Планирование и организация закупочной деятельности

Содержание

1. Составляющие комплекса операций закупочной деятельности и их характеристика

Основой коммерческой деятельности в торговле является закупочная работа. Ее главная задача — выгодное приобретение товара с целью удовлетворения потребительского спроса.

Работа по оптовым  закупкам товаров включает комплекс взаимосвязанных коммерческих операций, к числу которых относятся [2. С. 123]:

• изучение и прогнозирование покупательского спроса;
• определение потребности в товарах; 
• выявление  и  изучение  источников  закупки,   выбор 
  поставщиков и каналов продвижения товаров; 
• установление хозяйственных связей с поставщиками;
• контроль исполнения договоров и хода поставки товаров.

Изучение и  прогнозирование покупательского  спроса необходимо для обоснования коммерческих решений по оптовым закупкам товаров.

Как известно, спрос— это форма рыночного проявления потребности [5. С.61]. В свою очередь потребность принято определять как нужду или недостаток в чем-либо, необходимом для поддержания жизнедеятельности организма, функционирования личности, социальной группы населения или общества в целом. В процессе общественного развития потребности растут и изменяются.

Спрос населения  на товары формируется под влиянием многочисленных экономических, социальных, демографических, природно-климатических и других факторов, которые постоянно изменяются в процессе развития общественного производства.

 Поэтому  только с помощью методов маркетинга  коммерческие работники могут  получить необходимую информацию о товарах, о ценах, которые потребители готовы заплатить, о емкости рынка в отдельных регионах и т. д. Так, например, оптовые предприятия используют следующие методы изучения и прогнозирования спроса [6. С. 95]:

• оперативный учет продажи товаров и движения товарных запасов за определенный период;
• изучение и обобщение заявок розничных торговых предприятий на завоз товаров;
• учет и анализ неудовлетворенного спроса оптовых покупателей и т. д.

Руководствуясь  результатами маркетинговых исследований, оптовые базы, коммерческие фирмы и другие оптовые покупатели строят свою политику закупок, заключая долгосрочные соглашения с поставщиками товаров, на которые ожидается повышение спроса. Информация маркетинговых служб позволяет оптовым покупателям заблаговременно подготовиться к смене поставщиков морально устаревших товаров на других, осваивающих выпуск более совершенных или принципиально новых товаров.

Для расчета  потребности в товарах могут  быть использованы различные методы (нормативный метод определения потребности в товарах, метод использования коэффициента эластичности, балансовый метод и др.). В каждом конкретном случае выбор методики диктуется условиями, в которых работает торговое предприятие, условиями прогноза, информационным обеспечением и другими факторами.

Одним из важных элементов закупочной работы является выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков и каналов продвижения товаров. Оптовые покупатели должны хорошо знать экономику своего региона,  его производственные возможности,  ассортимент производимых товаров.

С этой целью  коммерческие работники должны постоянно анализировать рекламные объявления  в  средствах массовой информации, следить за другой информацией о производстве и оптовой продаже товаров.

Они должны посещать производственные предприятия,  изготавливающие товары,  знакомиться с их производственными возможностями, ассортиментом  и  качеством  выпускаемых  ими  товаров. Также полезными окажется их участие в совещаниях с работниками промышленности и предпринимателями, в выставках-просмотрах новых образцов изделий,  в выставках-ярмарках и т. д.

Тщательный  анализ полученной информации позволит торговому предприятию составить  необходимое представление об источниках поступления товаров, к числу которых относят сельское хозяйство, различные отрасли промышленности (пищевая, легкая, электронная, деревообрабатывающая и т. д.). В значительных объемах в товарооборот вовлекаются товары, вырабатываемые на предприятиях кооперативной промышленности, а также продукция подсобных и фермерских хозяйств.

Под поставщиками товаров следует понимать конкретные предприятия различных источников поступления. Их можно разделить на две группы: поставщиков-изготовителей и поставщиков-посредников.

Такое подразделение  поставщиков зависит от канала сбыта (продвижения), т. е. пути, по которому товары движутся от производителей к потребителям. Он характеризуется числом составляющих его звеньев или уровней, на каждом из которых выполняются различные операции по приближению товара к конечному потребителю.

Выбор оптимального варианта распределения зависит от многих факторов и в первую очередь от назначения и характера продукции.

В последние  годы все более широкое распространение  получает вариант, при котором потребительские  товары производители стремятся  продавать непосредственно конечным потребителям.

Это так называемый канал нулевого уровня или прямой канал товародвижения. При этом варианте может быть использовано три основных способа прямой продажи товаров [9. С. 111]:

• развозная (разносная) торговля;
• посылочная торговля;
• торговля через принадлежащие производителю магазины.

