Подготовка распорядительной документации

Содержание

Введение

В соответствии с Общероссийским классификатором  управленческой документации группа распорядительных документов включает постановления, решения, приказы, распоряжения. Каждый вид распорядительного документа предназначен для документирования деятельности учреждений и организаций разных уровней управления или власти, предприятий, организаций негосударственных организационно-правовых форм. Выбор конкретного вида для документирования распорядительной деятельности зависит от статуса и компетенции должностного лица, от порядка принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально). Первый руководитель издает приказы и дает указания. Заместители директора, руководители крупных структурных подразделений издают распоряжения, указания. Порядок рассмотрения вопроса на основе принципа коллегиальности предусматривает издание таких документов, как постановления и решения. Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям — достаточная компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

Целью данной работы является исследование подготовки распорядительной документации.

Задачами работы являются:

- исследование понятия и видов распорядительных документов;

- исследование порядка подготовки распорядительных документов;

- исследование порядка подготовки отдельных видов распорядительных документов.

1 Понятие и виды распорядительных  документов

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач [5, стр.115].

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры  и других факторов руководство любой  организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе  управления: от управляющего органа к  управляемому, от руководителя организации  к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали [5, стр.115].

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение  конкретные юридически властные предписания  субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на [3, стр.181]:

- правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

- правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

- правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания распорядительного  документа может быть [3, стр.181]:

- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут  издаваться совместно несколькими  органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы [3, стр.182]:

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Таким образом, распорядительные документы  предназначены для юридического оформления административных и организационных вопросов деятельности организации, при этом распорядительные документы существуют на федеральном уровне, уровне субъектов федерации и местного самоуправления, а также на уровне документов организации.

2 Порядок подготовки распорядительных  документов

2.1 Порядок подготовки распорядительных  документов в условиях единоличного  принятия решений

Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного  документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству. Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений (приказов, указаний, распоряжений) включает несколько стадий, как показано на рисунке 1.

Рисунок 1 - Стадии процедуры издания  распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений [5, стр.116]

Проекты распорядительных документов готовят на плановой основе, по поручению  руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений  или подведомственных организаций, а также  отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение [4, стр.172].

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных  подразделений. Если проект документа  затрагивает интересы различных  подразделений, по решению руководства  организации создается временная  комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

Сбор и анализ информации для  выработки управленческого решения  предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной  информации. Для этого необходимо определить источники такой информации – это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др. [4, стр.173].

Итогом  сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонних оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Оформление  выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово «Проект». Текст документа оформляется так же, как   если бы это был окончательный вариант документа.

Согласование  проекта документа подразумевает  визирование и внешнее согласование, как показано на рисунке 2.

Рисунок 2 - Стадии согласования проекта документа [5, стр.116]

Обычно внешнее согласование проводится при подготовке распорядительных документов высшими и федеральными органами исполнительной власти. Внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе – «Листе согласования».

Внутреннее  согласование (визирование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами (если распорядительный документ касается вопросов их деятельности), профсоюзной организацией (если в проекте документа затрагиваются вопросы организации труда и кадров) главным бухгалтером (если речь идет о финансовых вопросах), с юридической службой (на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству), а также с заместителями руководителя организации [4, стр.174].

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при цитировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».

Особое  мнение, оформленное на отдельном  листе, прикладывают к проекту документа  и возвращают разработчикам проекта  для доработки документа. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.

Если проект распорядительного документа готовили по поручению вышестоящей организации, проект документа оформляют не на бланке организации, а на стандартных  листах бумаги и направляют в вышестоящую  организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской [4, стр.174].

Принятие  решения (подписание распорядительного  документа руководителем) – решающая стадия подготовки распорядительного  документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный  документ, обладающий юридической силой.

Таким образом, процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений – включает следующие  стадии:

1. Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).

2. Сбор и анализ информации по вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование проекта документа.

5. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.

6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

1.2 Порядок подготовки распорядительных  документов в условиях коллегиального  принятия решений

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений  включает несколько стадий [4, стр.175]:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.

3. Обсуждение вопроса на заседании коллегиального органа.

4. Принятие решения по рассмотренным материалам.

5. Оформление протокола заседания.

6. Издание распорядительного документа.

7. Доведение решения до исполнителей.

Схема подготовки распорядительных документов представлена на рисунке 3. Первая стадия предусматривает сбор информации по вопросу, ее анализ, а завершается оформлением аналитической справки. Эту работу проводят в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист или группа специалистов соответствующего структурного подразделения. Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений, подведомственных и иных организаций Справка должна содержать исчерпывающую, всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы.

Рисунок 3 - Стадии процедуры издания  распорядительных документов в условиях коллегиальности [5, стр.119]

На второй стадии подготовленные материалы (справка и проект решения) передают секретарю коллегиального органа (как правило, за 10-15 дней до заседания). Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки членам коллегиального органа для предварительного изучения [3, стр.186].

