Понятие электронного документооборота

Содержание 

Введение 

     Российский  рынок систем электронного документооборота достаточно молод, ему минуло только 10 лет. Его появление и столь  успешное, пожалуй, даже бурное, развитие обусловлено быстрым ростом информационных потоков, а следовательно, и увеличением  документооборота. Рост IT-технологий, повсеместная компьютеризация, всеобщая компьютерная грамотность позволили  задуматься о переходе к принципиально  новым методам управления. Принятие Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об  электронной цифровой подписи» создало  правовую основу для повсеместного  распространения СЭД. Можно считать, что основы российского рынка  управления документооборотом сформированы. Сегодня крупнейшим заказчиком СЭД  и главным его потребителем являются государственные органы, нефтяные компании и банки.

     Однако  не все так радужно. Российские компании в части распространения СЭД  все же существенно отстают от западных. Связано это, прежде всего, с высокой стоимостью СЭД, составляющей от нескольких десятков до нескольких сотен тысяч долларов, что весьма обременительно для многих компаний мелкого и среднего бизнеса.

     Кроме того, доминирование бумажного документооборота в России в большинстве случаев  объясняется сложностями технического характера.

     Цель  контрольной работы – подробно разобраться  в системе электронного документооборота (СЭД).

     Задачи:

• дать понятие электронного документооборота;
• рассмотреть преимущества и недостатки электронного документооборота;
• представить схему электронного документооборота.

1. Понятие электронного документооборота 

     Электронный документооборот (ЭДО) – единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

     С юридической точки зрения понятие  электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого лежит легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная сила) электронных документов. Поэтому  наряду с совершенствованием информационных технологий важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его  законодательная поддержка, суть которой  состоит в придании данным, создаваемым  и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа.

     Электронный документ (ЭД) – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

     Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

     Основные  принципы электронного документооборота:

• однократная регистрация документа;
• возможность параллельного выполнения различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;
• непрерывность движения документа;
• единая база документной информации для централизованного хранения документов и исключения возможности дублирования документов;
• эффективно организованная система поиска документа;
• развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота.

     Система электронного документооборота (СЭД) – типовое решение, предназначенное для автоматизации документооборота и делопроизводства, как в государственных, так и негосударственных предприятиях любых размеров, форм собственности и рода деятельности. Система позволяет автоматизировать традиционное делопроизводство, организовать электронный архив документов, упорядочить процессы работы с входящей/исходящей корреспонденцией, поддерживать внутреннюю документацию на предприятии, работать с обращениями граждан и решать другие задачи. Система может быть легко перенастроена для учета специфики работы каждого конкретного предприятия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Преимущества и недостатки электронного документооборота

     Российские  компании в части распространения  СЭД все же существенно отстают  от западных. Связано это, прежде всего, с высокой стоимостью СЭД, составляющей от нескольких десятков до нескольких сотен тысяч долларов, что весьма обременительно для многих компаний мелкого и среднего бизнеса.

     Кроме того, доминирование бумажного документооборота в России в большинстве случаев  объясняется сложностями технического характера. Но актуальными остаются вопросы организационно-технической  подготовленности компаний к внедрению  СЭД: наличие мощных функционально  пригодных серверов, техническая  оснащенность современными персональными  компьютерами, дополнительной техникой, уровень построения локальных и (или) корпоративных сетей; возможность  организации новых рабочих мест для новых участков работ, необходимость  аттестации персонала и повышения  квалификации сотрудников. Кроме того, при планировании внедрения СЭД  необходимо учитывать расходы не только на внедрение, но и на дальнейшее сопровождение программного продукта. Обычно решение этих вопросов влечет за собой очередные финансовые затруднения¹.

     Серьезным камнем преткновения является и человеческий фактор. Эффективность СЭД, которая  напрямую зависит от степени охвата всех подразделений, рабочих мест, сотрудников, может быть сведена на нет консерватизмом некоторых категорий работников. Это касается, прежде всего, людей  старшего поколения, которые часто  не хотят осваивать новые компьютерные программы.

     Что касается крупных предприятий –  государственных структур, банков, торговых компаний и т.п., – то их технические проблемы связаны, прежде всего, с региональной сетевой разветвленностью, территориальной удаленностью и  разобщенностью структурных подразделений, дочерних компаний, многоступенчатыми схемами управления и организационных структур, большими объемами документооборота, повышенными требованиями безопасности.

