Подготовка служебных документов

Министерство образования Иркутской области

Государственное автономное профессиональное образовательноеучреждение Иркутской области

«Байкальский техникум отраслевых технологий и сервиса»

Домашняя контрольная работа

по профессиональному модулю

«Выполнение работ по профессии Делопроизводитель»

МДК 03.01. Документационное обеспечение управления

студента (студентки) заочного отделения

Дата _____________

Вариант №

Проверил: преподаватель профессионального модуля«Выполнение работ по профессии Делопроизводитель»

Оценка: _____________(подпись)

Дата ____________

, 2015

СОДЕРЖАНИЕ

1.Введение……………………………………………………………………..стр. 3

2. Подготовка  служебных документов………………………………………стр. 4-18

Советы Министров союзных и автономных республик

Государственные комитеты, комитеты и комиссии

Главные управления и управления при Советах Министров

 СССР,

 союзных и  автономных республик

Исполкомы Советов депутатов трудящихся, их

управления и отделы

Администрация промышленных и производственных

 объединений, фирм, трестов, комбинатов

Администрация предприятий, учреждений и организаций

2.2. Унификация  документов………………………………………………...стр. 13-14

2.3. Правила составления  и оформления документов……………………..стр.14-15

3.Организация  дело производства…………………………………………..стр.15-17

4.Заключение……………………………………………………………….....стр.18

5.Список использованной литературы………………………………………стр.19

Введение

«Делопроизводство, документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами».

Делопроизводство  определяет совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов

Термин «делопроизводство» появился несколько веков назад (предположительно в XVII веке) и первоначально означал процесс решения (производства) дела. Любое дело заканчивается таким решением, которое необходимо закрепить в виде документа. Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов - непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Вот почему государство регулирует данную отрасль деятельности, издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации).

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.

Частенько вспоминать народное выражение: «Без бумажки – ты букашка!»

Это не тот материал

Основы положения государственной системы делопроизводство. Организация дела производства

Разработаны Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела, Институтом государства и права Академии наук СССР, Всесоюзным научно-исследовательским институтом стандартизации, Всесоюзным научно-исследовательским институтом классификации, индексации и кодирования информации, Научно-исследовательским институтом труда, Всесоюзным научно-исследовательским институтом организационной техники.

  В разработке основных положений Единой государственной системы делопроизводства принимали участие: В.Н.Автократов, В.Д.Банасюкевич, Н.А.Белева, В.Г.Белов, З.В.Бондаренко, М.А.Васильев, Д.Д.Голованов, А.В.Елпатьевский, А.К.Иванова, Ж.Г.Исаджанян, М.И.Князева, В.И.Кокарев, А.С.Красавин, Б.И.Кремер, М.Т.Лихачев, A.С.Малитиков, М.В.Мурахина, П.Я.Наговицин, Л.П.Никитина, Э.Л.Оганесян, А.К.Палкин, Р.А.Поспелова, Е.В.Предейн, А.Л.Райхцаум, Т.Г.Расщепова, В.И.Ремнев, B.В.Свешников, Г.Э.Слезингер, В.В.Снедкова, А.Н.Сокова, Д.И.Сольский, Е.Л.Сонечкина, И.Д.Тиновицкая, Ю.А.Тихомиров, К.В.Якушева.

     1. Общие  положения 

1.1. Под делопроизводством  понимается деятельность аппарата  управления, охватывающая вопросы  документирования и организации  работы с документами в процессе  осуществления им управленческих  функций.

1.2. Единая государственная  система делопроизводства (ЕГСД) представляет  собой комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих  организацию делопроизводственных  процессов в учреждениях, организациях  и на предприятиях (приложение 1).

      1.3. Основные положения ЕГСД распространяются на организационно-распорядительную документацию) создаваемую во всех звеньях органов государственного управления, суда, прокуратуры, администрации предприятий и учреждений, а также общественных организаций. На остальные документы учреждений положения ЕГСД распространяются в части, касающейся общих принципов работы с ними и подготовки к сдаче их в архив.

      Далее именуются "учреждения".

Примечание. Порядок работы с секретными документами и документами для служебного пользования" устанавливается специальными инструкциями.

