Подарки и сувениры и требования к ним
Министерство сельского хозяйства Российской Федерации
ФГБОУ ВПО «Воронежский государственный аграрный университет
имени Императора Петра I»
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
По дисциплине Деловое общение и этика
Студента
Финансы и кредит
4 курса 0001
группы
заочного
Колчиной Натальи Евгеньевны
Шифр 10015 ии
Таловая 2013г.
Тема 6. Подарки и сувениры и требования к ним.
1. Визитные карточки.
2. Подарки и сувениры.
1. Визитные карточки.
Вырабатываемые людьми правила общения между собой, а также знания о средствах, делающих его более комфортным, передаются из поколения в поколение. При первоначальном знакомстве между людьми одним из таких обязательных атрибутов была и остается по сей день визитная карточка.
Еще несколько
лет назад использование
Визитки - один из самых распространенных видов полиграфической продукции. Практически никто, наверное, «не избежал» знакомства с ними. Почти у всех фирм, заказ полиграфии начинается именно с визиток. У визиток богатая история, существуют интересные правила оформления.
Визитная карточка (визитка), ее также называли визитным билетом, - это карточка с указанием имени, фамилии, звания и других сведений о лице, вручающем или оставляющем ее при знакомстве или посещении кого-либо. Визитную карточку оставляют какому-либо лицу также и в знак уважения, почтения. Визитные карточки могут представлять как частное лицо, так и фирму (рекламные карточки).
Визитная карточка имеет уже достаточно длинную историю. На вопрос, когда изобрели визитные карточки, исчерпывающего ответа нет до сих пор. Сегодня нет полной ясности в том, кто же все-таки изобрел визитные карточки: французы, немцы или китайцы, хотя, возможно, со временем, история все расставит на свои места в этом спорном вопросе.
Виды визитных карточек:
Личная визитная карточка.
Как правило, она содержит имя и фамилию владельца. Характеризуются достаточно свободным стилем исполнения.
Здесь же иногда указывают отчество или инициалы - в зависимости от имиджа, возраста, национальных и культурных традиций. На личной визитной карточке можно дать также те дополнительные сведения, которые вы хотите о себе сообщить (например, номер пейджера). Они, как правило, печатаются более мелким шрифтом в правом нижнем углу. Личная карточка может содержать и сведения о вашем звании или учёной степени (профессор, доктор, генерал-майор, кандидат технических наук и т. п.) - эти сведения указываются под именем. Не удивляйтесь, если на личной карточке вашего зарубежного знакомого вы найдете не его домашний адрес, а адрес его клуба (бывает, что указывается как клубный адрес - в левом нижнем углу, так и домашний - в правом нижнем углу). Женщины обычно не указывают каких-либо дополнительных сведений на своей личной визитной карточке.
Деловым людям также весьма полезно иметь карточки для неслужебных ситуаций, дружеских, светских контактов, когда упоминание должности, подчеркивание официального статуса может быть не понято и не принято. На таких карточках могут быть проставлены профессия, почетные, ученые звания.
Деловая визитная карточка.
Здесь обязательно указываются имя, фамилия, должность, название и реквизиты компании, используется фирменный стиль компании, логотип и т.п., строгий дизайн.
Карточка содержит необходимые реквизиты для продолжения контактов. Используется в случае состоявшегося знакомства. Существуют некоторые стандарты для размещения текста на деловой карточке. Так, имя руководящего сотрудника фирмы печатается в центре карточки, должность - более мелким шрифтом под именем. Название, адрес фирмы набираются в левом нижнем углу. Номер телефона, телефакса - в нижнем правом.
На деловой карточке сотрудника, который не занимает руководящей должности, в центре печатается название и адрес фирмы, в нижнем левом углу его имя, отчество, фамилия. Внизу справа - номера телефона, телефакса.
Сфера применения такого вида карточек исключительно служебная. В светской жизни их использовать не следует никогда.
