Подготовка и проведение совещания
1.Введение.
В процессе управления часто приходится сталкиваться с такими задачами, решение которых невозможно без привлечения многих специалистов, обмена мнениями и информацией по возникающим проблемам. Обсуждение таких вопросов проводится на конференциях, пленумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и т.д. Они могут проводиться периодически или иметь разовый характер. Проведение собраний, заседаний может быть заложено в организационно-уставной форме учреждения, организации, фирмы (например, акционерного общества и т.п.).
Слово "совещание" определяется толковым словарем как действие по глаголу совещаться? т.е. сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-нибудь. Таким образом, под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам.
Совещание - это форма делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным для данного коллектива (группы) проблемам.
Совещания - это средство управления, и оно должно быть использовано для правильных целей и надлежащим образом, чтобы достичь желаемого результата.
Совещание - процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил. Объективная же реальность в настоящее время заставляет всех руководителей организаций поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей работы, продуктивного использования каждой минуты рабочего времени.
Совещание нельзя рассматривать как способ информирования сотрудников, оно является оптимальным средством оценки и принятия решений. Коллективно принятое решение имеет больший вес, чем единоличное. Поэтому совещание идеально там, где необходимо участие команды в обсуждении проблемы и поиске решений, где необходимо рассмотрение разных точек зрения.
2. Характеристика организации.
ООО "Олимпия", является предприятием оптовой торговли —это предприятие, осуществляющее куплю-продажу товаров с целью их последующей перепродажи, а также оказывающее услуги по организации оптового оборота товаров.
Организация ведет коммерческую деятельность с 01 июня 2005 года и занимается продажей товаров народного потребления.
Принимая во внимание специфику торгового дела ООО "Олимпия", законом предусмотрены следующие обязательные виды документов: организационно-правовые, внутренние и регулирующие отношения между предприятиями. Организационно-правовые документы – это документы, необходимые для открытия предприятия, его функционирования в соответствии с законом. Сюда относятся: свидетельство о регистрации юридического лица, учредительные документы, устав, разрешения на торговлю, лицензия на определенную торговую деятельность, заключение территориального санитарно-эпидемиологического надзора, заключение пожарной инспекции, иные документы, свидетельствующие о регистрации предприятия в налоговых органах и соответствующих фондах, бухгалтерские балансы, документы, подтверждающие право занимать данную площадь, журнал проверок.
Внутренними документами являются: распорядительные, управленческие документы, штатное расписание, приказы, положения инструкции, а также правила, акты, заключения, справки, все формы отчетов, первичные документы, доверенности и трудовые договоры. Документы, регулирующие отношения между коммерческими организациями – прежде всего хозяйственные договоры. В торговле основными хозяйственными договорами являются: договор купли продажи, договор поставки, договор аренды, договор складского хранения товаров, договор на техническое обслуживание оборудования. Наряду с хозяйственными договорами документами являются письма, справки и другие документы, оформляющие отношения между партнерами.
Важнейшая задача организации в условиях кризиса — эффективное управление изменениями: инициация, реализация и завершение процесса преобразований. Для того чтобы нахождение путей решения проблем был успешным, руководителю нужно уметь грамотно проводить совещания, поддерживая высокий уровень личной вовлеченности каждого участника.
3.Организация совещания.
Совещание является дорогостоящим мероприятием. Стоимость совещания складывается из заработка всех его участников, заработка готовящих и обслуживающих его работников, командировочных расходов, затрат на аренду помещения, аппаратуру и других накладных расходов.
Поэтому совещание должно
быть подготовлено особенно тщательно
с детальной проработкой всех
организационно-технических
Если в подготовке совещания участвует несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о проведении совещания, в котором определяется состав рабочей группы и план его подготовки (см. приложение № 1).
В зависимости от состава участников совещание может быть международным, всероссийским, областным, городским, внутриучережденческим. Количество участников также может быть различно. Сложность и объем вопросов определяют и временные рамки совещания: многодневное, однодневное, несколько часов и в пределах 1-1,5 часа.
