Подготовка и обслуживание секретарем совещаний, оформление командировок

39

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙФЕДЕРАЦИИ

ФИЛИАЛ

ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

в г. НОЯБРЬСКЕ ЯНАО

Контрольная работа

по Организации секретарского обслуживания.

Подготовка и обслуживание секретарем совещаний, оформление командировок.

Выполнила студентка 5 курса,

Специальность: ДиДОУ,

ОЗО

И.В. Кухаренко

Проверил:

г.Ноябрьск, 2011г.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ТИПЫ СОБРАНИЙ И ИХ ФУНКЦИИ

ПОДГОТОВКА К СОВЕЩАНИЮ

ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Список использованных источников и литературы

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений. Во многих организациях одной из наиболее обсуждаемых проблем является проблема подготовки и проведения совещаний. Отсутствие должной подготовки руководителя к совещанию приводит к бесполезной трате ресурсов и может стать причиной демотивации сотрудников, что, в свою очередь, отрицательно скажется на эффективности их труда[1]., поэтому эта темя очень актуальна.

Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как на них затрачивается дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы.[2]

В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности у предприятий и организаций возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также оказания различных услуг и выполнения работ не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Так, многие предприниматели, работники различных организаций и предприятий не только совершают деловые поездки по территории Российской Федерации, но и выезжают в другие страны для заключения договоров (контрактов) и соглашений по поставкам сырья, товаров, материалов, обмена опытом с зарубежными партнерами, участия в переговорных процессах и т.д. В результате практически все предприятия и организации в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью направления сотрудников в служебные командировки.

Действующее законодательство содержит достаточно жесткие требования к порядку оформления служебных командировок, оплаты командировочных расходов и их учета.

Посылая сотрудника в командировку, организация несет определенные расходы: выдает суточные, оплачивает билеты, стоимость проживания. Как показывает практика, отражая эти операции в учете, бухгалтер нередко совершает ошибки. Значительное количество ошибок и вопросов связано с операциями по загранкомандировкам. Осуществление загранкомандировок вынуждает предприятия и организации учитывать и правила валютного регулирования.

Целью данной контрольной работы является анализ подготовки секретаря к деловому совещанию и оформления командировок.

Для достижения данной цели были поставлены задачи:

1)     Рассмотреть понятие, сущность и типы деловых совещаний;

2)     Разобрать процесс подготовки совещания: формирования повести дня, определения состава участников совещания, подготовки необходимых документов, выбора помещения для совещания;

3)     Рассмотреть обязанности секретаря в оформлении командировок.

ТИПЫ СОБРАНИЙ И ИХ ФУНКЦИИ

Слово "совещание" определяется толковым словарем как действие по глаголу совещаться, т.е. сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-нибудь. Таким образом, под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам.

На практике выделяют три следующие категории собраний:

1. Ежедневное собрание, когда люди совместно работают над одним проектом, преследуя общую цель, и принимают решения без соблюдения формальностей, общим согласием.

2. Еженедельное или ежемесячное собрание, когда участники работают над разными, но параллельными проектами и где присутствует определенный элемент состязательности, а также высока вероятность того, что окончательное решение будет принято самим председателем.

3. Нерегулярные, редкие, специальные встречи и совещания, где присутствуют люди, которые обычно не контактируют в процессе своей работы и работа которых мало или вообще не связана с деятельностью других. Их объединяет лишь сам проект, для продвижения которого организована встреча, а мотивирует общее желание – успех проекта.

Из трех перечисленных типов собраний первый, характерный для повседневного рабочего окружения, самый распространенный и наиболее подходящий для того, чтобы быть успешным. Условия его проведения обычно гарантируют, что собрание будет коротким, а привычка участников работать бок о бок друг с другом – что общение будет эффективнее.

Иначе обстоит дело с двумя другими типами. На таких встречах многочисленные и разнообразные человеческие противотоки способны увести дискуссию от основной темы, а ошибки со стороны председателя – свести на нет ее цели.

ПОДГОТОВКА К СОВЕЩАНИЮ

Перед любым совещанием председатель должен определить, с какой целью проводится встреча. Если не будет предельно четкого требования к совещанию, существует серьезная опасность, что оно превратится в потерю времени для всех и каждого. Совещание может использоваться для достижения следующих целей:

1. Информационно-справочная. Если информация должна быть представлена конкретным человеком, требует некоторого разъяснения, комментариев, дабы быть понятной, или является чрезвычайно важной для участников, то в повестку дня уместно ввести пункт, не требующий выводов, решений или действий, но лишь предусматривающий, чтобы группа выслушала и обсудила доклад. В остальных случаях уместнее будет распространить информацию на бумаге. Информационно-справочная функция включает также отчеты о ходе работы – чтобы держать группу в курсе текущего состояния проектов, - и отчеты по завершенным проектам с целью дать им оценку.

