, напротив, носит более ситуационный характер. Она представляет собой ориентированное на цель согласование поведения объектов или элементов системы.

Планирование и контроль как процессы получения, переработки и передачи информации осуществляются на базе количественной и качественной информации.

Результаты  планирования и контроля находят свое выражение в планах и отчетах в виде плановой, ожидаемой и фактической информации, а также информации об отклонениях фактических показателей от плановых.

Плановые решения  принимаются обычно и в условиях однозначных, и в условиях многозначных ожиданий будущей ситуации во внешней среде предприятия.

Целеустановки в процессе планирования могут быть простыми (например, максимизация прибыли) и множественными (например, максимизация прибыли и оборота при сохранении минимального числа рабочих мест). Кроме того, цели и уровни их достижения измеряются количественно - числовым показателем, качественно - при помощи оценок предпочтения, например, хорошо, удовлетворительно, плохо, или номинально - цель достигнута или не достигнута.

Если  при целепостановке выдвигается множество  главных целей, то проблем не возникает до тех пор, пока главные цели формулируются как экстремумы и нет конкуренции целей. В этом случае наилучшим решением является альтернатива, которая обеспечивает большую степень достижения целевых показателей при заданных ограничениях.

Альтернативы  с относительно оптимальной  степенью достижения цели, или эффектом, отбирают, сравнивая суммированные взвешенные показатели степени достижения целей по каждой альтернативе. 

В целом процесс  применения метода парных сравнений (АНР-метода) состоит из 8 этапов:

1. Создание иерархического дерева целей/критериев.
2. Разработка шкалы оценок для парных сравнений.
3. Проведение попарных сравнений целей/критериев с проверкой однородности результатов.
4. Определение отдельных и суммарных весов критериев.
5. Разработка и описание альтернатив.
6. Проведение попарных сравнений альтернатив по каждому критерию с проверкой однородности результатов.
7. Составление конечной матрицы для оценки альтернатив и определение относительной общей ценности каждой альтернативы.
8. Выбор альтернативы с наивысшей относительной ценностью.

Система планирования и контроля / система планов и  отчетов предприятия 

С позиций системного подхода в зависимости от того, рассматриваются в качестве элементов  системы субъекты планирования и  контроля, процессы обработки информации или их результаты, различают, во-первых, систему планирования и контроля и, во-вторых, систему планов и отчетов (планово-отчетную систему).

При первом рассмотрении элементами системы планирования и контроля становятся субъекты и процессы планирования и контроля.

С одной стороны, в качестве элементов системы планирования и контроля могут рассматриваться руководители и вспомогательный управленческий персонал, С другой стороны, в качестве элементов системы планирования и контроля могут рассматриваться процессы планирования и контроля,

Таким образом, система планирования и контроля может быть интерпретирована как целеориентированное множество субъектов планирования и контроля или как целеориентированное множество процессов планирования и контроля, между которыми существуют специфические связи.

При втором рассмотрении элемент системы составляет планово-контрольная информация, содержащаяся в планах и отчетах, так что последние также становятся элементами системы планирования и контроля

В дальнейшем будет  рассматриваться система планирования и контроля, понимаема как целеориентированная совокупность процессов планирования и контроля, между которыми существуют специфические связи (ПиК).

Такая система  в качестве составляющих частей включает в себя:

1. Элементы со  специфическими параметрами, т.е. сами процессы планирования и контроля в отношении конкретных объектов, характеризующихся специфическими признаками:

• методами планирования и контроля, используемыми при обработке информации;
• аналитической и прогнозной информацией о развитии внешней и внутренней среды предприятия в качестве входной информации;
• планово-контрольной информацией, содержащейся в планах и отчетах в качестве выходной информации;
• субъектами планирования и контроля (руководители и их помощники, оснащенные соответствующими вспомогательными средствами обработки информации и прежде всего компьютерами).

2. Специфические  связи между элементами, т.е. специфические  структуры процессов планирования  и контроля, прежде всего структуры  самих планов и отчетов.

