ОГЛАВЛЕНИЕ 
 

ВВЕДЕНИЕ

     В практической деятельности предприятий, учреждений и организаций нередки случаи, когда необходимо произвести закупки за наличный расчет на других предприятиях, в розничной торговле, у физических лиц или произвести расчеты с командированными работниками.

     В таких случаях обычно работнику  выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. Подотчетные лица — работники предприятия, которые получили в кассе деньги авансом и обязаны за них отчитаться. Выдача наличности под отчет проводится из кассы предприятия при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданным под отчет суммам, т.е. в случае предоставления в бухгалтерию авансового отчета об израсходованных денежных средствах и одновременного возврата в кассу предприятия остатка наличности, выданной под отчет. Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка по отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот участок бухгалтерского учета является достаточно трудоемким. Сами операции достаточно однообразны.

     Состав  первичных документов по расчетам с  подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые  отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

1. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ БЮДЖЕТНОГО БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

     Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам учреждения из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

     Авансы  под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании  письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

     Об  израсходовании авансовых сумм подотчетные  лица представляют авансовый отчет  с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Суммы, выплаченные  в иностранной валюте, учитываются  в авансовом отчете как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка РФ. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне и заполняют графы 1-6 на оборотной стороне авансового отчета о фактически израсходованных авансовых суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

     В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются  на предмет правильности оформления документов, расходования средств по назначению и заполняют графы 7-10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принятых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

     Наиболее  существенной частью подотчетных сумм являются расходы по командировкам.

     Нормы возмещения расходов, связанных с  командировками, устанавливаются Правительством РФ. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 оплата суточных производится в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.

     Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим  расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на пользование соответствующим транспортом).

     Руководители  организаций могут разрешить в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Для выплаты суточных в повышенном размере необходимо использовать дополнительные источники финансирования, например средства, полученные от предпринимательской деятельности. Размер суточных необходимо закрепить в коллективном договоре или локальном акте.

     Следует при этом иметь в виду, что командировочные  расходы, выплачиваемые сверх установленных норм, в соответствии с решением Высшего Арбитражного Суда РФ от 26 января 2005 г. № 16141/04, отменившим Письмо от 17 февраля 2004 г. N 04-2-06/127 «О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками», не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц.

     Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости  проезда, суточных, квартирных и других расходов. Отчеты о расходах по командировкам должны быть представлены в течение трех дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу.

     Размеры суточных и расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран работников Российской Федерации определены приказом Минфина России от 2 августа 2004 г. « 64н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках по территории зарубежных стран», с учетом изменений, внесенных приказом Минфина России от 12 июля 2006 г. № 92 .

2. АНАЛИТИЧЕСКИЙ  УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ

     Учет  расчетов с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам осуществляется на счете 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».

       Счет предназначен для учета  расчетов с подотчетными лицами по суммам  денежных средства и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет.

       Дебиторская задолженность подотчетных  лиц отражается в сумме денежных средств, выданных ему по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, либо  в сумме денежных документов выданных подотчетному лицу на соответствующие цели.

       Увеличение дебиторской задолженности  подотчетных лиц на суммы полученных денежных средств допускается при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, полученным ранее в подотчет.

       Учет задолженности подотчетных  лиц по выданным авансам в  иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет.

       Сумма произведенных подотчетным  лицом расходов, согласно утвержденного руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) Авансового отчета подотчетного лица и прилагаемых к нему  документов, подтверждающих произведенные расходы, отражается путем уменьшения дебиторской задолженности подотчетного лица перед учреждением.

     Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на  соответствующих счетах и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.

       Группировка расчетов с подотчетными  лицами осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения (планом финансово- хозяйственной деятельности) по аналитическим группам синтетического учета объекта учета:

     10 «Расчеты с подотчетными лицами  по оплате труда и начислениям  на выплаты по оплате труда»;

     20 «Расчеты с подотчетными лицами  по работам, услугам»;

     30 «Расчеты с подотчетными лицами  по поступлению нефинансовых  активов»;

     60 «Расчеты с подотчетными лицами  по социальному обеспечению»;

     90 «Расчеты с подотчетными лицами  по  прочим расходам».

