Подготовка к публичному выступлению. 2

СОДЕРЖАНИЕ

1. Подготовка к публичному выступлению

Успех оратора зависит от того, сумеет ли он донести свои мысли и информацию до аудитории. Для этого нужна хорошая подготовка к публичному выступлению. Подготовка к публичному выступлению поможет завоевать внимание публики, завести активную дискуссию и в конечном итоге получить удовлетворение от удавшегося выступления. Все это можно достичь, если оратор, не будете рассказывать «для себя».

Подготовка  к публичному выступлению – залог  успеха

Как следует из опыта, то новички нерационально  тратят свое драгоценное время. Так, например, на вступление уходит всего 5 секунд, за которые оратор успевает поздороваться и переходить сразу же к тебе выступления. С заключением примерно такая же картина, «спасибо за внимание» и маленькими перебежками на свое место.

Для того чтобы выступить и иметь  успех, необходимо знать правила публичного выступления.

Выбор темы публичного выступления

К выбору темы выступления необходимо подходить  ответственно и руководствоваться  следующими правилами:

- Оратор  должны знать тему выступления  на несколько порядков выше  аудитории.

Аудитория – люди, который пришли послушать и узнать что-то новое, а если оратор будет рассказывать или еще хуже читать с листочка, то через 15 секунд выступление не будет никто слушать, а публика начнет общаться между собой. А самое ужасное, что если кто-то лучше оратора будет разбираться в теме, то он обязательно будет задавать провокационные вопросы, чтобы унизить вас и опозорить. Часто люди задают вопрос, на который знают ответ, но все равно спрашивают и еще неправильно, например, «правда же что земля квадратная» и оратор, думая, что он разбирается в вопросе, до этого он много говорил на эту тему, значит он действительно прав. И тут – ПРОВАЛ! Если оратор согласится с этим, то выступление можно прекращать. Правило публичного выступления №1 – если не знаешь ответа на вопрос, то лучше ответить – «Извините, но я не актуален в данном вопросе», «Данный аспект не был рассмотрен в ходе моего исследования, но если вас это очень интересует, то я могу посмотреть и обязательно отвечу вам позже».

- Тема  должна быть интересна и актуальна.

Начинать надо с интриги. Если удастся  заинтриговать слушателя, то он будет  внимательно слушать оратора и впитывать информацию в поисках ответа на свой внутренний вопрос, который оратор обозначил в самом начале. Например, «Знаете ли вы, что больше всего люди боятся страха смерти, а на втором месте, как вы думаете что?». И тут начинается первая дискуссия, главное не затягивать и вскоре дать ответ «Ваши ответы довольно интересны, возможно, многие люди и боятся этого, но как показывают различные психологические исследования, люди боятся публичных выступлений. И поэтому я не мог не затронуть этот вопрос и поэтому, как вы уже догадались, тема сегодняшнего выступления – как преодолеть страх публичных выступлений».

Следующий этап подготовки к публичному выступлению – выбор названия. Название должно вызывать интерес у слушателя с первой минуты. Лучше сделать название коротким, но достаточно емким, что вызовет интерес и заинтересованность аудитории. Например, «Миллион - за год».

Переходим к содержанию выступления. Его необходимо подготовить заранее. Чем лучше оратор подготовится, тем легче будет во время публичного выступления и тем эффективней пройдет выступление.

При подготовке к публичному выступлению, оратор должен для себя ответить на следующие вопросы:

1. Что я буду говорить аудитории?

2. Кому?

3. Для чего?

На основании этих пунктов  необходимо составить текст публичного выступления с расчетом того, что существуют правила публичного выступления и содержание должно состоять из:

- вступления: 5-7% времени;

- основной части: 90-83% времени;

- заключения: 5-10% времени.

В заключении обязательно необходимо подвести итог всего сказанного и  еще раз повторить основные моменты публичного выступления. И обязательно спросить, «Если у вас возникли вопросы в ходе моей презентации я радостью готов ответить на них». А перед уходом «Большое спасибо за проявленный интерес к данной теме и за хорошие вопросы».

