Понятие и сущность инвентаризации

СОДЕРЖАНИЕ

Введение---------------------------------------------------------------------------------------- 3

   1. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ------------------------------ 4

1.1. Понятие, функции и  значение инвентаризации. --------------------------------- 4

1.2. Нормативно-правовая база  инвентаризации.-------------------------------------- 5

   2. ВИДЫ И ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ.----------------- 7

2.1. Виды инвентаризации. Бухгалтерская и налоговая инвентаризация  имущества: цели, задачи, сходства  и различия проведения инвентаризации.-- 7

2.2. Общие правила проведения  инвентаризации имущества и обязательств  организации  -------------------------------------------------------------------------------- 10

2.3. Инвентаризация основных  средств, материально-производственных  запасов, наличных денежных средств  и расчетов. ---------------------------------- 13

Заключение. --------------------------------------------------------------------------------- 18

Список использованной литературы.. ------------------------------------------------- 19

ВВЕДЕНИЕ

Проведение периодических  и внеплановых инвентаризаций является обязанностью любых предприятий  и организаций, любого субъекта экономической  деятельности в Российской Федерации. Инвентаризацию имущества и обязательств должны проводить все экономические  субъекты независимо от формы собственности. Она лежит в основе бухгалтерского учета и без нее очень трудно представить работу бухгалтера или  бухгалтерского подразделения (бухгалтерии) любого юридического лица или индивидуального  предпринимателя. В науке и в  правоприменительной деятельности на протяжении многих десятилетий ученые и практикующие специалисты сталкиваются с проблемами организации инвентаризации и дискутируют о роли и значении инвентаризации в бухгалтерском  учете.

Инвентаризация (от лат. inventarium - опись имущества) представляет собой сверку фактического наличия имущества и кредиторской задолженности организации или индивидуального предпринимателя с данными бухгалтерского учета.

В процессе проведения инвентаризации проверяется и документально  подтверждается не только наличие имущества  и обязательств, но также их состояние  и оценка. Инвентаризация позволяет  бухгалтеру проверить правильность и полноту отражения в бухгалтерском  учете фактов хозяйственной жизни  организации.

Информационной базой  при написании работы послужили  законодательные акты по формированию и утверждению учетной политики организации, нормативно-справочная литература, статьи из периодической печати по теме исследования.

1. ПОНЯТИЕ И  СУЩНОСТЬ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

1.1. Понятие, функции  и значение инвентаризации

В соответствии с Федеральным  законом Российской федерации N 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г. "О бухгалтерском учете" (далее - ФЗ "О бухгалтерском учете"), бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движений путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Его основными задачами являются формирование полной и достоверной информации о деятельности организации, и ее имуществе, необходимой различного вида пользователям информации. Пользователей такой бухгалтерской информации можно условно разделить на внешних (сторонних) пользователей с прямым финансовым интересом, внешних (сторонних) пользователей с непрямым финансовым интересом и внутренних пользователей.

Внутренние пользователи бухгалтерской организации - это, прежде всего, администрация организации, совет директоров, руководители различных  подразделений, различного рода специалисты  и т.д.

Внешние (сторонние) пользователи с прямым финансовым интересом - это  инвесторы, покупатели, поставщики, кредитные  организации и т.д.

Внешние (сторонние) пользователи с непрямым (косвенным) финансовым интересом - это налоговые органы, органы казначейства, органы статистики и т.д.

Само понятие "инвентаризация", можно рассматривать с одной  стороны, как процедуру проверки, с другой - как способ ведения  бухгалтерского учета, в связи с  чем можно привести несколько  определений понятия "инвентаризация".

Инвентаризация - это проверка соответствия данных бухгалтерского учета  фактическому положению дел.

Инвентаризация - это периодическая  проверка наличия и состояния  материальных ценностей, денежных средств  и т.п., принадлежащих кому-либо. (учреждению, организации, предприятию и т.п.) путем подсчета, описи.

Инвентаризация - способ бухгалтерского учета, представляющий собой регламентную процедуру периодической проверки и документального подтверждения  наличия, состояния и оценки имущества  и обязательств организации, производимую для подтверждения достоверности  данных бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности. Инвентаризация как элемент  учетной политики.

