Подготовка исходных аналитических данных и проверка достоверности информационных данных

Содержание  

1.Подготовка  исходных аналитических данных  и проверка достоверности  информационных данных…………………………………………..…………...……3

2.Понятие, принципы  и задачи функционально-стоимостного  анализа…………..9

3.Анализ затрат  на производство и себестоимость  продукции………………..….13 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Подготовка  исходных аналитических  данных и проверка достоверности информационных данных.

     Системный подход нацеливает аналитиков при проведении исследования на раскрытие целостности  объекта, его многообразных связей и сведение их в единую целостную  картину. При системном подходе  определяются основные цели системы, достижению которых должны содействовать обрабатываемые данные и получаемая результативная информация. По целям конструируется система. Под системой в данном случае понимается набор элементов и  информационные связи, возникающие  между ними и обеспечивающие оптимальное  управление экономикой предприятий.

     Система управленческой информации отличается сложностью. Причем наблюдается тенденция  усложнения взаимосвязей в информационном потоке. Одновременно происходит систематический  рост объемов информации, ее избыточности при информационной недостаточности  для принятия оптимальных управленческих решений. Экономическая информация весьма неоднородна. Все это усложняет  ее использование в управлении экономикой.

     Структура экономической информации обусловлена  ее содержанием и назначением  в управлении.

     В зависимости от поставленных целей  и задач воздействия на управляемый  объект экономическую информацию можно  классифицировать по различным признакам:

     - по изменяемости - на постоянную {условно-постоянную}, которая не  изменяется в течение какого-то  периода времени (месяца, квартала, года и т.д.), и переменную;

     - по насыщенности - на недостаточную, достаточную и избыточную;

     - по отношению к предмету исследования  информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области;

     - по полезности - на полезную и бесполезную;

     - по способу изображения - на  текстовую, цифровую, алфавитную, алфавитно-цифровую  и графическую (графики, диаграммы,  схемы, чертежи);

     - по функциональному назначению - на плановую, нормативную, учетную и отчетную;

     - по отношению к процессу обработки  данных - на обрабатываемую и необрабатываемую;

     - по степени обработки - на первичную,  промежуточную (подвергающуюся соответствующей  обработке) и результативную;

     - по отношению к управляемому  объекту - на внутреннюю (образуемую  на самом предприятии) и внешнюю  {поступающую из-за его пределов), входящую (поступающую на управляемый  объект) и исходящую (поступающую  от управляемого объекта);

     - по объему необходимых сведений  для управления экономикой предприятий  и объединений - на комплексную и тематическую, относящуюся к определенному аспекту их деятельности;

     - по форме представлений - на  письменную и устную.

     Экономический анализ обычно начинается с составления  плана его проведения, сбора, накопления и систематизации информации. К сбору, накоплению и систематизации информации предъявляются определенные требования. Информация должна быть полной и своевременной, достоверной, полезной и удобной  для восприятия и дальнейшего  использования.

     Необходимость сбора, накопления и хранения экономической  информации диктуется многими обстоятельствами. К их числу относятся: многократность и длительность ее применения, разрыв во времени между сбором и использованием информации в анализе и управлении экономикой.

     Хаотичность потоков информации, несовершенство их каналов, методов и техники  сбора, хранения и обработки приводят к существенному запаздыванию информации и к потери ее качества. Основа современного получения информации - это интеграция ее сбора и обработки. Автоматизированная система сбора, обработки и хранения информации сокращает время между ее формированием и использованием в аналитической работе. Современная система сбора, хранения и преобразования информации представляет собой десятки регистраторов, терминальных и других устройств. Технические средства имеют большое значение в информационной системе. Они обеспечивают своевременное поступление информации руководителям и другим работникам управления.

     С применением ЭВМ в анализе  и управлении возросла роль информационного  обеспечения и повысились требования к нему, появились условия создания единой централизованной информационной системы, получившей название банка данных (БД).