Важнейшими требованиями, предъявляемыми к системе планирования и контроля, и одновременно ее признаками являются следующие:

-Целенаправленность

-Целостность и  полнота

-Структуризация  планов по содержанию, масштабам  и временным параметрам

-Целеориентированная  интеграция разделов плана (частных планов)

-Гибкость, актуальность, эффективность

Планирование  целей, или целевое  планирование, предметом которого являются высшие материальные, стоимостные и социальные цели, в совокупности определяющие политику предприятия или генеральное целевое планирование

Планирование  потенциала охватывает планирование по видам, объемам и структуре потенциала.

Планирование  процессов и объектов определяет во времени и пространстве последовательность осуществления процессов (операций, видов деятельности), необходимых для достижения целей во времени и пространстве, и тем самым устанавливает виды и объем использования в соответствующих процессах субъектов (потенциала) и объектов (информации, материальных объектов, денежных средств).

При разработке системы  планирования и соответствующих планов различают 3 основных случая:

(1) Периодическое планирование (планирование на период) для организационных единиц

(2) Непериодическое планирование проектов

(3) Интегрированная  система сводного планирования  на базе периодических и непериодических частных планов

выделяют комплексы  планирования и соответственно разделы  общего плана, к которым относятся:

1. Планирование общих целей, или генеральное целевое планирование.
2. Стратегическое планирование, или планирование продуктовой программы и потенциала, планирование структуры потенциала.
3. Оперативное планирование, или планирование производственной программы и процессов при заданном потенциале.
4. Сводное общефирменное планирование результата и финансовое планирование.

Стоимостные показатели производственного и финансового учета как основа ориентированных на результат и ликвидность планово-контрольных расчетов

Планирование  целей, потенциала и операций, необходимых  для их достижения, а также соответствующий  контроль осуществляются на основе стоимостных показателей производственного и финансового учета, а именно:

1. поступлений и выплат или, с учетом процессов кредитования, прихода и расходов;
2. затрат и доходов;
3. издержек и стоимостных результатов производства (оборот/выручка от реализации с учетом изменения запасов).

Из этих базовых  показателей могут выводиться различные  абсолютные и относительные показатели, в частности:

1. избытка и дефицита платежных средств и ценности капитала;
2. балансовых результатов и рентабельности собственного капитала;
3. расчетных (калькуляционных) результатов, сумм покрытия (маржинальной прибыли) и показателей рентабельности инвестированного капитала.

Стремление руководства  предприятия получать из систем финансового  и управленческого учета информацию для оценки влияния процессов, происходящих на предприятии, на результаты и ликвидность обусловливает традиционное разделение области задач управленческого и финансового учета на две главные сферы:

• расчеты калькуляционных и балансовых результатов (расчет издержек и выручки (затрат и доходов), балансовые расчеты);
• расчеты ликвидности (расчет поступлений и выплат).

Некоторые области  традиционного управленческого  и финансового учета с возможностью расчета ценности капитала предприятия:

(1) Область расчетов  издержек и выручки

(2) Область расчетов затрат и доходов, баланса

(3) Область расчетов выплат и поступлений 

Цели  предприятия: результат  и ликвидность  как отправной  пункт создания системы  планово-контрольных  расчетов

Соотношение входа и выхода рассматривается прежде всего как некое математическое частное. При чисто количественном подходе к процессу оно представляет собой отношение количества конечных продуктов к количеству используемых факторов производства. Стремление увеличить это соотношение называется стремлением к продуктивности (производительности).

Социальные  цели могут быть сформулированы отчасти как затратные цели и как цели безопасности (сохранение рабочих мест или областей деятельности).

Разность  между поступлениями  и выплатами  только тогда представляет собой прибыль предприятия, когда она относится к так называемому общему периоду его функционирования.

Критерий максимизации прибыли имеет в специальной литературе и многочисленных противников, и многочисленных защитников.

При рассмотрении критериев, или измерителей цели, будут использоваться показатели абсолютной прибыли.

