Понятие делопроизводства. Системы делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная)

     Тема: Понятие делопроизводства. Системы делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная) 
 

     Содержание:

     Введение…………………………………………………………………..2

1. Понятие делопроизводства…………………………………………4
2. Цель, задачи, функции службы ДОУ……………………………..5
3. Организационная структура службы ДОУ………………………..7
4. Системы делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная)………………………………….10

     Заключение………………………………………………………………13

     Список  литературы……………………………………………………15 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 

     Весь  процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

     Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет  свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельным структурным  подразделением, организационно-обособленной службой. Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т. д. Далее обобщенно будем называть ее службой ДОУ или службой делопроизводства. В небольших учреждениях, фирмах, где объем обрабатываемых документов невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой делопроизводства, возлагают на секретаря-референта (секретаря).1

     Служба  делопроизводства как самостоятельное  структурное подразделение возглавляется  руководителем, который в свою очередь  подчиняется непосредственно руководителю организации.

     Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.2

     Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.3  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Понятие делопроизводства.

Говоря  о наименовании службы ДОУ, необходимо отметить, что сегодня данная служба может иметь разные названия, например, управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия и т.д. Конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

– структуру  подразделения (имеет или не имеет  внутреннюю структуру, если имеет, то сложная  она или нет);

– требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко  запоминалось и произносилось);

– существующие в организации делопроизводственные традиции.

Например, в Государственной системе документационного  обеспечения управления рекомендуется  использовать следующие наименования:

• в министерствах и ведомствах – управление делами, в состав которого, как правило, включаются:

– секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), – инспекция при министре (руководителе ведомства),

– канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.),

– отдел  писем (жалоб),

– отдел  совершенствования работы с документами  и внедрения технических средств,

– центральный  архив;

• на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:

– подразделения  по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб),

– секретариат,

– экспедиция,

– копировально-множительное бюро, архив. 

2. Цель, задачи, функции службы ДОУ 

Основной  целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

– совершенствование  форм и методов работы с документами;

– обеспечение единого порядка документирования;

– обеспечение  единого порядка работы с документами;

– контроль за исполнением документов;

– хранение документов;

– унификация форм документов;

– сокращение по возможности документооборота;

– методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

– внедрение  прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной  техники.4

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно  разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.

К технологическим  функциям относятся:

– осуществление  первоначальной (экспедиционной) обработки  поступающих документов;

– регистрация  поступающих, отправляемых и внутренних документов;

– ведение  информационно-справочной работы по документам организации;

– машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

– копирование, тиражирование и оперативное  размножение документов;

– разработка и проектирование бланков документов;

– подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:

– подготовка к докладу руководству поступающих  документов;

– организация  своевременного рассмотрения документов руководством организации;

– регулирование  хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

– организация  хранения документов в структурных  подразделениях;

– организация  работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

– повышение  квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;

– организация  рабочих мест работников делопроизводственной службы, условий труда сотрудников  делопроизводственной службы;

– организация  делопроизводства по обращениям граждан;

– разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.5

К контрольным  функциям относят:

– контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. отправляемых и внутренних документов);

– контроль за сроками исполнения документов;

– осуществление  контроля за правильностью оформления и формирования в структурных  подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

– организация  контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

– обобщение  сведений о ходе и результатах  исполнения документов, систематическое  информирование руководства по этим вопросам;

– обеспечение  хранения дел и оперативного использования  документной информации.

Методические  функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

– разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных  документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

– проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

– проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции  делопроизводственной службы.6

3. Организационная структура службы ДОУ 

Важным  вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления, её должностного и численного состава.

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т. е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объёма функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав её внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.7

Структура службы ДОУ в современной организации  зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с  документами и может быть представлена следующими подразделениями:

– секретариат,

– экспедиция (прием, отправка корреспонденции),

– подразделение (отдел, группа) по регистрации и  учету документов,

– подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов,

– подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями  граждан,

– подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов,

– отдел  совершенствования делопроизводства,

– копировально-множительное бюро,

– протокольная группа,

– редакционная группа,

– приемная,

– архив.8

В крупной  организации с большим объемом  документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу ДОУ. В организациях меньшего масштаба и не с таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками. В маленькой фирме всю работу с документами обычно осуществляет один секретарь.

Метод установления организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота был сформулирован впервые в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

– 1-я  категория – учреждения с объемом  документооборота свыше 100 тысяч документов в год;

– 2-я  категория – учреждения с объемом  документооборота от 25 тысяч до 100 тысяч  документов в год;

– 3-я  категория – учреждения с объемом  документооборота от 10 тысяч до 25 тысяч  документов в год;

– 4-я  категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тысяч документов в год.