Таким образом, подведя итог, под инвентаризацией следует  понимать процедуру периодически проводимой проверки наличия, состояния и оценки обязательств и имущества организации, путем подсчета, описи, обмера, взвешивания  в целях сопоставления данных бухгалтерского учета и результатов  проверки.

1.2. Нормативно-правовая  база инвентаризации

Основной нормативной  базой для проведения инвентаризации имущества и обязательств на сегодняшний  момент являются, следующие законодательные  акты:

1) ФЗ "О бухгалтерском  учете", который включает в  себя помимо общих положений  о бухгалтерском учете, различного  рода определений, основные требования  к ведению учета, оценке имущества  и обязательств организации, но  и рассматривает понятие "инвентаризация", определяет случаи, когда процедура  проведения инвентаризации является  обязательной, а также порядок  отображения выявленных в ходе  проведения инвентаризации расхождений  между фактическим наличием имущества  и данными бухгалтерского учета;

2) Положение по ведению  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности в РФ, утвержденное  приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н, которое определяет порядок организации и ведения бухгалтерского учета, составления и предоставления бухгалтерской отчетности, взаимоотношение организации с внешними потребителями бухгалтерской информации, рассматривает порядок оценки и проведения инвентаризации имущества и обязательств организации;

3) Постановление Госкомстата  РФ от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" - содержит формы первичной учетной документации оформляемых в ходе проведения инвентаризации;

4) Методические указания  по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, утвержденные  приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49 - устанавливают порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов, правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств, порядок оформления результатов инвентаризации;

5) Приказ Минфина РФ  и МНС РФ от 10 марта 1999 г. NN 20н, ГБ-3-04/39 "Об утверждении положения о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при налоговой проверке" - устанавливает порядок проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при выездной проверке, правила проведения налоговой инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств, порядок оформления результатов инвентаризации[.

2. ВИДЫ И ПОРЯДОК  ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

2.1. Виды инвентаризации. Бухгалтерская и налоговая инвентаризация  имущества: цели, задачи, сходства  и различия проведения инвентаризации

По обязательности проведения можно выделить обязательную и инициативную инвентаризацию имущества и обязательств организации.

Обязательная инвентаризация проводится в случаях и сроки, установленных действующим законодательством  Российской Федерации.

На сегодняшний момент проведение инвентаризации для организаций  является обязательной процедурой, в  таких случая как:

-   передача государственного или муниципального имущества в аренду, его выкуп, продажа, а также преобразование;

-   составление годовой отчетности организации;

-   выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества предприятия;

-   смена материально ответственных лиц (независимо от причин смены);

-   реорганизация или ликвидация организации;

-   стихийные бедствия, пожары, и иные чрезвычайные ситуации;

-   иные случаи, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации.

Также в соответствии с  действующим законодательством, для  некоторых видов имущества организации  установлены сроки инвентаризации: для основных средств допускается  проведение инвентаризации один раз  в три года, библиотечных фондов - один раз в пять лет. Но в независимости  от видов имущества и обязательств, в любом случае, в учетной политике организации необходимо закрепить  сроки и периодичность проведения инвентаризации имущества, если необходимо разработать различные инструкции.

Инициативная инвентаризация осуществляется в соответствии с  решением руководства организации  на основании действующего законодательства, разработанной учетной политики, а также различных внутренних инструкциях.

Инвентаризация имущества  и обязательств предприятия может  происходить, как по инициативе внутренних пользователей бухгалтерской информации - руководителя предприятия, так и  по инициативе внешних (сторонних) пользователей  бухгалтерской информации с косвенным  интересом - налоговой инспекции. Поэтому, в зависимости от того, кто является инициатором проведения инвентаризации принято выделять бухгалтерскую  и налоговую инвентаризацию имущества  и обязательств организации.

Бухгалтерская инвентаризация имущества и обязательств организации  производится в соответствии с принятой предприятием учетной политикой, а  также на основании приказа руководителя. Данный приказ регламентирует порядок  и сроки проведения инвентаризации.

Налоговая инвентаризация имущества  осуществляется на основе приказа утвержденного  руководителем государственной  налоговой инспекции или его  заместителем. Перечень имущества и  сроки проведения проверки определяются также в соответствии с эти  приказом.