В соответствии с
видом совещания, количеством
участников и временными
Начинается работа по подготовке
совещания с принятия решения
о необходимости его
Назначать совещание лучше на начало или конец рабочего дня, чтобы не разбивать рабочий день, ритм работы, не заставлять людей переключаться с одного вида деятельности на другой. Кроме того, нужно сразу обдумать место проведения совещания. Оперативные совещания с небольшим количеством участников часто проводятся в кабинете руководства. Заседания постоянно действующих коллегиальных органов (советов, коллегий и т.д.) обычно проходят в специально предназначенных для этого одних и тех же залах заседаний. Но в том случае, когда имеются приглашённые и общее количество участников требует большего помещения, необходимо к его выбору отнестись ответственно. Помещение надо выбрать до составления приглашений, чтобы в нём точно указать место проведения заседания. Выбирая помещение, учитывают, прежде всего, количество участников. Обязательно должно быть предусмотрено достаточное количество запасных мест: для маленького совещания дополнительно 2-3 стула, для больших совещаний не менее 15-20 мест. Кроме того, выбирая помещение, учитывают возможность применения технических средств и оборудования.
3.1. Повестка дня.
Разрабатывается повестка дня на основании указаний руководителя и по согласованию с ним. Повестка дня - это первый документ, который составляется при подготовке совещания. Составление повестки дня является задачей председателя, но ее документальное оформление ложится на плечи секретаря (см. приложение № 2).
В таких коллегиальных органах, как коллегии, различные советы и т.д., имеющих годовые, квартальные и месячные планы работы, при формировании повестки дня заседания выносятся на обсуждение, как плановые вопросы, так и оперативные по указанию руководителя.
Каждое собрание должно иметь повестку дня, которую нужно заранее продумать. Повестка дня помогает экономить время и долго не задерживаться на второстепенных вопросах. Повестка дня информирует участников о том, какие вопросы выносятся на обсуждение и требуют принятия решения. Обычно она доносится до участников собрания заблаговременно, чтобы они уже знали, какие вопросы будут обсуждаться на собрании, и могли подготовиться. В любом случае повестка обязательно объявляется в самом начале собрания.
При составлении повестки
дня рекомендуется первыми
Повестка дня составляется только после определения цели совещания. При этом цель должна быть четко сформулирована, иметь логическую завершенность и однозначное толкование. В повестку дня следует включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Но, к сожалению, это требование не всегда выполняется, и повестку дня перегружают, что лишает возможности подготовить и обсудить все вопросы досконально. Здесь действует принцип «лучше меньше, да лучше». Поэтому следует избегать второстепенных вопросов, которые можно решить вне совещания.
Повестка дня обычно составляется в письменной (печатной) форме. Конечно, совещания могут проводиться и без заранее заготовленного списка вопросов, но в этом случае они должны хотя бы в устной форме доводиться до сведения участников встречи. Написанная повестка дня является более эффективной формой и позволяет каждому сосредоточиться на том, что необходимо сделать: до совещания, во время совещания и после него. Она является планом проведения мероприятия. Совещания без нее очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых не сосредотачиваются на ключевых вопросах.
Составленная повестка дня утверждается руководителем. Но на практике довольно часто используется и упрощенная форма, она не имеет грифа утверждения (встречаются даже варианты оформления без подписи ответственного исполнителя), но именно такие формы повесток являются самыми распространенными.
В повестке дня указываются вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы должность лиц, докладывающих каждый вопрос. Вопросы нумеруются и начинаются с предлога "О", "Об" или формулируются в именительном падеже.
Повестка дня должна содержать:
• цели, даты, времени и места проведения собрания;
• списка приглашенных лиц;
• перечня обсуждаемых проблем;
• регламент - распределение времени по вопросам повестки.
3.2. Список участников.
Список участников - это второй документ, который подготавливается. Если это заседание постоянного коллегиального органа - совета, правления, комиссии, то список уже имеется и к нему, лишь должны быть добавлены приглашённые лица.
Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно коснуться рассматриваемые вопросы, и исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными знаниями или имеющими опыт в решении аналогичных проблем.
Чёткой организации работы способствует составление списка по определённой форме, в которой заранее можно предусмотреть все сведения, необходимые впоследствии для контроля за ходом подготовки и проведения совещания (см. приложение № 3).
При необходимости список
может дополняться другими
Имея повестку дня, список участников, зная время и место проведения совещания, приступают к оповещению участников. Оповещение участников совещания должно быть проведено заблаговременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий день, перенести при необходимости дела, подготовиться к совещанию. В процессе оповещения одновременно уточняется и список участников совещания.
Оповещение может быть
проведено двумя способами: письменно
с посылкой приглашения (извещения)
или устно (по телефону). Если все
участники совещания-работники
В постоянно действующих коллегиальных органах: советах, коллегиях, комиссиях и т.д. повестка дня с указанием места и времени заседания обычно рассылается.