     Еще одной проблемой может стать  назначение внутри компании IT-менеджера  для сопровождения проекта. Его  переоценка уровня своей квалификации в области информационных технологий может дорого обойтись компании. Нерадивый  или малоквалифицированный специалист не только не сможет самостоятельно решить проблему, но и не распишется в собственной  профнепригодности, затягивая с  обращением к представителям компании-разработчика. Порой особо продвинутые пользователи предпринимают попытки несанкционированного доступа в программный продукт  на правах администратора, самостоятельно внося в нее правки, а разработчикам  остается потом ломать голову, как  эти правки «подтянуть» так, чтобы  сохранить системные настройки.

     Кроме того, существует и проблема бумажного  «балласта». Компаниям и организациям, перешедшим на безбумажный документооборот, трудно смириться с тем, что огромное количество компаний, организаций, предприятий, ведомств, институтов, не перешедших на СЭД, являются поставщиками информации «на бумаге». Чтобы внедрить эти  документы во внутреннюю систему  электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Для  простых решений достаточно обычной  программы сканирования или распознавания  документов. При больших объемах  необходимо изучить возможности  использования профессиональных систем, предназначенных для получения  изображений документов. Чем больше объем входящих документов, тем выше цена вопроса².

     Плюсов  внедрения СЭД множество, все  и не перечислить, но все-таки попробуем  назвать главные из них. Бесспорным является тот факт, что внедрение  системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, т.к. приходится учитывать множество факторов.

     Прямой  эффект от внедрения системы позволяет  экономить средства, затрачиваемые  на расходные материалы, оплату служб  почтовой и курьерской доставки, ксерокопирование материалов, уменьшает трудозатраты. Косвенным эффектом являются те преимущества управления, которые значимы для  функционирования организации: прозрачность управления, контроль исполнительской  дисциплины и т.п.

     Итак, внедрение систем электронного документооборота позволяет:

• полностью автоматизировать процесс работы с документами;
• обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и группами пользователей;
• обеспечить интеграцию с внешними системами электронной почты;
• наращивать базовые возможности СЭД с помощью модульности и наличия встроенных инструментальных средств;
• обеспечить процесс одновременной работы в системе неограниченного числа пользователей;
• повысить эффективность работы с документами;
• повысить корпоративную культуру работы с документами;
• значительно уменьшить объемы бумажного документооборота;
• значительно сократить время на обработку и пересылку документов, время поиска документов, время согласования и утверждения проектов документов;
• обеспечить все документационные процессы с одновременным использованием электронных и бумажных версий документов;
• упорядочить процесс регистрации всех видов документов;
• обеспечить управление потоками работ (передача документов между исполнителями);
• обеспечить процесс работы с взаимосвязанными документами;
• обеспечить управление документом на протяжении всего жизненного цикла;
• обеспечить прозрачность всех процессов с момента создания документа до момента его сдачи в архив;
• проследить историю создания документа;
• обеспечить четкий процесс согласования и утверждения документов;
• выстроить отлаженную систему поручений;
• обеспечить четкий контроль исполнительской дисциплины;
• производить сортировку документов по любым критериям;
• обеспечить поиск информации по различным атрибутам и полнотекстовый поиск;
• обеспечить автоматизацию сбора и анализа статистических данных о движении документов;
• обеспечить архивное хранение электронных образов документов;
• обеспечить регламентацию прав доступа;
• обеспечить мгновенный доступ к документам;
• уменьшить количественные потери документов;
• увеличить производительность труда;
• сократить затраты на подготовку документов к сдаче в архив и архивное хранение документов;
• придать юридическую силу электронным документам;
• сократить затраты на курьерские и почтовые услуги;
• сократить количество внутренних и внешних курьеров;
• обеспечить ведение информационно-справочной базы³.

     К стратегическим преимуществам, связанным  с повышением эффективности работы предприятия или организации  после внедрения СЭД, можно отнести:

• появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
• значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
• повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
• повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
• улучшение контроля за исполнением документов.

     Рис. 1 – Преимущества электронного документооборота

     Минусов гораздо меньше, но они существенные:

     Пробелы в информационной безопасности. Это  общая проблема. Рынок наводнен «пиратским»  дисками с перекачанными базами данных серьезных государственных  структур, имеющих хорошую защиту, что уж говорить о предприятиях мелкого  и среднего рынка. Конкуренция –  закон бизнеса. Недобросовестному конкуренту получить информацию, размещенную на бумажных носителях, сложнее: документы могут храниться в разных помещениях, шкафах (столах, сейфах), разрозненных папках. С электронными базами данных проще. Современные хакеры посредством удаленного доступа взламывают дорогостоящие программы с высочайшей степенью защиты.

