Понятие и особенности текстов документов

Оглавление

Введение 2

1. Общая характеристика текстов документов 3

1.1. Понятие «документ», происхождение и сущность 3

1.2. Особенности унификации текстов управленческих документов 6

2. Форма текста документа на конкретном примере и процесс подготовки 9

2.1. Требования к созданию текста документа 9

2.2. Обязательные реквизиты текста документа 14

2.3. Текст служебного документа и его критерии 19

Заключение 25

Список используемой литературы 26

Введение

Документ  на различных современных носителях  является одним их средств обмена информацией между людьми, предназначен для восприятия и использования  человеком и составляется человеком  либо непосредственно путем письма, либо при помощи постоянно изменяющихся технических средств. В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительную деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, т.к. они служат основным доказательством фактов. Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить.¹

Цель  работы – рассмотреть понятие «текст документа», его формы и процесс подготовки.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить исторический аспект развития понятия «документ», в частности происхождение, сущность;

2. Рассмотреть особенности текстов документов;

3. Перечислить состав обязательных реквизитов текста документ;

4. Выявить критерии текстов служебных  документов.

При написании работы использовались учебные  пособия по делопроизводству различных  авторов, таких как: Васильева И.Н., Березина Н.М., Кирсанова М.В., Стенюков М.В. Кроме этого, в работе использованы материалы периодических изданий, в частности, журнал «Делопроизводство». 

1. Общая характеристика текстов документов

1. Понятие «документ», происхождение и сущность

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным  в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической  обработке, хранению, поиску, распространению  и использованию документной  информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти  в каждой отрасли знания имеется  одна или несколько версий его  понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается  статус документов. Документ является объектом исследования многих научных  дисциплин. Поэтому содержание понятия  «документ» многозначно и зависит  от того, в какой отрасли и для  каких целей он используется.²

На  международном уровне наиболее общим  признано определение документа  как записанной информации, которая  может быть использована как единица  в документационном процессе.

В документоведении применяется следующее  определение документа: «Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком  способом для ее передачи во времени  и пространстве».

Согласно  Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации»  документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с  реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Названные в определениях признаки документа  предполагают:

- наличие  информации, смыслового содержания;

- стабильную  вещественную (материальную) форму,  обеспечивающую долговременное  использование и хранение документа;

- функциональную  предназначенность для передачи  информации в пространстве и  времени, т.е. для использования  в социальных коммуникационных  каналах. 

Документ  специально создается с целью  хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как  источник информации и средство социальной коммуникации. История возникновения  и эволюция толкования термина «документ» изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия  «документ» постоянно менялось.³

Слово документ (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола «docere» - учить, обучать.

По  другой версии слово «dek» происходит от числа «десять» и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень «dek» был заменен на «doc» в слове «doceo» - учу, обучаю, от которого были образованы слова «doctor» - ученный, «doctrina» - учение, «documentum» - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать «письменное доказательство», «доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов». В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.⁴

В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I, как заимствованное их немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства. В начале XX в. оно имело два значения:

a) любая бумага, составленная законным порядком  и могущая служить доказательством  прав на что-нибудь (имущественных,  состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

б) вообще любое  письменное свидетельство.

Ко  второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова «документ» термины: документация - в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу.

В конце XIX в. наблюдается тенденция  к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось  как любой предмет, служащий для  получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие  использовалось преимущественно в  юридическом значении.

Начиная с 1950-х годов в официальной терминологии слово «документ» трактуется в узком, широком и самом широком значении. Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостоверению, историческому источнику.⁵

Существенный  вклад в уточнение и развитие понятия «документ» как одного из основных в документоведении, информатике, документалистике, библиотековедении и библиографоведении внесли Г.Г.Воробьев, Р.С.Гиляревский, О.П.Коршунов, А.И.Михайлов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров, А.И.Черный, Г.Н.Швецов-Водка и др. Документалисты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г.Г.Воробьев). В 1960-е годы А.И. Михайлов, А.И.Черный и Р.С.Гиляревский, помимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ - это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени.⁶

В России в начале 1990-х годов практически  одновременно, уточняя смысл понятия «документ» О.П.Коршунов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров предложили трактовать его как материальный объект - носитель социальной информации.