При одноуровневом  канале посредником на рынке потребительских товаров становится оптовый и розничный торговец.

Если между  промышленным предприятием и предприятием розничной торговли стоят два и более оптовых торговца, то мы имеем дело с многоуровневым каналом продвижения товаров.

Чем большее  число посредников использует производственное предприятие, тем меньше непосредственных контактов с потребителями оно имеет, тем медленнее продвигается товар. В то же время, минимальное число посредников между производителем и потребителем требует больших расходов на хранение запасов товаров, их обработку и т. д.

В качестве поставщиков-посредников  могут выступать [7. С. 236]:

• оптовые предприятия общенационального (федерального) и регионального уровня, специализирующиеся на оптовой торговой деятельности;
• посреднические оптовые структуры, не использующие в своей деятельности перехода к ним права собственности на товар (дистрибьюторы);
• организаторы оптового оборота — товарные биржи, оптовые ярмарки, аукционы, оптовые рынки — также являются самостоятельными субъектами оптовой торговой деятельности.

Одним из важнейших  этапов закупочной работы является установление хозяйственных связей с поставщиками. Хозяйственные связи с поставщиками товаров включают экономические, организационные, коммерческие, административно-правовые, финансовые и другие отношения, складывающиеся между покупателями и поставщиками товаров в процессе поставок товаров.

В условиях рыночной экономики большое значение придается самостоятельному урегулированию хозяйственных взаимоотношений между поставщиками и покупателями товаров на базе правовых норм гражданского законодательства. При этом существенно повышается роль договоров поставки товаров.

Одной из эффективных форм оптовых закупок товаров является заключение договоров на поставку товаров  на оптовых ярмарках. Они пользовались широкой известностью в России еще в дореволюционный период. Затем оптовые ярмарки получили распространение в 60-х годах. Их прогрессивность заключается в том, что оптовым покупателям предоставляется возможность свободно закупать товары, ознакомившись с реальными образцами товаров, предлагаемых поставщиками, получить при этом необходимую коммерческую информацию, оперативно оформить сделки договорами.

Ярмарочная форма оптовых  закупок товаров позволяет укрепить деловые контакты между оптовыми покупателями и поставщиками, оперативно довести до изготовителей информацию о конъюнктуре рынка. При этом усиливается воздействие покупателей на поставщиков по вопросам выпуска высококачественных, конкурентоспособных товаров, появляется возможность более гибкого и своевременного реагирования на изменение спроса потребителей.

В зависимости от продолжительности  функционирования   оптовые ярмарки   могут   быть     постоянно действующими и эпизодически   проводимыми    торгами, получившими распространение в условиях рыночной экономики. 

Эпизодически проводимые ярмарки могут проводиться с  различной периодичностью (один или два раза в год и т. д.).

По масштабу деятельности оптовые ярмарки делятся: на       международные,        общегосударственные   и   региональные. Участниками международных оптовых ярмарок могут выступать зарубежные компании и фирмы. В оптовых ярмарках общегосударственного (федерального) значения участвуют отечественные товаропроизводители, а также другие оптовые продавцы и покупатели товаров. На них представляются товары, вырабатываемые  в  различных районах страны.   На региональных ярмарках, имеющих местное значение, совершаются сделки по купле-продаже товаров, вырабатываемых местными товаропроизводителями.

Руководит работой оптовой  ярмарки ярмарочный комитет. Он создает рабочие органы ярмарки (дирекцию и др.), которые организуют надлежащее функционирование ярмарки, создают условия для оперативного совершения сделок по купле-продаже товаров.

В последние годы все более  широкое распространение получает выставочно-ярмарочная деятельность, результатом которой является проведение международных, национальных, межрегиональных и региональных торгово-промышленных выставок и выставок-ярмарок, проводимых на территории крупных городов.

Особенно серьезное внимание развитию выставочно-ярмарочной деятельности уделяется правительством г. Москвы, которым разработана «Концепция развития выставочно-ярмарочной деятельности в Москве» [13. С. 42]: Наряду с другими важными задачами, выставочно-ярмарочная деятельность должна решать и задачи, связанные с формированием механизма правительственной поддержки и стимулирования московских товаропроизводителей, с продвижением московских товаров и услуг на российском и зарубежном рынках, укреплением и развитием потребительского рынка г. Москвы, поддержкой малого предпринимательства.

В качестве организаторов  выставок-ярмарок могут выступать государственные и общественные организации, а также предприятия любых форм собственности.