1.4. ЕГСД преследует  главную цель - усовершенствовать  на единой основе постановку  делопроизводства в учреждениях  страны путем установления рациональной  организаций, форм и методов работы  с документами, унификации и стандартизации  документов, механизации делопроизводственных  процессов.

ЕГСД направлена на совершенствование документации и документооборота в учреждениях и создание условий для последующей разработки основ информационного обеспечения автоматизированных систем управления.

 При условии, если в учреждении действует  автоматизированная система управления (АСУ) или отдельные ее подсистемы, базирующиеся на организационно-распорядительной  документации, формы документов  и работа с ними должны строиться  в соответствии с требованиями  информационного обеспечения АСУ.

1.5. ЕГСД устанавливает общий порядок документирования и организации работы с документами в учреждении, типовую структуру и функции делопроизводственных служб, номенклатур должностей служащих, занятых в этой сфере деятельности; содержит рекомендации по определению численности делопроизводственного персонала и норм времени на обработку документов; налагает требования к условиям труда и правила применения средств механизации делопроизводственных процессов.

1.6. Положения  ЕГСД применяются учреждениями  избирательно, в зависимости от  отнесения их к одной из  четырех категорий:

I категория

- учреждения с  объемом документооборота свыше 100000 документов в год;

II категория

- учреждения с  объемом документооборота от 250000 до 100000 документов в год;

III категория

- учреждения с  объемом документооборота от 10000 до 25000 документов в год;

IV категория 

- учреждения с  объемом документооборота до 10000 документов в год.

 Примечания:

1. Отнесение учреждений к названным  категориям учитывается при установлении  структуры делопроизводственных  служб, механизации процессов делопроизводства а также при решении отдельных вопросов документирования и организации работы с документами.

    2.Случаи избирательного применения положений ЕГСД оговариваются в тексте.

1.7. Делопроизводство в учреждениях  организуется на основе полной  или частичной централизации, в  зависимости от объема документационных  работ, их территориального размещения  и технической оснащенности.

1.8. Министерства и ведомства на  основе положений ЕГСД утверждают  инструкций по делопроизводству  для учреждений своей отрасли  или типовые инструкции для  подведомственных однотипных учреждений, на основе которых могут разрабатываться  индивидуальные инструкция по  делопроизводству применительно  к условиям конкретных учреждений.                                                        5                     

1.9. Инструкция по делопроизводству  является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания  документов, порядок работы с  ними в конкретном учреждении (группе учреждений) с учетом условий  и специфики его деятельности. Кинструкций прилагаются формы  и образцы применяемых в учреждении  документов, учетно-регистрационные  формы (регистрационные карточки, номенклатуры  дел, описи и т.п.), справочно-методический  материал (классификаторы документов; перечень документов, не подлежащих  регистрации; схемы документооборота  и т.д.).

1.10. Ответственность за соблюдение  требований ЕГСД в учреждениях  следует; возлагать на соответствующие  делопроизводственные службы или  специально выделенных на то  сотрудников. Вышестоящим ведомствам  и организациям необходимо осуществлять  контроль за состоянием делопроизводства в подведомственных им учреждениях.

2. Подготовка служебных документов

2.1. Документирование управленческой  деятельности 

2.1.1. Документирование управленческой  деятельности заключается в записи  по установленным формам необходимой  для управления информации, то  есть в создании документов.

Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи информации, хранение и использование ее в течение определенного времени.

2.1.2. Комплекс документов определяется:

- кругом вопросов, решаемых учреждением  в процессе своей деятельности;

- объемом и характером компетенции  учреждения;

- порядком разрешения вопросов (на  основе коллегиальности или единоначалия);

- объемом и характером взаимосвязей  с другими учреждениями. 6

2.1.3. Отбор видов документов, необходимых  и достаточных для работы учреждения, производится на основе классификаторов  участков и вопросов его конкретной  деятельности (приложение 2).

Классификатор составляется на основе положений об учреждении, его структурных подразделениях и должностных инструкций. Присоставлений классификатора могут быть использованы также номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.

