Подготовка документов к хранению

Выполнил  студент Проверил преподаватель: ________________________________

Оглавление 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Введение

       Делопроизводство – это система документационного обеспечения управленческой деятельности, определяющая типовые процессы документирования и организации работы с документами. Свод терминов и правил, определяющих делопроизводственные процессы в организациях, изложен в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», а также в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 8 ноября 2005 года № 536.

       Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочение и хранение документов – создание условий для их использования  в справочной работе учреждений и  пополнение Государственного архивного фонда РФ.

       Подготовка  исполненных документов к хранению и использованию включает:

       - экспертизу (оценку) научной и практической  ценности документов;

       - оформление дел;

       - описание документов постоянного  и долговременного хранения;

       - обеспечение их сохранности;

       - передачу дел в архив учреждения, т.е. ведомственный архив. (Ведомственным  называется архив, находящийся  в непосредственном подчинении  соответствующей организации, не  входящий в систему государственной  архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение. 
 

       Формирование  дел.

       Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.

       В дело помещаются документы, которые  по своему содержанию соответствуют  заголовку дела, при этом запрещается  группировать в дела черновые и дублетные  экземпляры документов (за исключением  особо ценных), а также документы  подлежащие возврату.

       При централизованном ведении делопроизводства в организации дела формируются  службой ДОУ, при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

       Формирование  дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и соответствующего государственного архива.

       При формировании дел необходимо соблюдать  следующие основные требования, изложенные в Основных правилах работы архивов организаций:

       - документы постоянного и временного  хранения необходимо группировать  в отдельные дела;

       - включать в дело по одному  экземпляру каждого документа;

       - группировать в дело документы  одного календарного года; исключение  составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течении всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др. 
 
 

       Экспертиза  ценности документов.

       Экспертиза  ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

       Экспертиза  ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

       Отнесение документов к составу Архивного  фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

       К критериям происхождения относятся : роль и место организации в  системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

       К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в  документе, значение имеющейся в  документе информации, подлинность документа.

       К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и  передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

       При отнесении документов к составу  Архивного фонда Российской Федерации  учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.

       Экспертиза  ценности документов проводится на основе:

       Действующего  законодательства и правовых актов  Российской Федерации по архивному  делу и документационному обеспечению  управления;

       Типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовые и примерных номенклатур дел;

       Нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации  в области архивного дела.

       Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией организации.

       На  первом этапе экспертизы ЭД архив  совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общи критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД на постоянное и временное хранение; перечень учреждается экспертной комиссией организации.

       Экспертиза  ЭД проводится экспертной комиссией  во взаимосвязи с документацией  организации на традиционных носителях (применяется в комплексе системы  общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).

       При  приеме ЭД на хранение в архив учитываются  факторы: ограничения на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. 

       Порядок проведения экспертизы ценности документов.

       Экспертиза  ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного  обеспечения управления совместно  с ЦЭК организации под методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

       Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

       Дела  с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения  и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

       Дела  с отметкой «ЭПК», содержащие документы  постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы  постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

       Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы  временного хранения, определяются по перечню документов с указанием  сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

       Подшивка  вновь оформленных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

       Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

       Подготовка  электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

       Проверка  физического состояния машинных носителей, предназначенных для  передачи в архив;

       Запись  ЭД на машинные носители;

       Проверка  качества записи;

       Описание  ЭД;

       Проставление  архивных шифров на единицах хранения (футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу:

       Подготовка  комплекта сопроводительной документации.

       Сопроводительная  документация ЭД должна быть достаточной  для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания, электронный формат, физическая и логическая структура, объем документа.

       По  результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Пример

Опись дел постоянного  хранения

Наименование  организации 

Фонд № ___________                                    УТВЕРЖДАЮ 

ОПИСЬ № _____________                            Наименование должности

Дел постоянного  хранения                            руководителя организации 

за _______________ год                                  Подпись      Расшифровка

                                                                                                подписи

                                                                            Дата

       В данном разделе описи внесено ___________________________ ед. хр.,

                                                                                     ( цифрами и прописью)

с № _______________________ по № ________________________ , в том числе:

литерные номера _____________________________________________________

пропущенные номера _________________________________________________ 

Наименование  должности                      Подпись                 Расшифровка подписи

составителя описи 

Наименование  должности                      Подпись                 Расшифровка росписи                   

руководителя  архива

(лица, ответственного  за архив) 

Дата 

УТВЕРЖДЕНО                                                                          СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК  архивного учреждения                       Протокол ЦЭК организации

От _____________ № ______                                        от __________ № ________

       Пример 

       Акт о выделении к  уничтожению дел, не подлежащих хранению

Наименование  организации

                    АКТ                                                              УТВЕРЖДАЮ

__________ № _________                                               Наименование должности

______________________                                               руководителя организации

о выделении  к уничтожению

документов, не подлежащих                                          Подпись        Расшифровка

хранению                                                                                                 подписи

                                                                                           Дата

На основании ________________________________________________________

                          ( название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения) 

 отобранных  к уничтожению как не имеющие  научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда № ___________________

                                                                                                         (название фонда)

Итого ________________________ ед.хр. за __________________________ годы

                 (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного  хранения за _______ годы утвержденные, по личному составу согласованы  с ЭПК ____________________________________________

                                                                 (наименование архивного учреждения)

(протокол от  ____________________ № ______________________)

Наименование  должности лица,

проводившего  экспертизу

ценности документов                              Подпись                Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК

От __________ № _______

       Оформление дел.

       Оформление  дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается  в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течении которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

       При формировании обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указывается  следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома,  части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

       Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

       При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие  требования: название учреждения пишут  полностью с указанием подчиненности  в именительном падеже или указывают  его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний цеесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

       В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

       В заголовок дел, содержащих копии  документов, должна указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одной из них, то их пишут после описания документов или одному из них, то их пишут после описания документов или к одному и них, то их пишут после описания документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

       Важным  реквизитом обложки дела является дата  дела, т.е. годы заведения и окончания  дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего  учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (докладные, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение,  также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

       Датой дела, содержащего протоколы заседаний  коллегиальных органов, комиссий и  т.п., является даты составления первого и последнего протокола или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица на которое оно заведено.

       В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» - количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие измерения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.п.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

       Для определения категорий дел постоянного  и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.п.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.

       По  окончании делопроизводственного  года все завершенные дела постоянного  и временного хранения, прошедшие  экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающих их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом  основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

       С момента заведения и до сдачи  в ведомственный архи дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

       Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку  из картона или переплетаются  с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз  и резолюций на них. Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки скрепки) из документов удаляются.

       Дела  постоянного хранения, состоящие  из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

       При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти  документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов они изымаются из дел, при этом на них составляется отдельная опись.

       В конце каждого дела подшивается  чистый бланк листа-заверителя, а  в начале дела (для учета особо  ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела.

       В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка положения  документов, включенных в дело, все  листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими  цифрами валовой нумерации в  правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

       Листы дел, состоящих из нескольких томов  или частей, нумеруются по каждому  тому или по каждой части отдельно.

       Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

       Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается  и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

       Лист  с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками  и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.