Основными формами  выставочно-ярмарочной деятельности являются [3. С. 56]:

• крупные международные выставки, влияющие на развитие той или иной отрасли промышленности, науки и сегмента рынка;
• международные, межрегиональные и городские специализированные выставки-ярмарки;
• специализированные выставки-салоны;
• национальные и региональные выставки.

Единым организационно-методическим центром выставочно-ярмарочной деятельности в г. Москве выступает Московская торгово-промышленная палата, при которой существует Комитет по выставочной деятельности [3. С. 56].

Одним из новых  каналов товародвижения, появившихся в последние годы, являются оптовые продовольственные рынки. Это место купли-продажи конкурентоспособного товара (сельскохозяйственной продукции и продовольствия) независимыми операторами (продавцами и покупателями) по установленным правилам. В качестве продавцов здесь выступают товаропроизводители и оптовые коммерческие структуры, в качестве покупателей — предприятия розничной торговли и общественного питания, предприятия перерабатывающей промышленности, мелкооптовые коммерческие структуры, а также покупатели, приобретающие мелкие партии товаров для собственного потребления.

2. Основные функции отдела закупок оптовых предприятий

Отдел закупок  является главным подразделением, где  принимаются решения о закупке  товаров, заключаются контракты  на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщика, устанавливаются требования к качеству продукции и т. Д [9. С. 136].

Важность этого  подразделения в общей структуре  оптовой фирмы трудно переоценить  точно так же, как трудно переоценить  важность правильно организованной закупочной деятельности для работы всего предприятия.

Отдел закупок  организует изучение потребительского спроса. При изучении потребительского спроса в оптовом распределении  следует сочетать методы изучения спроса оптовых товарополучателей и  методы изучения спроса населения.

Обязанности торговых агентов отдела закупок включают регулярное посещение предприятий  розничной сети для выявления  их спроса. Они знакомятся с ходом  продаж товаров, производят опросы покупателей  и тщательно изучают материалы  их опросов.

Торговые агенты отдела закупок изучают потребности  товарополучателей, определяют состояние  спроса на отдельные товары, выявляют тенденции изменения спроса и  прогнозируют его на предстоящий  период.

Глубокое изучение спроса оптовых покупателей имеет  большое значение для правильного и обоснованного формирования заказов на поставку продукции. Достоверные сведения о потребительском спросе позволяют торговым агентам оптовой фирмы более точно определить объём и ассортимент закупаемых товаров, своевременно предусмотреть изменения в торговле отдельными товарами.

Отдел закупок  может состоять из одного торгового  агента и нескольких канцелярских работников, осуществляющих документирование операций по закупочной деятельности.

По мере увеличения объёмов закупок штатный состав отдела может расширяться и включать управляющего и нескольких агентов по закупкам с закреплением за каждым из них определённой группы товаров.

Управляющий отделом  уполномочен решать общие вопросы  планирования и организации закупочной деятельности, контролировать действия закупочных агентов и оказывать им всестороннюю помощь [9. С. 147]. Он сам может выступать в роли закупочного агента по определённой группе товаров, если это не мешает выполнению основных обязанностей. При больших объёмах закупок за каждым торговым агентом закрепляется необходимое количество помощников и канцелярских работников.

Агент по закупкам ведёт календарь закупок, в котором  фиксирует все операции по осуществлению  закупочной деятельности. По календарю  определяется время очередной поставки груза, состояние товарных запасов, источники поступления товаров, их стоимость, условия поставки.

В некоторых  оптовых фирмах учёт товаров осуществляется в отделе закупок, в других — эту  функцию выполняет специально созданный  отдел. Правильный учёт товаров и его документальное оформление имеет большое значение для планирования закупок. На. основании этих документов принимаются решения о новых закупках. В документах, связанных с закупочной деятельностью, отражается следующая информация: ассортимент товаров, источники поступления, цена за единицу изделия, условия поставок, резервнодопустимое количество товара на складе, минимальные и максимальные объёмы поставок, время поставки, общий объём закупок за определённый период времени, статистика закупок и т. д. 

Агент по закупкам периодически просматривает учетные  документы. В результате проверки устанавливается  состояние товарных запасов. При  минимальном количестве товара агент  направляет на склад запрос с целью  установления соответствия между физическим наличием товаров на складе и его количеством по учетным документам.

Периодически  осуществляемый выборочный учет товаров  на складе облегчает работу по общему учёту наличных запасов. Цель инвентаризации состоит в определении действительных товарных запасов, необходимых для удовлетворения потребительского спроса.

 Если количество  товаров, хранящихся на складе, не совпадает с данными учетных  документов, агенту по закупкам  необходимо запросить склад (отдел  приёма товаров) и уточнить  все ли товары были учтены  при их приёме и размещении на хранение.