     Резкое  увеличение потока документооборота. Как результат – серверы не справляются, падает производительность труда. При наличии бумажного  документооборота такой резкий рывок  невозможен.

     Увеличение  трудозатрат как следствие увеличения документооборота. Работодатель не успевает адекватно реагировать на подобные скачки в принятии решений по кадровым вопросам. Объемы возрастают, тогда  как штатный состав остается прежним.

     Несмотря  на минусы, плюсы внедрения СЭД  все же перевешивают. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Электронный документооборот 

     Управление  любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.

     Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера. В свое время введение конвейерной  сборки наряду с типизацией продукции  и стандартизацией деталей привело  к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому  производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.

     Электронный документооборот – это документооборот, в котором документы существуют в электронной форме. Таким образом, технологические особенности создания, обработки, передачи, хранения и т.д. электронного документа обусловили возникновение понятия «электронный документооборот» и необходимость его правового регулирования.

     Российское  законодательство не дает определения  термина «электронный документооборот». Международное законодательство также  не использует этот термин.

     Следует отметить, что Федеральный закон  «Об электронной цифровой подписи» не уделяет должного внимания ни понятию  «электронный документооборот», ни понятию  «электронный обмен документами». Возможно, законодатель планировал закрепить  данные понятия в других законах, посвященных электронному документу, электронной торговле и т.д., и  в Государственную Думу РФ неоднократно вносились соответствующие законопроекты, однако до настоящего времени они  так и не стали законами.

     Системы электронного документооборота обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов  документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают такие системы  включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям систем электронного документооборота относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных».

     Главной целью внедрения систем электронного документооборота (СЭД) является создание эффективной среды управления и  функционирования предприятия или  организации.

     Рис. 2. – Общая логическая схема устройства системы электронного документооборота

     При формировании электронного адреса в  качестве учетного имени пользователя необязательно используется его  реальное имя.

     Ничто не мешает зарегистрировать бесплатный почтовый ящик, включив в состав выбранного имени имя другого  человека, и разослать почту, притворяясь  другим лицом. Технически возможно установить, с какого именно компьютера был отправлен тот или иной документ, однако весьма затруднительно установить его отправителя.

     Неосмотрительно использовать электронный адрес  для установления автора и отправителя  электронного документа, с которого данное сообщение было доставлено. Даже добросовестный пользователь интернет-почты  в случае необходимости может  воспользоваться чужим электронным  адресом для отправки электронного документа своему контрагенту. Более  того, на предприятиях довольно часто  секретарь через свой электронный  адрес осуществляет отправку электронных  документов по поручению руководителя⁴.

     Разумеется, электронный адрес отправителя  сообщения является реквизитом, идентифицирующим электронный документ, однако его  следует рассматривать в совокупности с иными реквизитами, например, указанными в документе Ф.И.О. автора. Конечно, такого рода реквизиты не позволяют  с достоверностью установить отправителя  электронного документа. Однако стороны  электронного обмена документами могут  согласовать, в том числе и  в письменной форме, кодовые обозначения, условные знаки, пароли, шифры и иные аналоги собственноручной подписи, включая электронную цифровую подпись, которые позволят со значительной степенью уверенности идентифицировать отправителя  электронного документа.

     2. На пути прохождения незашифрованного  электронного письма от отправителя  к адресату доступ к нему  могут получить многие лица.

     Электронный документ становится доступным третьим  лицам даже без принятия ими специальных  мер по перехвату сообщений. Если же речь идет о специально организованных системах перехвата электронной  почты, то здесь возможности доступа  к электронной почте ограничены только мощностью имеющегося оборудования.

     Однако  при использовании электронного документооборота в предпринимательской  деятельности стороны максимально  заинтересованы в высокой степени  достоверности идентификации отправителя, а также гарантиях целостности, неизменности и конфиденциальности документа. На сегодняшний день самый  надежный способ обеспечения неизменности содержания электронного документа  – использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), основанной на асимметричном шифровании.

     Электронный документооборот может соответствовать  предъявляемым требованиям, при  условии применения диспозитивного метода правового регулирования  — заключение между участниками  соглашения об условиях электронного документооборота или соглашения об использовании электронных документов в рамках указанного в статье 421 Гражданского кодекса принципа свободы договора, в соответствии с которым участники  сделок свободны в определении вида и условий договора при заключении сделок⁵.