Под ликвидностью понимают платежеспособность предприятия в каждый рассматриваемый момент, т.е. состояние его текущих средств. Ликвидность выражается следующей основной формулой:

Остаток текущих средств  на начало периода + поступления (за период) - выплаты (за период) =остаток текущих средств на конец периода.

Связи между целевыми показателями результата, рентабельности и ликвидности

Следствие: все  целевые показатели при условии  линейности функций полностью взаимодополняемы, или, иначе, максимизирующий прибыль объем производства также максимизирует и рентабельность капитала, рентабельность издержек и экономичность. Этот объем производства является предельным относительно производственной мощности.

Взаимосвязи между целями максимизации прибыли и оборота существенно проще для понимания. Стремление к максимизации оборота рассматривается здесь как важнейшее выражение стремления к росту.

Таким образом, только при неизменности издержек или при линейных функциях издержек и выручки цели максимизации прибыли и оборота полностью взаимодополняют одна другую. В иных случаях взаимосвязи между целями частично непостоянны

Для планово-контрольных расчетов благодаря такому анализу взаимосвязей между целевыми показателями можно сделать вывод о том, что единственно целесообразной представляется ориентация системы расчетов на один целевой показатель (без учета показателей ликвидности).

Расчетная (калькуляционная) прибыль подходит в качестве целевого показателя, когда предметом принятия решений является производственная программа.

Относительно  взаимосвязей между целями стремления к прибыли и структурной ликвидности, определенному соотношению собственного и заемного капитала следует лишь отметить, что при некоторых условиях можно определить структуру капитала, оптимальную с точки зрения финансового результата и издержек.

Интегрированная система показателей  планово-контрольных  расчетов, ориентированных  на результат и  ликвидность

Исходя из важнейших  монетарных целей предприятия, которые сами одновременно являются предметом и результатом процесса принятия решения, или планирования, можно сформировать единую плановую систему целевых показателей результата и ликвидности для различных (интересующих руководство) объектов планирования.

Основные целевые показатели этой системы:

а) целевые показатели, ориентированные на результат:

• Расчетный (калькуляционный) результат, или производственный результат.
• Прибыль с капитала (расчетная прибыль + расчетные проценты).
• Рентабельность инвестированного капитала
• Балансовый нетто-результат, или балансовая прибыль (прибыль к распределению)

Ценность  капитала в форме показателей:

• ценности совокупного капитала (дисконтированные сальдо поступлений и выплат до платежей, связанных с инвесторами);
• ценности собственного (акционерного) капитала (дисконтированные сальдо поступлений и выплат после платежей, связанных с заемным капиталом);
• чистой (остаточной) ценности предприятия (дисконтированные сальдо поступлений и выплат после платежей, связанных с инвесторами).

б) Целевые показатели, ориентированные на результат и  ликвидность:

• Денежный поток (Cash Flow).

Компонентами  этого целевого показателя являются показатели выплат и поступлений (затрат и доходов, или издержек и выручки). Эти показатели используется для внутренних и внешних информационных целей.

в) Целевые показатели, ориентированные на ликвидность:

• Резервы ликвидности (ликвидные резервы).
• Потребность во внешнем финансировании.

Принципиальная  система показателей ПиК в  разрезе основных разделов плана (частных планов) предприятия:

• планированием расчетного результата (планами выручки, издержек, сумм покрытия, результата, имущества);
• планированием балансового результата (планами прибылей и убытков, баланса) и
• финансовым планированием с планированием ликвидности (финансовым планом).

Для системы ПиК  необходимы четкие, количественно выраженные данные:

• о поставленных задачах и целях, внутренних и внешних ограничениях и дополнительных условиях;
• об альтернативных вариантах решений;
• о последствиях реализации альтернатив решений;
• плановая информация как результат принятия решений;
• информация для оперативного регулирования;
• информация для документирования и контроля.