     Расчеты с подотчетными лицами учитываются:

     — расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда - на счете, содержащем аналитический код группы синтетического счета 10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда» и соответствующий аналитический код вида синтетического счета финансовых активов:

     1 «Расчеты  с подотчетными лицами  по заработной плате»;

     2 «Расчеты с подотчетными лицами  по прочим выплатам»;

     3 «Расчеты с подотчетными лицами  по начислениям на выплаты  по оплате труда»;

     — расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам - на счете, содержащем аналитический код группы синтетического счета 20 «Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам» и соответствующий аналитический код вида синтетического счета финансовых активов:

     1 «Расчеты с подотчетными лицами  по оплате услуг связи»;

     2 «Расчеты с подотчетными лицами  по оплате транспортных услуг»;

     3 «Расчеты с подотчетными лицами  по оплате коммунальных услуг»;

     4 «Расчеты с подотчетными лицами  по оплате арендной платы за  пользование имуществом»;

     5 «Расчеты с подотчетными лицами  по оплате работ, услуг по  содержанию имущества»;

     6 «Расчеты с подотчетными лицами  по оплате прочих работ, услуг»;

     — расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов - на счете, содержащем аналитический код группы синтетического счета 30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов» и соответствующий аналитический код вида синтетического счета финансовых активов:

     1 «Расчеты с подотчетными лицами  по приобретению основных средств»;

     2 «Расчеты с подотчетными лицами  по приобретению нематериальных  активов»;

     4 «Расчеты с подотчетными лицами  по приобретению материальных  запасов»;

     — расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению - на счете, содержащем аналитический код группы синтетического счета 60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению» и соответствующий аналитический код вида синтетического счета финансовых активов:

     1 «Расчеты с подотчетными лицами  по оплате пенсий, пособий и  выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения»;

     2 «Расчеты с подотчетными лицами  по оплаты пособий по социальной  помощи населению»;

     3 «Расчеты с подотчетными лицами  по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;

     — расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам - на счете, содержащем аналитический код группы синтетического счета 90 «Расчеты с подотчетными лицами по  прочим расходам» и соответствующий аналитический код вида синтетического счета финансовых активов:

     1 «Расчеты с подотчетными лицами  по оплате прочих расходов».

     В рамках формирования учетной политики учреждение вправе с учетом требований законодательства Российской Федерации, органов, осуществляющих функции и полномочия учредителя, налогового законодательства Российской Федерации по раскрытию информации о результатах деятельности учреждения (раздельном учете), устанавливать в составе Рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий) - дополнительные аналитические коды номеров счетов бухгалтерского учета.

       Аналитический учет расчетов  с подотчетными лицами ведется  в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов либо в Журнале по расчетам с подотчетными лицами.

       Отражение операций по счету осуществляется в Журналах по расчетам с подотчетными лицами обособленно в части расчетов по выданным денежным средствам и расчетам по полученным денежным документам.

3. СИНТЕТИЧЕСКИЙ  УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ

     Учет  расчетов с подотчетными лицами ведется  в соответствии с КОСГУ на следующих  счетах:

     020811000 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате»;

     020812000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»;

     020813000 «Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на выплаты по оплате труда»;

     020821000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

     020822000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;

     020823000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;

     020824000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;

     020825000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг по содержанию имущества»;

     020826000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг»;

     020831000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;

     020832000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;

     020834000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов»;

     020861000 «Расчеты с подотчетными лицами  по оплате пенсий, пособий и  выплат по пенсионному, социальному  и медицинскому страхованию населения»;

     020862000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению»;

     020863000 «Расчеты с подотчетными лицами  по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых  организациями сектора государственного  управления»;

     020891000 «Расчеты с подотчетными лицами  по оплате прочих расходов».

