Подготовка документов к архивному хранению. 2

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Актуальность темы. «Подготовка документов к архивному хранению» - во все времена не только в данное время является актуальной. В любом учреждение необходимо точно понимать общие принципы формирования и хранения дел. В каждой организации создаётся архив. Правильное формирование центрального хранения, комплектования, учёта, и использования законченных делопроизводством документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения является неотъемлемой частью успешного существования организации (предприятия). Архивные данные не редко позволяют произвести сравнительный анализ, выявить тенденции того или иного явления, подтвердить исторические факты, которые непосредственно могут быть востребованы в любой момент. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки а затем выделяются к уничтожению.

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. С появлением первых документов появилась и задача сохранения этих документов. Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение архивного фонда.

Цель работы: рассмотреть подготовку к архивному хранению документов.

Для реализации цели были поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть особенности подготовки документов к архивному хранению.

2. Рассмотреть, как проходит  экспертиза ценности документов.

1. Подготовка документов  к архивному хранению

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных  документов - создание условий для  их использования в справочной работе учреждений.

Архивы – это специальные помещения, где создаются все необходимые условия для долговременного хранения документов. Это означает, что правильная передача документов на архивное хранение позволяет создать условия для их использования в справочной работе учреждений.

Задачи архива1:

1) прием, учет, хранение документов, законченных делопроизводством;

2) информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

3) организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Передача документов на архивное хранение – это заключительный этап делопроизводства. Документ создается, выполняется, используется, а потом его сдают в архив. Это может быть ведомственный, государственный или просто архив предприятия.

Началом передачи дел на архивное хранение является экспертиза ценности документов. Экспертиза позволяет выявить ошибки, допущенные при кратковременном хранении документов. Также в процессе экспертизы ценности проводится анализ документации, после которого документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению.

Остальные документы переплетаются, описываются и передаются на архивное хранение.

Второй этап передачи  документов на архивное хранение – это составление описей дел. По сути, архивная опись – это справочник архивиста. С помощью описей дел архивные работники могут быстро ориентироваться в очень больших хранилищах документов.

При правильном составлении описи поиск нужного дела на станет для Вас сложной задачей. Резюмируя вышесказанное, отметим, что составление описей дел – наиважнейший этап передачи документов на архивное хранение.

На третьем этапе документы переплетаются.

Архивный переплет в значительной степени облегчает передачу документов на архивное хранение. Переплетенные дела более удобны в использовании и поиске. К тому же  документы, прошедшие брошюровку занимают на 30 % меньше места, что при больших объемах документации становится решающим фактором.

После проделанной подготовки (экспертиза ценности, составления описей дел и брошюровки) происходит непосредственная передача документов на архивное хранение.

Дела принимает заведующий архивом в присутствии работника структурного подразделении, документы которого сдаются в архив. Сдача документов производится по описям. При передаче на архивное хранение особо ценных документов проверяется количество листов в деле.

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными нормативными документами2:

- Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»3, данный закон регулирует вопросы организации хранения, комплектования, учета и использования, а также взаимоотношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.

- Основными правилами работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002. Данный документ достаточно подробно дает объяснения порядка организации работы архивов.

- Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558. Само название документа говорит о том, что в нем поименованы основные документы, образующиеся в процессе деятельности организаций и, определены их сроки хранения.

- Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105. Данное Положение «устанавливает порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов государственными, кооперативными и другими общественными организациями, объединениями, предприятиями и учреждениями, состоящими как на хозяйственном расчете, так и на государственном бюджете».

- Статьей 23 НК РФ пунктом 8 данной статьи4 устанавливается срок  сохранности данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

- Статьей 29 Федерального закона  №402-ФЗ  от  06.12.2011г. «О бухгалтерском учете». Данная статья устанавливает сроки хранения бухгалтерских документов экономических субъектов.