     Несмотря  на недостатки Федерального закона «Об  электронной цифровой подписи», его  значимость очевидна. Дальнейшее развитие электронного документооборота и электронной  торговли без такого акта уже невозможно. В то же время этот Закон настолько  усложнил процедуру использования  ЭЦП, что наметился некоторый  спад активности в этой сфере. Хочется  надеяться, что формирующаяся правовая база будет способствовать применению ЭЦП как в гражданском электронном  документообороте, так и во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами власти.

     На  наш взгляд, при подготовке нового законодательного акта необходимо выделить следующие основные направления:

• устранение противоречий норм информационного законодательства общепризнанным нормам международного права и международным договорам Российской Федерации (презумпция соответствия);
• законодательное разграничение полномочий в области применения информационных технологий между органами государственной власти и органами местного самоуправления Российской Федерации;
• закрепление правовых гарантий презумпции открытости информации, затрагивающей права и интересы каждого в целях реализации конституционных прав и ограничений на получение информации в интересах защиты нравственности, здоровья, прав и законных интересов физических лиц, прав и законных интересов юридических лиц, основ конституционного строя, обеспечения обороноспособности страны и безопасности государства;
• правовое урегулирование применения электронного документооборота на основе совершенствования общих требований к документообороту, включая создание и использование средств его обеспечения.

     Теоретические и методологические основы регулирования  в информационной сфере целесообразно  сосредоточить в едином документе. В нем должны быть учтены новые  правоотношения, с учетом Стратегии  развития информационного общества в России, Доктрины информационной безопасности РФ, Концепции использования  информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной  власти до 2010 г., Федеральной целевой  программы «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)» и ряда других правовых документов, касающихся развития информационного  законодательства.

     При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно  принимать на основе комплексного анализа  возможностей СЭД в зависимости  от требований и специфики заказчика. В таблицах обзора всесторонне рассмотрены  наиболее важные аспекты выбора, внедрения  и последующего использования СЭД, учитывающие помимо обязательных функциональных возможностей, стоимости и опыта их использования, возможности их адаптации, модификации и развития, необходимость которых не так очевидна на начальном этапе внедрения. Критерии, по которым были рассмотрены системы — достаточно универсальны и соответствуют задачам автоматизации документооборота как в коммерческих, так и в государственных учреждениях.

     Если  говорить о выборе СЭД для организации  с предполагаемым количеством одновременно работающих пользователей около 50, то наиболее оптимальным решением видится  система ЕВФРАТ-Документооборот, разработка компании Cognitive Technologies. При умеренной  стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие  возможности настройки и модификации  при внедрении разработчиком, партнерами и непосредственно заказчиками. Интересным предложением также является система DocsVision, которая также включает в себя весь необходимый функционал для автоматизации документооборота и тесно интегрирована с продуктами компании Microsoft. Система предоставляет  гибкие возможности при адаптации  к требованиям заказчика. В настоящее  время внедрение этой системы  осуществляется через партнерскую  сеть компании DocsVision, что говорит  о достаточной независимости  системы от разработчика. Кроме этого  по отдельным критериям хорошо показали себя системы Дело, Directum и Optima-Workflow. 
 
 
 
 

Заключение 

     Электронный документооборот – единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования.

     Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном  виде, что качественно меняет организацию  контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно  документов с резолюциями руководства  рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями  по исполнению документов, выдаваемыми  руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти данные вносятся в систему. При этом система автоматически  отслеживает наступление даты предварительного уведомления о приближении срока  исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных  сроках.

     Также значительно видоизменяется процесс  согласования проектов документов, в  рамках которого сотрудники, участвующие  в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями согласуемых проектов. Такая  технология позволяет сократить  время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде.

     Система электронного документооборота обязательно  включает текущий электронный архив, который решает проблемы оперативного доступа к информации и наличия  возможности одновременного использования  документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность потери информации и повышает оперативность работы за счет сокращения времени поиска нужного документа. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, так как по запросу в любой момент может быть выдана электронная копия документа. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы 
 

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.
2. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления организацией на основе ГОСТ Р 6.30-2003): 100 экзаменационных ответов. Экспресс-справочник для студентов вузов. – М.Ростов на Дону. «МарТ», 2006. – 152 с.
3. Гавлин М.Л., А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД. – М., 2008. – 90 с.
4. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск, 2007. – 312 с.
5. Тарасова М.Е. СЭД: тогда мы идем к вам! // Секретарь-референт. – 2010. –  №4. – С.8-10
6. Шуваев А. Электронный документооборот как аналог традиционного // Журнал «Бизнес консультант». – 2008. – №12. – С.4-5.