2. Конструктивно-созидательная. Это функция «Что будем делать?», которая охватывает все пункты, требующие от группы придумать нечто новое.

3. Ответственность за исполнение. Эта цель предусматривает распределение ответственности и обязанностей по выполнению каждого компонента задачи.

4. Законодательная. В любой организации существует своя структура и система правил, стандартных практик и процедур, в рамках и посредством которых осуществляется вся деятельность организации. Вопросы, связанные с изменением этой структуры, созданием новой организации или введением новых процедур требуют коллективного принятия или утверждения лидерами всех групп, которых это касается.

Полезность и успех заседания становятся весьма сомнительными, если на нем присутствует слишком много людей. Как правило, идеальное число собравшихся колеблется от 4 до 7 человек, приемлемое – 10, предельное – 12. Поэтому председатель должен приложить все усилия, чтобы уменьшить количество людей, не забывая при этом о необходимости пригласить всех, кто способен сделать важный вклад. Иногда лучше провести два небольших совещания вместо одного многолюдного и шумного.

Начинается работа по подготовке совещания с принятия решения о необходимости его проведения, выносимых на него вопросах и предпо­лагаемых участниках, времени и месте проведения. Постоянно действу­ющие коллегиальные органы (советы, коллегии) имеют годовые, квар­тальные и месячные планы работы, постоянный день и время заседаний.

Назначать совещание лучше на начало или конец рабочего дня, чтобы не разбивать рабочий день, ритм работы, не заставлять людей переключаться с одного вида деятельности на другой. Кроме того, нужно сразу обдумать место проведения совещания. Оперативные совещания с небольшим количеством участников часто проводятся в кабинете руководства. Заседания постоянно действующих коллегиальных органов (советов, коллегий и т.д.) обычно проходят в специально предназначенных для этого одних и тех же залах заседаний. Но в том случае, когда имеются приглашённые и общее количество участников требует боль­шего помещения, необходимо к его выбору отнестись ответственно. Помещение надо выбрать до составления приглашений, чтобы в нём точно указать место проведения заседания. Выбирая помещение, учитывают прежде всего количество участников. Обязательно должно быть пре­дусмотрено достаточное количество запасных мест: для маленького совещания дополнительно 2-3 стула, для больших совещаний не менее 15-20 мест. Кроме того, выбирая помещение, учитывают возможность применения технических средств и оборудования.

На основании указаний руководителя и по согласованию с ним разрабатывается повестка дня. Повестка дня - это первый документ, который составляется при подготовке совещания.

Такие коллегиальные органы как коллегии, различные советы и т.д. имеют годовые, квартальные и месячные планы работы. При формировании повестки дня заседания такого коллегиального органа выносятся на обсуждение как плановые вопросы, так и оперативные по указанию руководителя. При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить воп­росы, по которым больше приглашенных. После их рассмотрения приглашенные могут уйти. Остальные вопросы располагаются по степени сложности от более сложных и трудоемких к более простым.

В повестке дня указываются вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих каждый вопрос. Вопросы нумеруются и начинаются с предлога "О", "Об", или формулируются в именительном падеже. 

Например:



Список участников - это второй документ, который подготавливается. Если это заседание постоянного коллегиального органа - совета, правления, комиссии, то список уже имеется и к нему лишь должны быть добавлены приглашённые лица.

Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, и исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными знаниями или имеющими опыт в решении аналогичных проблем. Чёткой организации работы способствует составление списка по определённой форме, в которой заранее можно предусмотреть все сведе­ния, необходимые впоследствии для контроля за ходом подготовки и проведения совещания.

 Например:

Список участников совещания

01.02.99

При необходимости список может дополняться другими вопросами. Такой список, размноженный в нужном количестве экземпляров, можно будет использовать одновременно при регистрации, для работы хозяйственных служб, он может быть положен на стол президиума совещания, что позволит ведущим ориентироваться при непосредственной орга­низации работы совещательного органа.

Имея повестку дня, список участников, зная время и место проведения совещания, приступают к оповещению участников. Оповещение участников совещания должно быть проведено заблаговременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий день, перенести при необходимости дела, подготовиться к совещанию. В процессе оповещения одно­временно уточняется и список участников совещания. Особенности формирования повестки дня собраний акционерных обществ и сроки её рассылки подробно изложены в книге: Быкова Т.А, Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). — М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-синтез", 1997, 76 с.Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно с посылкой приглашения (извещения) или устно (по телефону). Если все участники совещания-работники одной организации, достаточно их оповестить по телефону, переговорив лично или передав приглашение че­рез сотрудников подразделения. Распространённым способом пригла­шения на совещание являются телефонограммы. Они используются обычно для приглашения сотрудников подведомственных организаций.