     Автоматизированный  банк данных (АБД) - это современная  система организации сбора информации с целью ее автоматической обработки. Специфика подобной системы состоит  в том, что она предлагает наличие  упорядоченных данных. Банк данных представляет собой совокупность взаимосвязанных  информационных массивов (файлов), поддержание  их в рабочем состоянии и постоянную готовность к выдаче информации для  решения, аналитических и других управленческих задач.

     База  данных должна отвечать следующим требованиям:

  - содержать минимально необходимые,  но достаточные данные для  решения аналитических и других  управленческих задач;

  - допускать расширение данных  и подключение новых файлов  без изменения программы обработки  данных;

  - предусматривать минимальное, контролируемое, дублирование данных и исключать  возможность появления противоречивой  информации.

     В настоящее время база данных многих АСУ имеет ряд существенных недостатков. Главные из них заключаются в  том, что в большинстве АСУ  существует общий информационный блок, включающий нормативно-справочную информацию, а в рамках отдельных подсистем  созданы массивы базовой информации. Как результат - наличие неоправданной  избыточности плановой, нормативной  и другой базовой информации, ее дублирование и трудности в обеспечении  согласованности данных различных  информационных массивов.

     Неоднократное использование информации, находящейся  в базе данных, предъявляет повышенные требования к ее достоверности и  сохранности. К техническому обеспечению  баз данных предъявляются также  высокие требования, поскольку оно  должно обеспечивать минимальную возможность  возникновения ошибок, наибольшую вероятность  их выявления с наименьшими затратами  времени и средств на исправление  ошибок, надежную сохранность и своевременное  обновление базы данных.

     Результаты  экономического анализа прямо зависят  от качества используемой информации. Предварительным условием анализа  является тщательная проверка всех привлекаемых материалов. Важная роль здесь принадлежит  аудиту,

     Проверка  отчетных материалов производится с  целью установления:

     - правильности оформления отчетов;  полноты охвата всех предприятий,  подлежащих включению в сводный  отчет; правильности подсчетов  и вычислений;

     - полноты, качества и сроков  проведения инвентаризации, отражения  ее результатов в учете и  мер, принятых по обнаруженным  недостачам;

     - соответствия показателей отчетности  по платежам в бюджет и финансированию  из бюджета данных финансовых  органов;

     - обоснованности и законности  списания потерь по операциям  прошлых лет, по невостребованной  дебиторской задолженности, по  недостачам, списания потерь от  стихийных бедствий, от ликвидации  основных средств и др.;

     - правильности оценки баланса  в соответствии с действующими  положениями.

     Особое  внимание при проверке отчетных материалов следует обращать на их полноту и  соответствие установленным формам, взаимную увязку показателей, на сопоставимость и преемственность отчетных показателей  по сравнению с бизнес-планом и  предыдущими периодами.

     Все предприятия и организации обязаны  составлять и предоставлять отчетность в соответствии с формами, утвержденными  органами исполнительной власти. Единство состава отчетных показателей обеспечивает сопоставимость и обобщение данных, разработку единых схем контроля и анализа хозяйственно-финансовой деятельности.

     Взаимная  увязка показателей бухгалтерского баланса и других форм отчета является непременным условием правильного  их составления. Система бухгалтерского учета и отчетности обеспечивает необходимую связь между показателями, если учет ведется правильно, а отчетность составлена со строгим соблюдением  инструкций. В связи с этим последующая  проверка увязки показателей осуществляется с целью выявления отдельных  ошибок и неточностей.

     Систематизацию  и подготовку источников информации для анализа можно разделить  на два этапа.

     1 этап - проверка их содержания;

     2 этап - обработка и изучение материалов.

     Для предварительной оценки документов можно применить одну или несколько  процедур в зависимости от того, проверяется одна или группа хозяйственных  операций.

