Подотчётные лица

Содержание

Введение……………………………………………………………………………...3

1. Теоретические аспекты учета  расчетов с подотчетными лицами……………..5

1.1 Понятие и  бухгалтерский учет расчетов  с подотчетными лицами……5

1.2 Обзор законодательства, регламентирующего расчеты с  подотчетными лицами………………………………………………………..7

1.3 Состав первичных  документов и учетных регистров  по расчетам с подотчетными  лицами………………………………………………………..9

2. Организационно-экономическая характеристика  предприятия……………...10

2.1 Организационная характеристика……………………………………...10

2.2 Экономическая характеристика………………………………………...13

3. Учет расчетов с подотчетными  лицами………………………………………..19

3.1 Анализ внутренних  документов………………………………………..19

3.2 Правила расчетов  с подотчетными лицами……………………………25

3.3 Документальное  оформление расчетов с подотчетными лицами……26

3.4 Синтетический  и аналитический учет расчетов  с подотчетными лицами………………………………………………………………………..29

3.5 Особенности учета  по командировочным расходам………………….33

Выводы и предложения……………………………………………………………39

Библиографический список………………………………………………………..41

Приложения…………………………………………………………........................43

Введение

Перестройка управления экономики, переход к рыночным отношениям, использование различных форм собственности невозможны без существенного повышения роли учета и контроля. Учет занимает одно из главных мест в системе управления. Он отражает реальные процессы производства, обращения, распределения и потребления. Данные бухгалтерского и управленческого учета характеризуют финансовое состояние предприятия. На его основе строится дальнейшее планирование и организация работы на предприятии.

Грамотная организация работы, систем планирования и контроля является залогом жизнеспособности предприятия и его развития. Без эффективной структуры управления и учетной политики предприятие не сможет выжить в современных рыночных условиях, где государство уже не регламентирует деятельность предприятия, а лишь осуществляет контроль за соблюдением действующего законодательства.

Сегодня предприятия имеют возможность самостоятельно выбирать наилучшие варианты организации работы и учета. В современных условиях доброжелательных открытых отношений с другими странами предприятия обладают правом вести финансово-хозяйственную деятельность с иностранными партнерами, что значительно расширяет их возможности, но вместе с тем требует соответствующего уровня развития предприятия и его кадров.

В связи с этим Правительство России приняло программу реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности – Постановление Правительства РФ № 283 от 06.03.1998 г.

Цель реформирования системы бухгалтерского учета – приведение национальной системы бухгалтерского учета в соответствие с требованиями рыночной экономики и международными стандартами.

Основными задачами совершенствования бухгалтерского учета являются:

- формирование системы стандартов учета и отчетности, обеспечивающих полезной информацией пользователей, в первую очередь инвесторов;

- обеспечение увязки реформы бухгалтерского учета в России с основными тенденциями гармонизации стандартов на международном уровне;

- оказание методической помощи организациям в понимании и внедрении реформированной модели бухгалтерского учета.

Но изучение новой системы бухгалтерского учета невозможно без учета исторически сложившихся условий работы российских предприятий, учета уже существующих нормативно-законодательных актов, которые являются основой ведения бухгалтерского учета. Поэтому, опираясь на основные нормативные документы и на пример работы конкретного предприятия, можно изучить и сделать анализ организации и ведения бухгалтерского учета на предприятии.

Объектом исследования данной работы является жилищно-строительный кооператив «Май», занимающейся производством строительных и отделочных материалов из древесины.

Цель работы – получение обобщающих сведений о предприятии, о наличии, оформлении расчетов с подотчетными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность данной темы.

1. Теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин – «под отчет»).

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы).

При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Командировочные расходы возникают в следствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ.

Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». (План счетов бухгалтерского учета)

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

1.2 Обзор законодательства, регламентирующего расчеты с подотчетными лицами

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном «О бухгалтерском учете».

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке ведения кассовых операций».

В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 60 000 руб.

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ. Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентируют порядок обложения НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли.

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому чету № 10/99 «Расходы организации».

При оформлении командировочных расходов учитываю нормы Трудового Кодекса РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку, а также порядок оплаты командированного сотрудника в выходные и праздничные дни.