Таким образом, за длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.⁷

2.  Особенности унификации текстов управленческих документов

Развитие документирования управленческой деятельности, направленное на совершенствование  документа как инструмента управления, четко выделило два составных компонента управленческого документа: формулярную часть (формуляр) и текстовую часть (текст), которая содержит сведения о конкретных управленческих ситуациях и является основанием для дальнейших управленческих действий. Для начала рассмотрим следующие варианты определения текста. Текст (от лат. textus — ткань, сплетение) — в лингвистике понимается как продукт речевой деятельности, относящийся к «речи» в ее противопоставлении «языку». В общем понимании, термин «текст» применяется к любой знаковой последовательности, способной выступать как самостоятельный знак. Делая вывод из выше предложенных определений, можно сказать, что текст – это любая информация зафиксированная на каком-либо носителе и несущая в себе всю или основную честь речевой информации документа.

        Рассмотрим ряд особенностей  управленческих документов, обусловленных   спецификой их функционирования: устойчивость языковых конструкций,  определяемая наличием в управлении  однотипных, циклично повторяющихся  операций; зависимость лексики документов  управления от законодательных  и нормативных актов органов  власти, вышестоящих и функциональных  органов управления; насыщенность  документов специальной терминологией;  нейтральность лексики, то есть  отсутствие экспрессивно и эмоционально  окрашенных выражений; однотипность  структуры текстов отдельных  групп документов.  Именно эти  особенности текстов документов  создают предпосылки для их унификации.⁸

      Так же выделяют основные этапы  унификации текстов, к ним относятся следующие:

- унификация  структуры текста - выбор последовательности  расположения смысловых компонентов  текста, наиболее отвечающей назначению  документа; 

- унификация  языковых средств выражения содержания  в тексте документа; 

-разработка  унифицированных текстов в виде  связного текста, трафарета, анкеты, таблицы.⁹

      Что касается основы унификации  тестов, то в ней лежит метод  выделения  постоянной и переменной  информации. Постоянная информация  составляет существо управленческой  ситуации и действия, является  общей темой документа, известной  его автору и адресату. Переменная  информация конкретизирует тему, обозначенную постоянной частью текста.

      Особое  внимание нужно акцентировать  на том, что текст унифицированного  управленческого документа должен  быть ясным, информационно емким  и убедительным.

      Ясность текста или отдельного  предложения достигается логичностью  и точностью выражения содержания. Логичность текста зависит от  расположения элементов в каждом  предложении (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, дополнений, определений,  вводных слов, причастных и деепричастных  оборотов, придаточных предложений), а также от правильности выбора  формы предложения (односоставное,  двусоставное или сложное).

      Точность  текста или предложения  заключается в правильном употреблении  слов и словосочетаний с точки  зрения их значения и формы.  Правильность формы слова или  словосочетания определяется нормами  словообразования, управления, употребления  предлогов с учетом специфики  деловой речи. Существуют конкретные  правила, необходимые для достижения  логичности и точности текста.¹⁰

      Одной из важнейших черт текста  документа  является убедительность. Убедительным является документ, содержащий аргументированную и  логически обоснованную информацию, необходимую для принятия управленческого  решения. Убедительность текста  зависит от последовательности  расположения смысловых компонентов,  выражающей логическую зависимость  между аргументами и следствием.

      Если  же речь идет о деловом  стиле, то этот стиль требует  специфических  средств выражения  модальности. Модальность выражает  отношение автора к содержанию  документа и достигается такими  средствами как употребление  неопределенной формы глагола,  наклонений глагола, а в некоторых  случаях - собственным значением  глагола. Выбор того или иного  средства выражения модальности зависит от конкретного содержания документа, однако можно говорить и о типовых способах ее выражения. 

      Таким образом, в унификации  текстов выделяют три основных  этапа, в которых в дальнейшем  становился видно структуру текста, языковые средства выражения,  а так же разработку унифицированных  текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы. Рассматривается  метод выделения постоянной и  переменной информации текста. А  также ясность, точность, убедительность  и информационная емкость текста.

2. Форма текста документа на конкретном примере и процесс подготовки

1.  Требования к созданию текста документа

ЕСКД  ГОСТ 2.105-95 устанавливает устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства.

Текст документа при необходимости  разделяют на разделы и подразделы.

При большом объеме документа допускается  разделять его на части, а части, в случае необходимости, на книги. Каждую часть и книгу комплектуют  отдельно. Всем частям дают наименования  и присваивают обозначение документа. Начиная со второй части, к этому  обозначению добавляют порядковый номер.

Всем  книгам дают наименование и присваивают  порядковый номер.

Листы документа нумеруют в пределах каждой части, каждую часть начинают на листах с основной надписью по форме ГОСТ 2.104 и форме 3 ГОСТ Р 21.1101.¹¹

Разделы должны иметь порядковые номера в  пределах всего документа (части, книги), обозначенные арабскими цифрами  без точки и записанные с абзацевого отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

Если  документ не имеет подразделов, то нумерация  пунктов в нем должна быть в  пределах каждого раздела, и номер  пункта должен состоять из номеров  раздела и пункта, разделенных  точкой. В конце номера пункта точка  не ставится, например:

1 Типы  и основные размеры

1.1.    Нумерация пунктов первого раздела  документа

1.2.