Различные несовпадения могут быть связаны с ошибками в указании места хранения товара, либо с расположением товаров  в местах, предназначенных для  хранения другой продукции. В случае, когда выборочная инвентаризация не позволяет установить истинное количество хранящегося товара, агент по закупкам вправе потребовать от управляющего складом полной инвентаризации.

По получении  данных о наличном количестве товара агент по закупкам рассматривает  другие факторы, влияющие на определение объёма закупки. Например, в результате перепроизводства или сокращения рынка сбыта может возникнуть возможность приобретения товара у поставщика по сниженным ценам.

Для каждого  наименования товара устанавливается  минимальный и максимальный объём закупок.

При закупке  минимальных партий товара дистрибьютор руководствуется соображениями  экономической целесообразности. Закупка  товара ниже минимально установленной  партии означает повышение цены единицы  изделия. На решение о максимальном объёме закупки влияют те же самые факторы, а также перебои в поставках товаров, ограничения в площадях хранения, в трудовых и материальных ресурсах.

Принятые агентом  решения об объёмах закупок отражается в рабочем листе или карточке, где фиксируются закупки товара у соответствующего поставщика.

Напротив каждого  товарного наименования агент указывает  количество товара, включаемого в  заказ на будущую поставку. В компаниях, использующих системы передачи данных, такой лист может быть подготовлен  компьютером. Системы передачи данных позволяют автоматически определить количество заказываемых товаров на основе коэффициента использования товара за определённый период времени [9. С. 148].

Данные, полученные в результате компьютерной обработки, могут быть приняты за основу при  осуществлении закупочной деятельности или изменены в случае появления новой информации, ранее неучтённой. 

Повышенный  спрос на товары может стать основанием для осуществления специальной  закупки. Специальный одноразовый  заказ может включать закупку  товара, не включённого в обязательный ассортиментный перечень оптовой фирмы. Как правило, такое действие дистрибьютора объясняется его желанием установить более прочные контакты с определённым потребителем.

Закупка товаров  сезонного назначения осуществляется в период времени, предшествующий началу сезонной продажи. Потребительский спрос на товары сезонного назначения постоянно меняется, и.это следует учитывать при планировании закупок. Неполная реализация такого товара в сезон может стать причиной значительных убытков в будущем, поскольку в следующем сезоне тот же товар может морально устареть, потерять свою потребительскую ценность и, следовательно, не пользоваться потребительским спросом. Закупка товаров сезонного назначения не должна превышать реального потребительского спроса. Многие фирмы производители осуществляют предварительную продажу сезонных товаров, предоставляя дистрибьютору льготные условия расчёта, выраженные в отсрочке платежа до наступления сезонной продажи.

Предварительная продажа товара весьма выгодна производителю, поскольку сокращает его расходы на хранение товара и его доставку товарополучателям.

С другой стороны, такой метод работы обеспечивает упорядоченность закупочной деятельности дистрибьютора, так как избавляет  его от необходимости осуществлять формирование заказов в спешке и даёт преимущество в отсрочке платежа.

Список  использованной литературы

1. Альбеков А. У. Экономика коммерческого предприятия. – Ростов - на Дону: Феникс, 2009. – 448 с.
2. Аникин Б.А.. Логистика. – М.: Проспект, 2010. – 408 с.
3. Балабанова Л.В. Оптовая торговля: маркетинг и коммерция. – М.: Экономика, 2008. – 206 с.
4. Бурдаева Е.С. Коммерческие закупки: взгляд изнутри - СПб.: Питер, 2008.- 336 с.
5. Брагин Л. А. Торговое дело: экономика, маркетинг, организация.- М.: ИНФРА -М, 2009. - 254 с.
6. Виноградова С. Н. Коммерческая деятельность. – Минск: Высшая школа, 2008. – 446 с.
7. Дашков Л. П. Коммерция и технология торговли. – М.: Маркетинг, 2009. – 582 с.
8. Зубкова И.Н. Организация торговли. – М.: Дашков и К, 2009. – 218 с.
9. Лайсон К. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок. – М.: ИНФА-М, 2009. - 274 с.
10. Осипова Л. В. Основы коммерческой деятельности. – М.: ЮНИТИ, 2009.- 354 с.
11. Половцева Ф.П. Коммерческая деятельность. – М.: Инфа-М, 2008.- 459 с.
12. Петров П. В., Соломатин А. Н. Экономика товарного обращения. - М.: ИНФРА-М, 2009. – 220 с.
13. Федько В.П., Федько Н.Г. Основы маркетинга - Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 480 с.