Подготовка к публичному выступлению должна быть всегда, даже ораторы с трудом справляются с внезапными выступлениями. Успех каждого оратора зависит от того сколько публичных выступлений у него за спиной.

2. Виды жестов, означающие защиту

Людям всегда свойственно  укрываться от опасностей за какой-то преградой, в том числе за жестами. Самый распространенный из них - скрещивание рук на груди. Он на 40% снижает количество воспринимаемой информации, стимулирует более критическое отношение к ней, оказывает негативное воздействие на собеседника. Существует несколько вариантов такого жеста:

- универсальный, свойственный оборонительной позиции, выражает несогласие или негативное отношение; чтобы «открыть» человека, его нужно заставить вытянуть руки вперед, например, протянуть какой-нибудь предмет или открытую ладонь;

- с дополнительным сжатием в кулак пальцев, сопровождаемый стискиванием зубов и покраснением лица, свойственный крайне агрессивной позиции; для успокоения нужен жест открытой ладонью;

- с ладонями скрещенных рук, лежащими на предплечьях, что показывает попытку сдерживания негативных эмоций; чем выше статус человека, тем чаще он этот жест использует;

- с закладыванием скрещенных рук под мышки, демонстрирующим уверенность в себе.

Защитные барьеры, создаваемые  с помощью рук, могут быть неполными (захват висящей руки другой, согнутой в локте, или сцепление обеих рук внизу) или утонченными (прикосновение к какому-либо предмету, например сумке, часам, браслету, или удерживание его обеими руками, скажем, бокала или букета цветов). Но в любом случае рука держится поперек тела.

Барьеры создаются также  с помощью ног, причем их скрещивание  характеризует более негативный настрой человека, чем скрещивание  рук. Существует две позы сидения  со скрещенными ногами:

- классическая (европейская), когда правая нога лежит на левом колене; она характеризует состояние сдержанного расслабления и помогает справиться с взволнованным состоянием;

- с образованием угла (американская), при которой голень одной ноги кладется на бедро другой параллельно полу; это свидетельствует о духе противоречия, резком несогласии с высказываниями, особенно, если нога еще дополнительно обхватывается руками, поэтому к человеку в этой позе нужен особый подход. Необходимо заметить, кроме того, что она является признаком крайней невоспитанности, хотя бы уже в связи с демонстрацией окружающим собственных подошв.

Но ноги перекрещиваются  не только в сидячем, но и в стоячем  положении. Если при этом общая поза напряжена, и человек держит скрещенными  и руки, он пытается оградить себя от незнакомой компании. Но как только люди начинают чувствовать себя уютнее, сближаются с другими, эта поза сменяется на открытую: руки размыкаются, а ноги - развертываются.

Оборонительная поза может быть также выражена с помощью  сведенных вместе лодыжек. У мужчин к этому прибавляются руки, стиснутые в кулаки на коленях или впившиеся в подлокотники, а у женщин - руки, параллельно лежащие на напряженно сведенных вместе коленях, и наклоненные в одну сторону голени; кроме того, женщины в положении «сидя» и «стоя» могут переплетать ступни.

Помимо рук и ног  символами защиты могут быть другие предметы, например спинка стула, на который  люди садятся «верхом». Большинство  лиц, занимающих такую позу, по натуре доминантны и стремятся «защитить  тылы». Чтобы преодолеть защиту, нужно сесть или встать вплотную (сбоку или за данным человеком), по возможности так, чтобы вести разговор, смотря на человека сверху, или посадить его на стул с подлокотниками.

Раздраженно настроенный человек  часто собирает или ощипывает  несуществующие ворсинки на своей одежде. Чтобы привести его в спокойное состояние, можно откинуться назад, открыть руки и задать какой-нибудь вопрос.