При разработке классификатора учитывается разделение управленческой деятельности учреждения на конкретные участки (вопросы) и установление комплексов видов и разновидностей документов, необходимых для их выполнения.

Комплексы видов и разновидностей документов определяются в соответствии с функциональным назначением каждого документа (приложение 3).

2.1.4. Управленческая  деятельность учреждения выражается  посредством распорядительных документов.

Согласно действующему законодательству и сложившейся практике учреждения издают:

Советы Министров союзных и автономных республик:

  а) постановления

 б) распоряжения.

Министерства СССР, союзных и автономных республик:

а) приказы;

б) инструкции;

в) указания.

Государственные комитеты, комитеты и комиссии:

а) постановления;

б) приказы;

в) инструкции;

 г) указания.

Главные управления и управления при Советах Министров СССР, союзных и автономных республик:

а) приказы;

б) инструкции;

в) указания.

Исполкомы Советов депутатов трудящихся, их управления и отделы:

а) решения (только исполкомы);

б) распоряжения (только исполкомы);

а) приказы (только управления и отделы исполкомов)

Администрация промышленных и производственных объединений, фирм, трестов, комбинатов

а) приказы;

б) инструкции;

в) указания.

Администрация предприятий, учреждений и организаций

а) приказы;

  б) инструкции;

в) распоряжения (только предприятия);

г) указания.

Перечисленные ведомства и организации утверждают уставы или положения об учреждениях их структурных подразделениях и вводят их в действие соответствующими распорядительными документами.

2.1.5. Юридическими  основаниями возникновения распорядительных  документов в деятельности учреждений  являются:

- законы, указы  Президиумов Верховных Советов  СССР, союзных и автономных республик, постановления и распоряжения  Советов Министров СССР, союзных  и автономных республик;

- конкретные поручения  вышестоящих органов;

 осуществление  исполнительной и распорядительной  деятельности в целях выполнения  учреждением возложенных на него  задач в соответствии с его  компетенцией;

- потребность  правового регулирования работы  аппарата управления.

2.1.6. Решение наиболее  важных вопросов, а также вопросов, относящихся ко всем или нескольким  подчиненным учреждениям либо  их структурным подразделениям, излагается в постановлениях, решениях  и приказах. Конкретные вопросы  исполнения и уточнения принятых  решений фиксируются в указаниях  и распоряжениях.

В коллегиальных органах распорядительные документы, принятые на основе единоначалия, носят подчиненный характер по отношению к постановлениям коллегиального органа и не могут отменять или изменять их.

 По вопросам, представляющим взаимный интерес  и входящим в компетенцию различных  государственных органов и общественных  организаций, принимаются совместные  распорядительные документы.

В случае принятия совместных распорядительных документов неоднородными органами, полномочными издавать разные виды распорядительных документов, документ принимается в форме решения.

      2.1.7. Издание распорядительных документов  обязательно:

а) по организационным вопросам: при создании, реорганизации и ликвидации учреждений и структурных подразделений; определении функций и задач учреждений и структурных подразделений; утверждении структуры учреждения; подведении итогов деятельности учреждений, организаций и предприятий; определении прав и обязанностей должностных лиц; в случаях отмены, изменения,и приостановления действия правовых актов (в установленном порядке); при организации и подведении итогов социалистического соревнования, общественных смотров и т.п.;

 б) в области  планирования: при определении порядка  и сроков составления планов; утверждении перспективных и  годовых планов; в случае изменения  плановых показателей и установления  дополнительных плановых заданий; при подведения итогов выполнения планов;

в) в области производства: при необходимости проведения мероприятий, направленных на обеспечение научно-технического прогресса, внедрения новейших достижений науки, техники и передового опыта; для организации выпуска новой продукции или оказания новых специализированных видов услуг, а также снятия с производства устаревшей или не пользующейся спросом продукции;

г) в области капитального строительства: при определении или изменении объема и целевого назначения капитальных вложений; утверждении технико-экономических нормативов и показателей оптимальных мощностей вновь строящихся, реконструируемых и расширяемых предприятий; утверждении технико-экономических обоснований и заданий на проектирование строительства новых, реконструкцию и расширение действующих предприятий, зданий и сооружений; утверждении титульных списков строек, а также титульных списков проектно-изыскательских работ для строительства;утверждении цен, прейскурантов и т.п. нормативов на виды работ; при приемке в эксплуатацию готовых объектов;