Главная цель системы интегрированного ПиК состоит в том, чтобы при ее помощи определять близко к оптимальным результаты решений, задавать их в качестве плановых целей и контролировать их достижение путем своевременного сопоставления фактических и запланированных результатов и анализа причин возможных отклонений для корректировки планов. Система интегрированного ПиК делает возможным управление через согласованное (кооперированное) планирование и постановку целей (Management by Objectives) и управление посредством специфического контроля, т.е. оценку только специфических отклонений от поставленных целей (Management by Exceptions). Это позволит повысить эффективность процесса управления, понимаемого как контур регулирования, и тем самым в конечном итоге увеличить результаты деятельности предприятия.

Интегрированные планово-контрольные  расчеты как составляющая концепции контроллинга

Согласно современному подходу контроллинг может интерпретироваться как информационное обеспечение ориентированного на результат управления предприятием. Задачи контроллинга, следовательно, состоят в том, чтобы путем подготовки и предоставления необходимой управленческой информации ориентировать руководство на принятие решений и необходимые действия .Таким образом, основная функция контроллинга состоит в поддержке руководства предприятия. Кроме того, будучи, например, членом правления или директората и/или руководителем отдела контроллинга, контроллер может выполнять первичные централизованные функции управления. Значит, контроллинг представляет собой одну из важнейших функций управления и поддержки управления.

Если под концепцией в общем смысле понимать четко очерченное принципиальное представление о рассматриваемом предмете, то концепцию контроллинга можно определить как совокупность целей, задач, инструментов, субъектов и организационных структур.

Из основной задачи контроллинга - информационного обеспечения и поддержки ориентированного на результат управления предприятием - вытекают специальные задачи, к которым относятся:

• планирование и контроль на предприятии (особенно ориентированные на результат планово-контрольные расчеты);
• бухгалтерский учет как документирование;
• подготовка и передача первичной ориентированной на результат информации;
• формирование систем, методики и организационных структур контроллинга

Планирование (разработка и утверждение планов), регулирование (выдача плановых заданий и стимулирование достижения запланированных результатов) и контроль за реализацией планов рассматриваются в качестве предмета деятельности руководителей предприятия. Все руководители планируют, регулируют и контролируют цели и мероприятия в своих подразделениях.

Таким образом, принятие плана (утверждение целей и мероприятий), выдача плановых заданий (задание целей и мероприятий), а также контроль реализации плана (всеобщий или частичный контроль) являются обязательными (неотъемлемыми) видами деятельности руководителей (линейных инстанций, а также координирующих инстанций с исключительными правами принятия функциональных решений и отдачи распоряжений).

Система планов и планово-контрольные  показатели

Система ПиК рассматривается  на примере предприятий с функциональной организационной структурой, в рамках которой не только предприятие в целом и его основные функциональные подразделения, но и интегрированные подразделения с пересекающимися задачами и областями ответственности образуют обособленные структурные единицы, которые в свою очередь могут быть разделены далее по функциональному, продуктовому и/или региональному принципам.

Система планов предприятия  с функциональной организационной  структурой

1. Общие положения

2. Генеральные  целевые планы

3. Стратегические  планы

4. Оперативные  планы

5. Общефирменный  план результата и финансовый  план

6. Сводный перечень  ключевых планово-контрольных показателей

5. Показатели планирования результата и финансового планирования.

Сущность  анализа состояния внешней среды и деятельности предприятия - в систематическом изучении и оценке контролируемых и неконтролируемых факторов (объектов и событий), относящихся к предприятию. Главной целью такого анализа является получение необходимой планово-прогнозной информации, а дополнительная цель - выявить сильные и слабые стороны самого предприятия, а также возможностей и рисков, связанных с его внешней средой.

В практике используют разные виды анализа и их комбинации. Так, различают анализ, проводимый исключительно на базе прошлой фактической информации (анализ фактов), на базе информации, ориентированной в прошлое и будущее (анализ событий и отклонений), на базе будущей информации (анализ планируемых показателей). Анализ отклонений является частью процессов контроля; анализ планируемых показателей служит для оценки составленных планов и выбора плановых альтернатив.