Подготовка и оформление организационных документов

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«НАЦИОНАЛЬНЫЙ МИНЕРАЛЬНО-СЫРЬЕВОЙ УНИВЕРСИТЕТ «ГОРНЫЙ»

Кафедра экономики, учета и финансов

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По  дисциплине: Документоведение и делопроизвоздство

Тема: «Подготовка и оформление организационных документов»

Выполнила:студентка гр. ГМУСз-10-7  _______ /Юденкова Т.Ю./                   

Шифр:0708031174

Факультет: Заочного обучения                                                       

Специальность: 080504.65

Курс: 4

Проверил: ассистент /________/ Крук М.Н.

Санкт-Петербург

2013

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении  комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Цель разработки организационных  документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Деятельность любого предприятия  первоначально регулируют организационно – правовые документы, к которым  относятся:

Устав – свод правил, регулирующих деятельность предприятия, его взаимоотношения с другими организациями, предприятиями, фирмами и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании предприятия.

Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, комплектацию, обязанности и организацию работы системы предприятия.

Инструкции – правовые акты, издаваемые или утверждаемые в целях установления правил, регулирующих организационные, финансовые, технологические и иные стороны деятельности предприятия.

Штатное расписание – организационно – правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений (при наличии таковых) предприятия, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.

Правила внутреннего  трудового распорядка - документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности предприятия.

Должностные инструкции – документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) предприятия конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Общие требования к оформлению организационно – правовых документов остаются едиными для всех документов данной группы (обязательные реквизиты и порядок их размещения, использование обычной стандартной бумаги, листы которой отвечают всем установленным требованиям, определенных шрифтов и тому подобное).

Нормативно-правовую базу организационной документации в России составляет совокупность законодательных актов РФ, нормативно-методических документов, государственных стандартов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб ДОУ организаций всех форм собственности.¹

1. Учредительный договор

Учредительный договор – это  договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое  лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Учредительный договор относится  к учредительным документам юридического лица. В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место  его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.

Учредительный договор юридического лица заключается его учредителями (участниками). Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.²

2. Устав предприятия

Устав предприятия – это одно из составляющих учредительных документов.

Устав – прежде всего набор правил, по которым организация осуществляет свою деятельность. Устав подлежит утверждению всеми учредителями (участниками) предприятия. С 2009 года устав  является единственным учредительным  документом для обществ с ограниченной ответственностью.

В уставе в обязательном порядке  нужно отразить наименование юридического лица на всех языках, место, где оно  находится (адрес), подробно порядок  действие по управлению деятельностью  юридического лица, также нужно перечислить цели своей деятельности.

Для отдельных видов предприятий  законом могут быть предусмотрены  добавочные требования по содержанию учредительных документов. Например, в уставе акционерного общества нужно  указать сведения о категориях выпускаемых акций, их номинал, стоимость и количество.

Устав может содержать и другие условия, не предусмотренные современным  законодательством, но не противоречащие ему. В уставе нужно указать сведения по организационно-правовой форме предприятия, величине его уставного капитала, порядок распределения прибыли, указан порядок действий на случай реорганизации или ликвидации предприятия. Также нужно указать, как формируются органы управления предприятием, кто входит в их состав.

Чем подробнее будет расписан порядок  деятельности предприятия, тем меньше будет недоразумений в ходе работы и меньше конфликтов и недопонимания между учредителями. Устав предприятия не обязательно писать с нуля. Можно взять типовой документ и переделать его под конкретную организацию, вписать туда все нюансы деятельности предприятия.³

3. Положение об организации

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.

В случаях, предусмотренных  законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида.

Положение об организации  относится к учредительным документам. В учредительных документах некоммерческой организации должны определяться наименование некоммерческой организации, содержащее указание на характер ее деятельности и организационно-правовую форму, место нахождения некоммерческой организации, порядок управления деятельностью, предмет и цели деятельности, сведения о филиалах и представительствах, права и обязанности членов, условия и порядок приема в члены некоммерческой организации и выхода из нее (в случае, если некоммерческая организация имеет членство), источники формирования имущества некоммерческой организации, порядок внесения изменений в учредительные документы некоммерческой организации, порядок использования имущества в случае ликвидации некоммерческой организации и иные положения, предусмотренные Федеральным законом от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ "О некоммерческих организациях". Обязательными реквизитами Положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, оттиск печати.⁴

4. Структура организации и штатная численность

Структура и штатная численность - правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации  и штатную численность.