Размер суточных для бюджетных организаций устанавливается Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93.

При направлении сотрудника в командировку за границу РФ применяют следующие нормативные акты: Закон РФ «О валютном регулировании и валютном контроле», Положение Банка России, Инструкцию Банка России Положение по бухгалтерскому учету № 3/200 «Учет активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте».

1.3 Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами

Основными документами, которые применяются при оформление расчетов с подотчетными лицами, и подлежат изучению при аудиторской проверке, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.

2. Организационно-экономическая характеристика предприятия

2.1 Организационная характеристика

Целью создания жилищно-строительного кооператива «Май» является реальное повышение качества услуг в строительной сфере, ускорение формирования товарного рынка, извлечение прибыли от хозяйственной деятельности.

Предметом деятельности кооператива является - производство строительных и отделочных материалов из древесины.

Местонахождение: Кировская область, г. Слободской, ул. Большевиков, 24.

В течение всего времени существования кооператив вправе самостоятельно выбирать приоритетные направления своей деятельности, исходя при этом из действующего законодательства, социальных потребностей жителей региона, конъюнктуры рынка товаров, работ и услуг в стране и за рубежом. Кооператив обладает правами юридического лица с момента его государственной регистрации в установленном порядке, имеет расчетный и иные счета в учреждениях банков, печать и штамп со своим наименованием и указанием места нахождения кооператива, бланки установленного образца, товарный знак и знаки обслуживания. Кооператив имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде и арбитраже. Кооператив имеет гражданские права и несет гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами, в соответствии с целью и предметом деятельности. Кооператив несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом, не отвечает по обязательствам своих участников. Участники кооператива не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью кооператива, в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Участники кооператива, внесшие вклады в уставный капитал кооператива не полностью, несут солидарную ответственность по его обязательствам в пределах стоимости неоплаченной части вклада каждого из участников кооператива. В случае несостоятельности (банкротства) кооператива по вине его участников или по вине других лиц, которые имеют право давать обязательные для кооператива указания либо иным образом имеют возможность определять его действия, на указанных участников или других лиц в случае недостаточности имущества кооператива может быть возложена субсидиарная ответственность по его обязательствам. Российская Федерация, субъекты РФ и муниципальные образования не несут ответственности по обязательствам кооператив, равно как и кооператив не несет ответственности по обязательствам РФ, субъектов РФ и муниципальных образований.

Высшим органом управления кооператива является единственный участник кооператива, который принимает решения по вопросам, входящим в его компетенцию в соответствии с настоящим Уставом и действующим законодательством. Решения единоличного исполнительного органа кооператива ограничивающего права участника кооператива, ничтожны.

Руководство текущей деятельностью кооперативом осуществляется единоличным органом кооператива – Генеральным директором, подотчетным участнику кооператива.

К исключительной компетенции единственного участника кооператива относятся: определение основных направлений деятельности кооператива; изменение Устава кооператива, в том числе изменение уставного капитала; утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов; принятие решения о распределении чистой прибыли кооператива; утверждение (принятие) документов, регулирующих внутреннюю деятельность; принятие решения о реорганизации или ликвидации общества.

Вопросы, отнесенные к исключительной компетенции участника кооператива, могут быть переданы на решение единоличного исполнительного органа кооператива.

Единоличный исполнительный орган кооператива – Директор – назначается на неопределенный срок и прекращает свои полномочия по решению участника кооператива. Он также может быть освобожден от занимаемой должности беспрепятственно по личному заявлению, Решением единственного участника кооператива.

Организационная структура аппарата управления – форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ. Для выполнения  функций подразделения их должностные лица наделяются определенными правами на распоряжения ресурсами и несут ответственность за выполнение закрепленных за ним функций.

Схема организационной структуры управления отражает статистическое положение подразделений и должностей и характер связи между ними.

Рисунок 1 - Схема организационной структуры управления ЖСК «Май»

На предприятии используют линейную структуру управления. Линейная организационная структура управления - это одна из простейших организационных структур управления. Она характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель-единоначальник, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления.