2. Экспертиза ценности  документов

Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» 2004 г. (далее Закон), регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства, экспертизу ценности документов - как изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.5 В этом же законе ст.6 говорится о том, что экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

Основываясь на учебник Е.М. Буровой, основными задачами экспертизы ценности документов являются6:

Первая задача — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государствен­ные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильное™ документов тому или иному государствен­ ному архиву. Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы: 1) для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела); 2) для временного хранения. Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фон­ да путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений. Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

В учебном пособии О.В. Вовкотруб и Л.Р. Фионовой описывается необходимость проведения экспертизы7, она объясняется неравноценностью документов как источников информации. Одни документы несут ценную информацию о политической, научной и культурной жизни общества, развитии народного хозяйства, работе государственного аппарата и т. п. Они могут служить источниками изучения различных областей знания и отраслей государственной и общественной жизни. Информационное значение других документов не выходит за рамки узкопрактических целей. Отражая организационные, административные и хозяйственные вопросы, они служат лишь средством обеспечения оперативной деятельности учреждений. Роль их как источников научных исследований невелика. Встречаются документы, информация которых теряет свое значение почти тотчас же после их возникновения.

Экспертиза ценности документов в организации на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив федерального органа исполнительной власти.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учет дела. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отросли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положение об Архивном фонде, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии.

Задачи ЭК по экспертизе ценности документов:

- рассмотрение проектов номенклатуры дел учреждений и его структурных подразделений;

- утверждение результатов ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

- рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в т.ч. по личному составу и т.д.

Экспертиза научной и практической ценности документов должна проводится систематически. Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т. п).

Особо важное значение  в вопросах организации архива отводится Перечню типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности любой организаций. Именно в нем поименованы сроки хранения большинства документов: 1 год, 5 лет, 75 лет и т.д. или предписан постоянный срок хранения того или иного документа. Часть документов организации предписывается хранить до замены новыми (например, планы-схемы эвакуации  в случаях ЧС).

Все документы, организации или индивидуального предпринимателя, с учетом выше названного Перечня, условно можно распределить  на четыре группы в зависимости от срока их хранения8:

- постоянного хранения (например, годовая налоговая отчетность, свидетельства о постановке на учет в налоговых органах);

- долговременного хранения (свыше 10 лет)(например, документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных следует хранить 75 лет.);

- временного хранения (до 10 лет включительно)(например, счета-фактуры, гарантийные письма);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Кроме того, важно знать, что снижение сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих документов, запрещено, а вот повышение сроков хранения документов может иметь место, но лишь  в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Анализируя Перечень и производя отбор тех документов, которые образуются в процессе деятельности организации, следует сформировать номенклатуру,  на основании которой и будет происходить вся организация архивного хранения в компании.

В зависимости от размера компании, масштаба ее деятельности, порядка документооборота и будет решаться вопрос, какие документы необходимо подвергать архивному хранению.

По общему правилу к таким документам относится бухгалтерская и налоговая отчетность, договора по хозяйственной деятельности и конечно, документация по расчетам с персоналом и документы по кадровому делопроизводству. Разумеется, у маленькой фирмы таких документов будет значительно меньше, чем у крупной компании, особенно, если у него отсутствуют наемные работники, и если индивидуальный предприниматель не ведет бухгалтерский учет.

Для хранения документов, которые образуются в процессе деятельности любой организации (и индивидуального предпринимателя в том числе) на практике применяются два способа: создание собственного архива и хранение архивных документов в специализированных архивных компаниях. Рассмотрим все плюсы и минусы каждого из этих способов.

1.Создание собственного архива.

Если организация, либо индивидуальный предприниматель примет решение – создать свой собственный архив, то в этом случае придется провести большую подготовительную работу с учетом всех рекомендаций и требований законодательства РФ в вопросах архивного дела, хранения, последующего использования и уничтожения документации.

В небольших организациях обычно обязанности по ведению архива возлагаются на одного из сотрудников компании, у ИП, не имеющего работников – на самого предпринимателя. В более крупных компаниях в штате  предусматривается должность  руководителя архива, либо архивариуса.

В крупных и средних компаниях архив размещается в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании или отдельных помещениях здания, удаленных от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.).

Помещения, которые должны быть в архиве любой организации - архивохранилища и рабочая комната для сотрудников. Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

Индивидуальному предпринимателю с его небольшим документооборотом создавать полноценный архив порой нецелесообразно и весьма затратно. Поэтому многие предприниматели  приспосабливают для хранения архивных документов сейфы, которые отвечают критериям огне - и взломос - тойкости. Однако обращаем Ваше внимание, что такого способа организации архива в нормативных документах, регулирующих архивное дело в РФ, не предусмотрено. Кроме того, очень часто сейф просто напросто не может вместить всех выделенных для архивного хранения документов. Ведь даже при сроке хранения документов 5 лет объем таких документов за весь этот период набирается весьма внушительный.