Составление документа, определяющего  структуру и штатную численность организации, может быть предусмотрено Уставом (Положением об организации). Проект этого документа по поручению руководителя организации готовится отделом кадров, визируется заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписывается заместителем руководителя по персоналу и утверждается руководителем организации.

Структура и штатная численность  организации, как правило, утверждается на календарный год. Изменения в  документ вносятся приказом руководителя организации. В тексте документа  указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.⁵

5. Штатное расписание

Штатное расписание - это документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной  численности организации. Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Оформляется штатное расписание по форме Т-3. Трудовой Кодекс РФ не предусматривает обязательного наличия штатного расписания в любой компании, но согласно постановлению Роскомстата, для всех форм собственности распространяется необходимость учета первичной документации по учету оплаты труда. Найм сотрудников по трудовому договору (вне зависимости от того, является ли место работы основным или по совместительству), происходит на основании штатного расписания, в котором обязательно указывается структурное подразделение и должность сотрудника.

Обычно штатное расписание –  это деятельность бухгалтерии, но в  Квалификационном справочнике должностей указано, что заполнение штатного расписания – непосредственная обязанность  экономиста по труду. Но в связи со случаями отсутствия данной должности во многих организациях, руководитель компании самостоятельно принимает решение о том, кто будет заниматься вопросами штатного расписания в организации.

В случае, когда ответственность  за ведение штатного расписания возлагается на сотрудника, не имеющего в трудовом договоре данную обязанность, такое действие сопровождается оформлением приказа.⁶

Правила внутреннего трудового  распорядка – это локальный нормативный  акт компании, разработанный и  утвержденный в соответствии с трудовым законодательством РФ и уставом компании для целей:

• укрепления трудовой дисциплины,
• эффективной организации труда,
• рационального использования рабочего времени,
• обеспечения высокого качества и производительности труда работников.

Правила внутреннего трудового  распорядка являются документом, который  любая компания обязательно должна иметь в своем распоряжении. С  этим документом нужно ознакомить под  расписку каждого сотрудника организации.

Довольно часто качество работы наемных сотрудников напрямую зависит от четкости организации процесса труда и трудовой дисциплины.⁷

6. Положение о структурном подразделении

Положение о структурном подразделении  – это локальный нормативный  акт, в котором определяются: порядок  создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами предприятия. Положение о структурном подразделении входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, имеет код по ОКУД 0211111, изготавливается на формате А4 в одном подлинном экземпляре, который хранится в дирекции или канцелярии, по одной копии направляется в соответствующее структурное подразделение, в отдел кадров, в подразделение, разработавшее Положение. Положения о всех структурных подразделениях хранятся на предприятии постоянно.

Обязательными реквизитами данного  документа являются регистрационный номер и гриф утверждения.

Разработчиком Положения о структурном  подразделении является инженер  по организации управления производством (если на предприятии есть отдел  организации и оплаты труда), служба персонала или кадровая служба. К  совместной работе рекомендуется привлекать юридический или правовой отдел. Обычно Положения о структурных подразделениях утверждаются руководителем организации (непосредственно либо специальным распорядительным актом).⁸

7. Инструкции организационно-методического назначения

Инструкции организационно-методического  назначения представляют собой правовые документы длительного действия, определяющие собой научно-технические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее служб и подразделений.

Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных актов, государственных стандартов, приказов и т, п. Существуют инструкции по эксплуатации оборудования, по безопасности труда, по организации делопроизводства на предприятии, в отдельных службах и др.