Третья  стадия состоит из двух этапов: вспомогательного (подготовка заседания) и основного (заседание). На первом этапе председатель коллегиального органа знакомится с  представленными материалами, проходят организационные мероприятия по подготовке заседания: членам коллегиального органа рассылают приглашение, повестка дня, материалы к заседанию. На втором этапе обсуждают представленные материалы, высказывают мнения по проекту решения и предложения по его изменению и дополнению [3, стр.186].

Пятая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведут черновые рукописные записи хода заседания, стенографическую запись или звукозапись на магнитофонную ленту.

Шестая стадия – издание распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляют постановлениями или решениями. Постановления издают высшими органами государственной власти и управления (например, Правительством Российской Федерации), представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации (например, Московской городской Думой, Правительством Москвы и т. п.). Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий (например, общее собрание учредителей (участников), акционеров, совет директоров открытого акционерного общества) издают решения [3, стр.188].

Седьмая стадия осуществляется таким  же образом, как и при издании  распорядительных документов при единоличном  принятии решений.

Таким образом, подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.

3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.

4. Принятие решения по рассмотренным материалам.

5. Оформление протокола заседания.

6. Издание распорядительного документа.

7. Доведение решения до исполнителей.

3 Порядок подготовки отдельных  видов распорядительных документов

3.1 Приказ

Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основании  единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих  перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Приказы по основной деятельности  издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении  структуры и штатов, в целях  утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др. Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников [6, стр.151].

Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" утверждены унифицированные формы для следующих разновидностей приказов [2]:

- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1);

- приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (унифицированная форма № Т-1а);

- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (унифицированная форма № Т-5);

- приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (унифицированная форма № Т-5а);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-6);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (унифицированная форма № Т-6а);

- приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (унифицированная форма № Т-8);

- приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (унифицированная форма № Т-8а);

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (унифицированная форма № Т-9);

- приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (унифицированная форма № Т-9а);

- приказ (распоряжение) о поощрении работника (унифицированная форма № Т-11);

- приказ (распоряжение) о поощрении работников (унифицированная форма № Т-11а).

Для создания этих разновидностей приказов по личному составу должны использоваться только вышеперечисленные унифицированные  формы.

Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – "Проект". Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений [6, стр.151].

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован  четко, по возможности кратко, выражая  основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?", например: "О создании филиала общества в г. Твери", "Об изменении устава общества".

В приказах текст излагают от первого  лица единственного числа ("приказываю").

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

Преамбула может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и т.д.

В констатирующей части  дается обоснование  предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный  правовой акт вышестоящей организации  или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа [6, стр.152].

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается с новой строки от поля прописными буквами или строчными  в разрядку. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя  каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: " 1. Создать рабочую группу в составе...".

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий  пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии  исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия [6, стр.152].

Например:

1. Начальнику Управления производства  и внедрения информационных систем  Воробьеву К.В. подготовить проект "Технического задания…".

2. Начальнику Управления сбыта  информационных систем Ярославцевой  Е.Н. подготовить проект коммерческого предложения … .

Указание срока исполнения печатается отдельной строкой и оформляется  как дата завершения исполнения. Например: Срок представления 15.04.2009.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.

Например: "5. Контроль за исполнением  приказа возложить на заместителя  генерального директора Ярославцеву  Т.П.".

Если приказ изменяет, отменяет или  дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

До представления на подпись  проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части на обороте последнего листа документа.

Если к проекту приказа имеются  приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: "(приложение 1)", "(приложение 2)". На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение" (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение:

Приложение 1

к п. 2 приказа ЗАО "ТЕХНИКА"

от 24.04.2009 № 43

Если приложением к приказу  является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: "(прилагается)", а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа [6, стр.154].

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений.

Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности  руководителя во время его длительного  отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами приказа  являются: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и регистрационный  номер документа, место составления  или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

3.2 Распоряжение

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным  образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных  вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой  деятельности организации. Различия заключаются  в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия [6, стр.154].

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного  вида документа) [6, стр.ё54].

Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и  регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Заключение

Распорядительные документы –  это документы, в которых фиксируются  решения административных и организационных  вопросов деятельности организации. Эти  документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений – включает следующие стадии:

1. Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).

2. Сбор и анализ информации по вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование проекта документа.

5. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.

6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений  включает следующие стадии:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.

3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.

4. Принятие решения по рассмотренным материалам.

5. Оформление протокола заседания.

6. Издание распорядительного документа.

7. Доведение решения до исполнителей.

Список использованных источников

1. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"//Бюллетень Минтруда РФ. - N 5. – 2004.

2. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"). М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.

3. Бардаев Э.А., Кравченко В.Б. Документоведение. М.: Академия, 2010. – 304 с.

4. Басаков М.И. Делопроизводство. М.: Дашков и Ко, 2012. – 352 с.

5. Делопроизводство. Редактор Т.В. Кузнецова. М.: Форум, 2010. – 256 с.

6. Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г. Документоведение. СПб.: Логос, 2010. – 352 с.

7. Ларьков Н.С. Документоведение. М.: АСТ, 2012. – 432 с.