1.3.

2 Технические  требования

2.1.    Нумерация пунктов второго раздела  документа

2.2.

2.3.

Если  документ имеет подразделы, то нумерация  пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например:

3 Методы  испытаний

3.1 Аппараты, материалы и реактивы

3.1.1. Нумерация пунктов первого подраздела  третьего раздела документа

3.1.2.

3.1.3.

3.2 Подготовка к испытанию

3.2.1. Нумерация пунктов второго подраздела  третьего раздела документа

3.2.2.

3.2.3.

Если  раздел или подраздел состоит  из одного пункта, он также нумеруется.

Если  текст документа подразделяется только на пункты, они нумеруются порядковыми  номерами в пределах документа.

Пункты, при необходимости, могут быть разбиты  на подпункты, которые должны иметь  порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2.1.3 и т.д.

Внутри  пунктов или подпунктов могут  быть приведены перечисления.

Перед каждой позицией перечисления следует  ставить дефис или при необходимости  ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву, после  которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после  которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа, как показано в примере.

Пример

а) ______________

б) ______________

1) ______________

2) ______________

в) ______________

Каждый  пункт, подпункт и перечисление записывают с абзацного отступа.

Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют.

Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.

Заголовки следует печатать с прописной  буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит  из двух предложений, их разделяют точкой.

Расстояние  между заголовком и текстом при  выполнении документа машинописным способом должно быть равно 3,4 интервалам, при выполнении рукописным способом - 15 мм. Расстояние между заголовками  раздела и подраздела - 2 интервала, при выполнении рукописным способом - 8 мм.

Каждый  раздел текстового документа рекомендуется  начинать с нового листа (страницы).

В документе (части, книге) большого объема на первом (заглавном) листе и, при  необходимости, на последующих листах помещают содержание, включающее номера и наименования разделов и подразделов  с указанием номеров листов (страниц).

Если  документ разбит на части (книги), то в  конце содержания первой части (книги) перечисляют обозначение и наименование (при наличии) остальных частей (книг). Содержание включают в общее количество листов данного документа (части, книги).

Слово «Содержание» записывают в виде заголовка (симметрично тексту) с прописной  буквы. Наименования, включенные в содержание, записывают строчными буквами, начиная  с прописной буквы.

В конце текстового документа перед  листом регистрации изменений допускается  приводить список литературы, которая  была использована при его составлении. Выполнение списка и ссылки на него в тексте - по ГОСТ 7.32. Список литературы включают в содержание документа.

Нумерация страниц документа и приложений, входящих в состав этого документа, должна быть сквозная. Допускается  вместо сквозной нумерации страниц применять нумерацию страниц в пределах каждого раздела документа.¹²

Полное  наименование изделия на титульном  листе, в основной надписи и при  первом упоминании в тексте документа  должно быть одинаковым с наименованием  его в основном конструкторском  документе.

В последующем тексте порядок слов в наименовании должен быть прямой, т.е. на первом месте должно быть определение (имя прилагательное), а затем - название изделия (имя существительное); при  этом допускается употреблять сокращенное  наименование изделия.

Наименования, приводимые в тексте документа и  на иллюстрациях, должны быть одинаковыми.

Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований.

При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова  «должен», «следует», «необходимо», «требуется, чтобы», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует». При изложении других положений следует применять слова – «могут быть», «как правило», «при необходимости», «может быть», «в случае» и т.д.

При этом допускается использовать повествовательную  форму изложения текста документа, например «применяют», «указывают»  и т.п.

В документах должны применяться научно-технические  термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии - общепринятые в научно-технической литературе.

Если  в документе принята специфическая  терминология, то в конце его (перед  списком литературы) должен быть перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями. Перечень включают в  содержание документа.

В тексте документа не допускается:

- применять  обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;

- применять  для одного и того же понятия  различные научно-технические термины,  близкие по смыслу (синонимы), а  также иностранные слова и  термины при наличии равнозначных  слов и терминов в русском  языке;

-  применять  произвольные словообразования;

- применять  сокращения слов, кроме установленных  правилами русской орфографии, соответствующими  государственными стандартами, а  также в данном документе;

- сокращать  обозначения единиц физических  величин, если они употребляются  без цифр, за исключением единиц  физических величин в головках  и боковиках таблиц, и в расшифровках  буквенных обозначений, входящих  в формулы и рисунки.¹³

2.  Обязательные реквизиты текста документа

Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном  стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. (1) Требования к оформлению документов». Этот стандарт устанавливает состав реквизитов, зоны и последовательность их размещения на стандартном листе бумаге.