Следует учесть
ряд замечаний. При написании
должности нужно указать
Если визитка
напечатана на иностранном языке, фамилия
и имя пишутся полностью, а
отчество обозначается одной заглавной
буквой либо совсем не указывается. В
иностранных языках понятие «отчество»
отсутствует и его могут
Номер домашнего телефона на стандартной визитке не проставляют. Это информация конфиденциального характера. При необходимости его можно написать от руки.
Лицам творческих профессий, у которых нет присутственного офиса, можно и, может быть, нужно указывать на визитной карточке свой домашний телефон.
Корпоративная визитная карточка.
Как правило, не содержит имен и фамилий. В ней указывается сфера деятельности фирмы, перечень услуг, контактные телефоны, карта проезда, адрес веб-страницы, используется фирменная символика. Такая визитка несет рекламный характер, в основном используется на выставках. Часто их делают двусторонними, или книжечкой.
Применяется для представительских целей, в том числе на презентациях, выставках, ярмарках, при вручении подарков, сувениров, поздравлений от имени фирмы.
На визитных карточках официальных лиц, в особенности дипломатов, проставляются только имя, отчество, фамилия и должность. Дипломаты используют такие карточки, на которых указана одна лишь должность, например «Посол». В третьем варианте на визитке, предназначенной для личного использования, пишут только имя, отчество, фамилию, иногда профессию. Их вручают исключительно в неофициальных случаях, посылают дамам.
Супружеские карточки.
Тоже вариант неслужебных визиток. Супруги могут иметь каждый свою карточку, на которых координаты они не проставляют, за исключением, возможно, города, где они живут, или своей страны, если они в данный момент находятся за границей. Иногда муж и жена используют совместную, объединенную супружескую карточку. На такой карточке - их имена (первым пишется имя жены), отчества и фамилия, а также домашний адрес и телефон. Эти карточки обычно служат практическим, а не представительским целям, в отличие от персональных визитных карточек. «Супружеские» карточки прикладывают к свадебным и другим подаркам, которые преподносят от имени мужа и жены, оставляют при совместных неофициальных визитах.
Правила вручения визитных карточек.
Визитные карточки чаще всего вручают лично. В этикете действует принцип первоочередности. При знакомстве первым вручает свою карточку тот, чей ранг, должностное положение ниже, человек менее известный. Если социальный статус собеседников равный, первым предлагает визитную карточку младший по возрасту. Если и должность, и возраст одинаковы, т.е. имеет место, так называемое симметричное общение, то большую оперативность может проявить более вежливый, более активный или более заинтересованный человек.
При деловой встрече с иностранными партнерами первыми визитные карточки вручают хозяева. На переговорах после процедуры обмена визитками, чтобы правильно произносить и не путать имена, карточки целесообразно расположить на столе перед собой в таком порядке, в каком сидят партнеры.
Не принято вручать лично визитную карточку с выражением благодарности или иных чувств.
Посетитель в фирме, учреждении может предъявить свою визитную карточку секретарю для доклада о себе, особенно в случае незаявленного ранее визита. Карточка может открыть посетителю дверь кабинета занятого должностного лица.
При вручении карточек принято обмениваться легкими поклонами. Визитную карточку полагается вручить партнеру так, чтобы он мог сразу прочесть текст. Свою фамилию, особенно если она труднопроизносимая, нужно назвать вслух.
Принявший визитную карточку должен ее прочесть. Фамилию партнера, чтобы быть уверенным в ее правильном произношении - произнести вслух.
Получив визитку никаких пометок на ней в присутствии вручившего делать, не стоит, также нельзя вертеть визитку в руках, мять ее. В ходе разговора, сопровождающего знакомство, карточку лучше сразу не убирать, а держать перед собою на столе или в руках. Это, в частности, поможет вам не забыть и не перепутать имя нового знакомого - оно всегда перед вами. Но вот забыть на столе карточку или, едва отойдя от нового знакомого, выбросить ее - вопиющий знак неуважения.
Во время переговоров следует положить визитные карточки перед собой, соответственно рассадке партнеров. Если требуется надписать на визитке какое-либо уточнение, то лучше попросить хозяина карточки самому сделать это.
