Понятие и функции документа

СОДЕРЖАНИЕ

С.             

Введение………………………………………………………………………....3

Глава 1 Понятие  и функции документа………………………………….....5

1. Основные термины и функции …………………………………………….5

1.2 Категории документов ……………………………………………………..7

Глава 2 Способы  документирования информации....................................11

2.1 Текстовое документирование  ……………………………………………..11

2.2 Техническое документирование  ………………………………………….13

Заключение ……………………………………………………………………16

Библиографический список …………………………………………………18 

ВВЕДЕНИЕ

В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается  множество разнообразных по видам  и назначению документов. Одни документы  предназначены для реализации внешних  связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных  аспектах.

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая  организация, так же как и каждый человек в отдельности, может  существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и  ситуация, и законодательство, предприятия  могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот  владеет ситуацией.

Носителем информации выступает документ.

В России существует закон «Об информации, информатизации и защите информации», в котором установлены: правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.

Документы используются в различных  областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких  целей он используется. Так, для юристов  документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства  чего-либо, для историка - историческим источником, документалиста - носителем  информации, а специалисты в области  управления считают его средством  фиксации и передачи управленческих решений.

При работе с документами очень  важно знать, к какой системе  документации относится тот или  иной документ – это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

Общим для всех видов и типов  служебных бумаг является требование чёткого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Актуальность данной темы состоит в том, что управление любой организацией или предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов. Без соответствующих документов невозможно решать задачи планирования и организации производственного процесса, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения и т. п.

Объектом исследований в работе является документ

Предметом работы являются свойства документа – это качества, признаки, которые присущи документу.

Целью контрольной работы являлось накопление, закрепление и систематизация знаний о понятиях «документ».

Основными задачами контрольной работы являются:

- изучение понятия «документ». Для осуществления этой задачи  были изучены и проанализированы  нормативные документы, основные  требования к составлению и  оформлению документов, журнальные  статьи, статьи известных делопроизводителей  и документоведов.

- исследование основных этапов  развития понятия документа. Для  этой задачи были изучены изменения  понятия поэтапно, рассмотрено развитие  документа в современных условиях, а также развивающаяся стадия  перехода от бумажного документа  к электронному документу. Материалы  были взяты из книг и статей.

ГЛАВА 1 ПОНЯТИЕ  И ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА

1.1 ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ  И ФУНКЦИИ

Согласно Государственному стандарту РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

Документ - Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Документирование – запись информации на различных носителях пр установленным правилам, представляет собой процесс создания и оформления документов¹

Документирование может  осуществляться на:

• Естественном языке (рукопись, машинопись и т.д)

• Искусственном языке (с использованием соответствующих носителей)

Документирование может  осуществляться как физическими так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать: Документ личного происхождения и официальный документ.

Документ личного  происхождения - Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

Официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Сравнительный анализ терминов «Документ»

Понятие документ имеет  несколько аспектов: он может быть носителем информации, источником фактов, средством фиксации и передачи каких  либо решений в управленческой деятельности, а так же способом доказательства в юриспруденции. Поэтому в социальном плане документ полифункционален, то есть  одновременно может нести в себе несколько функций.

Функции документа можно  разделить на: общие и специальные (специфические).

К общим функциям относятся:

• Информационная определяется потребностью документирования,

хранения и предоставления информации)

• Коммуникативная (документы являются средством обмена информации)

• Социально-культурная (происходит закрепление культурных традиций и

системы ценностей)

К специфическим функциям относятся:

•  Правовая (одни документы могут выступать в качестве источников

права, а другие могут  быть доказательством в юридической  сфере)

• Организационная (документ устанавливает или упорядочивает действия

участников правовых отношений)

• Управленческая (в ней документ выступает как средство управления

деятельностью)

• Познавательная (отражает связь документированной информации с

социальным познанием)

• Учетная (необходима для решения и управления различных процессов в

жизни общества)

• Исторический источник (Эта функция связана исключительно с ретроспективной средой бытования документов, поэтому относится к числу функций вторичного порядка).