     Основные  процедуры проверки документов:

     - проверка арифметических расчетов  путем их перерасчета. Перерасчет  заключается в проверке арифметической  точности бухгалтерских и других  учетных записей и в выполнении  независимых подсчетов, осуществляемых  выборочно;

     - выборочная инвентаризация;

     - проверка соблюдения правил учета  отдельных хозяйственных операций;

     - прослеживание. В ходе данной  процедуры проверяются некоторые  первичные документы, отражающие  данные в регистрах синтетического  и аналитического учета. Прослеживание  позволяет изучить нетипичные  статьи и события, отраженные  в документах;

     - анализ и оценка полученной  информации, исследование важнейших  финансовых и экономических показателей  анализируемого экономического  субъекта с целью выявления  необычных и неверно Отраженных  в бухгалтерском учете факторов хозяйственной Деятельности, а также выяснение причин таких ошибок и искажений.

     При проверке следует обратить внимание на логическую увязку отдельных показателей  и отсутствие (или наличие) расхождений  между данными текущей отчетности и показателями за предыдущий период; показателями оперативной и бухгалтерской  отчетности. Это имеет значение не только для обеспечения правильных результатов анализа, но и в борьбе с приписками в учете и отчетности. Цель данной проверки >стоит в том, чтобы установить соответствие показателей  используемой формации фактическому положению  дела на анализируемом предприятии.

     Проверка  материала с точки зрения формы  предусматривает установление правильности их составления: соответствия установленным  правилам заполнения форм учета и  отчетности, правильности арифметических подсчетов и итогов, исчисления относительных  величин, наличия подписей и т.д. Проверка материала предусматривает  рассмотрение возможных приписок и  искажений. Проверяется сопоставимость плановых и отчетных показателей, взаимная связь между отдельными формами  отчетности. Если при проверке материалов будут обнаружены какие-либо неточности и неувязки, то они должны быть устранены  до проведения следующего этапа аналитической  работы (т.е. до разработки системы показателей  и построения аналитических таблиц).

     Процесс подготовки материала к анализу  включает также приведение показателей  в сопоставимый вид и упрощение  цифрового материала. Однородность и сопоставимость данных - обязательное условие получения правильных результатов  при проведении экономического анализа. Наиболее распространенными приемами приведения показателей в сопоставимый вид являются:

     - нейтрализация ценностного фактора  путем отражения различных видов  объемных показателей в единых  ценах;

     - нейтрализация количественного  фактора при анализе эффективности  использования какого-либо вида  ресурса посредством расчета  ряда условных показателей, где неизменным остается объемный показатель и последовательно меняется величина расходуемого ресурса;

     - нейтрализация влияния на уровень  количественных и качественных  показателей методик их расчета.  Совокупность однородных плановых, отчетных и учетных показателей  должна иметь единую методику  определения;

     - исчисление средних величин при  изучении ряда однородных показателей;

     - замена абсолютных величин относительными, когда это наиболее целесообразно, для большей наглядности, доступности и восприимчивости.

     В процессе анализа выявляются достоинства  и недостатки информации, полнота  ее использования для анализа  и управления хозяйственными процессами и их результатами. 
 

2. Понятие, принципы и задачи функционально-стоимостного анализа.

Функционально-стоимостной  анализ (ФСА) является одним из видов экономического анализа, но в силу своих специфических особенностей и значения заслуживает самостоятельного рассмотрения.

Под функционально-стоимостным  анализом понимается метод системного исследования функций отдельного изделия или определенного производственно-хозяйственного процесса, или же управленческой структуры, направленный на минимизацию затрат в сферах проектирования, освоения производства, сбыта, промышленного и бытового потребления при высоком качестве, предельной полезности и долговечности.

При общей  теоретической базе экономический  анализ методологически и особенно методически строится как анализ замкнуто отраслевой: анализ хозяйственно-финансовой деятельности в промышленности и его отдельных отраслях, в строительстве, сельском хозяйстве, торговле и т. д.

Замкнутость анализа производственного цикла  находит выражение и в том, что точкой отсчета обычно принимается подготовка к выпуску заранее определенных и, как правило, ранее освоенных изделий и услуг, не прошедших проверки со стороны их соответствия последним научно-техническим требованиям.