Если визитная карточка прилагается к подарку, ее вкладывают в коробку с подарком. Конверт с визиткой заклеивают только в том случае, когда послание носит сугубо личный характер.
Если визитную карточку вкладывают в букет цветов, посылаемый по официальному поводу, к празднику, то на карточке, чуть выше набранного имени, нужно сделать короткую приписку. Если цветы посылают по случаю похорон, никакой приписки делать не надо. Карточку в конверте прикрепляют к бумаге, в которую упакованы цветы.
В некоторых случаях визитная карточка служит рекомендацией. Например, если у делового человека нет времени для составления рекомендательного письма, он может просто передать свою визитную карточку по назначению, написав на ней фамилию человека, которого рекомендует.
Для того чтобы пригласить кого-либо на неофициальный прием, следует написать его имя и фамилию вверху на визитной карточке, а внизу указать наименование приема (например: "завтрак"), место его проведения, число и время.
Если на вашей визитной карточке не хватает места для этой информации, можно написать текст приглашения на открытке и отправить, приколов к ней визитную карточку, приглашаемому.
При перемене адреса следует послать деловому партнеру старую визитную карточку вместе с новой, на которой имеются новые реквизиты.
Новый номер телефона можно, в крайнем случае, вписать и от руки. А вот вписывать от руки новую должность считается неприличным. При изменении должности необходимо срочно печатать новые визитки.
Визитные карточки, которые посылаются по почте или с посыльным, вкладываются в специальный конверт, на котором от руки чернилами, на пишущей машинке, компьютере пишутся имя, фамилия и должность адресата.
В один конверт могут быть вложены визитные карточки для нескольких лиц. В этом случае в левом верхнем углу каждой карточки карандашом или ручкой пишется фамилия лица, которому она адресована. В одном конверте на имя одного лица могут быть посланы визитки от разных лиц.
Визитные карточки, направленные в конверте, не загибаются. Если загнутую карточку доставляет курьер, шофер или она направляется по почте, то это считается грубым нарушением этикета.
На визитные карточки ответ полагается давать визитной карточкой в течение 24 часов после их получения.
Женщины ни в коем случае не должны оставлять свою визитную карточку в доме холостого мужчины.
После представления женщине мужчина должен как можно скорее, не позднее, чем через неделю, послать ей свою визитную карточку и карточку для ее супруга, даже если супругу он не был представлен.
При проведении больших мероприятий типа симпозиумов, конференций и т.п. их организаторы заказывают большие визитные карточки - Пейджи, с указанием имени, фамилии, ученого звания, должности, организации, учебного заведения или научного центра. Бейджи прикалывают на левой стороне груди. Их носят только в здании, где проходит мероприятие.
В ряде пособий для деловых
людей можно встретить
Использование визитных карточек имеет очень глубокую историю и традиции, поэтому, к настоящему времени сложились общепринятые нормы их применения.
Визитную карточку с информацией, размещенной на ней, мы оставляем своему собеседнику или деловому партнеру, после очной или заочной встречи с ним, для того, чтобы содействовать сохранению своего имиджа, к созданию которого мы стремимся.
Визитная карточка, это прямоугольник белой плотной бумаги хорошего качества, где типографским способом четко и красиво отпечатаны ваши фамилия, имя и (как правило) отчество, а так же другие сведения, которые вы хотите о себе сообщить.
Строгих правил в отношении размеров визитных карточек нет. Обычно, размеры визитных карточек для мужчин могут быть больше, чем у карточек женщин, 90 х 50 мм или 80 х 40 мм (в Великобритании, наоборот, размеры визитных карточек для женщин больше, чем у мужчин).
Визитная карточка молодой девушки может быть еще меньше, как правило это 70 х 35 мм. С распространением специальных альбомов для хранения карточек, визитки других размеров выходят из обращения.
Шрифт должен быть легко читаем. Имя пишется полужирным шрифтом немного большего размера. Не рекомендуется использовать сложные готические или декоративные шрифты.