В практике работы организаций встречаются инструкции по делопроизводству в кадровой службе, оговаривающей порядок и правила разработав, прохождения, оформления и хранения документов по личному составу. В ряде организаций действуют инструкции по документообороту и делопроизводству в бухгалтерском учете, учитывающие специфику подготовки, оформления, контроля исполнения и хранения бухгалтерской документации и т. д. Формуляр инструкций такого рода аналогичен формуляру Положения о подразделении организации.

Титульный лист включает следующие реквизиты: наименование организации - автора документа, гриф утверждения, наименование документа, место и год издания. Текст инструкции включает ряд разделов, например, в инструкции по делопроизводству в кадровой службе предусматривается три раздела: общие положения; правила подготовки, оформления и согласования документов по личному составу; организация работы с документами.⁹

8. Должностные инструкции

Должностная инструкция - локальный  организационно правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовых (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Должностная инструкция - эффективное средство управления персоналом. Она выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Должностная инструкция позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника службы.

На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с  работником. Трудовой договор и должностная  инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций (споров) между руководством организации и сотрудником (работодателем и работником).

           Должностные инструкции разрабатывайся  на все должности, которые предусмотрены  Штатным расписанием. Как правило,  должностное инструкции для руководителей подразделений не разрабатываются - их деятельность регламентируют положения о соответствующем структурном подразделении.

Должностные инструкции разрабатываются  на основе Тарифно-квалификационных характеристик  по общеотраслевым должностям служащих, утвержденных Министерством труда и социального развития Российской Федерации. Разработка должностной инструкции вменяется в обязанность руководителя подразделения, согласовывается с отделом управления персоналом, с юрисконсультом и затем утверждается руководителем организации. Все наиболее существенные изменения вносятся в должностную инструкцию приказом руководителя организации.¹⁰

9. Договор

Договор -соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (в соответствии со статьей 420 ГК РФ).

Определение сущности организационных  договоров представляет известную  сложность. Дело в том, что организационные  договоры могут служить вспомогательной  частью "основных" имущественных  договоров, хотя организационные вопросы выходят в них на первое место. Наряду с этим организационные договоры могут быть обособлены от имущественных, выполняя самостоятельные функции в организации взаимоотношений субъектов торговой деятельности.

Организационное содержание и направленность рассматриваемых договоров не являются самоцелью, а ориентированы на последующие имущественные отношения сторон, связаны с ними. Таким образом, организационные договоры рассчитаны на последующий учет их содержания, а нередко — на детализацию и конкретизацию их условий в отдельных имущественных договорах.

Поскольку организационные договоры направлены преимущественно на регламентацию  будущих имущественных отношений  сторон, они, как правило, носят долгосрочный или бессрочный характер. Лишь в  установленных законом случаях они заключаются на годичный или иной краткий срок. ¹¹

Список  информационных источников

1. Электронные ресурсы локального доступа:

1. http://bookkeepingru.narod.ru/index.html;

2. http://www.ekoslovar.ru;
3. http://docrev.ru/;
4. http://gendocs.ru/t1/лекции/;
5. http://www.delo-press.ru/ и др.

Приложения

Приложение 1 Образцы бланков организационных  документов

Рис. 1 «Пример бланка положения о структурном подразделении»

Рис. 2 «Пример бланка штатного расписания»

Рис. 3 «Пример бланка структуры организации и штатной численности»

¹ http://bookkeepingru.narod.ru/Vopros-4-normativno-pravovaya-baza-deloproizvodstva.html

² http://www.edou.ru/enc/razdel21/?COURSE_ID=4&LESSON_ID=54

³ http://www.ekoslovar.ru/682.html

⁴ http://www.edou.ru/enc/razdel21/?COURSE_ID=4&LESSON_ID=55

⁵ http://docrev.ru/struktura-i-shtatnaya-chislennost/

⁶http://docrev.ru/struktura-i-shtatnaya-chislennost/

⁷ http://www.klerk.ru/buh/articles/274794/

⁸ http://www.hrm100.ru/polozhenie-o-strukturnyx-podrazdeleniyax/

⁹ http://gendocs.ru/v506/лекции_-_оформление_документов

¹⁰ http://gendocs.ru/v506/лекции_-_оформление_документов

¹¹ http://www.delo-press.ru/articles.php?n=5145