Принципы  функционально-стоимостного анализа к ним относятся: творческое новационное мышление, системность, комплексность, функциональность объектов анализа и затрат на их осуществление, сложение разума и опыта научных и практических работников разных отраслей знаний.

• Творческое новационное мышление предполагает отказ от повторения пройденного, от прежних решений, в том числе и от хорошо на данный момент практически себя зарекомендовавших. Здесь важна посылка, что отличное — враг хорошего.
• Научно-техническая революция, научно-технический прогресс диктуют непрерывное движение к совершенствованию экономического процесса, к отрицанию устаревшего, в том числе и традиционного, к появлению принципиально новых орудий и средств производства, товаров народного потребления и услуг, научно обоснованных вариантов организационных и управленческих решений.

Алгоритм  творческого мышления основывается на сочетании научно-технической  интуиции, обусловленной надежной изобретательской практикой, глубокими научными знаниями в данной области, способностью к ≪мозговому штурму≫ новых, ранее не встречавшихся идей, мудрому семикратному поиску (≪семь раз отмерь≫), к конфронтации полярных мнений и рекомендаций.

• Системность, свойственная экономическому анализу вообще, особенно проявляется в отношении функционально-стоимостного анализа. Системный анализ, напоминаем, предусматривает изучение объекта как единого целого, как системы, выступающей частью системы более высокого уровня, т.е. определенной подсистемой, взаимодействующей с другими подсистемами.
• Системность функционально-стоимостного анализа находит свое выражение в большей технико-экономической эффективности как системы или подсистемы, обеспечивающей наивысшую конкурентоспособность и прибыльность производственно-коммерческой деятельности.
• Комплексность функционально-стоимостного анализа заключается, как указывается в специальной литературе, в исследовании всех факторов, определяющих качество и затраты, если это относится к проектированию принципиально нового изделия, в следующем комплексе:

- всех видов объектов конструкции, технологии и организации производства;

-всех видов ресурсов - трудовых, материальных, технических, энергетических, эстетических, финансово-экономических;

-на всех стадиях движения изделия - предпроектной, проектной, изготовления опытного образца, его стендовой проверки, наладки и производства, организации сбыта, надежности и долгосрочности в эксплуатации (а в отношении пищевых продуктов — высокого качества и биологической чистоты), наконец, утилизации отходов, не наносящих вреда и особенно наносящих вред окружающей среде. Понятно, что изменение любой составляющей оказывает влияние на остальные, нарушает строгую сбалансированность, нарушает сам принцип комплексности. 

Задачи функционально-стоимостного анализа являются:

• определение соотношения экономической эффективности производства на всех уровнях и особенно на микроуровне со всей совокупностью затрат живого и овеществленного труда (при всемерной минимизации последних с непременным соблюдением всех параметров конечного продукта или услуги);
• разработка системы показателей и технико-экономических нормативов, приемлемых для всех уровней управленческой системы;

организация технологического и управленческого  процесса по всей цепочке производственно-финансовой деятельности;

• активизация экономических рычагов, влияние которых ранее умалялось;

систематическое наблюдение за эффективностью, надежностью, долгосрочностью использования  продукции, платных услуг, консультаций и конструктивных рекомендаций в сфере промышленного и бытового использования.

Понятно, что выполнение всех этих задач под  силу только коллективу научных и практических работников различных научных направлений и сотрудников, обладающих богатым опытом и определенной творческой фантазией. Умелое объединение в едином творческом коллективе инженеров, конструкторов, технологов, изобретателей от Бога, химиков, экономистов-аналитиков, финансистов-бухгалтеров, плановиков-нормировщиков, товароведов-материаловедов, сбытовиков и эксплуатационников -дело архисложное и в то же время во многом обещающее успех в реализации задуманного.

