Подготовка и передача дел в архив

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ

УПРАВЛЕНИЯ  И ЭКОНОМИКИ

 

 

 

ФАКУЛЬТЕТ СОЦИАЛЬНОГО  УПРАВЛЕНИЯ

 

 

 

 

Контрольная работа по дисциплине: Архив организации

На тему: Подготовка и  передача дел в архив

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2013

 

 

Содержание

 

Введение                                                                                                          3                                                                                                                                                                                                                                                         

Экспертиза ценности документов                                                                5

Описи дел                                                                                                        7

Оформление дел                                                                                             9

Порядок передачи дел  в архив                                                                     10

Хранение документов в электронной форме                                              13 

Заключение                                                                                                    14

Список используемой литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой  письменности.

С появлением первых документов появилась и задача сохранения этих документов. 16 июля 1712 г. - особая дата в  истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива. В течении ХVIII - ХIХ вв. росло количество исторических архивов, вёлся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались.

Делопроизводство составляет  полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

  Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко  служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

 

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению. Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

Подготовка исполненных  документов к хранению и использованию включает:

-Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

-Описи дел;

-Оформление дел;

-Описание документов постоянного и долговременного хранения;

-Обеспечение их сохранности;

 

Передачу дел в архив  учреждения, то есть в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации , не входящей в систему государственной архивной службы, или являющейся структурным подразделением организации). Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЭКСПЕРТИЗА  ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

 

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел.

Номенклатура дел - это  систематизированный перечень заводимых  в организации дел с указанием  сроков их хранения, оформленный в  установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного  распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный  состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные  номенклатуры дел разрабатываются  службами документационного обеспечения  министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями.

Работу по организации  и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая  экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии.

Номенклатура для организации  составляется службой документационного  обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться  ежегодно.

На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т.п.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

-постоянного хранения в государственных архивах;

-временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

-временного хранения (до 10 лет);

-подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

 

 

 

ОПИСИ ДЕЛ

 

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи  дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после  того, как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.

 

Опись является учетным  документом и основной частью научно - справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

 

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.

 

Не подлежащие сдаче  на государственное хранение дела с  временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истечения сроков их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный в них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. (Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1999 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2003 года).

 

Законченные делопроизводством  дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному  составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОФОРМЛЕНИЕ  ДЕЛ

 

Оформление дела - это  комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной  надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Оформление дел производится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу.

 

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается  хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Полное оформление дела предусматривает:

-перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающийся при формировании дела в течении года);

-нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;

-составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

-составление заверительной надписи дела;

-подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 протокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

-внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным  сотрудником) в присутствии работника  службы делопроизводства структурного подразделения. При этом на обоих  экземплярах описи против каждого  дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.

 

В ведомственный архив  передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом  графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения.

 

Дела временного (до10 лет) хранения в архив организации, как правило не передаются.

 

Принимая дела, сотрудник  архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых  разделах описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

 

В небольших по структуре  и штатной численности организациях, как правило отсутствует специальное  подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

 

Взаимодействие государственных  архивов с современными коммерческими  структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение.

Организация может сократить  срок хранения документов в своем  ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самой организации.

 

При сдаче дел на государственное  хранение организация предоставляет  в государственный архив:

-отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

-описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

-историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;

-справку о неполной сохранности документов (если какие - либо дела утрачены).

 

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке  дела номера фонда, номера описи, номера дела.

 

Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация - сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

 

Два экземпляра описи  и один экземпляр акта остаются в  государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

Оформление обложки  дел

 

Дело считается заведенным после включения в папку для  хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела.

На обложку заведенного  дела выносятся следующие сведения:

- название организации; 

- название структурного  подразделения организации, в  котором оно формировалось; 

- индекс дела по  номенклатуре дел;

- заголовок дела;

- срок хранения дела  или надпись "Хранить постоянно" (переносятся из номенклатуры  дел).

 

На обложке дел постоянного  хранения предусматривается место  для наименования государственного архива, в который дела организации  будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ

 

Документы в электронном  виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в  электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут хранится на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл - сервере), на сменных носителях.

Особенность электронного хранения состоит в направлении  документов в электронный архив  сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет  обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.

Сроки хранения документов не зависят от формы существования - бумажной или электронной - и определяются специальными справочниками - перечнями  документов с указанием сроков хранения.

Минимальный срок хранения документов установлен Федеральным  законом о “О бухгалтерском учете” - пять лет с правом уничтожения  только после проведения ревизии. Обязательное условие - проверка качества записи после  переноса данных и периодическая  проверка сохранности данных в течении срока хранения носителей информации.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

  Работа с документами  должна иметь настолько отработанный  порядок (документооборот), чтобы  не отвлекать работников от  главных производственных целей  предприятия.

 

   Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

Таким образом, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

 

По окончании делопроизводственного  года производится сортировка по делам  всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течении года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации  за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

 

Архивные правила предусматривают  составление описей дел постоянного  и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы  учета позволяет составить по документные описи, невозможные  раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

 

В случае, передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе по документных описей легко могут быть сформированы обобщенные описания дела, постоянного и долговременного сроков хранения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

-Андреева, В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ В.И.Андреева, Издание 9-е, исправленное и дополненное. - М.: ЗАО «Бизнес - школа «Интел - Синтез» совместно с ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003

-Быкова, Т.А. Делопроизводство. Учебник /Т.А. Быкова .- М.: МЦФЭР,2006

-Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство :Учебное пособие/М.В.Кирсанова . - М.: ИНФРА, Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000

-Кузнецова, Т.В. Делопроизводство : Учебник для вузов / Т.В.Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А.Быкова, под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2001

-Микушина, М.Н. Делопроизводство в кадровой службе/ М.Н.Микушина, - Новосибирск, ИЦ «Мысль», 2004

-Павлюк, Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/ Л.В.Павлюк, Т.И. Киселева., М.Ф.Воронина., Н.И.Воробьев. - СПб .: «Издательский дом Герда»,2004

-http://www.termika.ru