Основной целью проведения налоговой инвентаризации является выявление фактического наличия  имущества и неучтенных объектов, подлежащих налогообложению, сопоставление  фактического наличия имущества  с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения в  учете обязательств. Порядок и  сроки проведения такой инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии регламентируются распоряжением руководителя государственной  налоговой инспекции (его заместителя) по месту нахождения налогоплательщика, а также по месту нахождения принадлежащего ему недвижимого имущества и  транспортных средств.

Бухгалтерская инвентаризация имущества и обязательств организации  может быть плановой и неплановой.

Плановая бухгалтерская  инвентаризация, осуществляется на основании  заранее составленного графика  проведения инвентаризации, утвержденного  приказом руководителя предприятия  и учетной политики предприятия. Такая инвентаризация может проводиться  ежегодно, ежеквартально, ежемесячно, в зависимости от размеров предприятия  и сферы деятельности. Следует  отметить, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, организации в обязательном порядке  обязаны проводить плановую инвентаризацию имущества и обязательств в полном объеме. Такая ежегодная инвентаризация должна проводиться организацией не ранее 1 октября отчетного года.

Неплановая инвентаризация, производится, как правило, для проверки добросовестности выполнения своих  обязанностей материально-ответственными лицами. Главная задача неплановой инвентаризации - выявление фактов хищения, обвесов, обмеров со стороны  ответственных лиц, а также разработка мероприятий по недопущению в  будущем таких нарушений. Для  ее проведения, также необходим приказ руководителя.

Можно выделить сплошную и  выборочную инвентаризацию имущества  организации. Сплошная инвентаризация предусматривает проверку всех, без  исключения, основных средств, нематериальных активов, финансовых вложений, производственных запасов, готовой продукции, товаров, денежных средств, прочих финансовых активов, кредиторской задолженности, банковских кредитов, займов, резервов и т.д. Выборочная инвентаризация предусматривает проверку только какой-либо части имущества  или обязательства организации. Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально  ответственному лицу. Также можно  выделить документальную и натуральную  инвентаризации. Документальная инвентаризация заключается в проверке наличия  и правильности оформления документов, подтверждающих наличие имущества или обязательства (как правило, используется при проведении инвентаризации нематериальных активов, дебиторской и кредиторской задолженности организации).

Натуральная инвентаризация заключается в проведении проверки непосредственного наличия объектов, путем проведения процедур подсчета, взвешивания или обмера (как правило, используется в ходе проведения инвентаризации объектов основных средств, товарно-материальных ценностей и т.д.).

2.2. Общие правила  проведения инвентаризации имущества  и обязательств организации

В соответствии с методическими  указаниями, главными целями проведения инвентаризации имущества и обязательств организации являются:

-   выявление фактического наличия имущества;

-   сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

-   проверка полноты отражения в учете обязательств.

Поэтому всю процедуру  проведения бухгалтерской инвентаризации имущества и обязательств организации  можно условно разделить на три  этапа:

-   подготовительный;

-   этап проведения натуральной и документальной проверки, путем пересчета, взвешивания, обмеров, составления описи имущества организации;

-   заключительный этап - этап сопоставления данных бухгалтерского учета и результатов проверки, а также оформления полученных результатов в виде сличительных ведомостей.

Подготовительный этап включает в себя составления приказа о  порядке и сроках проведения инвентаризации, подготовке перечня имущества и  обязательств, проверяемых в ходе проведения инвентаризации, разработку внутренних инструкций, получение расписок о материально ответственных лиц и определение остатков имущества и обязательств по данным бухгалтерского учета.

При большом объеме работ  для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии. Но, как правило, в случае если объем работ невелик, допускается  наличие только ревизионной комиссии, тогда проведение инвентаризаций возлагается  только на нее. Состав данной комиссии, также как и рабочей инвентаризационной комиссии, утверждается приказом руководителя.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены представители  администрации организации, работники  бухгалтерской службы, такие специалисты  как, инженеры, экономисты, техники  и т.д. Главная задача создаваемой  инвентаризационной комиссии - обеспечение  полноты и точности внесения в  описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и  финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Прежде чем приступить к началу второго этапа проведения инвентаризации членам назначенной  комиссии, необходимо получить последние, к началу проведения инвентаризации, приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей  и денежных средств, опломбировать  места хранения товарно-материальных ценностей, имеющие отдельные входы  и выходы. Также необходимо осуществить  проверку исправности всех весоизмерительных  приборов, которые будут использованы в ходе проведения проверки.