Если для участия в совещании приглашаются работники других организаций, составляется письмо-приглашение. В нём помимо указания, кто проводит совещание, вопросов для обсуждения, времени (даты и часа) и места проведения могут указываться дополнительные условия участия: предоставление гостиницы, стоимость, необходимость подтверждения участия и т.д. (см. приложение №4 ). Если не предполагается посылка повторного приглашения после получения подтверждения об участии, в первом письме-приглашении даётся полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти. Если рассылается повторное приглашение лицам, подтвердившим своё участие, то эти сведения будут указаны в повторном приглашении.
Сегодня для оперативной рассылки приглашений чаще всего используются современные формы связи - факс или компьютерная почта. Преимущество рассылки с помощью компьютера состоит в том, что имея текст приглашения и список на рассылку, компьютер осуществляет автоматическую рассылку приглашений, добавляя в каждое приглашение конкретный адрес и обращение к адресату.
В случае отправки письменного приглашения любой формой связи желательно по телефону проверить, дошло ли приглашение до адресата. Отправив приглашение, в списке участников совещания делают отметку о посылке письма, телефонограммы, оповещении по телефону и полученных ответах (принятие приглашения, отказ, причины отказа и т.п.).
3.3. Подготовка помещения.
Помещение, предназначенное для проведения совещания, должно быть заранее подготовлено. Его нужно проветрить или за несколько часов включить систему кондиционирования.
Стулья следует аккуратно расставить, а их количество должно быть на 1–2 больше, чем запланированное число участников и приглашенных. Ведь во время обсуждения может срочно понадобиться пригласить кого-либо из сотрудников. Тогда им будет куда сесть.
На столах должны быть письменные принадлежности (ручки, карандаши и листы бумаги формата А4 или удобные блокноты А5 либо большего формата). Приветствуется использование канцтоваров с фирменной символикой.
На столах размещается минеральная вода и стаканы, которые ставятся вверх дном на салфетки, а их количество должно быть на 1–2 больше, чем присутствующих.Если для наглядности используются маркерные доски, необходимо предусмотреть наличие нескольких разноцветных маркеров, а также заранее пропитать так называемую «стерку» специальной жидкостью.
В случае использования технических средств их необходимо установить заранее, ознакомиться с правилами эксплуатации и проверить работоспособность, обязательно следует предусмотреть возможность подключения ноутбуков. При использовании слайдов необходимо обеспечить их наличие на совещании, разместить проекционный экран таким образом, чтобы его было видно всем присутствующим.
Может потребоваться и более экзотическое оборудование. Например, на пищевых предприятиях возможно проведение дегустации какого-либо продукта и сравнение его с продуктами конкурентов. В этом случае необходимо предусмотреть наличие одноразовой посуды для каждого участника.
3.4. Регистрация участников совещания.
К первым организационным
мероприятиям обслуживания совещания
относится и встреча его
При проведении совещания с ограниченным числом участников, их встречают перед входом в помещение, где будет проходить совещание, приветствуют каждого и приглашают пройти на совещание.
В ряде случаев, один из организаторов встречает при входе в зал совещания, а другой сотрудник встречает при входе в здание, приветствует, указывает, где раздеться, куда пройти. На больших совещаниях развешиваются указатели и таблички. Но часто бывают и такие ситуации, когда какого-то участника надо встретить в аэропорту, другого на железнодорожном или автовокзале, или в день совещания заехать за участниками в гостиницу и т.д. Поэтому процедура встречи должна быть продумана до мельчайших деталей и расписана между членами рабочей группы: кто кого и где встречает.
Участники совещания регистрируются. Если их число ограниченно, эту работу проводит секретарь руководителя. Если совещание с большим количеством участников, их регистрирует специально выделенный работник или группа работников. Обычно регистрация ведется по заранее заготовленным спискам участников. В тех случаях, когда принятие решения предполагает голосование, прибывший на совещание расписывается в заранее заготовленном списке присутствующих. При организации больших конференций участники могут заполнять анкеты (карточки) с последующим обобщением этих данных в списки. Анкеты (карточки) позволяют получить всю необходимую информацию об участниках. В регистрационных анкетах (карточках) как минимум указывается фамилия, имя, отчество, место работы, занимаемая должность, на научных конференциях - наличие ученых степеней и званий.
Регистрация позволяет к моменту открытия совещания знать состав присутствующих, их количество. Количественный состав особенно важен для совещаний, на которых принятие решений требует кворума, т.е. установленного законом или уставом такого количества присутствующих, при котором принятое решение является правомочным.
После окончания регистрации уточнённый список присутствующих, включающий фамилию, имя, отчество и название организации, передаётся председателю, что позволяет ведущему ориентироваться при проведении совещания.
