Понятие и виды реквизитов

Содержание 

Введение 3

1.1.Понятие и виды  реквизитов 5

Заключение 31

Список литературы 33

Введение

Делопроизводство составляет  полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями  и нередко  служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Происходят качественные изменения в документировании и  документационном обслуживании деятельности аппарата управления. Возможности же человека по восприятию и переработке текстовой информации относительно ограничены и определяются в основном психофизиологическими особенностями человека.

Все это требует соответствия уровня знаний, профессиональной подготовки и практических навыков руководителей современным условиям работы аппарата управления и ставит задачу совершенствования форм, методов и технологии их работы с документами.

На основе анализа  существующей технологии работы руководителей  с документами, а также передовых  приемов по выполнению основных трудовых действий в работе отмечаются основные факторы, способствующие повышению оперативности работы аппарата управления и эффективности его деятельности, указываются направления обучения руководителей и выработки у них необходимых знаний и навыков.

Правильное составление  и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая  обязанность работников делопроизводственных служб.

1.1.Понятие  и виды реквизитов

Любой документ состоит  из ряда составляющих его элементов оформления (даты, подписи, и т.д.),  которые называются реквизитами. РЕКВИЗИТЫ - обязательные элементы оформления служебного документа.

Реквизиты документа - обязательные данные или сведения, которые должен содержать официальный документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций. Различают обязательные и дополнительные реквизиты.¹

Обязательные реквизиты - записи, совершенные на лицевой стороне документа.

Дополнительные реквизиты - записи, совершенные на документе в соответствии с Положением, содержание которых касается правоотношений, регулируемых правом, при этом содержание таких записей позволяет квалифицировать их как дополнительные реквизиты в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Государственная система  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) - совокупность принципов  и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях, принятая в 1988 году (последняя редакция 1991 год)

Кроме того, различными министерствами, ведомствами и другими руководящими организациями применительно к  различным сферам деятельности определена конкретизированная типология частных документов. Состав реквизитов насчитывает 30 наименований и приведен в государственном стандарте  ГОСТ Р 6.30-2003.  Реквизиты располагаются на документе каждого вида в строго определенном стандартом порядке.

Список реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003

1. изображение Государственного Герба Республики Узбекистан;
2. изображение герба субъекта Республики Узбекистан;
3. изображение эмблемы (логотипа) предприятия или товарный знак;
4. указание на код предприятия;
5. указание на основной государственный регистрационный номер предприятия;
6. указание на индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН/СТИР);
7. указание на код формы документа;
8. наименование предприятия;
9. справочные данные о предприятии;
10. наименование вида документа;
11. дата документа;
12. регистрационный номер документа;
13. ссылка на регистрационный номер документа и дату документа;
14. указание на место составления документа или издания документа;
15. сведения об адресате;
16. указание на гриф утверждения документа;
17. резолюция;
18. заголовок к тексту документа;
19. отметка о постановке документа на контроль;
20. текст документа;
21. отметка о наличии у документа приложения;
22. подпись (лица - составителя или лица - разработчика);
23. указание на гриф согласования документа;
24. визы согласования документа;
25. оттиск печати предприятия;
26. отметка о заверении копии документа;
27. отметка об исполнителе документа;
28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29. отметка о поступлении документа на предприятие;
30. идентификатор электронной копии документа.

Рассмотрим на конкретном примере(расположение реквизитов показано на рис. 1.):

рассмотрим, что обозначают эти реквизиты, и когда их необходимо использовать.

Постоянные  реквизиты

01. Государственный  герб Республики Узбекистан помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Узбекистана.

02. Герб субъекта  Республики Узбекистан помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Республики Узбекистан.

03. Эмблему  организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят, если на бланке уже имеется герб РУз или герб субъекта РУз.

04. Код организации проставляют но Общереспубликанскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Обычно ОКПО проставляют на организации.

05. Основной  государственный регистрационный номер предприятия проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

06. Идентификационный  номер налогоплательщика (ИНН/СТИР) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

07. Код формы документа проставляется в соответствии с классификатором управленческой документацииофициальных бланках предоставляемых в государственные

;

08. Наименование  организации - автора документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. 
Над наименованием организации указывают сокращенное наименование вышестоящей организации (если она имеется), а при отсутствии сокращенного наименования - полное наименование вышестоящей организации. 
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках. На документах акционерных обществ указывается вид акционирования - закрытое или открытое акционерное общество. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе, и располагают его ниже наименования на государственном языке.