Материально ответственные  лица предоставляют членам комиссии расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные  документы на имущество сданы  в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Материально ответственные  лица в состав постоянно действующей  инвентаризационной комиссии входить  не могут, однако второй этап проведения инвентаризации (этап проведения пересчета, взвешивания, обмеров, составления  описи имущества организации) должен проводиться под их непосредственным наблюдением.

Второй этап заключается  в проведении проверки фактического наличия имущества и реальности учтенных финансовых обязательств. Все  полученные в ходе проведения проверки результаты, записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые  составляются не менее чем в двух экземплярах.

Если объем номенклатуры товарно-материальных ценностей, подлежащих инвентаризации на предприятии значителен, допускается видоизменение унифицированной  формы описи.

Если инвентаризация имущества  проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время  перерывов в работе инвентаризационных комиссий описи должны храниться  в ящике в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Следует помнить, что операции по приему и отпуску товарно-материальных ценностей на момент проведения инвентаризации необходимо приостановить, однако, если из-за различного рода технологических  и производственных причин это сделать  невозможно, отпуск будет произведен материально-ответственным лицом  в присутствии членов комиссии с  занесением отпускаемых ценностей  в отдельную инвентаризационную опись. В таком же порядке будет произведено и оприходование поступивших товарно-материальных ценностей.

На заключительном этапе  проводиться анализ полученных в  входе проведения инвентаризации данных.

Инвентаризационные описи, заполняемые в ходе проведения проверки, передаются в бухгалтерию предприятия, которая сравнивает фактические  остатки имущества с данными  бухгалтерского учета, составляется сличительная ведомость. Все выявленные суммы  излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с  их оценкой в бухгалтерском учете.

В соответствии с инструкцией  для оформления результатов полученных в ходе проведения инвентаризации могут  использоваться единые регистры, объединяющие в себе показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности находящиеся на ответственном  хранении, арендованные, т.е. не принадлежащие  организации, но числящиеся по данным бухгалтерского учета составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительные ведомости  могут быть составлены либо в ручную, либо с использованием средств вычислительной и другой организационной техники.

Все результаты, полученные по итогам проведенной инвентаризации следует отражать в бухгалтерском  учете и отчетности организации  непосредственно того месяца, в котором  она была проведена.

2.3. Инвентаризация  основных средств, материально-производственных

запасов, наличных денежных средств и расчетов

В ходе осуществления проверки фактического наличия объектов основных средств, членам комиссии, во главе  с председателем, необходимо произвести осмотр всех объектов, в инвентаризационную опись заносится их полное наименование, назначение, инвентарный номер и основные технические или эксплуатационные показатели.

Если проверке подвергаются такие объекты основных средств, как земельные участки, водоемы  и иные объекты природных ресурсов, в этом случае также необходимо произвести проверку документов, подтверждающих наличие указанных объектов в  собственности организации, установить их качественное состояние, выявить  неиспользуемые или используемые не по целевому назначению объекты природных  ресурсов, установить причины.

Если в ходе проведения инвентаризации комиссией будут  выявлены объекты основных средств, не принятые к бухгалтерскому учету, а также объекты, по которым в  регистрах бухгалтерского учета  будут отсутствовать данные, либо указанные сведения, характеризующие  основные средства будут неверными  комиссии необходимо включить в опись  верные сведения и технические показатели по этим объектам. Оценка таких неучтенных объектов должна быть произведена с  учетом рыночных цен, а износ определен  по действительному техническому состоянию  объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в  соответствии с прямым назначением  объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в  опись под наименованием, соответствующим  новому назначению.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись  с указанием времени ввода  в эксплуатацию и причин, приведших  эти объекты к непригодности.

Одновременно с инвентаризацией  собственных основных средств проверяются  основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

В ходе подведения итогов проведения инвентаризации основных средств при  сопоставлении данных бухгалтерского учета и фактических, полученных в ходе проверки, может быть выявлен  как излишек основных средств, так  и их недостача, причем, если по результатам  проведенной проверки выявлена недостача, необходимо установить виновные лица.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей. К бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов принимаются активы, используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг), предназначенные для продажи или же используемые для управленческих нужд организации. Неотъемлемой частью материально-производственных запасов является готовая продукция и товары.