Одновременно с регистрацией желательно проводить и проставление отметок на командировочных удостоверениях. Если эту операцию не провести сразу, потребуется сбор, а затем раздача отмеченных командировочных удостоверений участникам совещания или же каждый участник должен будет по этим вопросам обращаться к организаторам совещания.
Во время регистрации следует сразу же собрать сведения о потребности в обратных билетах. При хорошей организации совещания рабочая группа берет на себя задачу приобретения билетов на обратную дорогу.
В ходе регистрации выясняется желание принять участие в предлагаемых мероприятиях культурной программы.
При регистрации участникам выдаются, если не были ранее разосланы, размноженные для них документы (тезисы, проекты решений и др.). Также могут выдаваться канцелярские принадлежности (папки, блокноты, авторучки и т.п.), что предусматривается заранее и закладывается в финансовые расходы.
3.5. ПРОТОКОЛ
Ответственным этапом является
документирование совещания, т.е. запись
процесса обсуждения внесенных на повестку
дня вопросов. В ходе совещания
и после его окончания
Стенограмма и фонограмма -это дословная запись всего, что говорилось на совещании, т.е. всех выступлений, вопросов, ответов, реплик. При стенографировании и фонозаписи следует учитывать, что стенографистки могут не знать фамилии всех выступающих, особенно подающих реплики и задающих вопросы. При фонозаписи часто трудно определить выступающего по голосу, если он не был назван. Поэтому, несмотря на стенографирование или фонозапись, необходимо фиксировать фамилии всех выступающих в порядке хода совещания, что позволит установить принадлежность каждого выступления, реплики, вопроса в ходе расшифровки стенограммы или фонограммы. Для ведения стенограмм и расшифровки фонограмм требуются специальные работники: стенографистки и диктофонистки. В расшифрованные стенограммы и фонограммы, как правило, вносятся редакционные правки. Это достаточно дорогостоящий вид документирования совещаний. Его целесообразно вести лишь для наиболее важных мероприятий или в том случае, когда заранее предусматривается публикация материалов совещания.
Наиболее оптимальным
вариантом для оперативных
Протокол - организационно-
Протокол оформляется
на основании записей, которые ведутся
во время заседания. В тех случаях,
когда заседание
В его формуляр входят: наименование учреждения - автора, указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в том случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.
На протоколе проставляется
дата заседания, а не окончательного
оформления или подписания протокола.
В том случае, если заседание продолжается
несколько дней, указывается дата
начала заседания и через тире-
Например, 15-18.11.11.
Номер протокола является
порядковым номером заседаний
В реквизите "место заседания" указывается город, где состоялось заседание. Заголовок протокола отвечает на вопрос "чего" и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуются с названием коллегиального органа. Начинается заголовок с прописной буквы.
Например. "Совещания студсовета", "Заседания комиссии", "Собрания трудового коллектива".
После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола распадается на две части:
первую - вводную, где указаны фамилия и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих и повестка дня;
вторую - основную, фиксирующую ход заседания.
Словом "председатель" начинают протокол; оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово "секретарь".
Председатель - Иванов В. И.
Секретарь - Петров С.Л.
При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без должностей. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с числом присутствующих более 15 человек их состав указывается количественно, а по фамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.
Например: Присутствовали: 25 человека (список прилагается).
На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе "Присутствовали" указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.
Например, в протоколах профсоюзных собраний указывается: "На учете в профсоюзной организации состоит 105 человек, присутствует 82".
Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется. Перечисление вопросов в повестке дня может начинаться с предлога "О" ("Об"), но возможен и другой вариант, когда вопросы формулируются в именительном падеже без предлога "О" или "Об".
Например:
1. О перспективах развития организации. Доклад директора... (Ф..И..О.)
2. Об итогах социологического опроса рабочих.
Доклад руководителя социологической службы... (Ф.,И.,О,) или
1 Перспективы развития
организации. Доклад директора.
2 Итоги социологического опроса рабочих.
Доклад руководителя социологической службы... (Ф.,И.,О,)
В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: "Повестка заседания прилагается".
Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня.
По каждому пункту могут быть такие части:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):
Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом они зрительно разбивают текст.
Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.
Фамилия и инициалы докладчика
и выступавших в прениях
В протоколе должны быть отражены все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения.
Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: "Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается". После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления.
Например:
Соколов А.В - какие приняты меры по ликвидации аварии?
Колесов И. К.- к 6 часам утра восстановлено энергоснабжение.
Если из-за прекращения прений записавшиеся участники не получили слова, они передают председательствующему на заседании письменные выступления, предложения, замечания, которые прикладываются к протоколу.