Особенностью  нового измененного стандарта –  вместо ранее существовавшего ГОСТ Р 6.30-97 – является его рекомендательный характер и изменение ряда реквизитов. И хотя стандарт не обязателен для исполнения, а только рекомендателен, необходимо помнить, что единообразие оформления документации позволит организациям, предприятиям и учреждениям достигнуть единства информационного обмена.

Формуляр  регламентирован государственным  стандартом (ГОСТ 6.10.5-87).

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов для управленческих документов и определяет их месторасположение на стандартном листе бумаги. Всего стандартом установлено 30 реквизитов. Их количество, состав определяются видом документа и его назначением. И так как некоторые реквизиты взаимоисключают друг друга, то в конкретном документе их будет гораздо меньше. Стандартом установлен следующий состав реквизитов:

01 – Государственный  герб Российской Федерации;

02 – герб  субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код  организации;

05 – основной  государственный регистрационный  номер юридического лица (ОГРН);

06 – идентификационный  номер налогоплательщика / код  причины

постановки  на учет (ИНН/КПП);

07 – код  формы документа;

08 – наименование  организации;

09 – справочные  данные об организации;

10 – наименование  вида документа;

11 – дата  документа;

12 – регистрационный  номер документа;

13 – ссылка  на регистрационный номер и  дату документа;

14 – место  составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф  утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок  к тексту;

19 – отметка  о контроле;

20 – текст  документа;

21 – отметка  о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф  согласования документа;

24 – визы  согласования документа;

25 – оттиск  печати;

26 – отметка  о заверении копии;

27 – отметка  об исполнителе;

28 – отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело;

29 – отметка  о поступлении документа в  организации;

30 – идентификатор  электронной копии документа. 

Документы изготавливают  на бланках.¹⁴

Как правило, документы оформляются  на бланках, которые изготавливаются  либо типографским способом, либо моделируются на компьютере с соблюдением определенных правил и сложившихся традиций.

Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного  обеспечения управления.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие  виды бланков документов: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного  вида документа.

Общий бланк используют для создания любых  видов документов, кроме писем, и  содержит реквизиты: 01(02, 03), 08,11, 14.

Разработка  специального бланка для писем связана  с тем, что в нем необходимо указывать наименование организации, адрес, справочные данные, ОГРН, ИНН/КПП предприятия. В зависимости от учредительных документов организации он может включать реквизиты: 01 (02 или 03), код по ОКПО, наименование министерства или ведомства. Ограничительными отметками отмечают места для реквизитов: дата, индекс _______ №___________; ссылка на индекс и дату входящего документа На №__________ от __________; место адресата, заголовок к тексту «О выделении кредита».

Бланк конкретного вида документа, кроме  письма, в зависимости от учредительных  документов организации может включать в себя реквизиты: 01, (02 или 03), 08,10,14 и (при необходимости) ограничительные  отметки для границ зон расположения реквизитов 11,12,13, 18, 19.

Бланки  могут иметь как продольное, так  и угловое расположение реквизитов.

При продольном расположении реквизиты  адресанта – автора документа  – располагают по центру вдоль  верхней части листа, а информацию об адресате – в правом углу ниже реквизитов автора документа.

При угловом варианте на бланке создаются  две зоны: левую отводят для  реквизитов адресанта, а правую –  для реквизитов адресата. Вариант  бланка с угловым расположением  реквизитов считается наиболее удобным  и экономичным по использованию  площади листа и рекомендуется  для всех видов внешней и внутренней переписки (писем, служебных, докладных, пояснительных записок, справок  и т.д.). Угловое расположение реквизитов предпочтительнее также для тех  видов документов, которые требуют  утверждения, резолюции; располагают  их в правом верхнем углу.

В соответствии со сложившейся практикой  и зарубежным опытом в целях экономии площади листа справочные данные организации можно располагать  на нижнем поле бланка.

Если  бланк предприятия или фирмы  составлен на нескольких языках, рекомендуется  использовать продольные бланки, при  этом бланковые надписи на русском языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

  Устанавливают два стандартных  формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

  Каждый лист документа, оформленный  как на бланке, так и без  него, должен иметь поля не  менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки  документов следует изготавливать  на белой бумаге или бумаге светлых  тонов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие  виды бланков документов:

- общий бланк;