 д) в области  материально-технического снабжения  и сбыта; при распределении материальных  ресурсов; распределении и перераспределении  фондов на сырье, топливо, оборудование  и другие материальные ресурсы; утверждении планов

внутриотраслевых и межотраслевых кооперированных доставок продукции;

е) в области финансов и кредита: при разработке основных мероприятий по внедрению и укреплению хозяйственного расчета, повышению рентабельности и увеличению накоплений предприятий и организаций, по эффективному использованию основных фондов, оборотных средств и банковских кредитов; в случае образования фонда освоения новой техники, фонда для премирования за создание и внедрение новой техники и других централизованных фондов; при утверждении отчетов и балансов главных управлений, управлений и отделов министерств, подведомственных им предприятий, учреждений, организаций; в случаях изменения целевого расходования ассигнований, распределения и перераспределения денежных средств и т.д.; по вопросам выполнения финансовых, кредитных и кассовых планов;

ж) до вопросам труда и заработной платы: при назначений работников на должность, освобождении от должности и перемещениях по службе; при решении вопросов о поощрениях и дисциплинарных взысканиях; решении вопросов о командировках работников; введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников; утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений.

Примечание. Приведенный перечень не является исчерпывающим и включает в себя лишь наиболее характерные и стабильные основания обязательного издания распорядительных документов.

Во всех случаях, когда действующими нормами не установлено обязательное издание документа, выбор письменной или иной формы выражения управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице) и определяется целесообразностью в каждом конкретном случае.

      2.1.8. Распорядительные документы, поступающие  в учреждения из вышестоящих  органов, доводятся до подведомственных  учреждений посредством:

-издания самостоятельных  распорядительных документов (постановления, приказы, указания, решения, распоряжения), в которых излагается содержание  документа вышестоящего органа применительно к задачам учреждения и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;

- издания информационного  письма, если распорядительный документ  вышестоящего органа не требует  конкретизации.

В любой случае документы, издающиеся на основе документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его номера, даты и заголовка.

2.1.9. Ход обсуждения  вопросов в коллегиальных органах, на собраниях, заседаниях, совещаниях  фиксируется в протоколах.

 Протоколы  оформляются на основании стенограмм  или записей хода заседания, а  также других материалов (справки, проекты решений), подготовленных  к заседанию.

 В тех случаях, когда заседание стенографируется, содержание выступлений в протокол  не включается. Оформленная соответствующим  образом стенограмма прилагается  к протоколу.

 Рекомендуется  также записывать ход заседания  на магнитной пленке (магнитофон, диктофон). После заседания записанные  таким образом тексты выступлений  перепечатываются и включаются  в протокол.

 Решения коллегиальных  органов доводятся до исполнителей  путем рассылки постановлений  или решений. В учреждениях решения  коллегий проводится в жизнь, как правило, приказами руководителя  учреждения.

2.1.10. Учреждение  организует и ведет переписку  с вышестоящими, подведомственными  и другими организациями, а также  гражданами в пределах своей  компетенции.

 Направление  писем осуществляется:

а) по требованию вышестоящих отраслевых и функциональных органов;

б) по просьбе подведомственных учреждений;

 в) при осуществлении  оперативных связей;

г) по просьбе граждан.

Передача текста служебного документа по телеграфу (телеграммы) допускается в тех случаях когда требуется его срочное исполнение.

Для оперативной передачи информации по телефону применяются телефонограммы.

2.2. Унификация  документов 

2.2.1. В учреждении  должна использоваться унифицированная  документация, обеспечивающая возможность  применения средств современной  вычислительной и организационной  техники, независимо от того, имеются  эти средства в данном учреждении  или они еще не приобретены.

 В условиях  функционирования в аппаратах  управления унифицированной системы  организационно-распорядительной документации, приспособленной для использования  в автоматизированных системах  управления (АСУ), документация учреждения  должна полностью соответствовать  требованиям этой системы.