1.2 КАТЕГОРИИ ДОКУМЕНТОВ

Классификация организационно-распорядительных документов по категориям служит для повышения эффективности работы с документами. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовывать делопроизводство. Все документы подразделяются на группы, а внутри групп на виды:²

1. По способу документирования

• Рукописные

• Электронные

• Графические

• Кино и фото документы

2. По сфере использования

• Организационно-распорядительные

• Финансово-бухгалтерские

• Научно-технические

• Документы по труду

• Отчетно-статистические

3. По содержанию

• Простые

• Сложные

4. По характеру содержания

• Первичные (исходная информация)

• Вторичные (обобщающая исходная информация первичных документов

5. По месту составления

• Внутренние (разрабатываются внутри организации и не выходят за её пределы)

• Входящие (поступающие в организацию)

• Исходящие (Отправляемые из организации)

6. По грифу ограничения доступа (степени гласности)

• Открытые (не секретные)

• С грифом ограничения доступа

Документы могут иметь  следующие грифы ограничения:

• Для служебного пользования (информация, предназначенная только для работников данной организации)

• Коммерческая тайна (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю)

• Конфиденциально  (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ)

• «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).

7. По происхождению различают:

• официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации);

• личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

8. По юридической силе:

• оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);
• копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);
• отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);
• заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
• выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать);
• черновик (документ отражающий работу автора или редактора над его текстом)
• дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.

9. С точки зрения юридической силы

• Действительные
• Недействительные

10. По форме изложения (степени унификации):

• индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме);
• трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);
• типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления - например, типовой технологический процесс);
• примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);
• унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

11. По срокам исполнения различают:

• срочные (с указанным сроком исполнения документа);
• несрочные.

12. По срокам хранения различают документы:

• временного хранения (до 10 лет);
• долговременного хранения (свыше 10 лет);
• постоянного хранения.

13. По степени обязательности:

• информационные (содержащие сведения и факты);
• директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).

ГЛАВА 2 СПОСОБЫ  ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИИ

2.1 ТЕКСТОВОЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

По мере усложнения общественной организации людей, развития цивилизации  способы нанесения информации изменялись вместе с материалами, на которых  они фиксировались. Исторически  первым способом стало документирование с помощью текстового документа.  
         Письменная речь сделала запечатление информации и ее передачу на расстояние и во времени более надежным.

Происхождение и развитие письма – один из сложнейших вопросов культуры. Письмо прошло несколько  ступеней развития: ³ 
        Первая ступень – пиктографическое письмо (картинно-синтетическое, 8–6 тыс. лет до н.э.) – “письмо в картинках” Пиктографическое письмо характеризуется обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, графически не расчлененные на отдельные слова. Источник формирования пиктограмм – первобытное искусство, период, когда первобытные рисунки стали применяться не только для познания мира, но и для коммуникативных целей, т.е. передач каких-либо сообщений и для закрепления их во времени.  
Язык рисунков нельзя читать. Информацию, написанную пиктограммой, можно лишь толковать на любом языке, понимая общий смысл. Эту возможность пиктографического письма передавать информацию на любом языке стали широко использовать в XX веке, когда расширились связи народов всего мира. Пиктографическое письмо в настоящее время применяется в изображении товаров на вывесках магазинов и мастерских, условных знаках на погонах, гербах и т. д.

Вторая ступень  – идеографическое (логографическое) письмо . В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова. Настоящее письмо, т. е. письмо, передающее звуковую речь, появляется при зарождении классового общества. Его первые образцы дают нам древние цивилизации Египта и Двуречья. 
Логографические знаки используется и в настоящее время (знаки доллара, фунта стерлингов и т. п.). Достоинством логографического письма является его большая емкость (компактность), так как знак – это целое слово. Для передачи одного и того же текста требуется в 4 раза меньше знаков, чем русских слов

Третья ступень  – слоговое письмо. В этой системе письма каждый знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо). 
Письменность, построенная на слоговой системе, имеет от 35–40 до 200–300 знаков. Древнейшие слоговые знаки возникли во II тыс. до н.э. в шумерском письме из логограмм.