       Операции по счету оформляются  следующими бухгалтерскими записями:

     — выдача сумм, денежных документов подотчетным лицам отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020811560 – 020813560, 020821560 – 020826560, 020831560 – 020834560, 020861560 – 020863560, 020891560) и кредиту счетов 020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения», 020135610 «Выбытия денежных документов из кассы учреждения», соответствующих счетов аналитического учета счетов 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (030405211 – 030405213, 030405221 – 030405226, 030405261 – 030405263, 030405290, 030405310, 030405320, 030405340), 020100000 «Денежные средства учреждения» (020111610, 020121610);

     — принятые к бюджетному учету суммы произведенных расходов согласно утвержденному руководителем авансовому отчету отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020811660 – 020813660, 020821660 – 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020861660 – 020863660, 020891660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 010500000 «Материальные запасы» (010531340 – 010536340), 010600000 «Вложения в нефинансовые активы» (010611310, 010631310, 010632320, 010634340), 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам» (030211830– 030213830, 030221830 – 030226830, 030231830, 030232830, 030234830, 030261830– 030263830, 030291830), 040120000 «Расходы текущего финансового года» (040120211 – 040120213, 040120221 – 040120226, 040120261 – 040120263, 040120290), счета 030403830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»;

     — возвращенные остатки подотчетных сумм отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020811660 – 020813660, 020821660 – 020826660, 020831660 – 020834660, 020861660 – 020863660, 020891660) и дебету счетов 020134510 «Поступления средств в кассу учреждения», 020135510 «Поступления денежных документов в кассу учреждения»;

     — списание в порядке, установленном бюджетным законодательством, дебиторской задолженности, нереальной ко взысканию, по дебету счета 040110273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020811660 – 020813660, 020821660 – 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020861660 – 020863660, 020891660).

     Для формирования информации в денежном выражении о состоянии расчетов с подотчетными лицами и операций, изменяющих указанные расчеты, применяются следующие группы счетов:

     020810000 «Расчеты с подотчетными лицами  по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда»;

     020820000 «Расчеты с подотчетными лицами  по работам, услугам»;

     020830000 «Расчеты с подотчетными лицами  по поступлению нефинансовых активов»;

     020860000 «Расчеты с подотчетными лицами  по социальному обеспечению»;

     020890000 «Расчеты с подотчетными лицами  по прочим расходам».

     Для ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами применяются счета аналитического учета в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции:

     020811000 «Расчеты с подотчетными лицами  по заработной плате»;

     020812000 «Расчеты с подотчетными лицами  по прочим выплатам»;

     020813000 «Расчеты с подотчетными лицами  по начислениям на выплаты  по оплате труда»;

     020821000 «Расчеты с подотчетными лицами  по оплате услуг связи»;

     020822000 «Расчеты с подотчетными лицами  по оплате транспортных услуг»;

     020823000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;

     020824000 «Расчеты с подотчетными лицами  по оплате арендной платы за  пользование имуществом»;

     020825000 «Расчеты с подотчетными лицами  по оплате работ, услуг по  содержанию имущества»;

     020826000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг»;

     020831000 «Расчеты с подотчетными лицами  по приобретению основных средств»;

     020832000 «Расчеты с подотчетными лицами  по приобретению нематериальных активов»;

     020834000 «Расчеты с подотчетными лицами  по приобретению материальных запасов»;

     020862000 «Расчеты с подотчетными лицами  по оплате пособий по социальной помощи населению»;

     020863000 «Расчеты с подотчетными лицами  по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых  организациями сектора государственного  управления»;

     020891000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов».