Пример приглашения телефонограммой:

В постоянно действующих коллегиальных органах: советах, коллегиях, комиссиях и т.д. повестка дня с указанием места и времени заседания обычно рассылается.

Если для участия в совещании приглашаются работники других организаций, составляется письмо-приглашение. В нём помимо указания, кто проводит совещание, вопросов для обсуждения, времени (даты и часа) и места проведения могут указываться дополнительные условия участия: предоставление гостиницы, стоимость, необходимость подтверждения участия и т.д. Если не предполагается посылка повторного приглашения после получения подтверждения об участии, в первом письме-приглашении даётся полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти. Если рассылается повторное приглашение лицам, подтвердившим своё участие, то эти све­дения будут указаны в повторном приглашении.

Например:

Другой пример:

Сегодня для оперативной рассылки приглашений чаще всего используются современные формы связи - факс или компьютерная почта. Преимущество рассылки с помощью компьютера состоит в том, что имея текст приглашения и список на рассылку, компьютер осуществляет автоматическую рассылку приглашений, добавляя в каждое приглашение конкретный адрес и обращение к адресату.

В случае отправки письменного приглашения любой формой связи желательно по телефону проверить, дошло ли приглашение до адресата. Отправив приглашение, в списке участников совещания делают отметку о посылке письма, телефонограммы, оповещении по телефону и полученных ответах (принятие приглашения, отказ, причины отказа и т.п.).

Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеет своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиального обсуждения. К таким документам прежде всего относятся доклады (сообщения) или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков.

Сегодня большие доклады (сообщения) практически не зачитываются. Участники совещания имеют их текст (или тезисы) и поэтому докладчик в ограниченные временные рамки подчеркивает лишь самые основные положения своего выступления. Кроме того, заранее готовятся и размножаются информационно-справочные документы, позволяющие глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос - отчеты, таблицы, графики, справки, экономические расчеты, планы, обзоры и т.д.

Секретарю-помощнику или секретарю-референту, службе делопроизводства руководитель может поручить сбор и предварительный анализ необходимой информации для выступления, которое он предполагает сделать. Обычно не требуется подготовки текста выступления, надо лишь подобрать полную, точную, предельно достоверную информацию. Это может быть подборка необходимых документов: законодательно-нормативных, распорядительных документов, отчётов, актов ревизий, справок, писем и т.д. Лучше сделать подборку в виде ксерокопий, т.к. на них можно фломастером, ярким карандашом и другими средствами выделить наиболее важные места, цифры, фамилии и другую информа­цию, необходимую для доклада. Можно составить и информационно-обзорный реферат по интересующей руководителя теме. Однако такая работа может быть выполнена только сотрудником или секретарём-референтом высокого класса с высшим образованием.

Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Необходимо востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос и организовать их оформление.

Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Эта процедура также может быть выполнена с использованием компьютерной почты и факса.

Готовя совещание, следует выяснить финансовые затраты, необходимые для его проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы и т.д. Размножение информационных материалов для участников совещания также может быть существенной статьёй расхода.

На подготовительном этапе определяется общий объём работ во время обслуживания совещания и в случае необходимости вносится предложение о создании рабочей группы по подготовке совещания. Необходимо тщательно продумать состав группы, кто из сотрудников какую работу должен выполнить, в какое время каждый из них будет задействован в обслуживании совещания: встреча, регистрация, организация кофе-паузы, покупка канцелярских принадлежностей, воды и цветов, техническое обслуживание совещания и т.д. При организации крупных совещаний с большим количеством участников вопрос организации совещания следует закрепить приказом руководства.

В случае участия в совещании иногородних лиц не менее важным является процедура размещения участников. Имея список участников совещания, ответственный за его организацию знает, кто приедет из других городов. По каждому такому участнику совещания обязательно выясняется, будет ли он нуждаться в размещении в гостинице.

Готовя совещание и приглашая иногородних участников, прорабатывают вопрос о гостиницах или общежитии, где они смогут остановиться. По указанию ответственного за организацию совещания, бронируются места в гостиницах и общежитии. Обычно этим занимаются административно-хозяйственные службы. Готовящий совещание сообщает, сколько и каких мест необходимо забронировать и держит вопрос размещения под контролем. У него собираются сведения, где какой участник совещания будет размещен.

В подготовительный этап входит и забота о транспортном обеспечении участников. Необходимо учесть, будет ли нужна машина, автобус для встреч, проводов, доставки участников от места проживания к месту проведения совещания. В случае необходимости составляется точный график, когда и куда подается машина, в какое время транспорт будет в распоряжении ответственного за транспортное обслуживание.

Для больших совещаний, особенно с участием иногородних, может быть продумана культурная программа: посещение театров, выставок, музеев, экскурсии по городу, памятным местам и т.п. Программа расписывается по дням совещания, а количество участников каждого предлагаемого мероприятия будет уточняться в день регистрации. Обычно за культурную программу отвечает специально выделенный сотрудник. Можно культурную программу предложить путем приглашения в день регистрации выездных театральных кассиров и развешиванием музейно-выставочных плакатов-реклам, что также надо спланировать заранее.