В целях обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учета и отчетности, а также проведения проверки наличия, состояния и оценки товарно-материальных ценностей организации обязаны  проводить их инвентаризацию. Количество и порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей утверждается руководителем организации, за исключением  тех случаев, когда проведении инвентаризации обязательно, в соответствии с действующим  законодательством.

При инвентаризации товарно-материальных ценностей, все ценности, такие как  производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы заносятся в  описи по каждому отдельному наименованию, с указанием их вида, группы, количества и других необходимых данных, например, таких как сорт, артикул и т.д.

В том случае, если проведение инвентаризации занимает достаточно большой  период времени, допускается, в исключительных случаях, и только с письменного  разрешения председателя инвентаризационной комиссии осуществлять материально  ответственным лицам операции по отпуску товарно-материальных ценностей. Данные по такого рода ценностям заносятся в отдельную опись, под названием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации", а в каждом расходном документе делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии, или по его поручению одним из членов комиссии.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, но не оплаченных в срок покупателем, в ходе проведения выездной налоговой  проверки заключается в проведении проверки обоснованности соответствующих  сумм на счетах бухгалтерского учета.

Инвентаризация денежных средств. Денежные средства организации могут быть представлены наличными деньгами в кассе организации, денежными средствами на расчетных счетах предприятия, аккредитивами, чековыми книжками и т.д.

В ходе проведения инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности сотрудниками инспекции производиться  подсчет фактического наличия денежных знаков и других ценностей, находящихся  в кассе. Проверка фактического наличия  бланков ценных бумаг, а также  прочих бланков документов строгой  отчетности производится по видам бланков, а также по каждому месту хранения и ответственным лицам. Если имеет  место наличие денежных средств  в пути, их инвентаризация сотрудниками налоговой инспекции будет осуществляться путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными  квитанциями учреждений банка, копий  сопроводительных ведомостей на сдачу  выручки инкассаторам банка и  т.д. При проведении проверки денежных средств предприятия, находящихся  на расчетных счетах в банках, в  независимости от того является ли они текущими, специальными или же валютными проводится сверка остатков сумм, числящихся на соответствующих  счетах бухгалтерского учета и данных выписок банков на конкретную дату.

Инвентаризация расчетов. Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами в первую очередь заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Как правило, инвентаризация расчетов проводиться по окончании  календарного года, перед составлением годовой отчетности.

В ходе проведения инвентаризации необходимо установить общий размер дебиторской и кредиторской задолженности. При этом необходимо выявить задолженность  подтвержденную дебиторами, не подтвержденную (выявить причины расхождений), а  также с истекшим сроком исковой  давности. По отношению к кредиторской задолженности необходимо также  выявить основание задолженности, дату возникновения обязательства, а также сроки погашения задолженности, установленные договорами или иными  соглашениями.

При проведении инвентаризации расчетов с банками, различного рода кредитными учреждениями, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами в первую очередь заключается  в проверки обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

При проведении инвентаризации необходимо, во-первых, установить правильность осуществления расчетов с банками, налоговыми органами, во-вторых, проверить  правильность и обоснованность числящейся по данным бухгалтерского учета суммы  задолженности по выявленным недостачам и хищениям, и в-третьих необходимо произвести проверку правильности и  обоснованности сумм дебиторской и  кредиторской задолженностей.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Чтобы реально представлять финансовое положение дел организации, независимо от формы собственности, необходимо иметь достоверные данные обо всем имуществе, находящемся  в распоряжении данной организации: сколько его, в каком оно находится  состоянии, правильно ли было оценено. Затем фактические остатки имущества  сверяются с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация - это прием  бухгалтерского учета, при котором  проверяется фактическое наличие  имущества организации на определенную дату. В соответствии с указанной  статьей для обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности организации обязаны  проводить инвентаризацию имущества  и обязательств. В ходе инвентаризации проверяются и документально  подтверждаются наличие имущества  и обязательств, их состояние и  правильность оценки.

Можно сказать, что инвентаризация представляет собой контрольную  функцию учета, позволяющую выявить  случаи необоснованного уменьшения капитала хозяйствующего субъекта, вложенного в различные виды имущества (активов).