Переменные  реквизиты

09. Справочные  данные об организации - это: 
почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по решению организации {номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.п.).

10. Наименование  вида документа - важный реквизит. Он пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем (исключение ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО).

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения заседания или принятия решения, для акта - дата события. 
Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: 
день, месяц, год (28.05.2004) 
Допускается и такое оформление даты: 
год, месяц, день (2004.08.27) 
В нормативных и финансовых документах допускается словесно-цифровой способ оформления даты, кавычки при этом не ставятся. 
Например: 
28 мая 2008 г.

12. Регистрационный  номер документа состоит из 
его порядкового номера (например, приказ № 45), который по усмотрению орга¬низации можно дополнять индексами:

• дела по номенклатуре;
• структурных подразделений;
• должностных лиц;
• наименований видов документов и т. п.

Например:

№3 - 2/453 - номер  структурного подразделения; 2 - номер дела по номенклатуре; 45 - порядковый номер документа.

№С - 2/45С - секретариат; 2 - номер дела по номенклатуре; 45 - порядковый номер документа.

№45/БГ - 245 - порядковый номер документа; БГ-Борис Громов; 2 - номер дела по номенклатуре.

На документах, совместно  составленных несколькими организациями, регистрационные номера проставляются  через косую черту в порядке указания авторов документа (слева направо).

13. Ссылка на  регистрационный номер и дату  документа 
(На №_от) 
Этот реквизит заполняется при составлении письма-ответа.

14. Место составления  или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». 
Например, на бланках ЗАО «Инвариант» место составления - «Ташкент» - не проставляется. Данный реквизит рекомендуется указывать лишь в контрактах и договорах.

15. Адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа в организацию ее название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Максимальный набор  реквизита «Адресат» состоит  из следующих частей:

• наименование организации;
• структурное подразделение;
• должность, фамилия и инициалы;

Реквизит «Адресат» печатается в правой верхней части листа документа. Нa одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляется список рассылки.

16. Гриф утверждения  документа проставляется в правом верхнем углу документа. 
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. 
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия документа в именительном падеже, его даты и номера.

17. Резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:

• фамилию исполнителя (кому поручается исполнение);
• содержание поручения (конкретные действия);
• срок исполнения;
• подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции  указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа  является лицо, указанное первым. 
Можно оформлять резолюцию на отдельном листе.

18. Заголовок  к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

• О чем (о ком)? (пишется с прописной буквы)

Например: 
О сроках поставки продукции

Об академическом отделе

19. Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К», словом или штампом «КОНТРОЛЬ».

20. Текст документа является основным элементом документа. 
Обычно текст состоит из двух частей:

• В первой части указываются причины, основания, цели составления документа.
• Во второй части указываются выводы, предложения, распоряжения и т.п.

Если содержание документа  не нуждается в пояснении и  обосновании, текст содержит только вторую часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей). 
В тексте документа, подготовленного на основании и в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются реквизиты этих документов в такой последовательности:

• аватор (организация);
• название вида документа;
• дата
• регистрационный номер;
• заголовок к тексту.

В распорядительных документах организаций, действующих по принципу единоначалия, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного  числа, например: ПРИКАЗЫВАЮ: ПРЕДЛАГАЮ:

 Если автором документа является коллегиальный орган, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа, например: 
ПОСТАНОВЛЯЕТ: 
РЕШИЛ: 
Если авторами документа являются несколько лиц, используется форма изложения текста от первого лица множественного числа, например: 
РЕШИЛИ: 
ПРИКАЗЫВАЕМ: 
В текстах документов все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными. 
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами (1.2.6.).

21. Отметка  о наличии приложения, о котором говорится в тексте, оформляется так: 
Приложение: на 7л. в 2 экз. 
Если документ имеет приложение, но в тексте оно не упоминается, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например: 
Приложение: 1. Прайс-лист на 14.05. 2000г. 2 я. В 1 экз.

22. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием организации, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и ее расшифровку. 
В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. 
Например: 
Директор Проектно-конструкторского 
и технологического института 
автоматизированных систем управления Подпись Н.А.Сергеев 
или 
Директор института Подпись Н.А.Сергеев 
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. 
Например: 
Директор завода Подпись В.В.Волков 
Главный бухгалтер Подпись В.М.Семенова 
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. 
Например: 
Заместитель министра связи РФ Заместитель министра транспорта РФ 
Подпись А.А.Петров Подпись А.В.Смирнов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности  лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. 
Например: 
Председатель комиссии Подпись Н.В. Куликов 
Члены комиссии Подпись К.М. Артемьева 
Подпись С.П. Матвеев 
Подпись В.А. Филатов

23. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. 
Например: 
СОГЛАСОВАНО 
Начальник областного управления 
народного образования 
Подпись Е.Я.Бутко 
12.03.2008 
Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом: 
СОГЛАСОВАНО 
Протокол заседания 
педагогического совета школы № 45 
от 10.02.2000 №5 
или 
СОГЛАСОВАНО 
Письмо Главархива РУз 
от 10.02.2008 №01-4/270 
Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования. 
В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должна указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

24. Визы согласования  документа. 
Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывают должность визирующего. 
Например: 
Начальник юридического отдела 
Подпись В.А. Сидоров 
25.11.08 
При наличии замечании по документу визу оформляют следующим образом: 
Замечания прилагаются 
Подпись А.С. Орлов 
25.08.08 
Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе. Виза располагается ниже реквизита «Подпись».

25. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факты проведения финансовых и хозяйственных операций, связанных с движением товарно-материальных и денежных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. 
Например: 
Начальник управления Печать Подпись Г.В.Сидоров

26. Отметка  о заверении копии необходимо при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит:

• заверительную надпись «Верно»;
• должность лица, заверившего копию;
• подпись;
• расшифровку подписи;
• дату заверения.

Для заверения наиболее важных документов проставляется печать. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись».

27. Отметка  об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28. Отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, номер дела, в котором будет храниться документ, подпись и дату. 
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка  о поступлении документа в  организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа. 
Отметку проставляют у нижнего поля первого листа документа.

30. Идентификатор  электронной копии документа включает имя файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. 
Такая отметка полезна для:

• исключения повторного ввода документа в ПК;
• быстрого поиска документа по имени файла;
• установления лица, осуществившего ввод документа в компьютер.

Отметка проставляется  в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа.

Рис. 1

Документы, направляемые, в вышестоящие органы, федеральные и местные органы власти и управления, подписываются руководителем предприятия или, по его поручению, первым заместителем руководителя. Документы, направляемые сторонним или подчиненным организациям, гражданам, подписываются руководителем предприятия, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. Допускается в реквизите "Подпись" центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Реквизит Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Оформляется в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами Текст, Отметка о наличии приложения и Подпись.

Реквизит Печать проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами.² Подпись должностного лица должна быть заверена гербовой печатью.

Оттиск печати следует  проставлять так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизите Подпись лица, подписавшего документ.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе  включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа  и номер его телефона.Отметку  об исполнителе располагают на лицевой  или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу,например:

Петров 

924 45 67

или

Петров Иван Васильевич

924 45 67

Идентификатор электронной копии документа

Заключение

На основании выше изложенного можно сделать следующие  выводы.

Основная особенность  современной системы делопроизводства и документооборота заключается в том, что до недавнего времени эти системы рассматривались и являлись прерогативой технологического персонала канцелярий, секретариатов, связанной с изготовлением, учетом, перемещением, контролем и поиском документов. Сегодня с внедрением достижений новых информационных технологий авторы документов стали непосредственными участниками технологий документооборота: с момента создания документов до контроля исполнения и работы с архивом документов.

Документы состоят из отдельных обязательных элементов оформления, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое).

Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий. Все реквизиты подразделяются на обязательные и необязательные. Однако одни и те же реквизиты в одном случае могут быть необязательными, а в другом — обязательными.

Совокупность расположенных  в установленной последовательности реквизитов служебного документа называется его формуляром.

Основой для конструирования  формуляров и бланков всех видов  служебных документов служат формуляры-образцы, которые являются моделями построения, устанавливающими области применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционных сеток и основных реквизитов.

Стандарты на формуляры-образцы  устанавливают форматы размеры  полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.

Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
2. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп.- М.: Инфра-М, 2009.
3. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи. - Ростов н/Д. – 2012. – 544с.
4. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. - М.: ЭКМОС, 2010.
5. Организация работы с документами. – М. – 2011. – с.432.
6. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. – М. – 2012. – 232с.
16. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003" Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". – М.: Проспект, 2011.

¹ Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003" Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". – М.: Проспект, 2011.

² Ларин М.В. Управление документацией: теория и практика: Делопроизводитель, № 1, 2010.