Заканчивается подготовительный этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется заранее, они приводятся в рабочее состояние. В больших помещениях проверяется исправность ра­диосети. За установку технических средств и их эксплуатацию отвечают специально выделенные работники, имеющие необходимую квалификацию. Важно помнить, что в определённых случаях совещания стенографируются или организуется запись совещания на магнитную ленту. В этих случаях надо подготовить рабочее место стенографистки или ведущего протокол и заранее проверить возможность размещения и ис­правность звукозаписывающей аппаратуры.

Таким образом при подготовке совещания можно выделить вопросы:

1)     Выработка повестки дня, определение круга участников и времени совещания

2)     Определение места совещания (выбор помещения)

3)     Оповещение участников совещания

- составление приглашения

- передача приглашения

4)     Уточнение списка участников

5)     Подготовка материалов для рассмотрения на совещании

- основного сообщения

- справочно-информационных материалов

- проекта решения

6)     Организация рабочей группы совещания и распределение обязанностей

7)     Определение финансовых расходов

8)     Проведение организационных мероприятий

- заказ гостиницы

- заказ транспорта

- организация кофе-паузы

- организация культурно-массовых мероприятий

- закупка канцелярских принадлежностей, воды, цветов и т.д.

9)     Проверка готовности помещения (количество мест и техническая оснащённость).

Приступая к подготовке совещания, хорошо иметь такой перечень под рукой, чтобы не упустить какую-либо деталь.

Сегодня широкое распространение получили компьютерные технологии, которые в сочетании с современными телекоммуникациями позволяют не собирать участников совещания в одном месте, а проводить обмен мнениями между сотрудниками, находящимися у своих компьютеров в реальном режиме времени. Эта форма совещания также требует предварительной подготовки: выработки повестки дня, оповещения участников, предварительной рассылки рассматриваемых материалов.

В зависимости от возможностей линий связи такое совещание может быть обменом только текстовой и графической информацией, но может быть добавлена аудио и даже видеосвязь, когда участники слышат и видят друг друга. При такой форме совещания организаторы до начала совещания должны провести пробное подключение и проверить качество связи с каждым его участником. С лицами, на принимавшими ранее участия в аналогичных совещаниях, следует связаться заранее, чтобы уточнить наличие у них необходимого программного обеспечения и проверить качество связи.

Но и при традиционной форме совещания, когда участники собираются в одном помещении, компьютер используется для демонстрации материалов по ходу выступления. В этом случае организатору совещания необходимо заранее уточнить у выступающих, в какой программе подготовлена демонстрация и перед совещанием проверить представленные материалы.

Наиболее оптимальным вариантом для оперативных совещаний является их протоколирование.

Протокол - организационно-распорядительный "документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов". Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющие его как "документ с записью всего происходящего на заседании, собрании". Единая государственная система делопроизводства, с.74.Протокол оформляется на основании записей, которые ведутся во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол составляется после их расшифровки. Вести запись во время заседания должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят: наименование учреждения - автора, указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в том случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире-окончания.

Например, 11-13.03.98.

Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении, может быть, учебного года).

В реквизите "место заседания" указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола отвечает на вопрос "чего" и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуются с названием коллегиального органа. Начинается заголовок с прописной буквы.

Например. "Совещания студсовета", "Заседания комиссии", "Собра­ния трудового коллектива".

После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола распадается на две части: первую - вводную, где указаны фамилия и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих и повестка дня; вторую - основную, фиксирующую ход заседания.

Словом "председатель" начинают протокол; оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово "секретарь".

Председатель - Харченко В. И.

Секретарь - Веселкова С.Л.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без должностей. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с числом присутствующих более 15 человек их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.

Например: Присутствовали: 43 человека (список прилагается).

На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе "Присутствовали" указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.

Например, в протоколах профсоюзных собраний указывается:"На учете в профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствует 117".

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется. Перечисление вопросов в повестке дня может начинаться с предлога "О" ("Об"), но возможен и другой вариант, когда вопросы формулируются в именительном падеже без предлога "О" или "Об". Например:

1 О перспективах развития завода. Доклад директора... (Ф..И..О.)

2 Об итогах социологического опроса рабочих.

Доклад руководителя социологической службы... (Ф.,И.,О,) или

1 Перспективы развития завода. Доклад директора... (Ф..И..О.)

2 Итоги социологического опроса рабочих.

Доклад руководителя социологической службы... (Ф.,И.,О,)

В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись:"Повестка заседания прилагается".

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня.

По каждому пункту могут быть такие части:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):