Подготовка и передача документов для архивного хранения

Введение

В процессе деятельности любой  организации образуются и накапливаются  различные виды документов, в которых  содержится информация, имеющая ценность для компании и необходимая для  ее стабильной работы. Со временем количество документов увеличивается, и они  заполняют собой все большее  пространство ценных в прямом и переносном смысле офисных и производственных площадей.

Каждая компания в процессе своей работы производит документы, которые необходимо хранить непродолжительное  или длительное время. Например, документы  о выплате и начислении зарплаты компания обязана хранить 75 лет. Поэтому, организация архива является важной составляющей работы любой компании, независимо от её величины и рода деятельности.

Функционирование организации не возможно без ведения документооборота. С первого дня существования необходимо создание и формирование основных видов документов. Эти документы в дальнейшем играют важную роль в деятельности любого предприятия вне зависимости от форм собственности и вида деятельности.

Согласно действующему законодательству, собственник документов обязан хранить  их в течение определенных сроков и обеспечить доступ к ним контролирующих государственных органов. Также  приняты нормативные документы, определяющий порядок, сроки хранения документов предприятия, а также порядок их уничтожения и передачи в архив.

Цель работы: изучение процесса формирования дел; ознакомление с основными этапами работы по подготовке документов к архивному хранению. 

1. Номенклатура дел 

Номенклатура  дел - это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько  качественно она составлена, зависят  оперативность работы с документами  и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе  делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может  быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения  и учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатур  дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой  — обеспечить учет дел, заводимых  в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых  документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

Работа по составлению  номенклатур дел, как структурных  подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры  и направлений, а также комплекса  документов, на основании которых  будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки  дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами  постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения  и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное  хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел в  структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур  дел структурных подразделений.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй — используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий — находится  в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый — в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного  изменения функций и структуры  учреждения она составляется, согласовывается  и утверждается заново.

Согласованная с соответствующим  учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации  и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение  года в утвержденную номенклатуру дел  вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и  т.д.

2. Формирование дел

Формирование дел —  это отнесение документов к определенному  делу и систематизация документов внутри него.

Дело — совокупность документов (или документ), относящихся к  одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям:

• оперативность обработки и поиска документов;
• надежность документационного обслуживания;
• сохранность документов.

 В дело помещают  только исполненные документы  (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с  требованиями ГОСТов и ЕГСД.

Документы, не соответствующие  заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию — индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета — 02, бухгалтерия — 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

Документы постоянного и  временного хранения группируют в отдельные  дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных случаях  документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением  одного вопроса, группируют в одном  деле — регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».

В дела группируют документы  одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие  и судебные дела; личные дела, которые  формируются в течение всего  периода работы данного лица в  учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).

В деле должно содержаться  не более 250 листов при толщине 30—40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные  дела по хронологии или узким вопросам.

Поручения вышестоящих органов  группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы  внутри дела располагают в хронологической  последовательности.

Документы в личных делах  размещают в следующей последовательности:

1. внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
2. заявление о приеме на работу, направление или представление;
3. анкета, листок по учету кадров;
4. автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении);
5. дополнение к личному листку по учету кадров;
6. дополнение к личному листку по учету поощрений.

Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы  располагают по хронологии. Копии  приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии  и т.д. в связи с внесением  этих записей в дополнение к личному  листку по учету кадров в личное дело не помещают.

3. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования  в справочной работе учреждений и  пополнение Государственного архивного  фонда РФ.

Подготовка исполненных  документов к хранению и использованию  включает:

• экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
• оформление дел;
• описание документов постоянного и долговременного хранения;
• обеспечение их сохранности;
• передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив.

Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

На экспертные комиссии кроме  организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному  составу, актов о выделении к  уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о  неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.

Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При оформлении обложек дел  постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу  должны указываться следующие реквизиты:

• наименование учреждения и его непосредственная подчиненность;
• наименование структурного подразделения, индекс дела;
• аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

Кроме того, на обложках дел  постоянного хранения предусматривается  место для наименования государственного архива и учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел  постоянного хранения проставляется  чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в  годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется  карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются  чернилами после включения дел  в годовые разделы сводных  описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать  следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием  подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят  на обложку из номенклатуры (последний  целесообразно проставлять и  на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе  их хранения).

В конце делопроизводственного  года в оформление обложки дела постоянного  или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке  дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок  дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной  с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В  необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться  их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки  дела является дата дела, т.е. годы заведения  и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит  от всестороннего учета характера  и вида документов, которые в них  сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего  протоколы заседаний коллегиальных  органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного  дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое  оно заведено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном  листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов. По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи.

Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

С момента заведения и  до сдачи в ведомственный архив  дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для  этой цели помещениях. Дела помещают в  закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы  из дел постоянного хранения можно  лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа  и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных  граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного  года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам  учреждения. При выдаче документа  на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После  завершения делопроизводственного  года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в  котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель  и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения  учреждения передают в ведомственный  архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в  архив передаются регистрационно-контрольные  карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный  архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных  подразделений и утвержденному  руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет  включительно) хранения передаче в  ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно  в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или  в структурных подразделениях. В  исключительных случаях по решению  руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный  сотрудник архива) или лицо, ответственное  за архив, в присутствии работника  сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце  описи в каждом ее экземпляре цифрами  и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также  ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется  количество листов в деле.

Заключение

Передача документов на архивное хранение – это заключительный этап делопроизводства. Документ создается, выполняется, используется, а потом  его сдают в архив. Это может  быть ведомственный, государственный  или просто архив предприятия.

Формирование, сохранение и  эффективное использование документов с обязательным соблюдением установленных  правил рано или поздно потребует  от организации создания дополнительного  структурного подразделения. Документы, согласно нормативам, следует хранить  в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. Для  этого необходимо отвести необходимое  помещение (или помещения), где устанавливают  запирающиеся шкафы или стеллажи, обеспечивающие полную сохранность  документов. Хранить документы в  неприспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается. Кроме  того, подготовка документов к последующему хранению и использованию, являющаяся завершающим этапом делопроизводственного  процесса, включает экспертизу научной  и практической ценности документов, оформление дел, их описание, обеспечение  сохранности документов и дальнейшую передачу в архив организации.

Архивы – это специальные  помещения, где создаются все  необходимые условия для долговременного  хранения документов. Это означает, что правильная передача документов на архивное хранение позволяет создать  условия для их использования  в справочной работе учреждений, а  также производить пополнение Государственного архивного фонда РФ. 

Список использованной литературы

1. Кудряев В.А., Организация работы с документами. Учебник - 2-е изд., перераб: и под. -М.: ИНФРА-М,2002. -592 с.
2. Ильюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. -М.: МГИАИ, 2000. - 132 с.
3. Брызгалова К.М. Гост Р 6.30 – 2003 и Гост Р 6.30 – 97: Изменении, о которых еще не говорили // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2007.№3. с. 7-16.