Ирина Эланс
Подготовка и оформление совещаний и командировок
СОДЕРЖАНИЕ…………………………………………………… ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………… СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
И ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………… ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Полный протокол совещания…………………... ПРИЛОЖЕНИЕ 2. Фотография рабочего
дня секретаря руководителя……………………………………………… |
3 |
Содержание работы
ВВЕДЕНИЕ
ТИПЫ СОБРАНИЙ И ИХ
ФУНКЦИИ
ПОДГОТОВКА К СОВЕЩАНИЮ
ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Список использованных
источников и литературы
Приложения
ВВЕДЕНИЕ
Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К документному обслуживанию относятся такие операции, как составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка в дела и передача на хранение документов. Остальные обязанности – выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка совещаний и заседаний, прием посетителей, телефонные переговоры, подготовка командировок, планирование своей работы – бездокументное обслуживание руководителя.
Целью данной работы является анализ подготовки секретаря к деловому совещанию и оформления командировок.
Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:
1) Рассмотреть понятие, сущность и типы деловых совещаний;
2) Разобрать процесс подготовки
совещания: формирования повести
дня, определения состава
3) Рассмотреть обязанности
секретаря в оформлении
Подготовка секретарем совещаний Организация и проведение конференции (представительного собрания): определение повестки дня и круга предполагаемых участников; подготовка материалов, намечаемых для рассмотрения на совещании; рассылка материалов; проведение организационных мероприятий; оснащение помещения техническими средствами.
Подготовка и проведение совещаний. Секретарь должен подготовить список участников совещания, оформить доклад руководителя, проинформировать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его протокол
ОБСЛУЖИВАНИЕ СОВЕЩАНИЙ
Обслуживание совещаний: регистрация и размещение участников; ознакомление участников с повесткой; выработка регламента; оформление протокола (стенограммы); принятие решений; размножение итоговых материалов; контроль принятых на совещании решений.
Особенности подготовки, проведения и обслуживания заседаний постоянно действующих органов (советов, комитетов, комиссий). Документирование совещаний и заседаний. Порядок составления, оформления и хранения протоколов. Особенности документирования заседаний постоянно действующих коллегиальных органов. Правила оформления выписки из протокола
ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК
Командировка - в трудовом праве поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Перечень унифицированных форм
документов, которые необходимо заполнить
в организации при направлении сотрудника
в командировку, приведен в Постановлении
Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 "Об
утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и
его оплаты". При направлении работника
организации в командировку издается
приказ руководителя по форме N Т-9 "Приказ
(распоряжение) о направлении работника
в командировку" или N Т-9а "Приказ
(распоряжение) о направлении работников
в командировку". Основанием к приказу
о командировке является служебное задание,
оформленное по форме N 10а "Служебное
задание для направления в командировку
и отчет о его выполнении". На основании
этих документов оформляется командировочное
удостоверение по форме N Т-10. Если работник
направляется в командировку на один день,
командировочное удостоверение не выписывается.
В служебном задании указываются профессия
(должность), место назначения, даты начала
и окончания командировки, ее срок, цель
командировки, организация-плательщик.
Служебное задание подписывает руководитель
структурного подразделения, в котором
работает командируемый работник. Оно
утверждается руководителем организации
или уполномоченным им лицом и передается
в кадровую службу для издания приказа
(распоряжения) о направлении в командировку
В каждой организации, работники которой направляются в командировки, должен быть утвержденный руководителем организации или уполномоченным им лицом локальный нормативный акт (например, Положение о командировках работников), регламентирующий порядок оформления командировок, сроки командировок, порядок и размер компенсации расходов, связанных с командировками, и другие связанные с командировками вопросы1
Основным нормативным актом, регулирующим вопросы, связанные с порядком направления работников в командировку, ее сроками, порядком оформления и прочими, наряду с ТК РФ, является Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Пра- [ НА № 12'2ОО^ вительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение). Данное Положение определяет порядок направления работников в командировку как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств. Сохраняет силу также Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее - Инструкция), которая действует в части, не противоречащей ТК РФ и Положению.
Правила и требования, установленные Положением, в равной степени применяются и при направлении в командировку руководителя организации, так как руководитель является работником организации и на него распространяются нормы действующего законодательства о порядке направления работников в командировку2
Служебное задание - первый документ, относящийся к командировке работника организации. Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение.
Служебное задание оформляется по форме № Т-10а, установленной Постановлением № 1.
На основании служебного задания оформляется приказ о направлении работника в командировку по форме № Т-9 или № Т-9а.
Однако в Положении, определяющем перечень документов, которые необходимо составлять до отбытия в командировку (служебное задание, командировочное удостоверение, авансовый отчет и отчет о выполненной работе), отсутствует указание на оформление приказа.
Постановлением № 1 не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ. На практике делается столько копий приказов о направлении в командировку, сколько необходимо согласно схеме документооборота и организационной структуре организации. Небольшая организация может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре - в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве кадровой службы. Крупные организации обычно оформляют большее количество экземпляров: для отдела кадров, для бухгалтерии и т. п.3
Командировочное
удостоверение является документом, удостоверяющим
время пребывания в служебной командировке
(время прибытия в пункт(ы) назначения
и время убытия из него (них). В каждом пункте
назначения делаются отметки о времени
прибытия и выбытия, которые заверяются
подписью ответственного должностного
лица и печатью.