Будьте осторожны с
Классическая визитная карточка должна иметь черный текст на белом фоне, напечатанный вдоль карточки без каких-либо рамок или завитушек.
Изготовители предлагают широкую гамму цветных карточек на картоне, пластмассе и даже на коже, но нормы этикета не рекомендуют далеко отходить от черно-белой гаммы. Предпочтение отдается карточкам на качественной плотной бумаге, которая может быть слегка тонирована, иметь сатинированную поверхность. Цветными и необычными карточками пользуются художники, коммивояжеры, рекламные агенты, работники служб сервиса. Избегайте карточек с глянцевой поверхностью. Черная рамка на визитной карточке, допускается в знак траура.
Желательно заказывать отдельные карточки, на русском и иностранном языках. Тем не менее, двусторонние карточки вполне допустимы, если соблюдать правила изготовления карточек на иностранном языке.
Обычно используются деловые, личные и семейные визитные карточки. Находят применение комбинированные визитные карточки, содержащие как служебные, так и личные данные о владельце. Деловые визитные карточки, это неотъемлемый атрибут современного делового общения. При официальном знакомстве, обмен визитными карточками следует непосредственно после представления друг другу. Очень неприятно, если, получая визитную карточку, вы не можете ответить тем же, тем более сопровождать отсутствие карточки каким-либо оправданием. При официальных переговорах, можно положить карточку партнера перед собой. Особое значение визитные карточки имеют при общении с людьми, не говорящими на вашем родном языке.
На деловой визитной карточке должны быть четко обозначены ваши фамилия и имя (отчество), название вашей фирмы, организации, должность, полный почтовый адрес и другие сведения. Уместно использовать логотип вашей фирмы или организации.
У государственных чиновников, депутатов на визитной карточке можно разместить изображение государственного флага или герба.
2. Подарки и сувениры.
Подарки и сувениры как форма проявления внимания издавна приняты и в частной, и в деловой жизни. Поводов для дарения множество:
- юбилейная дата в деловой жизни сотрудника;
- значимые этапы и события в деятельности фирмы;
- поддержание и развитие отношений;
- праздничные календарные даты;
- общемировые праздники (Новый год, Рождество);
- личных праздников в жизни сотрудника;
- деловой встречи с зарубежными партнерами. Подарки, в этом, преподносит встречающая сторона.
Существует различие между подарком и сувениром. Подарок – это то, что дарят, а цель сувенира – напомнить о какой-либо встречи или событии.
Цель подарка в деловой жизни:
- знак внимания;
- демонстрация уважения;
- проявление добрых намерений;
- проявление заинтересованности в контактах;
- содействие созданию атмосферы благожелательности;
- благодарность за плодотворное сотрудничество.
Как и в частной
жизни, ценность подарка измеряется
не столько его меновой стоимостью
- тому, кто дарит;
- тому, кому должен быть вручен подарок;
- тому, каковы отношения между ними, степени близости;
- как соотносится их служебное и общественное положение, влияние в деловом мире.
Рекомендации, связанные с подарками на работе, внутри коллектива.
Серьезные фирмы, разрабатывая идеологию и политику своей организации в бизнесе, вырабатывают свою политику, связанную с подарками. Это касается отношений внутри коллектива и отношений внешних – с партнерами, поставщиками, клиентами, в том числе иностранными.