Характерная поза защиты – прямое тело, корпус несколько наклонен вперед, голова опущена, лоб направлен на собеседника, глаза опущены. Человек пытается принять удар лбом, защититься от ваших слов. Такая поза помогает отразить негатив. Находясь в ситуации потенциального нападения, человек пытается закрыть самую больную область. Мужчины используют позу «футболист в стенке» – закрывают паховую область, тем самым защищаются от возможных нападок. Чувствительные люди, которые все воспринимают близко к сердцу, стараются прикрыть грудную клетку в области сердца, либо скрестив руки на груди, либо закрыв сердце ладонью левой руки.

У людей с разным типом восприятия могут разниться способы защиты – визуалы надевают очки, закрывают  глаза рукой, делают вид, что солнце слепит им глаза, аудиалы могут натянуть шапку на уши, расправить длинные  волосы, если ни того, ни другого нет, они производят некие манипуляции с ушами, закрывая их. Кинестетики, воспринимающие мир по ощущениям, стараются сохранять дистанцию, чтобы не прикоснуться к собеседнику, часто прячут руки в карманы, тем самым показывают, что они не хотят воспринимать информацию, которую вы даете. Люди, которые воспринимают мир по запахам, могут проделывать манипуляции с носом, используя носовой платок, у них может внезапно появиться насморк – непроизвольная защитная реакция.

3. Визитные карточки

В современной деловой жизни  визитная карточка - обязательный атрибут.

Визитные  карточки, применяемые в деловой  практике, бывают следующих видов:

• стандартная  визитная карточка сотрудника фирмы;

• представительская  карточка сотрудника фирмы;

• семейная визитная карточка;

• прочие визитные карточки.

Функции современных визитных карточек:

1) представление  деловых партнеров;

2) подтверждение  заинтересованности в последующих  деловых контактах;

3) информирование  о фирме, направлениях ее деятельности;

4) осуществление  деловых контактов между партнерами (например, при сопровождении подарка, цветов и т.п.).

Для современной визитной карточки требуется плотная бумага высокого качества, размером приблизительно 5x8 см.

В России принято располагать русский  текст на одной стороне, а с  другой стороны - текст на английском языке или на языке страны пребывания бизнесмена.

В типовой визитной карточке сотрудника указываются фамилия, имя, должность  сотрудника, его полномочия, служебный  телефон (может быть, не один), название фирмы, ее почтовый адрес, телефон секретариата, телефакс, телекс. Иногда для некоторых  видов должностей, например для страхового агента, адвоката и т.п., указывается и домашний телефон.

Таким образом, визитная карточка дает представление о фирме - через  ее адрес. Местоположение фирмы - в центре или на окраине города - говорит  о благосостоянии фирмы, о прочности или непрочности ее положения; об этом свидетельствует также наличие собственного здания или аренда служебного помещения. Номера внутренней связи на визитной карточке тоже "работают" на солидную репутацию фирмы, поскольку косвенным образом указывают на многочисленность персонала, т.е. масштаб фирмы.

В последнее десятилетие стандартные  требования к виду и содержанию визитной карточки значительно расширились, например, некоторые фирмы заказывают своим сотрудникам (разумеется, если это продиктовано должностной необходимостью) визитные карточки непривычного вида с фотографией или в виде небольшой книжечки, где подробно указывается, чем занимается то или иное подразделение фирмы, как с ним связаться, как проехать, где находится место для парковки автомашин и т.п.

Второй тип визитной карточки, используемой в деловой сфере -карточка, где  указываются только фамилия и  имя. Такими карточками могут обмениваться только в том случае, если требуется  закрепить первое знакомство, а в  сведениях о фирме, должности  и занятиях владельца карточки потребность еще не возникла.

Третий тип - визитная карточка фирмы. Она также появилась сравнительно недавно и существует приблизительно одно-два десятилетия. В ней указывается  полное официальное название фирмы, ее логотип, почтовый адрес и адрес в Интернете, телефоны секретариата, иногда - отдела по связям с общественностью и рекламного отдела, направление деятельности фирмы, в ней могут размещаться адреса и телефоны филиалов за рубежом. Визитные карточки фирм используются во время презентаций, на выставках-ярмарках.