Командировочное
удостоверение выписывается в одном экземпляре
работником кадровой службы на основании
приказа (распоряжения) о направлении
в командировку.
После
возвращения из командировки работник
составляет краткий отчет о выполненной
работе на бланке служебного задания:
"Произведены замена крепления вала
и наладка станка". Отчет согласовывается
с руководителем структурного подразделения.
Работник
(подотчетное лицо) составляет авансовый
отчет с приложением документов, подтверждающих
произведенные расходы. В качестве подтверждающих
первичных документов к авансовому отчету
прилагаются:
командировочное
удостоверение с отметками о датах отправления
в командировку, прибытия и убытия в принимающей
организации и возвращения на постоянное
место работы;
отчет
о выполненной работе в командировке;
билеты
на проезд к месту командировки и обратно;
талоны
на постельное белье, квитанции из камеры
хранения и т.п.;
квитанция
из гостиницы и т.д.4
При этом командировочное удостоверение оформляется только для командировок в пределах РФ. При заграничных командировках такое удостоверение оформляется только для командировок в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения и на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. Это, например, Армения, Белоруссия, Казахстан и др. Даты пересечения государственной границы РФ с такими странами при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории РФ (п. 15 и 19 Положения № 749).
При отсутствии командировочного удостоверения с отметками о дате прибытия и выбытия факт пребывания в командировке подтверждается отметками в загранпаспорте о датах пересечения границ иностранного государства, а если их нет, то документами, служащими основанием для учета командировки, будут приказ руководителя организации о командировании работника, билеты, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице.5
Если
в командировку направляется один работник,
то издается приказ по форме N Т-9, если
несколько, то издается приказ по форме
N Т-9а.
В приказе
о направлении в командировку указываются
фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение,
профессия (должность) командируемого(ых),
а также цель, время и место(а) командировки.
При необходимости приводятся источники
оплаты сумм командировочных расходов,
другие условия направления в командировку.
На основании
приказа в бухгалтерии делается смета
командировочных расходов (Приложение
2) и выдаются наличные деньги под отчет
сотруднику, направляемому в командировку.6
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокого уровня подготовленности, ряда комплекса деловых и личностных качеств. Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с документами, с современной оргтехникой и работа на ПК, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами; подготовка заседаний и совещаний и т. п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя, оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени
Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени
Секретарь может внести большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средств оргтехники.
Именно секретарь может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению
8 января 2015 г. вступили
в силу изменения, внесенные постановлением
Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 в
Положение об особенностях
В целях приведения нормативных правовых актов в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»признана недействующей на территории Российской Федерации (приказ Минфина № 147н, Минтруда России № 1044 от 15.12.2014).
Аналогичные изменения внесены Указом Президента РФ от 12.12.2014 № 765 в Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденные Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (изменения вступили в силу с 01.02.2015).
Кроме того, приказом Минфина России № 147н, Минтруда России № 1044 от 15.12.2014 отменена Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».
В связи с этими изменениями необходимо внести соответствующие изменения в документах или утвердить новую редакцию.7
Согласно абз. 2 п. 9 Порядка и условий командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденных Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (в ред. от 12.12.2014; далее – Порядок и условия командирования), при отсутствии проездных документов (билетов) фактический срок пребывания гражданского служащего в служебной командировке определяется по иным подтверждающим период его нахождения в служебной командировке документам, перечень которых утверждается Министерством финансов Российской Федерации.
Полагаем, что этот перечень будет полезен не только федеральным государственным органам, государственным внебюджетным фондам Российской Федерации и федеральным государственным учреждениям, но и другим организациям, не относящимся к бюджетной сфере.
Нередко работники ездят в командировки на личном транспорте. Согласно новому – второму – абзацу п. 7 Положения о командировках в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).
Служебная записка оформляется в произвольной форме, но если в организации поездки в командировки на личном транспорте – достаточно частое явление, рекомендуем разработать специальный бланк, который позволит работнику указать всю необходимую информацию и не допустить ошибок.
Форму бланка служебной записки и пример его заполнения (Пример 1) можно привести в приложении к Положению о командировках работников8
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Полный протокол совещания…………………...
ПРИЛОЖЕНИЕ 2. Фотография рабочего дня секретаря руководителя
1 Журавлева М.В. Командировки: оформляем командировки по-новому // Секретарь-референт. 2015. № 3.
2 Автушко И.А. Документы кадровой службы: командировка // Справочник кадровика. 2012. № 9
3 Автушко И.А. Документы кадровой службы: командировка // Справочник кадровика. 2012. № 9
4 Ланина И.Б. Оформление документов по служебным командировкам в пределах Российской Федерации // Секретарь-референт. 2004 № 5.
5 Автушко И.А. Документы кадровой службы: командировка // Справочник кадровика. 2012. № 9
6 Статья: Оформление документов при служебных командировках по территории Российской Федерации (Ланина И.) ("Финансовая газета. Региональный выпуск", 2003, n 36)
"Финансовая газета. Региональный
выпуск", N 36, 2003
ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПРИ СЛУЖЕБНЫХ
КОМАНДИРОВКАХ
ПО ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
7 Журавлева М.В. Командировки: оформляем командировки по-новому // Секретарь-референт. 2015. № 3.
8 Журавлева М.В. Командировки: оформляем командировки по-новому // Секретарь-референт. 2015. № 3.