      Операции по  увеличению расчетов с подотчетными  лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:

     — получение денежных средств подотчетным лицом при условии полного его отчета по ранее выданному авансу согласно его заявления с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020812000, 020813000, 020821000 - 020826000, 020831000, 020832000, 020834000,  020862000, 020863000, 020891000) и кредиту счетов 020111000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства», 020134000 «Касса», 020127000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации»;

     — выдача заработной платы (стипендий, пенсий, пособий) через подотчетное лицо, ответственное за выдачу заработной платы в тех случаях, когда из-за отдаленности структурного подразделения учреждения Платежная ведомость (ф. 0504403), подписанная руководителем автономного учреждения, по которой производятся причитающиеся работникам структурного подразделения выплаты,  не может быть возвращена ответственным за выдачу лицом в кассу автономного учреждения в  течении трех дней,  отражается на основании Платежной ведомости (ф. 0504403)  по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020811000 - 020813000, 020862000, 020863000, 020891000) и кредиту счетов 020111000 «Денежные средства учреждения с лицевых счетах в органе казначейства», 020127000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации», 020134000  «Касса»;

     получение подотчетным лицом денежных документов подотчет отражается по дебету соответствующего счета аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020812000, 020813000, 020821000, 020822000, 020826000, 020834000, 020862000, 020863000, 020891000)  и кредиту счета 020135000 «Денежные документы».

       Операции по уменьшению расчетов  с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:

     — принятые к бухгалтерскому учету суммы произведенных расходов на основании утвержденного руководителем Авансового отчета (ф.0504049) с приложенными к нему оправдательными документами, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020812000, 020813000, 020821000 - 020826000, 020831000, 020832000, 020834000, 020862000, 020863000, 020891000) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 010500000 «Материальные запасы» (010521000 - 010526000, 010531000 - 010536000), 010600000 «Вложения в нефинансовые активы» (010621000, 010631000, 010634000), 010900000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (010960212, 010960221 - 010960226, 010960290, 010960212, 010970221 - 010970226, 010970290, 010980212, 010980221 - 010980226, 010980290, 010990212, 010990221 - 010990226, 010990290), 021001000 «Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам», 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам» (030212000, 030213000, 030221000 - 030226000, 030231000 - 030234000, 030291000), 030403000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда», 040120200 «Расходы хозяйствующего субъекта» (040120213, 040120213, 040120221 – 040120226, 040120262, 040120263, 040120290);

     — выданные подотчетным лицом, ответственным за выдачу заработной платы, суммы заработной платы, пособий, пенсий, стипендий, иных выплат отражаются на основании Платежной ведомости (ф. 0504403) по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020811000 - 020813000, 020862000, 020863000, 020891000) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам» (030211000 -  030213000, 030262000, 030263000, 030291000);

     — возврат остатков подотчетных сумм отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020813000, 020821000 - 020826000, 020831000, 020832000, 020834000, 020881000) и дебету счетов 020111000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства», 020134000 «Касса»;

     — возврат подотчетным лицом, ответственным за выдачу заработной платы,  денежных средств в сумме остатков невыплаченной заработной платы, пособий, пенсий, стипендий отражается на основании Приходного кассового ордера (ф. 0310001), Платежного поручения (ф. 0401060), иного платежного документа по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020811000 - 020813000, 020862000, 020863000, 020891000) и дебету счетов 020111000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства», 020134000 «Касса»;

     — возврат в кассу учреждения неиспользованных денежных документов отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020813000, 020821000, 020822000, 020826000, 020834000, 020862000, 020863000, 020872000, 020873000, 020875000, 020891000) и дебету счета 020135000 «Касса»;

     — списание с балансового учета задолженности подотчетных лиц, признанной согласно законодательству Российской Федерации нереальной ко взысканию отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020811000 - 020813000, 020821000 - 020826000, 020831000, 020832000, 020834000, 020862000, 020863000, 020881000) и дебету счета 040120273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» с одновременным отражением списанной задолженности на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов»;

     — оплата подотчетным лицом аванса, отражается согласно представленного Авансового отчета (ф.0504049) и прилагаемых к нему документов по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020812000, 020813000, 020821000 - 020826000, 020831000, 020832000, 020834000, 020862000, 020863000, 020891000) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам» (020612000, 020613000, 020621000 - 020626000, 020631000, 020632000, 020634000, 020662000, 020663000, 020691000);