Так, согласно вышепредставленной классификации, было установлено, что если объем документооборота учреждения составляет более 10 тысяч  документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы делопроизводства (или службы ДОУ) как отдельного подразделения. Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (см. Приложение 1).9

Функции структурных подразделений представлены в Приложении 2. 

4. Системы делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная)

     При создании службы ДОУ необходимо решить следующие вопросы:

• выбор оптимальной организационной формы делопроизводства;
• разработка организационно-функциональной структуры службы делопроизводства и выбор её конкретного наименования;
• разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными структурными подразделениями службы делопроизводства и работниками и их закрепление в соответствующих организационно-правовых документах;
• нормирование труда работников службы делопроизводства;
• определение численного и должностного состава службы делопроизводства;
• выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление её в инструкции по делопроизводству;
• рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда;
• повышение квалификации работников и культуры работы с документами.

     Организационная форма делопроизводства обычно зависит от масштабов учреждения, территориального размещения его структур и может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.

     Централизованная  форма — это выполнение всех технологических  операций по работе с документами  одним специализированным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел) или секретарем фирмы. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте: приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, составление и ведение номенклатуры дел, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для передачи в архив организации. 10

     К преимуществам централизованной формы  организации делопроизводства относится  возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию  и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность  поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.11

     Полную  централизованную обработку документов возможно осуществить лишь в небольших организациях, объём документооборота в которых не превышает примерно 10 тыс. документов в год.

     Децентрализованная  форма организации документационного  обслуживания предполагает создание в  каждом структурном подразделении организации собственной службы ДОУ. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу с документами: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма используется в организациях, аппарат которых территориально разобщён. Её рекомендуется применять в организациях, документирование деятельности которых требует особенно тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке поступающей, отправляемой и внутренней документации, заканчивая все действия подготовкой и передачей документов в архив организации.

     Самая распространенная форма организации работы с документами — смешанная. При этом часть операций (например, приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

     Вариантом смешанной формы является такая  организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в службе ДОУ), а для других — децентрализовано (в структурных подразделениях). Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д. 12

     Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

     Наиболее  рациональной формой организации отдельных  делопроизводственных процессов и  операций является централизация, поскольку она позволяет:

     - снизить стоимость делопроизводственных операций;

     - улучшить организацию труда делопроизводственного  персонала и, в частности, внедрить  его нормирование;

     - обеспечить специализацию и взаимозаменяемость  работников;

     - использовать прогрессивные и  производительные технические средства;

     - обеспечить единство организационного  и методического руководства.

     В современных условиях полностью  централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

     В небольших учреждениях, не имеющих  общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.13

     В каждой конкретной организации выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой ДОУ. Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. 

     Заключение 

     Во  многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом.

     Поскольку служба ДОУ фактически управляет  документацией и документационными  потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной  численностью (это может быть 2–3 чел.). При этом служба ДОУ должна подчиняться непосредственно руководителю организации или его заместителю.

     В пункте 5.1 пятого раздела Государственной  системы документационного обеспечения  управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., закреплено следующее положение: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».

     Такое место службы ДОУ в структуре организации можно объяснить следующими причинами:

     1. Представляя самостоятельное структурное  подразделение и непосредственно  подчиняясь руководству организации,  служба ДОУ будет иметь больше  компетенции. А это, в свою  очередь, позволит организовать более эффективную работу с документами.

     2. Специалистам и руководителю  службы ДОУ приходится непосредственно  работать с руководством организации:  решать вопросы рассмотрения  входящих документов, контролировать  исполнение документов, обобщать результаты контроля исполнения документов и докладывать о них руководству организации, вести информационно-справочную работу по документам и т.д. 14 

      Список литературы и источников 

1. Андреева В.И. Делопроизводство - 8-е изд., Изд-во Интел-Синтез, 2001. – 192 с.

2. Березина Н.М.  Современное делопроизводство/ Л.  Лысенко, Е.П. Воронцова.- Изд-во  Питер, 208. – 224 с.

3. Бобылева М.П.  Эффективный документооборот: от  традиционного к электронному, Изд-во  МЭИ, 2004. – 172 с.

4. Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение Численности / Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. - №7 // delo-press.ru.

5. Удовик А. В. Организация работы службы документационного обеспечения управления //

6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. – с. 6.

7. Янковая  В.Ф. Организация службы документационного обеспечения / Секретарь-референт – 2005. - №1 // www.profiz.ru