Цели использования таких карточек - в основном рекламные.

Четвертый тип - семейная визитная карточка. На ней указываются имя или  фамилия главы семьи (без указания должности в какой-либо фирме), имя  и фамилия его супруги, имена детей, домашний адрес и телефон. Это может показаться странным с первого взгляда, но семейная визитная карточка используется и в деловой жизни, например при знакомстве глав семей, находящихся на выездной учебе или на отдыхе за счет фирмы, а также в том случае, когда фирма направляет своих сотрудников с семьями для работы в зарубежном филиале.

Примечание. Следует отметить, что служебные визитные карточки женщин не отличаются от визитных карточек мужчин. Однако если визитная карточка женщины содержит только ее имя, фамилию и телефон (иногда в карточке может быть и фотография), следует отнестись к ее владелице с особой осторожностью, так как это представительница первой древнейшей профессии. Хотя в последнее время фирмы, пользующиеся услугами "леди-эскорт", иногда позволяют им указывать на своей визитной карточке название фирмы либо сама фирма "Эскорт" печатает на карточке все полагающиеся атрибуты, с той лишь разницей, что название отдела, в котором работает предполагаемая сотрудница, обычно в карточке не указывается, что и служит мягкой подсказкой о роде занятий владелицы карточки.

При деловом знакомстве обмен визитными  карточками обязателен. Если кем-либо из участников встречи не вручена  карточка, это быть может расценено  как неуважение, нежелание продолжать контакты - ни деловые, ни личные, а также как пренебрежение.

Визитная карточка вручается таким  образом, чтобы текст ее был сразу  прочитан. При этом владельцу визитной карточки следует вслух произнести свою фамилию, чтобы облегчить партнеру ее запоминание. Получивший карточку должен, держа ее в руке, прочитать ее содержание, поблагодарить и убрать в кейс, папку или во внутренний карман (но не в наружный) пиджака. Вручается и принимается визитная карточка обычно правой рукой, при этом оба партнера обмениваются легкими поклонами.

Процедура обмена визитными карточками, в том случае, если деловая встреча  достаточно многочисленная и потенциальные  партнеры визуально не знают друг друга, может осложниться. Поэтому  имеет смысл постараться узнать заранее, кто из участников встречи относится к более высокому рангу. Дело в том, что первым вручает свою визитную карточку младший по должности, если должности равны - младший по возрасту.

Если деловая встреча проходит за рубежом, то первыми вручают свои визитные карточки представители принимающей фирмы, т.е. "хозяева".

Во время деловых переговоров  можно положить визитные карточки перед  собой в том порядке, в котором  сидят деловые партнеры.

Нельзя использовать чужие визитные карточки для записи во время переговоров, мять, складывать их, просто вертеть в руках. Это будет воспринято как знак неуважения к хозяину карточки и, следовательно, ко всем остальным.

Ранее уже упоминалось о том, что визитная карточка может выполнять  функцию письма.

Например, с помощью визитной карточки можно представить кого-либо третьему лицу. При этом посылают свою визитную карточку с написанными в левом нижнем углу буквами P.P. (pour presenter) ("чтобы представить") и карточку того лица, которого хотят представить. В ответ высылается карточка тому лицу, которое представляли, - без каких-либо подписей. Для того чтобы поздравить, ставят буквы P.F. (pour feliciter - "чтобы поздравить")- Поздравление с Новым годом P.F.N.A. - pour feliciter a Nouvelle Annee).

В случае необходимости выразить благодарность (например, за поздравление) посылают карточку с буквами P.R. (pour remercier - "чтобы поблагодарить").

Желая выразить соболезнование, пишут  Р.С. (pour condoleance -"чтобы выразить сочувствие").