Сначала рассмотрим некоторые рекомендации и опыт, связанные с подарками на работе, внутри коллектива:
- служебный этикет имеет иерархический характер, строго учитывает систему взаимодействия сотрудников с руководителями – служебную вертикаль;
- по служебному этикету не принято, чтобы сотрудники преподносили своему руководителю индивидуальные подарки. Они могут вручить коллективный подарок к Новому году либо по какому-то особому случаю;
- если в коллективе существует традиция делать подарки всем мужчинам к 23 февраля или 9 Мая, а женщинам к 8 Марта, то руководители – женщина или мужчина – не могут быть обойдены вниманием;
- секретарь руководителя может принять участие в общем подарке или, если они давно работают вместе, преподнести скромный сувенир от себя лично;
- подарки руководителю – официальному лицу не должны быть слишком дорогими, так как это может поставить его в неудобное положение либо заставит задуматься о подлинных мотивах этого подношения;
- руководитель отдела, организации может сделать подарок сотруднику, лишь опираясь на законное и очевидное основание, чтобы не провоцировать пересуды и сплетни в коллективе. Поводом к вручению подарка могут быть:
а) крупное достижение в работе;
б) успешное завершение проекта;
в) сверхурочная работа;
г) рождение ребенка, вступление в брак, окончание учебного заведения, защита диплома, диссертации;
д) юбилей;
е) выход сотрудника на пенсию. Руководство обычно определяет, какого рода подарок вручается от имени предприятия или фирмы. При этом учитываются заслуги и вклад в процветание организации. На подарке могут быть выгравированы имя сотрудника, даты начала и окончания его службы в компании – на память. В процедуре чествования активно участвуют сотрудники.
Когда сослуживцы в связи с важным событием в жизни коллеги хотят вместо маленького подарка преподнести что-нибудь более ценное и памятное, они собирают деньги на коллективный подарок. Каждый, включая непосредственного начальника, вносит сколько может.
Принцип – абсолютная добровольность. В некоторых организациях создается специальный подарочный фонд, чтобы избежать практики постоянных поборов. Коллективно определяется сумма взноса или процент от зарплаты, а также принципы расходования средств из общей кассы. Главное, чтобы покупки подарков не стало формальным, люди не рассматривали бы их как форму «возвращения собственных денег».
Индивидуальные подарки, которые сотрудники, делают друг другу, относятся к сфере межличностных отношений. Здесь нет регламентации. Служебный этикет требует от них только проявления такта, скромности и рекомендует вручать свой подарок без демонстрации, в неслужебной обстановке.
Правила делового общения с представителями других организаций базируются на принципах и нормах деловой и корпоративной этики. Сотрудник, независимо от должности и ранга, является представителем своей организации и должен способствовать сохранению и преумножению авторитета компании в общественном мнении.
Подарки, которые деловые партнеры делают по разным поводам, в том числе с новогодними праздниками, Рождеством, могут варьироваться от сувенирных карманных календариков, вымпелов с эмблемой фирмы, бутылки хорошего вина до весьма ценных презентов. В сомнительной ситуации руководители и рядовые сотрудники не должны забывать о политике своей организации в этом вопросе. В некоторых случаях нужно вежливо поблагодарить за внимание и решительно отказаться от подарка. Это очень ответственный поступок, неприятный для дарителя. Отказ может быть мотивирован лишь принципиальной позицией компании или, в особых случаях, связан с нарушением такта дарителем, поведение которого воспринимается как давление. Служебный долг не оставляет выбора.
Прежде чем подарить что-либо партнеру, необходимо заранее навести справки о политике партнерской фирмы в данной сфере. В организации могут существовать ограничения и просто запреты. Но и тогда, когда нет официальных препятствий, можно купить что-нибудь хорошего вкуса, не очень дорогое, чисто символическое. В мировой деловой практике этот вопрос решен следующим образом: стоимость подарка, преподнесенного кем-либо сотруднику из внешнего по отношению к данной организации мира не должна превышать двадцати долларов.
Не рекомендуется подношение подарков:
- официальным лицам;
- видным бизнесменам;
- государственным чиновникам;
- банковским служащим;
- их секретарям, помощникам, ассистентам.
Требования к выбору подарков и сувениров.
Требования к выбору подарка:
- главное, нужно думать о человеке, которому преподносится подарок;
- необходимо соотнести дар с поводом;
- если вкусы и интересы человека неизвестны, необходимо заранее расспросить о них его друзей, сослуживцев, членов семьи. Не ориентируйтесь только на себя, на свой вкус, свои интересы. Очень тонкое замечание об этом есть у Андре Моруа: “ Подарки нужно выбирать для того, кому они предназначаются, а не для того, кто их преподносит”.