Функционально-стоимостной  анализ относится к научным дисциплинам, сформировавшимся относительно недавно. Разработку его связывают с именами русского конструктора Ю.М. Соболева (Пермский телефонный завод) и американского инженера Л.Д. Майлса (фирма General Electric), начавших свои изыскания в 40-х годах прошлого столетия. Следуя различными путями, они преследовали одинаковые цели. Л.Д. Майлс и его сотрудники, принимая действующее изделие как данность, абстрагируясь от его конкретных функций, анализируя его недостатки, искали принципиально новые конструктивные решения, обеспечивающие более высокие конкурентоспособность и прибыльность.

Ю.М. Соболев  и его сотрудники, тщательно проанализировав функциональное назначение изделия в целом, конструктивное сочетание его узлов, их эксплуатационные свойства, устойчивость, удобства использования (дизайн), эстетичность и т. д., широко используя опыт предприятий, выпускающих однотипные изделия, приходили не только к более совершенной, но и принципиально новой конструкции изделия. Наш конструктор-исследователь использовал в своей работе поначалу, следовательно, метод сравнительного анализа. Тем более, что его подход предполагает не только обобщение отечественного, но и зарубежного опыта. 
 
 
 
 

3. Анализ  затрат на производство и себестоимость  продукции.

Снижение  себестоимости продукции является важнейшим фактором развития экономики  предприятия. Под себестоимостью продукции, работ и услуг понимаются выраженные в денежной форме затраты всех видов ресурсов:

основных  фондов, природного и промышленного  сырья, материалов, топлива и энергии, труда, используемых непосредственно в процессе изготовления продукции и выполнения работ, а также для сохранения и улучшения условий производства и его совершенствования. Состав затрат, включаемых в себестоимость продукции, определяется государственным стандартом, а методы калькулировании — самими предприятиями. Себестоимость продукции, представляя собой затраты предприятия на производство и обращение, служит основой соизмерения расходов и доходов, т.е. самоокупаемости чета.

Себестоимость — один из обобщающих показателей интенсификации и эффективности потребления ресурсов.

Задачами  анализа себестоимости продукции  являются: оценка обоснованности и напряженности плана по себестоимости продукции, издержкам производства и обращения на основе анализа поведения затрат; установление динамики и степени выполнения плана по себестоимости; определение факторов, повлиявших на динамику показателей себестоимости и выполнение плана по ним, величины

и причины  отклонений фактических затрат от плановых; анализ себестоимости отдельных видов продукции; выявление резервов дальнейшего снижения себестоимости продукции.

Анализ  себестоимости продукции направлен  на выявление возможностей повышения эффективности использования материальных, трудовых и денежных ресурсов в процессе производства, снабжения и сбыта продукции. Изучение себестоимости продукции позволяет дать более правильную оценку уровню

показателей прибыли и рентабельности, достигнутому на предприятиях.

Схема анализа факторов и показателей  себестоимости товарной и реализованной продукции представлена на рис. 1.

В системе  показателей экономической эффективности  производства в отраслях материального производства планируются и анализируются такие показатели, как производство продукции на 1 д. е. затрат, а также снижение затрат на 1 д. е.

продукции (работ).

При планировании и анализе экономии от снижения себестоимости продукции рассчитывают экономию по следующим группам факторов:

1. Повышение  технического уровня производства.

2. Улучшение  организации производства и труда.

3.Изменение  объема, структуры и размещения  производства.

4.Улучшение  использования природных ресурсов 

5. Развитие производства.

Важным  разделом управления себестоимостью продукции является анализ взаимосвязи себестоимости, объема продаж и прибыли. Маркетинговый анализ должен ответить на вопрос, продавать ли небольшое количество изделий, но по относительно высокой цене, с ориентацией на состоятельного покупателя с индивидуальными запросами или продавать много изделий, ориентированных на массового покупателя, по относительно низкой цене. Второй путь требует решения, проблемы снижения расходов и себестоимости продукции; для этого необходим анализ поведения расходов.