Если бизнесмен уезжает из страны, где у него была деловая встреча, и нет возможности лично попрощаться, отъезжающим посылается визитная карточка руководству принимавшей фирмы с буквами Р.Р.С. (pour prendre conde - "чтобы проститься"). Здравый смысл подсказывает, что ответ в этом случае не дается.

Перечисленные выше выражения - французские, они приняты во всем мире и употребляются независимо от того, на каком языке говорят жители страны. Однако, уместно заметить, что английский язык, претендующий на роль планетарного, пытается если не заменить непреложные французские выражения, то хотя бы их дублировать. Так, например, в приглашении на деловой ужин принято указывать форму одежды, используя все те же устоявшиеся французские слова: cravate noire ("черный галстук"), т.е. имеется в виду, что на ужин необходимо явиться в смокинге. Некоторые американские фирмы в своих приглашениях под французским текстом пишут аналогичный английский: "blake tie", однако полностью заменить французские слова английскими, т.е. нарушить вековые традиции этикета, хотя бы светского, никто не решается.

Укажем еще, что отвечать на посланные  с какой-либо целью визитные карточки по телефону не принято, ответ дается также визитной карточкой.

В случае необходимости использовать визитную карточку для передачи информации на свободном поле карточки пишется (естественно, краткий) от третьего лица. Например:

Иванов Сергей Викторович благодарит за поздравление.

Уместно вручить свою визитную карточку секретарю в приемной (при посещении  фирмы), если с лицом, которому Вы наносите деловой визит, ранее знакомы  не были. В этом случае, секретарь, представляя Вас, наверняка не перепутает имя и правильно произнесет фамилию.

И еще одна рекомендация: деловым  людям, часто имеющим контакты с  иностранными партнерами, целесообразно  иметь визитные карточки, написанные на разных языках; однако одна сторона визитки должна всегда быть заполнена текстом на родном языке.

Посылаемые карточки запечатываются в обычный конверт. В современной мировой бизнес-практике действуют правила оформления визитных карточек, принятые в светском этикете: текст должен быть предельно простым, не вычурным, легко читаемым и не золотого, не красного или еще какого-либо экзотического оттенка, а черного цвета, без цветных или золотых напылений, объемных изображений и тому подобных "украшательских" элементов. Чем проще карточка, тем больше в ней достоинства и элегантности.

К сожалению, визитные карточки российских бизнесменов часто грешат именно такими "украшательскими" излишествами.

Бумага карточки должна быть белого или очень светлого цвета, но не черного.

Качество плотной бумаги, из которой изготовлена карточка, должно быть высоким.

В заключение уместно будет напомнить, что визитная карточка в деловой  сфере служит для передачи информации, является подтверждением солидности и  хорошей репутации фирмы и  ее сотрудника.

4. Практическая ситуация

Ситуация. Ваша фирма заключила  договор на поставку Вам партии товара. Требуется предоплата, иначе договор  будет недействителен. Вы ожидали  поступления нужной суммы, однако в  ближайшее время Вы ее не получите. Вам предстоят переговоры о продлении срока предоплаты.

Проблема: продление срока предоплаты

Главными оппонентами являются: наша фирма и фирма-поставщик, а  также банк, в котором находятся  средства нашей фирмы.

Карта переговоров:

Список используемой литературы

1. Карнеги Д. Как вырабатывать уверенность в себе и влиять на людей, выступая публично. //Как завоевать друзей и оказывать влияние на людей – Минск: ООО «Попурри», 2005.
2. Козырев В.М. Начни с управленческой культуры. Екатеринбург, 1992.
3. Корнелиус Х., Фейр Ш. Выиграть может каждый. Как разрешать конфликты. /Пер. П.Е.Патрушева. м., 1992.
4. Ксенчук Е.В., Киянова М.К. Технология успеха. М. 1993.
5. Пиз А.Пиз Б Новый язык телодвижений. Расширенная версия. – М.: Изд-во ЭКСМО, 2005.