2. Хранение в специализированных архивных компаниях.

Все большую популярность в последнее время приобретает такой способ архивного хранения, как «хранение вне офиса компании» - хранение архивных документов в специализированных архивных организациях.

• Такие архивы оснащены современным оборудованием (архивные стеллажи, специализированные короба, системы контроля доступа и противопожарной безопасности), профессиональным персоналом, здесь соблюдены все требования, предъявляемые законодательством РФ к порядку хранения архивных документов. Основными преимуществами данной технологии являются9:
• снижение непрофильной нагрузки на сотрудников организации;
• защита от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации;
• сохранность важных документов;
• снижение издержек, связанных с оснащением собственного архива и его последующим обслуживанием;
• высвобождение офисных площадей;
• отсутствие затрат на подготовку и переподготовку персонала компании, занятого в процессе организации архивного хранения документов (при условии его наличия);
• ведения архива и документооборота в соответствии с требованиями архивного законодательства
• своевременный отбор и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Весь процесс в этом случае сводится к выбору специализированной организации, заключение договора, своевременная оплата услуг по хранению документации. Однако, справедливости ради стоит отметить, что услуги таких организаций требуют дополнительных затрат и каждый индивидуальный предприниматель должен сам решать, насколько целесообразен такой способ хранения лично для него.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Экспертиза ценности документов проводится на основе действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и ДОУ.

Передачей в архив организации дела постоянного и длительного срока хранения должны быть оформлены и вписаны в специальных учетных формах (описях).

Для чего создают архивы в организациях (ведомственные).

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию данного учреждения. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую функцию – обеспечивают долговременную память документов.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ИСТОЧНИКИ:

1. Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004г. № 125-ФЗ "Об Архивном деле в Российской Федерации".
2. Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.1998 N 146-ФЗ "Обязанности налогоплательщиков".

ЛИТЕРАТУРА:

1. Асфандиярова И. Г. Правовые основы организации архивного дела : учеб.-метод. комплекс / И. Г. Асфандиярова, Г. Т. Калимуллина. – Уфа : БАГСУ, 2009. – 91 с.
2. Бурова Е. М. Архивоведение : (теория и методика) : учеб. для вузов / Е. М. Бурова, Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева. – М.: МЭИ, 2012. - 482 с.
3. Кузина И. Л. Архивное право: учеб. пособие. - Комсомольск-на-Амуре : КнАГТУ, 2011. - 136 с.
4. Архивоведение: (учебное пособие): учебник /О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова. – Пенза, 2005. – 73 с.
5. Архивоведение (теория и методика): Учебник / Е. М. Бурова, Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева. – М: Термика, 2012. – 345 с.

1 Бурова Е. М. Архивоведение : (теория и методика) : учеб. для вузов / Е. М. Бурова, Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева. – М.: МЭИ, 2012. - 482 с.

2 Асфандиярова И. Г. Правовые основы организации архивного дела : учеб.-метод. комплекс / И. Г. Асфандиярова, Г. Т. Калимуллина. – Уфа : БАГСУ, 2009. – 91 с.

3 Федеральный закон Росийской Федерации от 22.10.2004г. № 125-ФЗ "Об Архивном деле в Российской Федерации" [Электронный ресурс]. URL: http://www.rg.ru/2004/10/27/arhiv-dok.html

4 Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.1998 N 146-ФЗ "Обязанности налогоплательщиков". [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru/popular/nalog1/2_4.html

5 Федеральный закон Росийской Федерации от 22.10.2004г. № 125-ФЗ "Об Архивном деле в Российской Федерации" [Электронный ресурс]. URL: http://www.rg.ru/2004/10/27/arhiv-dok.html

6 Архивоведение (теория и методика): Учебник / Е. М. Бурова, Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева. – М: Термика, 2012. – 345 с.

7 Архивоведение (учебное пособие): Учебник /О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионовой. – Пенза, 2005. – 73 с.

8 Кузина И. Л. Архивное право: учеб. пособие. - Комсомольск-на-Амуре : КнАГТУ, 2011. - 136 с.

9 Бурова Е. М. Архивоведение : (теория и методика) : учеб. для вузов / Е. М. Бурова, Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева. – М.: МЭИ, 2012. - 482 с.