Четвертая ступень  – буквенно-звуковое письмо. Возникло из слогового в II тыс. до н.э. Появление буквенно-звукового письма имело огромное значение для развития мировой культуры. 
Первоначальное славянское письмо в период формирования у славян племенного строя представляло собой простейшие знаки типа “черт и резов”. B VII–VIII веках славяне, как и другие народы, заимствовали греческое письмо, преобразованное в протокирилловское. С конца IX века существовали две азбуки: глаголица и кириллица (рис. 9, 10). По своему алфавитно-буквенному составу кириллица и глаголица почти совпадали, но начертания букв были различны. В кириллице буквы были геометрически просты, а в глаголице буквы, наоборот, были замысловаты. 
Более удобная кириллица очень быстро почти повсеместно вытеснила глаголицу. Этому способствовало и стремление государства к унификации письма. В дальнейшем русское письмо (в отличие от западноевропейского) почти непрерывно развивалось.  
Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий, общественных организаций, коммерческих фирм, частных предприятий и отдельных лиц. 

Но среди огромного  количества документов, создаваемых  в процессе деятельности человека, в связи с бурным развитием  научно-технического прогресса, все  большее место начинают занимать другие виды документирования.

2.2 ТЕХНИЧЕСКОЕ  ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

Возникновение технической  документации относится к глубокой древности и связано с развитием  техники и изменениями в организации  производства. Уже в рабовладельческих государствах все крупные сооружения строились на основе технической документации. В Русском государстве наиболее ранние технические данные о способах строительства и технологии производственных процессов можно

найти в житиях и летописях.

Начиная с XIX века, наряду с  текстовым и техническим изобразительным  документированием, всё более широкое  распространение стали получать новые способы документирования, явившиеся результатом технического прогресса, научных открытий, технических  изобретений. Это фото-, кино-, видео-, фоно (аудио) документирование. Создаваемые  таким путём документы получили название аудиовизуальных, т.е. содержащих изобразительную и звуковую информацию, воспроизведение которой требует соответствующего оборудования. Они обычно рассматриваются в едином комплексе, так как весьма схожи по технике создания и воспроизведения, по характеру информации, по способу кодирования, по организации хранения. К аудиовизуальным относятся фотодокументы, кинодокументы, видеодокументы, видеофонограммы, фонодокументы, а также документы на микроформах.

Фотодокументирование.

Появление фотодокументов относится к первой половине XIX века и связано с изобретением фотографии 
Изобретение фотографии дало человечеству принципиально новый способ фиксирования информации об окружающей действительности и вызвало к жизни новый вид документов. Фотография – совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. При фотосъемке возникает скрытое изображение, превращаемое проявлением и закреплением в негативное изображение. С негативов при печатании получают позитивное изображение – отпечаток.

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.⁴ 
Фотодокументы отличаются существенной особенностью – они возникают в момент событий и на месте событий, что придает им большую ценность. Фотодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли широкое применение во многих отраслях деятельности человека: в науке, искусстве, технике

Новым величайшим завоеванием  мировой культуры было изобретение кино.

Кинодокументирование

Кинематограф изобретен братьями Люмьер в 1895 году во Франции и одновременно Складовским в Германии и Самарским и Акимовым в России. 
Кинодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении.⁵

Фоно- и аудиодокументирование

К концу XIX века относится  появление еще одного вида документов – фонодокумента (звуковой документ). Под фонодокументом понимается “документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи”.⁶

Запись звука производится на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной  ленте, диске, лазерном диске и т. д. Первые попытки записать звук относятся  к 1807 году, но первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 году (валики фонографа Эдисона). 

Документирование с применением 
электронно-вычислительной техники

Как уже отмечалось, документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной  форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных  формах и, напротив, разные сведения могут  быть представлены в похожей форме. 

Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;⁷

Электронные документы имеют  технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована  на материальном носителе. Лишь после  декодирования эта информация приобретает  понятный для пользователя вид (изображение  на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.).  
В конце XX века появляется новый способ фиксации информации – Интернет.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении подведем основные итоги контрольной работы.

На основании всего  выше сказанного можно сделать следующие выводы:

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией.

Сопоставив и рассмотрев различные точки зрения, содержащиеся в научной и учебной литературе, следует остановиться на следующем  определении понятия документа, которое в наибольшей степени  отвечает целям и задачам документоведческой науки: Документ – это информация, закрепленная на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным человеком способом для ее передачи в пространстве и времени.

 Документ является  основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Информация фиксируется  в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.