2.2 Экономическая характеристика

К числу основных направлений улучшения показателей производственной программы и повышения качества продукции, работ и услуг относятся: внедрение новой отечественной техники и технологии, повышение квалификации персонала, совершенствование организации труда, производства и управления.

Анализ как функция присущ всякому процессу управления. В управленческом цикле он занимает промежуточное место между получением информации и принятием решения.

Основные экономические показатели предприятия ЖСК «Май» за период с 2010г. по 2012г. представлены в таблице 1.

Таким образом, анализ основных технико-экономических показателей за 2010-2012гг. показал, что выручка от реализации работ и услуг за анализируемый период увеличилась на 18607 тыс. руб. При этом наибольший рост по выручке произошел в сфере строительства и ремонта – 14357 тыс. руб. Этому способствовало: увеличение объемов работ по ремонту и строительству на который в городе Слободском и регионе имеется повышенный спрос, повышения качества предоставленных услуг и организационно-технического уровня производства.

Таблица 1 – Основные показатели производственно-экономической деятельности

Себестоимость реализованной продукции еще больше растет, что обусловлено рыночными условиями: материальные, косвенные затраты; увеличение заработной платы и другое. Необходимо искать пути снижения себестоимости продукции.

Значимость услуг заключается в том, что она позволяет определить состав и структуру продукции, работ и услуг, производительность труда и темпы ее роста, фондоотдачу, фондоемкость и другие экономические показатели работы предприятия.

Одним из важнейших факторов увеличения объема строительно-монтажных работ на предприятии является обеспеченность его основными фондами в необходимом количестве и ассортименте. Состав и структура основных средств представлена в таблице 2.

За анализируемый период сумма основных средств возросла более чем в 3 раза. При этом рост был отмечен по транспортным средствам на 250% и машинам и оборудованию – на 217,5%. В 2010г. была приобретена собственная база, в связи с чем стоимость основных фондов увеличилась на 276 тыс. рублей. Это свидетельствует о том, что растет как активная, так и пассивная часть основных средств ЖСК «Май».

Таблица 2 – Состав и структура основных средств

В структуре основных средств наибольшая доля принадлежит транспортным средствам. Доля транспортных средств в 2012г. 48,22%. Доля машин и оборудования составила в 2012г. 25,17%.

Показатели эффективности использования основных средств представлены в таблице 3.

Таблица 3 – Показатели эффективности использования основных средств

В целом за 2010-2012гг. можно сделать вывод о повышении эффективности использования основных средств. Так, например, фондоотдача возросла с 11,3 руб. в 2010г. до 21,4 руб. в 2012г. При этом фондоемкость снизилась с 0,09 руб. в 2010г. до 0,05 руб. в 2012г.

Фондовооруженность увеличилась на 7,81 тыс. руб., что связано с более существенным ростом  основных фондов по сравнению с темпом роста среднесписочной численности работников.

Фондорентабельность в целом за период уменьшилась. Если сравнивать 2010 и 2012гг., то можно говорить о снижении эффективности использования основных средств. Основные фонды выросли на 224%, в то время как прибыль от продаж увеличилась всего на 90%.

Показатели эффективности использования оборотного капитала представлены в таблице 4.

Таблица 4 – Показатели эффективности использования оборотного капитала

За анализируемый период произошло снижение эффективности использования оборотного капитала. Так, коэффициент оборачиваемости снизился с 4,03 раз в 2010г. до 1,31 раз в 2012г. В результате период оборота возрос с 89 дней в 2010г. до 275 дней в 2012г. или на 309%. Это связано с тем, что темп роста оборотных средств был более существенный по сравнению с темпом роста выручки от продаж.

Исходя из производственной программы, определяются потребности в средствах и предметах труда, в кадрах, расходах на оплату труда, а также объемы капитального строительства по расширению, реконструкции и техническому перевооружению предприятия.

Эффективность использования трудовых ресурсов представлена в таблице 5.

За анализируемый период эффективность использования трудовых ресурсов увеличилась. Об этом свидетельствует повышение производительности труда в расчете на одного работника на 290%.

Таблица 5 – Показатели эффективности использования трудовых ресурсов