2.2.2. Унификация  документов заключается в установлении  единого комплекса их видов  и разновидностей для аналогичных  управленческих ситуаций, в разработке  единых форм документов и единых  правил их составления, оформления  и создания трафаретных текстов.

2.2.3. Унификация  комплекса видов и разновидностей  документов проводится на основе  классификатора участков и вопросов  деятельности учреждения.

2.2.4. Формы документов  должны соответствовать требованиям  ГОСТ 6.39-72 "Система организационно-распорядительной  документации. Формуляр-образец". На  его основе учреждениями проектируются  бланки документов.

 В целях  более полного единообразия в  построении документов целесообразно  применять бланки с угловым  расположением постоянных реквизитов.

2.2.5. Трафаретные  тексты рекомендуется создавать  для групп документов, оформляющих  идентичные управленческие действия. Трафареты определяют состав  информации в документах (набор  показателей), ее последовательность  и закрепляют устойчивые словесные  формулировки.

Трафаретные тексты могут применяться в учреждении в виде сборников таких текстов, бланков документов с трафаретными текстами, в форме образцов трафаретных текстов, приложенных к инструкции по делопроизводству.

 При наличии  в учреждении соответствующего  оборудования трафаретные тексты  могут кодироваться на специальном  носителе и воспроизводиться  на пишущих автоматах.

2.2.6. Правила составления  и оформления документов следует  основывать на требованиях ГОСТ 6.38-72 "Система организационно-распорядительной  документации. Основные положения" и рекомендациях Основных положений ЕГСД.

2.3. Правила составления  и оформления документов 

2.3.1. При составлении  и оформлении документов необходимо  соблюдать ряд требований и  правил, обеспечивающих юридическую  силу документов, способствующих  оперативному исполнению и последующему  использованию их в справочных  и научно-исторических целях, а  также создающих предпосылки  для машинной обработки информации.

    2.3.2. Каждый  вид документа должен иметь  строго определенный комплекс  реквизитов (составных частей) и  стабильный порядок их расположения.

2.3.3. Составление  и оформление документов предполагают  обязательное соблюдение следующих  требований: указание учреждения-автора (как правило, воспроизводится в  бланке документа); указание вида  документа; составление заголовка  документа; адресование; датирование документа; проставление отметок о согласовании текста документа; удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати); проставление отметок о прохождении и исполнении документа.

 Места расположения  реквизитов в документах определены  ГОСТ 6.39-72.

2.3.4. Указание  наименования вида должно быть  на каждом документе (за исключением  письма). Наименование документа  обусловливает особенности изложения  содержания и построения текста, помогает определить назначение  документа и степень обязательности  выполнения его требований.

2.3.5. Заголовок  составляется к любому документу  формата А4 (210X297), независимо от его назначения.

 Заголовок  должен быть максимально коротким  и точным. Формулировать заголовок  рекомендуется с помощью отглагольного  существительного, отвечая на вопрос "о чем": "Об изменении...", "О выделении...", "Об отмене...".

 Если в документе  отражено несколько вопросов, заголовок  может формулироваться обобщенно. Заголовок формулируется составителем  документа.

 В документе  большого объема или отражающем  несколько вопросов наряду с  заголовком составляются подзаголовки. Их пишут в левой части листа, не прерывая текста.

Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях и на документах, текст которых печатается на бумаге формата А5.

2.3.6. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила:

- документы адресуются  учреждению, его структурному подразделению  или конкретному должностному  лицу (структурное подразделение  или должностное лицо указывается  во внутриведомственной переписке, переписке с постоянными корреспондентами  и в других случаях, когда установление  точного адресата не вызывает  трудностей);

- наименование  учреждения и его структурной  части указывается в именительном  падеже; при направлении документа  должностному лицу указывается  название учреждения в именительном  падеже, а должность и фамилия  адресата - в дательном, например:три тысячелетия назад.

3.                                 Организация делопроизводства

Краткая история развития делопроизводства. Определение делопроизводства по ГОСТу 16487-83 (название ГОСТа).

Взаимосвязь вопросов усовершенствования делопроизводства с вопросами развития и усовершенствования управления.

Определение делопроизводства по ГОСТу 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела.